# Partager avec la famille

> Comment inviter une famille sur son dossier, ce qu'elle peut voir et ce qu'elle ne verra jamais, et ce qu'elle peut faire une fois connectée.

Le portail familial donne à une famille sa propre vue du dossier : ce qui est
organisé, quand cela a lieu, et les documents qui la concernent. Il existe pour
éviter que les trois mêmes questions arrivent par téléphone un mardi après-midi.

C'est une porte distincte de l'espace professionnel, et elle est volontairement
étroite. Une famille voit son dossier, et rien d'autre.

## Inviter une famille

Depuis le dossier, utilisez **Inviter la famille**. Le bouton n'apparaît que si le
portail est activé pour votre entreprise, dans les [réglages du portail
familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/).

Si le contact principal du dossier a une adresse e-mail, Lethra lui envoie
l'invitation tout de suite. S'il n'y a pas encore d'e-mail, Lethra copie un lien
d'invitation, que vous envoyez vous-même dans un message déjà écrit. C'est ce qui
explique l'importance de l'e-mail de contact au moment de
[créer le dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/).

Le proche crée ensuite son propre compte avec son propre mot de passe, ou se
connecte avec un lien reçu par e-mail.

(Capture d'écran: L'écran de connexion du portail familial, avec les champs e-mail et mot de passe sous le titre Portail Famille.)

> **Attention:** Le portail est une connexion différente de la vôtre. Si un proche dit que le site
> ne le laisse pas entrer, la cause habituelle est qu'il essaie l'espace
> professionnel. Renvoyez-lui l'adresse du portail.
Vous pouvez inviter plusieurs personnes. Dans le portail, chacune est soit la
**Personne qui décide**, soit un **Membre de la famille**. Tout le monde peut
partager des pensées et des documents. La personne qui décide confirme les
choix. Vous la désignez dans l'onglet **Carnet de la famille** du dossier, avec
**Désigner comme personne qui décide**, ce qui est utile quand celle qui décide n'est pas celle
à qui vous parlez le plus.

(Capture d'écran: Le bas de l'onglet Carnet de la famille : les documents demandés à la famille avec leur statut, et Famille dans le portail, avec Anneke comme personne qui décide et Désigner comme personne qui décide à côté de Bart.)

## Ce que la famille voit

Une fois connecté, un proche arrive sur **Vos proches**, où son dossier figure
sous **Dispositions en cours**. À côté se trouve **Votre planification**, un
espace privé pour ses propres volontés.

Dans un dossier, il y a cinq onglets.

| Onglet | Ce qu'on y trouve |
| --- | --- |
| Aperçu | Où en sont les choses : le prochain service, jusqu'à trois éléments qui attendent sa réponse, ce qui est nouveau depuis sa dernière venue, le programme, les personnes du portail, et un champ pour vous écrire. |
| Les adieux | Une note des adieux partagée, classée par sujet (musique, lectures, fleurs...), avec l'avancement de chaque partie. Les épreuves du faire-part et des imprimés à relire, les condoléances, et les services que vous proposez. |
| Informations | Les données du défunt, que la famille peut aider à compléter : famille, volontés connues et aspects pratiques. |
| Documents | Ce dont vous avez besoin, ce que vous avez préparé pour elle, et tout ce qu'elle dépose en plus. |
| Conversations | Les entretiens et discussions familiales enregistrés, et ce qui en a été retenu. |

(Capture d'écran: La vue famille d'un dossier dans le portail : Vos proches et Votre planification en haut, les onglets Aperçu, Les adieux, Informations, Documents et Conversations, un résumé de la situation, et le programme avec des boutons Ajouter à l'agenda.)

## Ce que la famille ne voit pas

Cela mérite d'être précis, parce que c'est la première question de tout directeur
d'entreprise funéraire.

Elle ne voit jamais :

- Vos autres dossiers, ni aucune autre famille
- Votre boîte de réception, ni aucune conversation que vous ne lui avez pas
  envoyée
- Vos notes internes
- Les prix
- Rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels

Une famille voit son propre dossier, et rien d'autre.

