# Lethra help center (Français) > Guides pratiques pour les directeurs de funérariums qui utilisent Lethra : dossiers, l'agent IA, les e-mails aux familles, le portail famille, les documents, la réceptionniste téléphonique, la croissance et les groupes multi-marques. --- # Ce qu'est Lethra > Comment un dossier avance dans Lethra, du premier appel jusqu'à sa clôture, quelle partie de la plateforme prend en charge chaque étape, et ce que signifient les neuf statuts. Lethra réunit dans un seul espace tout ce qui compose un dossier funéraire : la famille, les papiers, l'agenda et les dizaines de petits suivis entre les deux. Au lieu d'être dispersé entre un carnet, une boîte mail partagée et trois dossiers sur un ordinateur, tout vit dans une fiche unique que chacun dans l'entreprise peut consulter. Cette page est la carte. Elle explique le parcours d'un dossier, nomme chaque partie de la plateforme et renvoie vers le guide correspondant. ## Le parcours d'un dossier Presque tous les dossiers suivent le même chemin, quel que soit le choix de la famille. 1. **Un appel arrive.** Souvent en dehors des heures. Lethra peut répondre, prendre l'essentiel et ouvrir une fiche pour que rien ne se perde avant que vous ne repreniez la main. 2. **Vous ouvrez un dossier.** Une fiche pour le défunt, avec les contacts de la famille, les dates clés et le service que vous organisez. 3. **L'administratif commence.** Documents à rassembler, déclarations à déposer, fournisseurs à confirmer. Lethra en fait une liste de tâches réelles plutôt qu'un exercice de mémoire. 4. **La famille vous écrit.** Surtout par e-mail. Chaque message reste sur le dossier, donc la personne qui le reprend voit toute la conversation. 5. **Le service est planifié.** Visite, cérémonie, inhumation ou crémation, avec les personnes et les lieux rattachés. 6. **Le dossier se clôture.** Tout reste consultable : une question deux ans plus tard prend une minute au lieu d'un après-midi. ## Les neuf statuts Chaque dossier porte un **statut**, qui permet à vous et à vos collègues de voir d'un coup d'œil où il en est. Voici les statuts par lesquels passe un dossier. (Capture d'écran: Le haut d'un dossier : le nom et les dates, Inviter la famille, et les statuts de Premier appel à Suivi, avec Arrangements confirmés sélectionné.) | Statut | Ce qu'il signifie | | --- | --- | | Premier appel | Le décès vous a été signalé. Souvent seulement un nom et un numéro. | | Conférence d'arrangement | Vous êtes assis avec la famille pour décider du déroulement. | | Arrangements confirmés | La famille a décidé. La forme des obsèques est fixée. | | Prise en charge | Le défunt est sous votre garde. | | Documents en attente | Vous attendez un papier avant de pouvoir avancer. | | Service planifié | Date, heure et lieu sont fixés. | | Service terminé | Les obsèques ont eu lieu. | | Suivi | Le service a eu lieu, mais le dossier n'est pas fini. Cendres, suivi. | | Clôturé | Tout est terminé. La fiche reste consultable. | Vous fixez le statut vous-même, et vous pouvez revenir en arrière aussi facilement qu'avancer. Rien n'est verrouillé. La liste des statuts de votre entreprise fait partie de ses paramètres : si votre processus utilise d'autres noms, les statuts peuvent les suivre. ## Les parties de la plateforme À gauche de l'écran se trouvent sept entrées. C'est toute la navigation, et elle ne change pas d'une entreprise à l'autre. (Capture d'écran: La barre latérale de Lethra : Assistant, Dossiers, Boîte de réception, Contacts, Notes de réunion, Croissance et Documents, avec Dossiers sélectionné.) - **Assistant** : l'écran d'arrivée. La conversation avec Lethra, pour une question sur un dossier ou sur l'entreprise. - **Dossiers** : vos dossiers. Une fiche par défunt. C'est là que vous passerez le plus clair de votre temps. - **Boîte de réception** : tout ce qui demande l'intervention d'une personne, qu'il s'agisse de brouillons à valider, de questions de l'agent ou de familles à rappeler. Les conversations elles-mêmes se trouvent sur chaque dossier. - **Contacts** : une seule liste de toutes les personnes avec qui votre maison est en relation, familles, prévoyants, demandes et abonnés à la newsletter. - **Notes de réunion** : les notes des conférences d'arrangement et des autres rendez-vous. - **Croissance** : le volet commercial, qui vous a contacté, d'où ils viennent et ce que vous diffusez. - **Documents** : vos modèles et les documents générés à partir d'eux. En dessous se trouvent **Votre entreprise**, pour les paramètres de la maison et votre équipe, et **Votre compte**, pour votre e-mail de connexion et vos propres connexions, comme votre agenda et votre Gmail. Les appels, les prospects et les campagnes existent, mais on y accède depuis Croissance et depuis les dossiers concernés, pas depuis une entrée à eux dans le menu. > **Remarque:** Une précision de vocabulaire. Un **dossier** est une fiche par défunt : les > funérailles que vous organisez. Un **prospect** est une famille qui vous a > contacté ou a commencé un plan, rangée sous **Croissance**, et devient un > dossier quand vous prenez en charge les funérailles. **Contacts** est la liste > de toutes les personnes avec qui votre maison est en relation, quel que soit > leur rôle. ## Qui voit quoi Il y a deux portes d'entrée totalement distinctes. **Votre équipe** se connecte à l'espace professionnel et voit tout ce qui précède. Les collègues la rejoignent sur invitation. **Les familles** se connectent au **portail familial**, qui est une autre porte. Une famille ne voit que son propre dossier, et seulement les parties que vous avez choisi de partager. Jamais votre boîte de réception, vos autres dossiers, vos notes internes ou vos chiffres. Voir [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). ## Par où continuer Si vous débutez, lisez dans cet ordre. 1. [Connexion et espace de travail](/docs/fr/getting-started/signing-in/) 2. [Créer votre premier dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/) 3. [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/) 4. [La boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) 5. [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/) Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/what-lethra-is/ --- # Connexion et espace de travail > Comment fonctionnent l'invitation et l'inscription, à quoi sert chaque élément de la barre latérale, et où trouver votre compte, votre langue et les paramètres de l'entreprise. Les collègues rejoignent Lethra sur invitation. Quelqu'un chez vous crée l'invitation et vous l'envoie, et vous suivez le lien pour créer votre compte. Si votre maison funéraire découvre Lethra, utilisez plutôt **S'inscrire** sur l'écran de connexion. Lethra vous guide alors dans une courte mise en place : le nom de votre maison funéraire, la lecture de votre site web, le choix de garder ce site ou d'en avoir un nouveau, et les premiers réglages ([Configurer votre maison funéraire](/docs/fr/getting-started/setting-up/) détaille chaque étape). Si vous rejoignez une entreprise qui utilise déjà Lethra, attendez l'invitation au lieu de vous inscrire, sinon vous vous retrouverez dans un espace de travail séparé, rien qu'à vous. Si vous choisissez **Terminer plus tard**, la mise en place ne revient pas d'elle-même. Reprenez-la depuis **Votre compte** avec **Reprendre la configuration**. Seule la personne qui a créé l'espace de travail passe par cette mise en place ; les collègues que vous invitez arrivent directement sur le tableau de bord. ## Se connecter Rendez-vous à l'adresse Lethra de votre entreprise et connectez-vous avec votre e-mail professionnel et votre mot de passe. (Capture d'écran: L'écran de connexion professionnel de Lethra, avec les champs e-mail et mot de passe et un bouton Se connecter.) Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez **Mot de passe oublié ?** sur cet écran. Un lien de réinitialisation part vers votre e-mail professionnel. Le lien est à usage unique : si vous en demandez deux, seul le plus récent fonctionne. > **Attention:** C'est la porte des professionnels. Les familles ne se connectent pas ici. Elles > utilisent le portail familial, qui est une adresse distincte et n'affiche que leur > propre dossier. Si un proche dit qu'il n'arrive pas à se connecter, vérifiez > d'abord laquelle des deux portes il essaie. ## S'orienter Tout ce que fait Lethra se trouve à gauche de l'écran. Il y a sept entrées, et la liste est la même pour chaque entreprise. En dessous figurent vos conversations récentes avec l'Assistant. Vous pouvez replier la barre latérale avec **Réduire** si vous voulez de la place. | Où | À quoi ça sert | | --- | --- | | Assistant | L'écran d'arrivée. La conversation avec Lethra, sur un dossier ou sur l'entreprise. | | Dossiers | Vos dossiers. Une fiche par défunt. | | Boîte de réception | Tout ce qui attend une personne : brouillons, questions de l'agent, rappels à faire. | | Contacts | Toutes les personnes avec qui votre maison est en relation : familles, prévoyants, demandes, abonnés. | | Notes de réunion | Les notes des conférences d'arrangement et autres rendez-vous. | | Croissance | Le volet commercial : prospects, campagnes et votre site. | | Documents | Les modèles, et les documents générés à partir d'eux. | (Capture d'écran: La barre latérale de Lethra : Assistant, Dossiers, Boîte de réception, Contacts, Notes de réunion, Croissance et Documents, avec les conversations récentes en dessous.) En bas, cliquez sur votre nom pour trouver **Votre entreprise** et **Votre compte**. La différence compte : il vaut la peine de bien la comprendre. (Capture d'écran: Le menu sous votre nom, en bas de la barre latérale, avec Votre entreprise, Votre compte et Déconnexion.) ## Votre compte et Votre entreprise **Votre compte**, c'est vous. Votre e-mail de connexion, vos propres connexions comme votre agenda et votre Gmail, et **Rejouer l'intégration** si vous voulez refaire la mise en place. Ce que vous changez ici ne concerne que vous. Pour changer votre mot de passe, utilisez **Mot de passe oublié ?** sur l'écran de connexion. (Capture d'écran: Votre compte : votre e-mail de connexion, Rejouer l'intégration, un compte Google connecté pour l'agenda et Gmail, et vos préférences de boîte d'envoi en mots simples.) **Votre entreprise**, c'est la maison. Ses coordonnées, votre équipe et les accès, et les réglages dans lesquels tout le monde travaille. Ce que vous changez ici touche tous vos collègues : à manier avec plus de précaution. Si vous êtes la première personne de votre entreprise, il vaut la peine de passer par **Votre entreprise** avant d'ouvrir votre premier dossier, pour que les noms, adresses et statuts soient justes dès le départ plutôt que corrigés ensuite. ## Travailler dans votre langue Lethra parle français, néerlandais et anglais, avec le flamand comme variante du néerlandais. Le réglage s'appelle **Paramètres de langue**, dans l'onglet **Société** de **Votre entreprise**. Toute l'interface change immédiatement, et votre navigateur retient ce choix : un collègue sur son propre ordinateur peut donc continuer dans une autre langue. Le même réglage est aussi enregistré comme langue de l'entreprise, que Lethra utilise par exemple pour les documents qu'il rédige. Voir [Langue et région](/docs/fr/setup/language-and-region/). (Capture d'écran: Informations de l'entreprise dans Votre entreprise : Paramètres de langue sur English, le fuseau horaire, et Région sur Flandre (Belgique).) La langue de votre écran ne décide pas de la façon dont on écrit aux familles. Quand l'agent écrit à une famille, il écrit dans la langue de la famille, pas dans la vôtre. Une famille néerlandophone reçoit donc un e-mail en néerlandais même si vous travaillez en français. Voir [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). Ce centre d'aide existe dans les mêmes trois langues. Utilisez le sélecteur en haut de la page. ## Se déconnecter **Déconnexion** se trouve dans le menu sous votre nom, en bas de la barre latérale. Utilisez-la vraiment sur un poste partagé : une session ouverte donne accès à tous les dossiers de l'entreprise, y compris les coordonnées des familles. ## Ensuite Ouvrez votre premier dossier : [Créer votre premier dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/signing-in/ --- # Configurer votre maison funéraire > Les sept étapes de mise en place après l'inscription, de votre site web et First Call à vos premières annonces, et le tableau de lancement qui suit ce qui tourne encore. Après votre inscription, Lethra vous guide en sept courtes étapes. L'essentiel du travail se fait en arrière-plan pendant que vous répondez à la question suivante : la mise en place prend une dizaine de minutes. Rien n'est mis en ligne sans votre accord : ni votre site, ni vos annonces. Vous pouvez vous arrêter à tout moment avec **Terminer plus tard**. La mise en place ne revient pas d'elle-même ; reprenez-la depuis **Votre compte** avec **Reprendre la configuration**. ## 1. Votre nom et votre site web Saisissez le nom de votre maison funéraire et l'adresse de votre site actuel. Si vous n'en avez pas encore, choisissez **Je n'ai pas de site web**. (Capture d'écran: La première étape : le nom de la maison funéraire, l'adresse de son site actuel, et un lien pour les maisons funéraires sans site.) Quand vous continuez, Lethra commence à lire votre site. Vous n'avez pas besoin d'attendre. ## 2. Est-ce bien vous ? Lethra remplit ce qu'il a trouvé sur votre site : adresse, téléphone, e-mail, une courte description, vos couleurs et vos services. La carte du haut montre comment les familles vous voient, et change au fil de vos modifications. (Capture d'écran: L'étape Est-ce bien vous ? : une carte d'aperçu avec les couleurs, les coordonnées, la description et les services de la maison funéraire, et les champs pour les modifier en dessous.) Tout ce que vous saisissez vous-même est conservé, même si la lecture du site se termine plus tard. Ajoutez aussi votre logo ici. Si votre logo est foncé, ajoutez une version claire pour les fonds sombres. Vos services comptent plus qu'il n'y paraît. Lethra les utilise sur votre site, dans les réponses de First Call et dans vos annonces. ## 3. Votre site web Choisissez ce que vous faites de votre site. Lethra marque un choix comme **Notre suggestion**, avec la raison en dessous. Par exemple, un site qui s'affiche mal sur téléphone reçoit la suggestion d'un nouveau site. - **Un nouveau site web.** Choisissez l'un des trois designs. Ils sont déjà remplis avec votre nom, vos coordonnées et vos couleurs. Lethra enregistre votre choix comme brouillon et continue de l'améliorer pendant que vous avancez. Vous le publiez vous-même, depuis **Site web**, quand il vous plaît. - **Garder mon site, ajouter First Call.** Vous recevez un petit code à coller sur votre site, avec les étapes pour votre outil (Wix, Squarespace, WordPress, GoDaddy ou autre). **Envoyer ces instructions par e-mail** ouvre un e-mail pour votre développeur web avec tout ce qu'il faut. **Vérifier l'installation** vous dit si le code est déjà sur votre site. - **Transférer mon site vers Lethra.** Lethra copie votre site tel quel, pour le gérer ici. Votre site actuel reste en ligne, sans changement. (Capture d'écran: L'étape du site web avec les trois choix, la suggestion de garder le site actuel, le code First Call et les étapes d'installation pour Wix.) (Capture d'écran: Les trois designs de site, chacun affichant déjà le nom et le téléphone de la maison funéraire.) Pas encore sûr ? Choisissez **Décider plus tard**. Vous pourrez y revenir dans **Site web**. ## 4. First Call sur votre site et au téléphone **Sur votre site**, choisissez ce que First Call fait pour les familles : un proche vient de décéder, des questions générales, ou une préparation à l'avance. L'aperçu montre ce que voient les visiteurs, dans vos couleurs. **Au téléphone**, First Call répond sur son propre numéro. Choisissez **Demander un numéro** et Lethra le configure sous un jour ouvrable. Vous transférez ensuite votre ligne actuelle vers ce numéro, ou vous le publiez. Complétez : - **Votre propre numéro** : où vont les appels auxquels First Call ne répond pas. - **Numéro urgent** : le numéro derrière le bouton **Appeler maintenant** dans les conversations urgentes. Laissez vide pour utiliser votre numéro principal. - **Heures d'ouverture** : First Call répond à vos appels pendant ces heures. Choisissez **Nous sommes joignables 24 h/24, 7 j/7** si vous ne fermez jamais. - **Répondre aussi en dehors des heures d'ouverture** : désactivez cette option pour envoyer les appels hors heures directement vers votre propre numéro. (Capture d'écran: L'étape First Call : ce que First Call fait et un aperçu de la conversation, puis les réglages téléphone avec la demande de numéro, les heures d'ouverture et la réponse hors heures.) ## 5. Équipe et boîte mail Saisissez les adresses e-mail de vos collègues. Chacun reçoit une invitation par e-mail. Connectez Gmail pour que les brouillons partent de votre propre adresse. Sans Gmail, Lethra envoie depuis sa boîte partagée. (Capture d'écran: L'étape équipe : les adresses e-mail pour les invitations et un bouton pour connecter Gmail.) ## 6. Votre première campagne Lethra prépare une campagne sur chaque canal à la fois : - **Facebook et Instagram** : des annonces illustrées dans le fil et les stories des personnes près de chez vous. - **Recherche Google** : des annonces texte quand des familles cherchent une maison funéraire près de chez elles. - **ChatGPT** : une carte sponsorisée quand on demande de l'aide à ChatGPT pour des funérailles. Le brief est rédigé pour vous à partir de vos services et de votre ville. Fixez un budget quotidien total ; Lethra le répartit entre les canaux. Modifiez n'importe quel montant, ou désactivez un canal. Sous **Comptes publicitaires**, choisissez **Lethra s'en occupe pour moi** et Lethra crée votre page Facebook et votre compte publicitaire. Ou choisissez **Je connecte les miens** et connectez vos comptes plus tard dans **Votre entreprise > Connexions**. (Capture d'écran: L'étape campagne : le brief, les trois canaux avec chacun un montant quotidien, le budget quotidien total et le choix des comptes publicitaires.) Choisissez **Préparer mes campagnes** et vous voyez chaque annonce apparaître sous sa vraie forme pendant que Lethra la rédige et conçoit l'image. (Capture d'écran: Les campagnes en préparation : une publication Facebook, un résultat de recherche Google et une carte ChatGPT, la dernière encore en cours de création d'image.) Vos campagnes restent des brouillons. Rien n'est montré à personne, et rien n'est dépensé, tant que vous ne les avez pas vérifiées et approuvées une par une dans **Croissance**. ## 7. Votre tableau de lancement La dernière étape affiche votre tableau de lancement : chaque partie de votre mise en place, où elle en est, et la prochaine étape. Il se met à jour au fil de l'avancement. (Capture d'écran: Le tableau de lancement : le site en cours de personnalisation, le numéro demandé, le numéro de renvoi défini, et chaque campagne avec sa prochaine étape.) Chaque ligne a l'un de ces quatre états : | État | Signification | | --- | --- | | Fait | En place. Rien à faire. | | En cours | Lethra s'en occupe, par exemple en rédigeant vos annonces. | | En attente | On attend quelqu'un d'autre, par exemple pour votre numéro. | | À faire | La prochaine étape est la vôtre. Cliquez sur la ligne pour y aller. | Après la mise en place, le tableau reste dans votre barre latérale sous **Votre lancement**, avec le nombre de parties prêtes. Il disparaît quand tout est prêt, ou quand vous le fermez. (Capture d'écran: Le tableau Votre lancement ouvert depuis la barre latérale, au-dessus de la boîte de réception.) Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/setting-up/ --- # Créer votre premier dossier > Chaque champ d'un nouveau dossier expliqué, ce que contiennent les sept onglets, et les informations dont l'agent a besoin pour être utile. Un dossier est une fiche pour un défunt, et tout le reste s'y rattache : la famille, les services, les documents, les e-mails. Bien remplir les premiers champs prend deux minutes et fait gagner beaucoup ensuite, parce que presque tout ce que Lethra fait automatiquement part de cette fiche. Ouvrez **Dossiers** et cliquez sur **Nouveau dossier**. ## Les champs Deux champs seulement sont obligatoires. Tout le reste peut être complété au fur et à mesure, et vous ne connaîtrez pas la plupart de ces informations lors du premier appel. (Capture d'écran: Le formulaire Nouveau dossier, rempli pendant un premier appel : les données du défunt, le statut Premier appel, et le contact principal avec téléphone et e-mail.) ### Informations du défunt | Champ | Obligatoire | Remarques | | --- | --- | --- | | Prénom | Oui | | | Nom | Oui | | | Date de naissance | Non | | | Date de décès | Non | Elle détermine les délais : ajoutez-la dès que vous la connaissez. | | Lieu de décès | Non | L'hôpital, le domicile ou la maison de repos. | | Numéro de registre national | Non | Le numéro d'identification national. Nécessaire pour la plupart des documents officiels. | ### Statut du dossier Où en est le dossier. Il démarre sur **Premier appel**, ce qui convient presque toujours pour une nouvelle fiche. La liste complète des statuts et leur signification se trouve dans [Ce qu'est Lethra](/docs/fr/getting-started/what-lethra-is/). ### Contact principal (Proche parent) La personne avec qui vous traiterez réellement. Nom, lien avec le défunt (époux, fils, fille), téléphone et e-mail. **L'adresse e-mail compte plus que le reste.** C'est celle qui reçoit l'invitation au portail familial, et celle à laquelle l'agent écrit. Un dossier sans e-mail de contact est un dossier où Lethra ne peut pas vous aider sur la correspondance. Vous n'êtes pas limité à une personne. Une fois la fiche créée, vous pouvez ajouter d'autres contacts et désigner celui qui est principal, ce qui est utile quand deux enfants veulent tous les deux être tenus au courant. ## Ce dont l'agent a besoin L'agent travaille à partir de ce qui figure sur la fiche. Il ne devine pas et n'invente pas. En pratique, il devient utile dès qu'il dispose de : - **Le nom et l'e-mail du contact.** Sans cela, il ne peut écrire à personne. - **La date de décès.