# Créer votre premier dossier

> Chaque champ d'un nouveau dossier expliqué, ce que contiennent les sept onglets, et les informations dont l'agent a besoin pour être utile.

Un dossier est une fiche pour un défunt, et tout le reste s'y rattache : la
famille, les services, les documents, les e-mails. Bien remplir les
premiers champs prend deux minutes et fait gagner beaucoup ensuite, parce que
presque tout ce que Lethra fait automatiquement part de cette fiche.

Ouvrez **Dossiers** et cliquez sur **Nouveau dossier**.

## Les champs

Deux champs seulement sont obligatoires. Tout le reste peut être complété au fur
et à mesure, et vous ne connaîtrez pas la plupart de ces informations lors du
premier appel.

(Capture d'écran: Le formulaire Nouveau dossier, rempli pendant un premier appel : les données du défunt, le statut Premier appel, et le contact principal avec téléphone et e-mail.)

### Informations du défunt

| Champ | Obligatoire | Remarques |
| --- | --- | --- |
| Prénom | Oui | |
| Nom | Oui | |
| Date de naissance | Non | |
| Date de décès | Non | Elle détermine les délais : ajoutez-la dès que vous la connaissez. |
| Lieu de décès | Non | L'hôpital, le domicile ou la maison de repos. |
| Numéro de registre national | Non | Le numéro d'identification national. Nécessaire pour la plupart des documents officiels. |

### Statut du dossier

Où en est le dossier. Il démarre sur **Premier appel**, ce qui convient presque
toujours pour une nouvelle fiche. La liste complète des statuts et leur
signification se trouve dans
[Ce qu'est Lethra](/docs/fr/getting-started/what-lethra-is/).

### Contact principal (Proche parent)

La personne avec qui vous traiterez réellement. Nom, lien avec le défunt (époux,
fils, fille), téléphone et e-mail.

**L'adresse e-mail compte plus que le reste.** C'est celle qui reçoit
l'invitation au portail familial, et celle à laquelle l'agent écrit. Un dossier
sans e-mail de contact est un dossier où Lethra ne peut pas vous aider sur la
correspondance.

Vous n'êtes pas limité à une personne. Une fois la fiche créée, vous pouvez
ajouter d'autres contacts et désigner celui qui est principal, ce qui est utile
quand deux enfants veulent tous les deux être tenus au courant.

## Ce dont l'agent a besoin

L'agent travaille à partir de ce qui figure sur la fiche. Il ne devine pas et
n'invente pas. En pratique, il devient utile dès qu'il dispose de :

- **Le nom et l'e-mail du contact.** Sans cela, il ne peut écrire à personne.
- **La date de décès.** La plupart des délais en découlent.
- **Le type de service**, une fois décidé, pour savoir autour de quoi il
  organise.

Vous n'avez pas à tout remplir avant de commencer. L'agent en fait simplement
davantage à mesure que la fiche se complète.

## Les sept onglets

Une fois le dossier ouvert, le travail se répartit en onglets.

(Capture d'écran: Un dossier dans Lethra : les statuts en haut, et l'onglet Aperçu avec les données du défunt et deux contacts.)

| Onglet | Ce qu'on y trouve |
| --- | --- |
| Aperçu | La fiche : les données du défunt, les contacts, le statut. |
| Services & Tâches | Ce qui est organisé et tout ce qu'il reste à faire. |
| Documents | Les fichiers rassemblés et générés pour ce dossier. |
| Carnet de la famille | Ce que la famille a partagé dans le [portail familial](/docs/fr/getting-started/family-portal/), les documents que vous lui avez demandés, et qui a accès au portail. |
| Notes | Les notes internes, y compris celles des réunions. |
| Agent | Ce que l'agent a remarqué, et ce qu'il propose ensuite. |
| Assistant | Poser des questions sur ce dossier précis. Apparaît dès que l'agent dispose d'une boîte mail propre à ce dossier. |

L'essentiel de votre journée se passe dans Aperçu et Services & Tâches.

La rangée de statuts en haut indique où en est le dossier. Cliquez sur l'un
d'eux pour y placer directement le dossier : c'est plus rapide que d'ouvrir le
formulaire.

### Les services

Un service est quelque chose qui a lieu à une heure et à un endroit :
**Inhumation**, **Crémation**, **Crémation directe**, **Service commémoratif**,
**Service au cimetière**, **Visite**, **Célébration de la vie** ou **Autre**. Un
dossier en comporte souvent plusieurs, par exemple une visite le jeudi et une
crémation le vendredi.

Les services avec une date et un lieu sont ceux que la famille voit dans son
portail : bien les renseigner, c'est ce qui évite les appels « c'était à quelle
heure déjà ? ».

Les tâches se trouvent dans le même onglet, sous les services : les tâches
ouvertes d'abord, les tâches terminées repliées en dessous.

(Capture d'écran: L'onglet Services & Tâches : les services prévus depuis le catalogue avec leur total, puis une visite et une crémation avec leurs dates et lieux.)

## Modifier ensuite

Presque tous les champs de l'onglet Aperçu se modifient sur place : cliquez,
changez, c'est enregistré. Pas d'écran d'édition séparé, pas de bouton
enregistrer à chercher.

> **Attention:** La suppression d'un dossier est définitive. Elle efface la fiche et tout ce qui
> s'y rattache, y compris les services, les documents et les notes liées, et elle
> est irréversible. Si un dossier a été ouvert par erreur, le supprimer est le bon
> geste. Si une famille est simplement partie ailleurs, passer le statut à
> **Clôturé** conserve l'historique.
## Ensuite

Laissez maintenant l'agent reprendre l'administratif :
[Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/).

Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/first-case/