## Ce que la famille peut faire

**Consulter le programme.** Les services avec dates et lieux, quelque part où
elle peut vérifier à minuit sans vous appeler. **Ajouter à l'agenda** place un
service dans son propre agenda.

**Partager ses pensées.** Une chanson qu'elle aimait, qui prendra la parole, les
fleurs. Lethra classe chaque pensée sous le bon sujet. Vous répondez et indiquez
où en est chaque partie dans l'onglet **Carnet de la famille** du dossier.

(Capture d'écran: L'onglet Carnet de la famille d'un dossier : une conférence d'arrangement enregistrée, et les pensées de la famille par sujet, comme la visite et la musique, chacune avec son état et une réponse des pompes funèbres.)

**Relire les épreuves.** Quand vous partagez le faire-part ou d'autres imprimés,
elle peut les approuver ou demander une correction.

**Lire et déposer des documents.** Elle voit ce que vous avez partagé et ce que
vous lui avez demandé. Vous faites la demande depuis l'onglet **Carnet de la
famille**, par exemple avec **Ajouter la liste de documents standard**, puis vous
approuvez ce qui arrive ou demandez une nouvelle copie. Cela remplace la boucle
« pouvez-vous me le renvoyer, ce n'est pas passé ».

**Enregistrer une conversation.** Une discussion familiale ou un entretien peut
être enregistré, ou envoyé sous forme de mémo vocal. Lethra en relève les
souhaits, les décisions et les questions ouvertes, et la famille les relit avant
que quoi que ce soit soit ajouté.

**Vous écrire.** Ce qu'elle envoie arrive dans votre
[boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) comme message de la
famille.

**Se renseigner sur vos services.** Elle peut marquer son intérêt pour un
service que vous proposez. Vous voyez la demande dans le dossier.

**Anticiper.** **Votre planification** permet à une personne de consigner ses
propres volontés dans une conversation guidée, et d'inviter des personnes de
confiance à l'aider. C'est distinct d'un dossier en cours, et du chat de votre
site : quelqu'un qui choisit d'y prévoir à l'avance est orienté vers **Votre
planification** (voir [First Call](/docs/fr/communication/first-call/)).

## Votre planification

**Votre planification** est une conversation calme et privée avec le guide de
planification de votre entreprise. Elle passe vos **Questions de
planification** une à une, au rythme de la personne, et enregistre chaque
réponse avec ses propres mots. Ce qui est déjà enregistré s'affiche à côté de la
conversation, pour qu'elle puisse le relire et le corriger.

(Capture d'écran: Votre planification dans le portail : la conversation à gauche et, à droite, ce que la personne a déjà partagé, comme le type de funérailles, la musique et les fleurs.)

Les souhaits enregistrés sont ses souhaits, pas des réservations : rien n'est
commandé ni confirmé du fait d'être enregistré. Si quelque chose d'urgent arrive
pendant qu'elle planifie, **Besoin d'aide maintenant ?** en haut lui donne votre
numéro et un moyen direct de vous prévenir, par le parcours urgent de First
Call.

(Capture d'écran: Le menu Besoin d'aide maintenant ? dans Votre planification : un bouton pour appeler, avec le numéro de l'entreprise, et Prévenir le funérarium maintenant.)

## En tirer le meilleur

- **Invitez tôt.** Le portail est le plus utile dans les premiers jours, quand la
  famille a le plus de questions et vous le moins de temps.
- **Ajoutez les services dès qu'ils sont fixés.** Le programme ne rassure que
  s'il est à jour, et un programme vide provoque un appel.
- **Dites à quoi il sert.** Une phrase au moment d'envoyer l'invitation,
  expliquant qu'ils peuvent y voir les arrangements et déposer des photos, fait
  bien plus utiliser le portail qu'une invitation sans explication.

## Par où continuer

C'est la fin de la prise en main. Le reste de ce centre d'aide détaille la
configuration, le travail quotidien, la communication, les documents, la
croissance et l'intégration eLys pour la Flandre.

Si vous bloquez, posez votre question à l'Assistant dans Lethra, ou répondez à l'un
de nos e-mails.

Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/family-portal/