** La plupart des délais en découlent. - **Le type de service**, une fois décidé, pour savoir autour de quoi il organise. Vous n'avez pas à tout remplir avant de commencer. L'agent en fait simplement davantage à mesure que la fiche se complète. ## Les sept onglets Une fois le dossier ouvert, le travail se répartit en onglets. (Capture d'écran: Un dossier dans Lethra : les statuts en haut, et l'onglet Aperçu avec les données du défunt et deux contacts.) | Onglet | Ce qu'on y trouve | | --- | --- | | Aperçu | La fiche : les données du défunt, les contacts, le statut. | | Services & Tâches | Ce qui est organisé et tout ce qu'il reste à faire. | | Documents | Les fichiers rassemblés et générés pour ce dossier. | | Carnet de la famille | Ce que la famille a partagé dans le [portail familial](/docs/fr/getting-started/family-portal/), les documents que vous lui avez demandés, et qui a accès au portail. | | Notes | Les notes internes, y compris celles des réunions. | | Agent | Ce que l'agent a remarqué, et ce qu'il propose ensuite. | | Assistant | Poser des questions sur ce dossier précis. Apparaît dès que l'agent dispose d'une boîte mail propre à ce dossier. | L'essentiel de votre journée se passe dans Aperçu et Services & Tâches. La rangée de statuts en haut indique où en est le dossier. Cliquez sur l'un d'eux pour y placer directement le dossier : c'est plus rapide que d'ouvrir le formulaire. ### Les services Un service est quelque chose qui a lieu à une heure et à un endroit : **Inhumation**, **Crémation**, **Crémation directe**, **Service commémoratif**, **Service au cimetière**, **Visite**, **Célébration de la vie** ou **Autre**. Un dossier en comporte souvent plusieurs, par exemple une visite le jeudi et une crémation le vendredi. Les services avec une date et un lieu sont ceux que la famille voit dans son portail : bien les renseigner, c'est ce qui évite les appels « c'était à quelle heure déjà ? ». Les tâches se trouvent dans le même onglet, sous les services : les tâches ouvertes d'abord, les tâches terminées repliées en dessous. (Capture d'écran: L'onglet Services & Tâches : les services prévus depuis le catalogue avec leur total, puis une visite et une crémation avec leurs dates et lieux.) ## Modifier ensuite Presque tous les champs de l'onglet Aperçu se modifient sur place : cliquez, changez, c'est enregistré. Pas d'écran d'édition séparé, pas de bouton enregistrer à chercher. > **Attention:** La suppression d'un dossier est définitive. Elle efface la fiche et tout ce qui > s'y rattache, y compris les services, les documents et les notes liées, et elle > est irréversible. Si un dossier a été ouvert par erreur, le supprimer est le bon > geste. Si une famille est simplement partie ailleurs, passer le statut à > **Clôturé** conserve l'historique. ## Ensuite Laissez maintenant l'agent reprendre l'administratif : [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/first-case/ --- # Travailler avec l'agent > Ce que l'agent fait seul, ce qui attend toujours votre validation, comment fonctionne le briefing, et comment lui demander quelque chose directement. L'agent est le collègue qui prend en charge la moitié administrative d'un dossier. Il lit la fiche, repère ce qui manque, prépare le travail et revient vers vous lorsqu'une décision ou une signature est nécessaire. La règle la plus importante mérite d'être énoncée avant tout le reste. > **Attention:** **Par défaut, rien n'arrive chez une famille sans qu'un humain l'ait validé.** > L'agent rédige, vous validez. Une entreprise peut choisir de laisser l'agent > écrire seul aux familles, avec **E-mails à la famille** dans la section > **E-mail de l'agent** de l'onglet **Société**, sous **Votre entreprise**. Tant que personne ne l'active, > aucun e-mail n'arrive chez une famille parce que l'agent en a décidé ainsi. ## Ce qu'il fait seul Ces choses se passent sans que vous demandiez. - **Il lit le dossier** et garde la trace de ce qui reste ouvert. - **Il rédige les e-mails à la famille**, dans la langue de la famille, à partir de ce que le dossier indique déjà. - **Il prépare les documents** depuis vos modèles, en remplissant ce qu'il sait. - **Il note ce qu'il apprend.** Si une famille signale dans une réponse un changement pour la cérémonie, cela arrive sur le dossier, pas seulement dans une boîte mail. - **Il se rappelle de revenir.** S'il attend un document ou une réponse, il programme lui-même son suivi plutôt que d'oublier. ## Ce qui attend toujours votre accord - **Les e-mails aux familles sont soumis à votre validation.** Ils attendent dans la [boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) jusqu'à ce que quelqu'un les valide, sauf si votre entreprise a choisi de laisser l'agent envoyer seul. - **Les e-mails aux fournisseurs attendent aussi.** Sauf si votre entreprise active l'envoi automatique pour eux sous **Votre entreprise**, **Fournisseurs**, **E-mails sortants**. - **Les décisions restent les vôtres.** Quand l'agent arrive à quelque chose qu'il ne doit pas trancher seul, il vous pose une question dans la boîte de réception et attend la réponse. - **Les documents sont préparés, pas déposés.** Tout ce qui est officiel reste à vous de vérifier et de transmettre. - **Rien n'est partagé avec une famille** tant que vous ne l'avez pas invitée et que vous n'avez pas choisi ce qu'elle voit. ## Le briefing Chaque dossier a un onglet **Agent**, et le briefing se trouve en haut. C'est la réponse de l'agent à la question « où en est ce dossier, et que faire ensuite ? », rédigée à chaque fois plutôt que tirée d'une liste. (Capture d'écran: L'onglet Agent d'un dossier : l'en-tête de l'agent avec sa boîte mail et 2 en attente de vous, le briefing avec Ce qui compte maintenant et Prochaines étapes, et le début de la liste En attente de vous.) Il comporte deux parties : - **Ce qui compte maintenant** : l'état du dossier en quelques lignes. Ce qui est inhabituel, en retard ou en attente. - **Prochaines étapes** : ce que l'agent ferait ensuite, dans l'ordre. Quand il n'y a réellement rien en suspens, il le dit plutôt que d'inventer du travail. Le briefing indique quand il a été mis à jour, ce qui vous permet de savoir si vous lisez quelque chose écrit avant ou après l'appel de ce matin. C'est le moyen le plus rapide de reprendre un dossier que vous n'avez pas touché depuis quelques jours, et cela vaut la peine de le lire avant de rappeler une famille. ## Lui demander directement Dès que l'agent dispose d'une boîte mail propre au dossier, que Lethra crée pour vous, une barre en bas de chaque onglet affiche *Demandez n'importe quoi à l'agent…*. Ce que vous tapez s'ouvre dans l'onglet **Assistant** du dossier, où la conversation continue. Vous pouvez aussi lui parler à voix haute. Il a tout le dossier sous les yeux : vous pouvez donc demander en langage courant au lieu d'aller chercher vous-même. (Capture d'écran: L'onglet Assistant d'un dossier : une question sur les documents encore nécessaires avant la crémation, la réponse de l'agent, et la barre Demandez n'importe quoi à l'agent en bas.) Questions utiles : - Que manque-t-il encore dans ce dossier ? - Rédige une réponse à la fille au sujet de la visite de jeudi. - Qu'avions-nous convenu pour les fleurs ? - Quels documents nous faut-il encore avant la crémation ? Il y a aussi **Assistant** dans la barre latérale. Celui-là n'est pas rattaché à un dossier : utilisez-le pour des questions qui concernent toute l'entreprise. ## Depuis quelle boîte il envoie Lethra peut envoyer depuis deux endroits, et cela surprend souvent, donc autant le comprendre. - **Votre Gmail**, pour que la famille voie le message venir de vous personnellement. Connectez-le une fois sous **Votre compte**, avec **Activer l'envoi d'e-mails**. - **La boîte de l'agent**, une adresse distincte que l'agent utilise pour chaque dossier, sur le domaine de votre entreprise si vous en avez configuré un sous **Votre entreprise**. Avant de valider un brouillon, vous voyez depuis laquelle il partira, et vous pouvez changer pour ce message avec **Utiliser mon Gmail** ou **Utiliser la boîte de l'agent**. (Capture d'écran: Un brouillon de l'agent marqué Envoi depuis la boîte de l'agent, avec Approuver et envoyer, Rejeter, Utiliser mon Gmail et Enregistrer comme règle en dessous.) **Enregistrer comme règle** apprend cette préférence à l'agent pour ce type d'e-mail : vous l'enseignez une fois au lieu de le corriger chaque semaine. Vos préférences enregistrées se trouvent sous **Votre compte**, où vous pouvez aussi les écrire en toutes lettres. La plupart des entreprises finissent par envoyer la correspondance familiale depuis un Gmail personnel, et les e-mails aux fournisseurs ou administratifs depuis la boîte de l'agent. ## Ce qu'il ne fera pas Être clair sur les limites, c'est ce qui permet de lui confier le reste. - Il n'invente pas de faits. Si le dossier ne dit pas où a lieu le service, le brouillon ne le devinera pas. - Il n'envoie rien à une famille de sa propre initiative, sauf si votre entreprise l'a activé. - Il ne fixe pas les prix et n'engage pas votre entreprise auprès d'un fournisseur. - Il n'agit pas sur un appel qu'il n'a pas traité. Si vous avez convenu quelque chose sur votre portable, l'agent ne le sait qu'une fois inscrit au dossier. ## Ensuite Valider ce qu'il écrit : [La boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/the-agent/ --- # La boîte de réception > Ce qui arrive dans la boîte de réception, qui voit quoi, et comment la vider, de la validation des brouillons de l'agent à ses questions, en passant par les familles à rappeler. La boîte de réception est la liste de ce qui demande l'intervention d'une personne. L'agent, votre site et votre ligne téléphonique y déposent des éléments : un brouillon à valider, une question à laquelle l'agent ne doit pas répondre seul, une famille à rappeler. Vous traitez chaque élément, et il quitte la liste. Quand la boîte de réception est vide, rien ne vous attend. Ce n'est pas l'historique de toutes les conversations. Celui-ci se trouve sur chaque dossier, dans l'onglet **Agent**, où chaque e-mail, appel et note est conservé dans l'ordre. ## Ce qui arrive dans la boîte de réception | Élément | Ce que c'est | Ce que vous faites | | --- | --- | --- | | E-mail à approuver | Un brouillon que l'agent a écrit à une famille ou à un fournisseur | Le modifier, puis le valider et l'envoyer, ou le supprimer | | L'agent a besoin d'une décision | Une question à laquelle seule votre équipe peut répondre, comme une date différente de celle d'eLys | Répondre à l'agent, ou la marquer comme traitée | | First Call | Une famille a signalé sur votre site qu'un proche vient de décéder, ou est en fin de vie, et a laissé un moyen de la joindre | L'appeler | | Souhaite parler maintenant | Une famille a demandé sur votre site à parler tout de suite à quelqu'un | La rappeler si personne n'a décroché | | À rappeler | Un formulaire de contact du site, ou un message laissé à l'assistant du site ou à la réceptionniste téléphonique | L'appeler ou lui écrire un e-mail | | Condoléance à vérifier | Une condoléance déposée sur l'un de vos avis de décès | La publier ou la masquer | | E-mail non envoyé | Un e-mail dont l'envoi a échoué ou qui est revenu non distribué | Réessayer, ou vérifier l'adresse sur le dossier | | Message de la famille | Une famille a écrit depuis son portail | Lui répondre par téléphone ou par e-mail, puis le marquer comme traité | ## Comment c'est organisé La liste est à gauche, l'élément que vous consultez à droite. (Capture d'écran: La boîte de réception de Lethra. À gauche, deux éléments urgents, trois sous Pour vous et un sous Équipe. À droite, le brouillon de réponse de l'agent à une famille, avec la question de la famille au-dessus et les boutons Approuver et envoyer et Rejeter en dessous.) La liste compte trois sections. - **Urgent** regroupe les First Call, les familles qui demandent à parler tout de suite, et les messages téléphoniques que la réceptionniste a marqués comme urgents. Tout le monde dans l'entreprise les voit. - **Pour vous** regroupe tout ce qui concerne les dossiers dont vous êtes responsable : ceux que vous avez créés, et ceux sur lesquels vous avez une tâche ouverte. - **Équipe** regroupe tout le reste : les éléments des dossiers partagés avec toute l'équipe, et ceux qui ne sont encore rattachés à aucun dossier, comme une demande arrivée par le site. Chaque ligne dit simplement ce qui est demandé, de qui il s'agit, et depuis combien de temps cela attend. Le nombre à côté de **Boîte de réception** dans la barre latérale indique combien d'éléments sont ouverts. ## Traiter un élément Ouvrez un élément, et ce qu'il vous faut s'affiche à droite : le message auquel répond le brouillon, le numéro à appeler, la condoléance à lire. Les boutons en dessous s'occupent du reste. ### Valider un brouillon (Capture d'écran: La carte du brouillon : la réponse de l'agent à une famille, marquée Envoi depuis la boîte de l'agent, avec en dessous Approuver et envoyer, Rejeter, Utiliser mon Gmail et Enregistrer comme règle.) **Approuver et envoyer** si le brouillon est juste. **Rejeter** s'il est faux, ou si la situation a évolué. Pour modifier la formulation avant, cliquez dans le texte et corrigez-le sur place : l'e-mail qui part est exactement ce que vous voyez. Prenez les quelques secondes supplémentaires sur tout ce qui est délicat. L'agent écrit bien, mais il ne sait pas que cette famille-là