# Travailler avec l'agent

> Ce que l'agent fait seul, ce qui attend toujours votre validation, comment fonctionne le briefing, et comment lui demander quelque chose directement.

L'agent est le collègue qui prend en charge la moitié administrative d'un
dossier. Il lit la fiche, repère ce qui manque, prépare le travail et revient
vers vous lorsqu'une décision ou une signature est nécessaire.

La règle la plus importante mérite d'être énoncée avant tout le reste.

> **Attention:** **Par défaut, rien n'arrive chez une famille sans qu'un humain l'ait validé.**
> L'agent rédige, vous validez. Une entreprise peut choisir de laisser l'agent
> écrire seul aux familles, avec **E-mails à la famille** dans la section
> **E-mail de l'agent** de l'onglet **Société**, sous **Votre entreprise**. Tant que personne ne l'active,
> aucun e-mail n'arrive chez une famille parce que l'agent en a décidé ainsi.
## Ce qu'il fait seul

Ces choses se passent sans que vous demandiez.

- **Il lit le dossier** et garde la trace de ce qui reste ouvert.
- **Il rédige les e-mails à la famille**, dans la langue de la famille, à partir
  de ce que le dossier indique déjà.
- **Il prépare les documents** depuis vos modèles, en remplissant ce qu'il sait.
- **Il note ce qu'il apprend.** Si une famille signale dans une réponse un
  changement pour la cérémonie, cela arrive sur le dossier, pas seulement dans
  une boîte mail.
- **Il se rappelle de revenir.** S'il attend un document ou une réponse, il
  programme lui-même son suivi plutôt que d'oublier.

## Ce qui attend toujours votre accord

- **Les e-mails aux familles sont soumis à votre validation.** Ils attendent
  dans la [boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) jusqu'à ce
  que quelqu'un les valide, sauf si votre entreprise a choisi de laisser l'agent
  envoyer seul.
- **Les e-mails aux fournisseurs attendent aussi.** Sauf si votre entreprise
  active l'envoi automatique pour eux sous **Votre entreprise**,
  **Fournisseurs**, **E-mails sortants**.
- **Les décisions restent les vôtres.** Quand l'agent arrive à quelque chose
  qu'il ne doit pas trancher seul, il vous pose une question dans la boîte de
  réception et attend la réponse.
- **Les documents sont préparés, pas déposés.** Tout ce qui est officiel reste à
  vous de vérifier et de transmettre.
- **Rien n'est partagé avec une famille** tant que vous ne l'avez pas invitée et
  que vous n'avez pas choisi ce qu'elle voit.

## Le briefing

Chaque dossier a un onglet **Agent**, et le briefing se trouve en haut. C'est la
réponse de l'agent à la question « où en est ce dossier, et que faire ensuite ? »,
rédigée à chaque fois plutôt que tirée d'une liste.

(Capture d'écran: L'onglet Agent d'un dossier : l'en-tête de l'agent avec sa boîte mail et 2 en attente de vous, le briefing avec Ce qui compte maintenant et Prochaines étapes, et le début de la liste En attente de vous.)

Il comporte deux parties :

- **Ce qui compte maintenant** : l'état du dossier en quelques lignes. Ce qui est
  inhabituel, en retard ou en attente.
- **Prochaines étapes** : ce que l'agent ferait ensuite, dans l'ordre.

Quand il n'y a réellement rien en suspens, il le dit plutôt que d'inventer du
travail. Le briefing indique quand il a été mis à jour, ce qui vous permet de
savoir si vous lisez quelque chose écrit avant ou après l'appel de ce matin.

C'est le moyen le plus rapide de reprendre un dossier que vous n'avez pas touché
depuis quelques jours, et cela vaut la peine de le lire avant de rappeler une
famille.

## Lui demander directement

Dès que l'agent dispose d'une boîte mail propre au dossier, que Lethra crée pour
vous, une barre en bas de chaque onglet affiche *Demandez n'importe quoi à
l'agent…*. Ce que vous tapez
s'ouvre dans l'onglet **Assistant** du dossier, où la conversation continue.
Vous pouvez aussi lui parler à voix haute. Il a tout le dossier sous les yeux :
vous pouvez donc demander en langage courant au lieu d'aller chercher vous-même.

(Capture d'écran: L'onglet Assistant d'un dossier : une question sur les documents encore nécessaires avant la crémation, la réponse de l'agent, et la barre Demandez n'importe quoi à l'agent en bas.)

Questions utiles :

- Que manque-t-il encore dans ce dossier ?
- Rédige une réponse à la fille au sujet de la visite de jeudi.
- Qu'avions-nous convenu pour les fleurs ?
- Quels documents nous faut-il encore avant la crémation ?

Il y a aussi **Assistant** dans la barre latérale. Celui-là n'est pas rattaché à
un dossier : utilisez-le pour des questions qui concernent toute l'entreprise.

## Depuis quelle boîte il envoie

Lethra peut envoyer depuis deux endroits, et cela surprend souvent, donc autant
le comprendre.

- **Votre Gmail**, pour que la famille voie le message venir de vous
  personnellement. Connectez-le une fois sous **Votre compte**, avec **Activer
  l'envoi d'e-mails**.
- **La boîte de l'agent**, une adresse distincte que l'agent utilise pour chaque
  dossier, sur le domaine de votre entreprise si vous en avez configuré un sous
  **Votre entreprise**.

Avant de valider un brouillon, vous voyez depuis laquelle il partira, et vous
pouvez changer pour ce message avec **Utiliser mon Gmail** ou **Utiliser la
boîte de l'agent**.

(Capture d'écran: Un brouillon de l'agent marqué Envoi depuis la boîte de l'agent, avec Approuver et envoyer, Rejeter, Utiliser mon Gmail et Enregistrer comme règle en dessous.)

**Enregistrer comme règle** apprend cette préférence à l'agent pour ce type d'e-mail : vous
l'enseignez une fois au lieu de le corriger chaque semaine. Vos préférences
enregistrées se trouvent sous **Votre compte**, où vous pouvez aussi les écrire
en toutes lettres. La plupart des
entreprises finissent par envoyer la correspondance familiale depuis un Gmail
personnel, et les e-mails aux fournisseurs ou administratifs depuis la boîte de
l'agent.

## Ce qu'il ne fera pas

Être clair sur les limites, c'est ce qui permet de lui confier le reste.

- Il n'invente pas de faits. Si le dossier ne dit pas où a lieu le service, le
  brouillon ne le devinera pas.
- Il n'envoie rien à une famille de sa propre initiative, sauf si votre
  entreprise l'a activé.
- Il ne fixe pas les prix et n'engage pas votre entreprise auprès d'un
  fournisseur.
- Il n'agit pas sur un appel qu'il n'a pas traité. Si vous avez convenu quelque
  chose sur votre portable, l'agent ne le sait qu'une fois inscrit au dossier.

## Ensuite

Valider ce qu'il écrit :
[La boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/).

Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/the-agent/