s'est fâchée l'an dernier. Les brouillons peuvent porter des pièces jointes, et vous pouvez en ajouter ou en retirer avant de valider. ### Répondre à l'agent (Capture d'écran: La question de l'agent sur une date de décès différente de celle d'eLys, avec un champ pour répondre à l'agent, un bouton Envoyer à l'agent, et en dessous Je m'en occupe et Marquer comme traité.) Quand l'agent a besoin d'une décision, il pose une seule question, en termes simples. Tapez votre réponse et choisissez **Envoyer à l'agent**. Votre réponse va à l'agent de ce dossier, jamais à la famille, et l'agent reprend à partir de là. Si vous avez réglé la question autrement, choisissez **Marquer comme traité**. ### Rappeler quelqu'un Les First Call et les demandes de rappel affichent le nom de la personne, son numéro et son message. Sur un téléphone, **Appeler** compose le numéro. Une fois que vous lui avez parlé, choisissez **Marquer comme traité**. (Capture d'écran: Un rappel dans la boîte de réception : le résumé d'un appel hors heures par la réceptionniste, le nom et le numéro de l'appelant, et un bouton pour rappeler.) ## Ne pas appeler deux fois la même famille Sur tout ce qui demande une action de quelqu'un, **Je m'en occupe** indique à vos collègues que vous vous en occupez. Votre nom apparaît sur l'élément pour tout le monde, pour que deux personnes n'appellent pas la même famille. **Libérer** retire votre nom. ## Ce qui a été traité Les éléments traités passent dans **Traités**. Ils y restent 7 jours, avec qui s'en est occupé et comment, pour que vous puissiez vérifier qu'une chose a bien été réglée. (Capture d'écran: L'onglet Traités : un e-mail validé, marqué Approuvé par Demo, et une demande de rappel marquée Traité par Lotte Claes.) ## Les dossiers non partagés Par défaut, chaque dossier est partagé avec toute l'équipe : n'importe qui peut prendre ses éléments en charge. Pour un dossier que seules certaines personnes doivent traiter, désactivez **Partager les éléments de la boîte de réception avec toute l'équipe** dans l'onglet **Agent** du dossier. Ses éléments vont alors uniquement à la personne qui a créé le dossier et à celles qui y ont une tâche ouverte. Cela change à qui l'on demande, pas qui peut voir le dossier : tout le monde dans votre entreprise peut toujours l'ouvrir. Pour voir les éléments des dossiers qui ne sont pas partagés avec vous, par exemple pendant l'absence d'un collègue, activez **Inclure les dossiers qui ne me sont pas partagés**. ## Une routine sensée 1. Commencez par **Urgent**. Ce sont des familles qui attendent un appel. 2. Videz **Pour vous** : validez les brouillons et répondez à l'agent. 3. Regardez **Équipe** pour ce que personne n'a encore pris en charge. ## Ensuite Donnez à la famille sa propre vue du dossier : [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/the-inbox/ --- # Partager avec la famille > Comment inviter une famille sur son dossier, ce qu'elle peut voir et ce qu'elle ne verra jamais, et ce qu'elle peut faire une fois connectée. Le portail familial donne à une famille sa propre vue du dossier : ce qui est organisé, quand cela a lieu, et les documents qui la concernent. Il existe pour éviter que les trois mêmes questions arrivent par téléphone un mardi après-midi. C'est une porte distincte de l'espace professionnel, et elle est volontairement étroite. Une famille voit son dossier, et rien d'autre. ## Inviter une famille Depuis le dossier, utilisez **Inviter la famille**. Le bouton n'apparaît que si le portail est activé pour votre entreprise, dans les [réglages du portail familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/). Si le contact principal du dossier a une adresse e-mail, Lethra lui envoie l'invitation tout de suite. S'il n'y a pas encore d'e-mail, Lethra copie un lien d'invitation, que vous envoyez vous-même dans un message déjà écrit. C'est ce qui explique l'importance de l'e-mail de contact au moment de [créer le dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/). Le proche crée ensuite son propre compte avec son propre mot de passe, ou se connecte avec un lien reçu par e-mail. (Capture d'écran: L'écran de connexion du portail familial, avec les champs e-mail et mot de passe sous le titre Portail Famille.) > **Attention:** Le portail est une connexion différente de la vôtre. Si un proche dit que le site > ne le laisse pas entrer, la cause habituelle est qu'il essaie l'espace > professionnel. Renvoyez-lui l'adresse du portail. Vous pouvez inviter plusieurs personnes. Dans le portail, chacune est soit la **Personne qui décide**, soit un **Membre de la famille**. Tout le monde peut partager des pensées et des documents. La personne qui décide confirme les choix. Vous la désignez dans l'onglet **Carnet de la famille** du dossier, avec **Désigner comme personne qui décide**, ce qui est utile quand celle qui décide n'est pas celle à qui vous parlez le plus. (Capture d'écran: Le bas de l'onglet Carnet de la famille : les documents demandés à la famille avec leur statut, et Famille dans le portail, avec Anneke comme personne qui décide et Désigner comme personne qui décide à côté de Bart.) ## Ce que la famille voit Une fois connecté, un proche arrive sur **Vos proches**, où son dossier figure sous **Dispositions en cours**. À côté se trouve **Votre planification**, un espace privé pour ses propres volontés. Dans un dossier, il y a cinq onglets. | Onglet | Ce qu'on y trouve | | --- | --- | | Aperçu | Où en sont les choses : le prochain service, jusqu'à trois éléments qui attendent sa réponse, ce qui est nouveau depuis sa dernière venue, le programme, les personnes du portail, et un champ pour vous écrire. | | Les adieux | Une note des adieux partagée, classée par sujet (musique, lectures, fleurs...), avec l'avancement de chaque partie. Les épreuves du faire-part et des imprimés à relire, les condoléances, et les services que vous proposez. | | Informations | Les données du défunt, que la famille peut aider à compléter : famille, volontés connues et aspects pratiques. | | Documents | Ce dont vous avez besoin, ce que vous avez préparé pour elle, et tout ce qu'elle dépose en plus. | | Conversations | Les entretiens et discussions familiales enregistrés, et ce qui en a été retenu. | (Capture d'écran: La vue famille d'un dossier dans le portail : Vos proches et Votre planification en haut, les onglets Aperçu, Les adieux, Informations, Documents et Conversations, un résumé de la situation, et le programme avec des boutons Ajouter à l'agenda.) ## Ce que la famille ne voit pas Cela mérite d'être précis, parce que c'est la première question de tout directeur d'entreprise funéraire. Elle ne voit jamais : - Vos autres dossiers, ni aucune autre famille - Votre boîte de réception, ni aucune conversation que vous ne lui avez pas envoyée - Vos notes internes - Les prix - Rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels Une famille voit son propre dossier, et rien d'autre. ## Ce que la famille peut faire **Consulter le programme.** Les services avec dates et lieux, quelque part où elle peut vérifier à minuit sans vous appeler. **Ajouter à l'agenda** place un service dans son propre agenda. **Partager ses pensées.** Une chanson qu'elle aimait, qui prendra la parole, les fleurs. Lethra classe chaque pensée sous le bon sujet. Vous répondez et indiquez où en est chaque partie dans l'onglet **Carnet de la famille** du dossier. (Capture d'écran: L'onglet Carnet de la famille d'un dossier : une conférence d'arrangement enregistrée, et les pensées de la famille par sujet, comme la visite et la musique, chacune avec son état et une réponse des pompes funèbres.) **Relire les épreuves.** Quand vous partagez le faire-part ou d'autres imprimés, elle peut les approuver ou demander une correction. **Lire et déposer des documents.** Elle voit ce que vous avez partagé et ce que vous lui avez demandé. Vous faites la demande depuis l'onglet **Carnet de la famille**, par exemple avec **Ajouter la liste de documents standard**, puis vous approuvez ce qui arrive ou demandez une nouvelle copie. Cela remplace la boucle « pouvez-vous me le renvoyer, ce n'est pas passé ». **Enregistrer une conversation.** Une discussion familiale ou un entretien peut être enregistré, ou envoyé sous forme de mémo vocal. Lethra en relève les souhaits, les décisions et les questions ouvertes, et la famille les relit avant que quoi que ce soit soit ajouté. **Vous écrire.** Ce qu'elle envoie arrive dans votre [boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) comme message de la famille. **Se renseigner sur vos services.** Elle peut marquer son intérêt pour un service que vous proposez. Vous voyez la demande dans le dossier. **Anticiper.** **Votre planification** permet à une personne de consigner ses propres volontés dans une conversation guidée, et d'inviter des personnes de confiance à l'aider. C'est distinct d'un dossier en cours, et du chat de votre site : quelqu'un qui choisit d'y prévoir à l'avance est orienté vers **Votre planification** (voir [First Call](/docs/fr/communication/first-call/)). ## Votre planification **Votre planification** est une conversation calme et privée avec le guide de planification de votre entreprise. Elle passe vos **Questions de planification** une à une, au rythme de la personne, et enregistre chaque réponse avec ses propres mots. Ce qui est déjà enregistré s'affiche à côté de la conversation, pour qu'elle puisse le relire et le corriger. (Capture d'écran: Votre planification dans le portail : la conversation à gauche et, à droite, ce que la personne a déjà partagé, comme le type de funérailles, la musique et les fleurs.) Les souhaits enregistrés sont ses souhaits, pas des réservations : rien n'est commandé ni confirmé du fait d'être enregistré. Si quelque chose d'urgent arrive pendant qu'elle planifie, **Besoin d'aide maintenant ?** en haut lui donne votre numéro et un moyen direct de vous prévenir, par le parcours urgent de First Call. (Capture d'écran: Le menu Besoin d'aide maintenant ? dans Votre planification : un bouton pour appeler, avec le numéro de l'entreprise, et Prévenir le funérarium maintenant.) ## En tirer le meilleur - **Invitez tôt.** Le portail est le plus utile dans les premiers jours, quand la famille a le plus de questions et vous le moins de temps. - **Ajoutez les services dès qu'ils sont fixés.** Le programme ne rassure que s'il est à jour, et un programme vide provoque un appel. - **Dites à quoi il sert.** Une phrase au moment d'envoyer l'invitation, expliquant qu'ils peuvent y voir les arrangements et déposer des photos, fait bien plus utiliser le portail qu'une invitation sans explication. ## Par où continuer C'est la fin de la prise en main. Le reste de ce centre d'aide détaille la configuration, le travail quotidien, la communication, les documents, la croissance et l'intégration eLys pour la Flandre. Si vous bloquez, posez votre question à l'Assistant dans Lethra, ou répondez à l'un de nos e-mails. Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/family-portal/ --- # Questions fréquentes > Des réponses courtes aux questions que posent le plus souvent les directeurs de funérariums, chacune avec un lien vers le guide qui la détaille. Des réponses courtes aux questions qu'on nous pose le plus souvent. Chacune renvoie vers le guide qui l'explique en détail. ## Premiers pas ### Comment mes collègues obtiennent-ils l'accès à Lethra ? Sur invitation. Sous **Votre entreprise**, ouvrez l'onglet **Membres et facturation** et, sous **Invitations en attente**, envoyez une invitation par e-mail ou choisissez **Créer un lien d'invitation** pour envoyer le lien vous-même. Voir [Équipe et accès](/docs/fr/setup/team-and-access/). ### Je rejoins une entreprise qui utilise déjà Lethra. Dois-je m'inscrire ? Non. Attendez l'invitation de votre entreprise. Si vous vous inscrivez quand même, vous vous retrouvez dans un espace de travail séparé, rien qu'à vous. Voir [Connexion et espace de travail](/docs/fr/getting-started/signing-in/). ### J'ai choisi Terminer plus tard pendant la mise en place. Comment la reprendre ? La mise en place ne revient pas d'elle-même. Reprenez-la depuis **Votre compte** avec **Reprendre la configuration**. Voir [Configurer votre maison funéraire](/docs/fr/getting-started/setting-up/). ### Quelle différence entre un dossier, un prospect et un contact ? Un **dossier** est une fiche par défunt, rangée sous **Dossiers** dans la barre latérale. Un **prospect** est une famille qui vous a contacté ou a commencé un plan : vous la trouvez dans **Croissance**, onglet **Prospects**, et vous en faites un dossier avec **Créer un dossier** quand vous prenez en charge les funérailles. **Contacts** est la liste de toutes les personnes avec qui votre maison est en relation, qu'elles figurent sur un dossier, soient un prospect ou abonnées à la newsletter. Voir [Ce qu'est Lethra](/docs/fr/getting-started/what-lethra-is/) et [Contacts](/docs/fr/communication/contacts/). ### Que dois-je remplir pour ouvrir un dossier ? Seuls le prénom et le nom sont obligatoires. Ajoutez dès que possible l'e-mail du contact principal : c'est là que part l'invitation au portail familial, et c'est l'adresse à laquelle l'agent écrit. Voir [Créer votre premier dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/). ## L'agent et les validations ### L'agent peut-il écrire à une famille sans mon accord ? Pas par défaut. L'agent rédige, une personne valide. Une entreprise peut le laisser écrire seul aux familles avec l'interrupteur **E-mails à la famille**, dans la section **E-mail de l'agent** de l'onglet **Société**, sous **Votre entreprise**. Il est désactivé par défaut. Voir [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). ### De quelle adresse partent les e-mails de l'agent ? Soit de votre propre Gmail, une fois connecté sous **Votre compte** avec **Activer l'envoi d'e-mails**, soit de la boîte de l'agent. Chaque brouillon indique laquelle il utilisera, et vous pouvez changer avec **Utiliser mon Gmail** ou **Utiliser la boîte de l'agent**. **Enregistrer comme règle** retient votre choix pour ce type d'e-mail. Voir [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). ### Un e-mail n'est pas parti. Que faire ? Il revient dans la boîte de réception sous **E-mail non envoyé**, avec la raison. Choisissez **Réessayer** pour un nouvel essai. S'il est revenu non distribué, l'adresse est probablement fausse : vérifiez-la sur le dossier, puis demandez à l'agent de le renvoyer. Voir [La boîte de réception, en détail](/docs/fr/communication/inbox-in-depth/). ### Comment éviter que deux personnes appellent la même famille ? Sur l'élément de la boîte de réception, choisissez **Je m'en occupe**. Votre nom apparaît sur l'élément pour tout le monde, et **Libérer** le retire. Voir [La boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/). ## Les familles et le portail ### Que voit une famille dans le portail ? Uniquement son propre dossier, et seulement les parties que vous partagez. Elle ne voit jamais vos autres dossiers, votre boîte de réception, vos notes internes, les prix, ni rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels. Voir [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). ### Pourquoi je ne vois pas le bouton Inviter la famille ? Il n'apparaît qu'une fois le portail activé pour votre entreprise. Sous **Votre entreprise**, ouvrez l'onglet **Portail** et actionnez l'interrupteur **Activer le Portail Familial**. Voir [Paramètres du portail familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/). ### La famille n'a pas encore d'adresse e-mail. Puis-je quand même l'inviter ? Oui. Sans e-mail sur le contact principal, **Inviter la famille** copie un lien d'invitation, que vous envoyez vous-même dans votre propre message. Voir [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). ### Un proche dit qu'il n'arrive pas à se connecter. Que se passe-t-il ? En général, il essaie l'espace professionnel. Le portail a sa propre adresse : renvoyez-la-lui. Voir [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). ### Puis-je retirer l'accès d'un membre de la famille ? Il n'existe pas encore de bouton pour cela. Désactiver le portail empêche les nouvelles invitations, mais ne retire pas l'accès de quelqu'un qui l'a déjà. Demandez à Lethra de le retirer. Voir [Paramètres du portail familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/). ## First Call et le téléphone ### La réceptionniste téléphonique répond-elle en dehors des heures d'ouverture ? Seulement si vous avez activé la couverture après les heures ouvrables. Sinon, un appel en dehors de vos heures est transféré vers votre numéro configuré, ou entend un court message de fermeture si aucun numéro n'est défini. Voir [La réceptionniste téléphonique IA](/docs/fr/communication/phone-receptionist/). ### First Call peut-il donner nos prix aux visiteurs ? Oui, si vos prix ou vos formules figurent dans les connaissances de votre entreprise ou sur votre site, et il ajoute que votre équipe établit un devis exact. Il n'invente, n'estime et ne négocie jamais un prix. Voir [First Call, le chat du site](/docs/fr/communication/first-call/). ### Que se passe-t-il quand quelqu'un signale à First Call qu'un proche vient de décéder ? Il demande tout de suite si votre équipe doit rappeler, et donne votre numéro. Si la famille laisse un numéro ou un e-mail, votre équipe est alertée immédiatement et un élément urgent apparaît en haut de la boîte de réception pour tout le monde dans l'entreprise. Voir [First Call, le chat du site](/docs/fr/communication/first-call/). ## Documents ### Comment partager un document avec la famille ? Dans l'onglet **Documents** du dossier, activez l'interrupteur de partage à côté du fichier. Une coche signifie que la famille le voit. Un document n'est jamais visible simplement parce que l'agent l'a préparé. Voir [Documents](/docs/fr/documents-hub/documents/). ### Puis-je importer nos documents Word existants ? Oui. Utilisez **Importer un fichier Word** sur la page Documents et choisissez **Un nouveau document** ou **Un modèle réutilisable**. Les fichiers peuvent aller jusqu'à 15 Mo. Voir [Documents](/docs/fr/documents-hub/documents/). ## Croissance et eLys ### Lethra peut-il dépenser de l'argent en publicités sans moi ? Non. Une campagne ne dépense rien tant qu'elle est un brouillon, et elle arrive sur la plateforme en pause même après sa publication. Elle ne commence à dépenser qu'une fois que vous cliquez sur **Démarrer la diffusion** et que vous confirmez. L'agent ne met jamais une campagne en ligne. Voir [Publicités](/docs/fr/growth/ads-and-campaigns/). ### Pourquoi je ne vois pas eLys ? eLys n'apparaît que pour les entreprises enregistrées en Région flamande, et seulement une fois que Lethra l'a activé pour votre entreprise. Si vous ne le voyez pas, demandez à Lethra de l'activer. Voir [Connecter eLys](/docs/fr/elys/connecting/). ### Lethra soumet-il l'inlichtingenfiche à ma place ? Non. Lethra recherche, lie, compare et importe en votre nom, et peut préremplir le brouillon. La soumission de l'inlichtingenfiche, et toute modification ultérieure, est toujours faite par une personne de votre entreprise. Voir [eLys pour la Flandre](/docs/fr/elys/overview/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/faq/ --- # Ce que coûte Lethra > Le logiciel est gratuit. Vous ne payez que l'intelligence, et votre budget publicitaire reste à part. Le logiciel Lethra est gratuit : site web, First Call, Receptionist, moteur publicitaire, contenus, contacts, dossiers et portail familles. Pas de formules, de licences ni de contrats. ## Ce que vous payez Vous ne payez que l'intelligence : le travail de l'IA pour vous, comme les appels, les conversations sur le site, les publications et articles, les dossiers et les notes de réunion. Chaque ligne est facturée à prix coûtant, au prix des fournisseurs d'IA et de téléphonie, sans marge Lethra. Une petite maison familiale paie généralement environ 41 $ US par mois. ## Comment Lethra reste gratuit Lethra ne gagne rien sur votre facture logicielle. Nous construisons avec les pompes funèbres une offre d'assurance obsèques, dont les commissions sont conçues pour financer Lethra : 1. Une famille choisit un contrat obsèques par l'intermédiaire de votre maison. Le proposer ou non est votre choix ; le logiciel reste gratuit dans tous les cas. 2. La famille paie le même prix qu'en souscrivant directement. L'assureur verse une commission sur ce contrat. 3. Votre maison et Lethra se partagent cette commission. L'offre n'est pas encore disponible. D'ici là, le logiciel est gratuit quand même. ## Votre budget publicitaire Votre budget publicitaire est à part. Vous le choisissez, et il va directement à Meta et Google, sans marge. Il ne fait jamais partie de ce que vous payez à Lethra. ## Limites et groupes Vous pouvez fixer une limite mensuelle : Lethra s'arrête avant de la dépasser. Les groupes suivent le même modèle par marque : chaque marque paie sa propre intelligence et fixe son budget publicitaire. Estimez votre mois avec le calculateur sur [lethra.ai/fr/pricing](https://lethra.ai/fr/pricing). Source: https://lethra.ai/docs/fr/getting-started/pricing/ --- # Paramètres de l'entreprise > Les onglets sous Votre entreprise, les informations de l'entreprise dont l'agent se sert, et comment les étapes de workflow structurent un dossier. Tout ce qui concerne toute l'entreprise, plutôt qu'une seule personne, se trouve sous **Votre entreprise**. Il est utile de le configurer avant votre premier dossier, car plusieurs onglets alimentent directement le travail de l'agent. ## Les onglets Votre entreprise est organisée en onglets, chacun avec son propre rôle. | Onglet | Ce qu'il contient | | --- | --- | | Société | Informations de l'entreprise, e-mail de l'agent, connaissances, et workflow avec votre catalogue de services | | Marque et style | Votre logo, vos couleurs et vos textes pour First Call et le portail familial | | Fournisseurs | Vos fournisseurs, ainsi que les appels et e-mails sortants | | Premier contact | L'assistant du site web et la réceptionniste téléphonique | | Portail | L'interrupteur du portail familial | | Connexions | Vos comptes publicitaires, et les intégrations propres à votre région, comme eLys, lorsque votre région en propose une | | Membres et facturation | Les membres de l'équipe, et un lien pour gérer paiements, factures et abonnements | **Marque et style**, c'est la façon dont les familles vous voient. Ajoutez votre logo pour fond clair et fond foncé, choisissez vos couleurs, et adaptez les textes de First Call si vous voulez les vôtres. (Capture d'écran: L'onglet Marque et style : le logo de l'entreprise pour fond clair et fond foncé, les couleurs principale et d'accent, et les textes de First Call.) **Fournisseurs** est la liste des fournisseurs auxquels l'agent peut écrire : le crématorium, le fleuriste, l'imprimeur. Quand l'agent rencontre un nouveau fournisseur dans un dossier, il le propose ici pour que vous le confirmiez. Sous la liste, vous choisissez si ses e-mails aux fournisseurs attendent votre accord. (Capture d'écran: L'onglet Fournisseurs : un traiteur proposé par l'agent et en attente de confirmation, quatre fournisseurs confirmés, et les interrupteurs Appels sortants et E-mails sortants.) ## Informations de l'entreprise L'onglet Société commence par l'identité de votre maison funéraire : nom, adresse, téléphone, site web, langue, fuseau horaire et région. Vous pouvez importer la plupart de ces informations depuis votre site web avec **Importer depuis le site web** plutôt que de tout saisir manuellement. Pour relire votre site plus tard, utilisez l'icône d'actualisation à côté du champ du site web. (Capture d'écran: L'onglet Société de Votre entreprise, avec les informations de l'entreprise : nom, adresse, téléphone, site web, langue, fuseau horaire et région.) - **Nom, adresse, téléphone, site web.** Les bases sur lesquelles s'appuient l'agent et vos documents. - **Fuseau horaire.** Utilisé pour la planification et pour déterminer si l'agent considère qu'un événement se passe « aujourd'hui » ou « demain ». - **Heures et jours d'ouverture.** Les horaires d'ouverture de votre entreprise, utilisés pour juger si un appel ou un message est arrivé en dehors des heures d'ouverture. - **E-mail d'alerte urgente.** L'adresse à laquelle Lethra envoie un e-mail dès qu'une famille signale une situation urgente. > **Remarque:** Modifier quoi que ce soit ici concerne toute votre entreprise, pas seulement > vous. Votre e-mail de connexion et vos propres connexions se trouvent sous > **Votre compte**. Voir [Connexion et espace de > travail](/docs/fr/getting-started/signing-in/). ## E-mail de l'agent Sous les informations de l'entreprise se trouve la section **E-mail de l'agent**. Chaque dossier reçoit sa propre adresse d'agent. Par défaut, elles envoient depuis `@mail.lethra.ai`. Sous **Domaine d'envoi**, vous pouvez ajouter votre propre domaine, pour que l'agent envoie depuis l'adresse de votre maison funéraire. Voir [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/) pour savoir comment Lethra choisit entre cette boîte et votre Gmail personnel pour un message donné. La même section contient : - **Boite de l'assistant**, une adresse à laquelle votre équipe peut écrire comme à un collègue : demander un point sur plusieurs dossiers, transférer une information, ou répondre à tout ce que Lethra vous envoie. - **E-mails à la famille**, l'interrupteur qui permet à l'agent d'écrire aux familles sans attendre de validation. Il est désactivé par défaut, et la plupart des entreprises le laissent ainsi. (Capture d'écran: La section E-mail de l'agent : le domaine d'envoi, l'adresse de la boîte de l'assistant, et l'interrupteur E-mails à la famille.) ## Connaissances La section Connaissances est l'endroit où vous conservez les informations que l'agent doit connaître sur votre entreprise, indépendamment de tout dossier particulier, afin qu'il puisse répondre aux questions et rédiger de façon cohérente sans que vous ayez à vous répéter. Une entrée est particulière. Nommez une entrée **Tâches standard** et écrivez une tâche par puce : chaque nouveau dossier commence alors avec ces tâches. (Capture d'écran: La section Connaissances avec trois entrées : Tâches standard, une procédure hors heures et une description des salles de cérémonie.) ## Workflow En bas de l'onglet Société, le panneau Workflow est l'endroit où vous définissez les étapes que traverse un dossier, les libellés de chacune, et la catégorie dans laquelle se range une étape personnalisée. C'est ce qui colore le statut d'un dossier au fil de son avancement, et il vaut la peine de le paramétrer selon la façon dont votre entreprise travaille réellement plutôt que de garder les valeurs par défaut si votre processus comporte ses propres étapes. Le même panneau contient vos types de services et de documents. En dessous se trouve le **Catalogue de services** : les services que propose votre maison funéraire. L'équipe les ajoute aux dossiers, et les familles voient ceux marqués **Visible par les familles**. Le prix interne ne sert que dans vos dossiers. Les familles ne voient jamais les prix. (Capture d'écran: Workflow & Types : la liste des statuts de dossier à partir de Premier appel, chacun avec son étape.) (Capture d'écran: Le Catalogue de services, groupé par catégorie, avec la salle de cérémonie ouverte : nom, catégorie, description, prix interne et l'interrupteur Visible par les familles.) ## Ce que l'agent utilise dans ces paramètres - **Les informations de l'entreprise** fournissent des faits que l'agent intègre dans ses brouillons et documents : votre adresse, votre numéro de téléphone et vos horaires. - **Les heures d'ouverture** déterminent ce qui est considéré comme en dehors des heures pour les appels et messages. - **Les étapes de workflow** sont ce que l'agent met à jour au fur et à mesure de l'avancement d'un dossier, et ce à quoi se réfère le briefing de chaque dossier. ## Ensuite Invitez vos collègues : [Équipe et accès](/docs/fr/setup/team-and-access/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/setup/company-settings/ --- # Équipe et accès > Comment fonctionne l'accès sur invitation, ce qu'un collègue peut faire une fois inscrit, la connexion, et les sessions. Chaque collègue qui travaille dans le Lethra de votre entreprise y accède par une invitation envoyée par quelqu'un qui en fait déjà partie. Seule la première personne fait exception : une maison funéraire qui découvre Lethra s'inscrit depuis l'écran de connexion et crée son propre espace de travail. Voir [Connexion et espace de travail](/docs/fr/getting-started/signing-in/). ## Inviter un collègue Depuis **Votre entreprise**, ouvrez l'onglet **Membres et facturation**. La carte **Membres de l'équipe** liste toutes les personnes ayant accès, et en dessous, sous **Invitations en attente**, se trouve l'endroit où vous créez des invitations. (Capture d'écran: L'onglet Membres et facturation de Votre entreprise : trois membres de l'équipe, un champ pour inviter par e-mail, Créer un lien d'invitation, et deux liens d'invitation en attente avec leur expiration.) - **Inviter par e-mail.** Saisissez l'adresse et choisissez **Envoyer l'invitation**. - **Créer un lien d'invitation à la place.** Laissez le champ e-mail vide, choisissez **Créer un lien d'invitation**, et Lethra crée un lien que vous pouvez copier et envoyer vous-même, utile si vous préférez qu'il figure dans un message que vous avez déjà rédigé. Chaque lien d'invitation a une date d'expiration, affichée à côté, et vous pouvez révoquer une invitation en attente à tout moment si elle a été envoyée par erreur ou n'est plus nécessaire. La personne invitée suit le lien, crée son propre compte avec son propre mot de passe, et rejoint automatiquement votre entreprise. Vous n'avez rien à approuver ensuite : rejoindre via une invitation valide suffit à accorder l'accès. ## Ce qu'un collègue peut faire Une fois inscrit, un collègue voit le même tableau de bord que vous : dossiers, boîte de réception, assistant, documents, croissance, et Votre entreprise. Un compte connecté appartenant à votre entreprise a accès à tous les dossiers de l'entreprise, pas seulement à ceux sur lesquels une personne travaille. Ce qui arrive dans la boîte de réception de chacun est plus restreint : les éléments des dossiers qu'il a créés ou sur lesquels il a une tâche ouverte, ceux des dossiers partagés avec toute l'équipe, et tout ce qui est urgent. Voir [La boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/). C'est pourquoi l'invitation elle-même est le point de contrôle. N'invitez que des personnes qui devraient pouvoir voir le dossier de chaque famille, et révoquez une invitation en attente que vous ne souhaitez plus utiliser. > **Remarque:** Ceci est différent du portail familial, qui est une connexion séparée et > beaucoup plus restreinte destinée aux familles. Voir [Paramètres du portail > familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/). ## Se connecter Le personnel se connecte à l'adresse Lethra de votre entreprise avec un e-mail professionnel et un mot de passe. **Mot de passe oublié ?** sur cet écran envoie un lien de réinitialisation à usage unique à l'e-mail professionnel du compte. (Capture d'écran: L'écran de connexion du personnel Lethra, avec les champs e-mail et mot de passe et un bouton Se connecter.) > **Attention:** C'est la porte réservée au personnel. Les familles ne s'y connectent jamais, > elles utilisent l'adresse séparée du portail familial. Si un membre de la > famille dit ne pas pouvoir se connecter, vérifiez laquelle des deux adresses > il essaie. ## Sessions et déconnexion Une session connectée donne accès à tous les dossiers de l'entreprise, y compris les coordonnées des familles. **Déconnexion**, dans le menu sous votre nom en bas de la barre latérale, met fin à cette session. Utilisez-la chaque fois que vous êtes sur un ordinateur partagé ou public. (Capture d'écran: Le menu sous votre nom, en bas de la barre latérale, avec Déconnexion tout en bas.) ## Ensuite Définissez les langues utilisées par votre entreprise et ses familles : [Langue et région](/docs/fr/setup/language-and-region/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/setup/team-and-access/ --- # Langue et région > Les langues d'interface proposées par Lethra, comment la langue de la famille façonne les brouillons de l'agent, et ce que débloque le paramètre région. La langue fonctionne à deux niveaux dans Lethra : la langue dans laquelle vous voyez personnellement l'interface, et la langue que l'agent utilise pour écrire à une famille. Les deux sont indépendantes, et il vaut la peine de bien comprendre les deux. ## Votre langue d'interface Lethra parle anglais, français et néerlandais, avec le flamand comme variante du néerlandais. (Capture d'écran: Informations de l'entreprise dans Votre entreprise : Paramètres de langue sur English, le fuseau horaire, et Région sur Flandre (Belgique).) Changez-la avec **Paramètres de langue**, dans les informations professionnelles de l'onglet **Société** de Votre entreprise. Cela change immédiatement toute l'interface, et votre navigateur retient ce choix. Comme il est conservé par navigateur, un collègue sur son propre ordinateur peut continuer dans une autre langue, sur le même dossier, le même jour. Le même réglage est aussi enregistré comme langue de l'entreprise. Lethra l'utilise pour ce qui concerne toute l'entreprise, comme la langue des documents qu'il rédige à partir de vos modèles et des alertes urgentes. Ce centre d'aide est disponible dans les mêmes trois langues. Utilisez le sélecteur de langue en haut de la page. ## La langue de la famille Lorsque l'agent rédige un e-mail pour une famille, il écrit dans la langue de la famille, et non dans la langue dans laquelle vous travaillez ce jour-là. Une famille néerlandophone reçoit un brouillon en néerlandais même si vous êtes connecté en anglais. Voir [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/) pour savoir comment les brouillons sont préparés et approuvés. ## Région Toujours dans les informations de l'entreprise de l'onglet Société se trouve **Région**, un paramètre distinct de la langue. Il indique à Lethra dans quelle partie du monde votre entreprise opère, par exemple la Flandre (BE-VLG), Bruxelles, la Wallonie, les Pays-Bas ou la France. La région compte car certains outils n'ont de sens que dans un endroit donné. Régler votre région sur la Flandre (BE-VLG) est ce qui rend possibles les intégrations propres à cette région, comme eLys. Une fois que Lethra a aussi activé eLys pour votre entreprise, il apparaît dans l'onglet **Connexions**. Les entreprises situées dans une région sans intégration spécifique n'y voient que leurs connexions publicitaires. (Capture d'écran: L'onglet Connexions d'une entreprise en Flandre, avec la connexion eLys sous les plateformes publicitaires.) Lorsque vous importez vos informations de l'entreprise depuis votre site web, Lethra tente de détecter automatiquement la bonne région à partir de votre adresse, mais il vaut la peine de vérifier plutôt que de le supposer. ## Ensuite Activez le portail familial et décidez ce que les familles peuvent voir : [Paramètres du portail familial](/docs/fr/setup/family-portal-settings/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/setup/language-and-region/ --- # Paramètres du portail familial > L'interrupteur général qui active le portail familial, comment inviter une famille, et ce qu'il faut vérifier avant d'en dépendre. Cet article couvre le volet paramétrage du portail familial : l'interrupteur qui l'active pour votre entreprise, et l'endroit où les invitations et la visibilité sont contrôlées. Pour ce qu'une famille voit et peut faire une fois à l'intérieur, voir [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). ## L'activer Sous **Votre entreprise**, ouvrez l'onglet **Portail**. Il comporte un seul interrupteur : **Activer le Portail Familial**. Le changement est enregistré dès que vous l'actionnez. (Capture d'écran: L'onglet Portail de Votre entreprise, avec Activer le Portail Familial activé et marqué Actif, et un lien vers le catalogue de services.) C'est un paramètre valable pour toute l'entreprise. Tant qu'il est désactivé, le bouton **Inviter la famille** n'apparaît sur aucun dossier : personne chez vous ne peut donc inviter une famille. Activez-le une fois, et cela s'applique à tous les dossiers à partir de ce moment. > **Remarque:** Désactiver le portail masque **Inviter la famille**. Cela ne supprime rien de ce > qu'une famille a déjà vu ou déposé, et ne retire pas les membres de la famille > déjà invités. ## Inviter une famille Les invitations se font depuis un dossier, pas depuis Votre entreprise. Utilisez **Inviter la famille** sur le dossier. Si le contact principal a une adresse e-mail, Lethra envoie l'invitation tout de suite. Sinon, Lethra copie un lien d'invitation que vous envoyez vous-même. Vérifiez donc l'e-mail de contact avant de cliquer. (Capture d'écran: Le haut d'un dossier, avec Inviter la famille en haut à droite.) (Capture d'écran: Le bas de l'onglet Carnet de la famille : les documents demandés à la famille, et Famille dans le portail, avec Anneke comme personne qui décide et Désigner comme personne qui décide à côté de Bart.) Vous pouvez inviter plusieurs personnes sur le même dossier. L'une d'elles peut être la **Personne qui décide**, qui confirme les choix. Vous la désignez dans l'onglet **Carnet de la famille** du dossier, qui liste aussi toutes les personnes présentes dans le portail. ## Choisir ce qui est visible Le portail affiche les mêmes onglets pour chaque dossier, décrits dans [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/#ce-que-la-famille-voit). Ce qu'une famille y voit dépend de ce que vous partagez : - **Documents.** Une famille ne voit que les documents que vous avez partagés. Utilisez **Partager avec la famille** sur un document, dans l'onglet **Documents** du dossier. - **Services.** Chaque service du dossier apparaît dans son programme, avec la date, l'heure et le lieu que vous avez renseignés. De votre catalogue de services, elle ne voit que ceux marqués **Visible par les familles**. L'onglet **Portail** mène directement au catalogue. - **Enregistrements.** Pour une conversation enregistrée, vous décidez si la famille voit la transcription complète ou seulement le résumé. (Capture d'écran: Les fichiers d'un dossier : un faire-part envoyé comme épreuve et en attente de relecture, et les fichiers groupés par type, chacun avec Envoyer comme épreuve, une icône de partage ou une coche s'il est partagé, téléchargement et suppression.) Les prix ne sont jamais montrés aux familles. ## Retirer l'accès Il n'existe pas encore de bouton pour retirer un membre de la famille d'un dossier. Désactiver le portail empêche les nouvelles invitations, mais ne retire pas l'accès de quelqu'un qui l'a déjà. Si vous devez retirer l'accès d'une personne, demandez-le à Lethra. ## Ensuite Découvrez ce que vit une famille une fois invitée : [Partager avec la famille](/docs/fr/getting-started/family-portal/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/setup/family-portal-settings/ --- # Croissance > Où trouver Croissance et Contenu dans Lethra, l'ordre dans lequel les mettre en place (site web, publicités, puis contenu), et la limite entre ce que l'agent prépare et ce que vous validez. Croissance est l'espace où Lethra vous aide à faire venir de nouvelles familles, et pas seulement à gérer les dossiers que vous avez déjà. Il se trouve à deux endroits dans la barre latérale. **Croissance** compte trois onglets : - **Prospects** : votre page de planification personnalisée et chaque famille qui a commencé un plan ou envoyé une demande. - **Site web** : créez, modifiez et publiez le site de votre entreprise funéraire, et voyez combien de personnes le visitent. - **Publicités** : des campagnes sur Facebook et Instagram, Google Search et ChatGPT. **Contenu** regroupe tout ce que vous publiez, avec un seul calendrier pour l'ensemble : - **Vue d'ensemble** : un calendrier du mois avec chaque article de blog, publication, newsletter et avis de décès, planifié ou publié, et les brouillons qui attendent encore une date. - **Réseaux sociaux** : des publications sur Facebook, Instagram et Google. - **Blog** : des articles pour votre propre site, rédigés avec l'assistant. - **Newsletter** : un e-mail aux personnes qui se sont abonnées. - **Avis de décès** : les avis de décès de votre site et les messages de condoléances qui attendent votre approbation. (Capture d'écran: La vue d'ensemble de Contenu : un calendrier d'octobre avec les articles de blog, les publications, les newsletters et les avis de décès aux jours où ils paraissent, et à côté les brouillons sans date.) En bas de chaque onglet se trouve une barre d'assistant. Posez-lui une question en langage courant, par exemple « prépare une campagne de pré-arrangement », et elle ouvre l'assistant avec votre demande, en sachant déjà de quel onglet vous venez. ## Par où commencer Les guides de cette section suivent l'ordre dans lequel la plupart des entreprises funéraires s'organisent : 1. **[Site web](/docs/fr/growth/website/)**. Chaque famille qui vous trouve, par une publicité, une recherche ou une publication, arrive sur votre site. Commencez par lui. 2. **[Publicités](/docs/fr/growth/ads-and-campaigns/)**. Une fois le site et la page de planification prêts, les publicités y amènent plus de familles. 3. **Le reste de Contenu** : [Réseaux sociaux](/docs/fr/growth/social/), [Blog](/docs/fr/growth/blog/), [Newsletter](/docs/fr/growth/newsletter/) et [Condoléances](/docs/fr/growth/condolences/). Ils font vivre votre site et donnent aux familles une raison d'y revenir. ## Prospects L'onglet **Prospects** commence par votre page de planification : le lien que les familles utilisent pour mettre leurs souhaits par écrit. Copiez-le, ouvrez-le ou modifiez ses paramètres avec les boutons à côté. Chaque visiteur qui commence un plan apparaît dans la liste en dessous, avec les demandes venues de votre site. (Capture d'écran: L'onglet Prospects de Croissance : le lien vers la page de planification, les totaux des prospects, et la liste des familles avec leur provenance et leur avancement.) Pour chaque famille, vous voyez d'où elle vient, comme **Publicités** ou **Site web**, jusqu'où elle est allée et quand elle a été active pour la dernière fois. Cherchez par nom, e-mail ou téléphone, filtrez par statut ou changez l'ordre de tri en haut de la liste. Les abonnés à la newsletter se trouvent dans [Contacts](/docs/fr/communication/contacts/), avec le consentement qu'ils ont donné. **Newsletter** dans le filtre de statut vous y mène. ## Comment fonctionne le budget publicitaire Les publicités restent désactivées tant que vous ne les activez pas. Pour les activer, il faut d'abord une page de planification personnalisée, car chaque publicité doit mener quelque part. Si vous n'en avez pas encore, l'onglet Publicités vous renvoie vers **Prospects** pour la mettre en place avant toute chose. Lorsque vous activez les publicités, Lethra prépare une campagne de départ pour que vous n'arriviez pas sur un écran vide. Elle reste à l'état de brouillon jusqu'à ce que vous l'examiniez. Chaque campagne a un budget quotidien, et c'est ce budget que la plateforme publicitaire dépense. Rien n'est dépensé tant qu'une campagne est un brouillon. Même après la publication, une campagne démarre **en pause** : elle ne commence à dépenser qu'une fois que vous cliquez sur **Démarrer la diffusion** et que vous confirmez. ## Ce que l'agent fait et ce que vous validez L'agent peut aller loin seul dans Croissance, mais il s'arrête au moment où de l'argent serait réellement engagé. - **Il peut rédiger.** Demandez-lui une campagne et il en écrit la stratégie, l'audience, une proposition de budget et les textes publicitaires, à l'état de brouillon. Il peut rédiger pour Meta, Google Search et ChatGPT. - **Il peut modifier.** Il peut ajuster le nom, le budget, le calendrier, l'audience ou le lien de destination d'une campagne en brouillon, et revoir les textes des créations. Il peut aussi marquer des créations comme approuvées ou refusées. - **Il peut faire le point.** Il peut lister vos campagnes, lire leurs résultats et montrer quels prospects une campagne a apportés. - **Il peut préparer une campagne à publier.** Il vérifie que le canal est connecté et que vous avez une création approuvée, puis affiche un bouton **Publier** à votre intention. - **Il ne peut pas mettre une campagne en ligne.** Vous seul pouvez publier une campagne et démarrer sa diffusion, car c'est à ce moment que le budget réel commence à être dépensé. > **Attention:** L'agent ne mettra jamais une campagne en ligne de sa propre initiative. > Dépenser de l'argent est toujours une action délibérée de votre part, jamais > quelque chose qui se produit en arrière-plan. ## Dans cette section - [Site web](/docs/fr/growth/website/) : créez ou importez votre site, modifiez-le avec l'assistant et publiez-le. - [Publicités](/docs/fr/growth/ads-and-campaigns/) : des campagnes sur Meta, Google Search et ChatGPT. - [Réseaux sociaux](/docs/fr/growth/social/) : planifiez et publiez sur Facebook, Instagram et Google. - [Blog](/docs/fr/growth/blog/) : rédigez des articles pour votre site. - [Newsletter](/docs/fr/growth/newsletter/) : rédigez et envoyez un e-mail à vos abonnés. - [Condoléances](/docs/fr/growth/condolences/) : les avis de décès et les messages de condoléances sur votre site. Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/overview/ --- # Site web > Créer ou importer le site de votre entreprise funéraire, le modifier avec l'assistant du site, le publier, et suivre ses visiteurs et les réponses aux formulaires. Les publicités font venir les familles, mais c'est sur votre site que la plupart d'entre elles décident de vous appeler. L'onglet **Site web** de Croissance est l'endroit où vous le créez, le publiez et le tenez à jour. (Capture d'écran: L'onglet Site web de Croissance, avec un aperçu du site publié, son adresse, les fonctionnalités activées, et les boutons pour ouvrir l'éditeur ou le site en ligne.) Dès que vous avez un site, l'onglet en montre un aperçu avec son adresse, s'il est publié et s'il y a des modifications non publiées. Il indique aussi les fonctionnalités activées : blog, avis de décès, assistant First Call et formulaires personnalisés. Cliquez sur **Ouvrir l'éditeur** pour faire des modifications, ou utilisez **Voir le site en ligne** et **Copier** pour ouvrir ou partager le site publié. ## Créer votre site web Ouvrez **Croissance**, puis **Site web**, et choisissez un style. Lethra crée immédiatement un site complet à partir des données de votre entreprise, puis l'assistant du site adapte les textes et les photos pour vous. Vous pouvez le regarder travailler. Si votre entreprise de pompes funèbres fait partie d'un groupe qui a son propre style maison, ce style apparaît en premier dans le choix. Seules les entreprises de ce groupe peuvent l'utiliser. (Capture d'écran: Le choix du style : trois styles, Ivory, Garden et Heritage, chacun avec un aperçu et un bouton Utiliser ce style, et au-dessus une carte pour importer votre site actuel.) ## Importer votre site actuel Vous avez déjà un site qui vous plaît ? Au lieu de choisir un style, choisissez **Importer mon site**. Saisissez l'adresse de votre site et cliquez sur **Trouver les pages**. Lethra liste les pages trouvées ; décochez celles dont vous ne voulez pas, confirmez que le site vous appartient ou que vous pouvez utiliser son contenu, et cliquez sur **Importer**. (Capture d'écran: La fenêtre d'import, avec la liste des pages trouvées sur un site, chacune avec une case à cocher, et la case pour confirmer que le site vous appartient.) Lethra trouve toutes les pages de votre site, articles compris, et les liste toutes. Il copie ensuite chaque page exactement telle qu'elle est aujourd'hui : les mêmes textes, photos, polices, menu et pied de page, aux mêmes adresses, pour que les liens et les résultats de recherche continuent de fonctionner quand votre domaine pointera vers Lethra. Tout est stocké chez Lethra : la copie ne dépend plus de votre ancien hébergement. (Capture d'écran: La fenêtre d'import pendant le travail : pages lues, photos, polices et styles en cours de copie avec un compteur, et le brouillon encore à enregistrer.) La fenêtre indique où en est l'import. Un grand site peut prendre plusieurs minutes : gardez la fenêtre ouverte jusqu'à la fin. Quelques éléments deviennent ceux de Lethra, pour continuer à fonctionner sans les scripts de votre ancien site : - **Les formulaires de contact et l'inscription à la newsletter** deviennent des formulaires Lethra. Ce que les gens envoient arrive dans vos prospects et vos contacts. - **Le bandeau cookies** est remplacé par celui de Lethra, qui demande l'accord avant tout suivi. - **La liste des avis de décès**, si votre site la chargeait depuis un autre service, devient votre registre d'avis de décès Lethra. Les scripts, traceurs et widgets d'autres services ne sont jamais copiés. Les effets qui en dépendaient, comme un menu de pied de page qui se déplie sur mobile, affichent maintenant leur contenu directement. Les fenêtres pop-up, panneaux de connexion et autres fenêtres que seuls les scripts de l'ancien site pouvaient ouvrir ne sont pas copiés, et une page qui répète votre page d'accueil à une autre adresse devient la page d'accueil : cette adresse continue de fonctionner. L'import est enregistré comme brouillon : votre site actuel reste en ligne, sans changement, jusqu'à la publication. ## Modifier avec l'assistant du site L'éditeur montre l'assistant du site à gauche et votre site à droite. Pour modifier quoi que ce soit, demandez-le à l'assistant en langage courant, par exemple « ajoute une page sur le rapatriement » ou « rends le ton plus chaleureux ». Pendant qu'il travaille, vous voyez ce qu'il fait, et chaque étape terminée apparaît tout de suite dans l'aperçu. L'aperçu suit chaque étape ; faites défiler l'aperçu vous-même pour rester où vous êtes, et cliquez sur **Suivre les modifications** pour le reprendre. Appuyez sur **Arrêter** à tout moment : les étapes déjà terminées sont conservées. (Capture d'écran: L'éditeur du site : une conversation avec l'assistant du site à gauche, avec la liste des modifications faites, et l'aperçu en direct de la page d'accueil à droite avec un bouton Publier les modifications.) Vous pouvez aussi travailler directement sur la page, avec les outils en bas de l'aperçu : - **Modifier le texte** : choisissez l'outil texte et cliquez sur n'importe quel texte pour le modifier. Les liens et les mots en gras d'un paragraphe restent tels quels. Appuyez sur Entrée ou cliquez ailleurs pour enregistrer, ou sur Échap pour annuler. - **Sélectionner des éléments** : cliquez sur un titre, un paragraphe ou une photo pour orienter l'assistant. Pour une photo, choisissez **Remplacer la photo** pour téléverser la vôtre, en choisir une déjà présente sur votre site ou en faire créer une. Cela fonctionne aussi pour une photo derrière un titre, comme une grande bannière. - **Naviguer sur le site** : cliquez sur les liens et le menu de votre site pour passer d'une page à l'autre, comme un visiteur. Vous pouvez aussi choisir une page dans la liste au-dessus de l'aperçu ; un site avec beaucoup de pages y a un champ de recherche. - **Téléphone ou ordinateur** : passez l'aperçu d'un écran d'ordinateur à un écran de téléphone avec le bouton au-dessus. La vue téléphone est un vrai écran de la taille d'un téléphone : vous voyez la mise en page que les visiteurs ont sur leur téléphone. - **Annuler et rétablir** : utilisez les flèches au-dessus de l'aperçu, ou Ctrl+Z (Cmd+Z sur Mac) et Ctrl+Maj+Z. **Annuler** sous une réponse de l'assistant annule tout ce que cette réponse a modifié, en une fois. - **Versions** : chaque modification est enregistrée comme version. Cliquez sur une version pour la consulter avant de la restaurer. ### Modifier un site importé Un site importé garde sa propre barre de menu et son propre pied de page. Ils sont partagés par toutes les pages : une modification, faite à la main ou par l'assistant, apparaît sur toutes les pages à la fois. Cliquez sur la barre de menu ou le pied de page avec l'outil texte ou l'outil de sélection, comme sur toute autre partie de la page. (Capture d'écran: L'éditeur avec un site importé : la barre de menu verte de l'entreprise, une grande photo avec un titre et son texte, le numéro de téléphone de la barre de menu sélectionné, et Modifier le texte proposé au-dessus du champ de message.) Demandez vos modifications à l'assistant de la même façon, par exemple « notre numéro de téléphone a changé, mets-le à jour partout » ou « retire l'ancien bouton de connexion ». Il modifie vos pages sur place et garde leur style ; il ne change le style d'une page que si vous le demandez. Les sections que Lethra ajoute, comme les heures d'ouverture ou un formulaire de contact, gardent le style de Lethra dans votre site. Si l'assistant ne peut pas faire une modification du tout, il n'enregistre rien et vous le dit : vous pouvez réessayer avec une demande plus petite et plus précise. S'il est interrompu en cours de route, les étapes terminées sont conservées et sa réponse le dit ; demandez-lui de continuer pour finir le reste. L'assistant traite une demande à la fois : pendant qu'il travaille, par exemple dans un autre onglet, attendez qu'il ait fini avant de demander la modification suivante. ## Mettre votre site en ligne Aucune modification n'est visible pour les visiteurs avant la publication. Cliquez sur **Publier** au-dessus de l'aperçu pour ouvrir la fenêtre de mise en ligne. Elle affiche l'adresse de votre site et une courte liste de vérification, comme votre numéro de téléphone, une page de contact et vos pages de confidentialité. S'il reste des finitions, **Corriger avec l'assistant** les confie à l'assistant en une seule fois. (Capture d'écran: La fenêtre de mise en ligne : l'adresse du site avec un bouton Copier, la liste de vérification, le bouton Publier les modifications, l'interrupteur First Call et le champ pour connecter votre propre domaine.) Après la publication, vous recevez l'adresse de votre site à copier ou à partager. Si vous faites des modifications plus tard, le bouton indique **Publier les modifications** jusqu'à la prochaine publication. Pour utiliser votre propre domaine, comme www.votrepompesfunebres.be, saisissez-le dans la même fenêtre. Lethra affiche les enregistrements à ajouter chez votre fournisseur de domaine, avec un bouton de copie pour chacun, et vérifie automatiquement tant que la fenêtre est ouverte. Cela prend généralement quelques minutes, parfois quelques heures. ## Statistiques du site Sous l'aperçu, les **Statistiques du site** montrent les visiteurs, les pages vues, les demandes, les inscriptions à la newsletter et les demandes d'échange en direct sur 7 ou 30 jours, ainsi que vos pages les plus visitées et la provenance des visiteurs. (Capture d'écran: Les statistiques du site : visiteurs, pages vues, demandes, inscriptions à la newsletter et demandes d'échange en direct, les pages les plus visitées, la provenance des visiteurs, et une ligne pour les visiteurs venus des publicités Facebook et Instagram.) Une ligne séparée montre les visiteurs et les demandes arrivés par vos publicités Facebook et Instagram. Les statistiques sont anonymes et sans cookies : aucune donnée personnelle n'est enregistrée. ## Formulaires et réponses Demandez à l'assistant du site d'ajouter un formulaire pour une inscription à un événement, un concours, une enquête, une demande ou une inscription. Il propose les champs et les textes avant de modifier votre brouillon. Le formulaire ne devient public qu'après la publication de la révision du site. Les réponses apparaissent sous **Formulaires et réponses** dans l'onglet Site web. Vous pouvez les rechercher, les filtrer par formulaire, ouvrir toutes les réponses, marquer une réponse comme traitée, exporter la liste actuelle au format CSV ou supprimer définitivement une réponse. Ces réponses restent séparées des prospects et de la boîte de réception. Quand quelqu'un laisse une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, la personne est aussi ajoutée à [Contacts](/docs/fr/communication/contacts/). Les inscriptions à la newsletter demandent une confirmation. Le bloc d'inscription indique ce que les personnes acceptent, Lethra leur envoie un e-mail avec un lien, et elles comptent comme abonnées dans Contacts une fois qu'elles l'ont ouvert et ont cliqué sur **Confirmer mon inscription**. (Capture d'écran: Formulaires et réponses : un champ de recherche, un filtre par formulaire, Exporter en CSV, et trois réponses à un formulaire d'inscription à une journée portes ouvertes, deux nouvelles et une traitée.) Les formulaires de l'aperçu n'enregistrent jamais de réponse. Les formulaires publics ne prennent pas en charge les paiements, l'envoi de fichiers, les billets ou les messages automatiques dans la boîte de réception. Évitez de demander des mots de passe, des données de paiement, des identifiants officiels ou des informations dont vous n'avez pas besoin. ## D'où viennent vos informations Votre site, votre page de planification et le portail familial utilisent tous les informations du profil de votre entreprise : votre nom, votre adresse, votre téléphone, vos services, votre logo et vos couleurs. Vérifiez-les dans **Votre entreprise**, sous les onglets **Société** et **Marque et style**. Vous n'avez pas besoin de les saisir à la main. Dans l'onglet Société, **Importer depuis le site web** lit les pages de votre site actuel qui comptent, comme contact, à propos, équipe et services, et remplit les informations de votre entreprise, les membres de l'équipe et les procédures quand il les trouve. Vous vérifiez tout avant l'enregistrement, et rien n'est publié de lui-même. ## Ensuite Faites venir plus de familles sur votre site et votre page de planification : [Publicités](/docs/fr/growth/ads-and-campaigns/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/website/ --- # Publicités > Les trois canaux publicitaires, la connexion de vos comptes, la création et la conception d'une campagne, et son passage du brouillon à la diffusion. Une fois les publicités activées, l'onglet **Publicités** de Croissance est l'endroit où les campagnes sont créées, examinées et publiées. Lethra rédige les campagnes ; vous décidez de ce qui est diffusé et du moment où l'argent est dépensé. (Capture d'écran: L'onglet Publicités de Croissance, avec un filtre par canal, les totaux des campagnes actives, des prospects, des dépenses et du retour estimé, et des campagnes sur Meta, Google Search et ChatGPT.) En haut, vous voyez vos campagnes actives, les prospects qu'elles ont apportés, ce qu'elles ont dépensé et un retour estimé. Dès que vous avez des campagnes sur plus d'un canal, un filtre vous permet de regarder un canal à la fois. Si un canal que vous utilisez n'est pas encore entièrement configuré, une courte ligne vous le signale, avec un lien **Ouvrir Connexions**. ## Les trois canaux - **Meta** diffuse une seule campagne sur Facebook et Instagram. Les publicités ont une image, ou un carrousel de plusieurs cartes. - **Google Search** affiche des annonces textuelles aux personnes qui cherchent une entreprise de pompes funèbres près de chez elles. Il n'y a pas d'images. - **ChatGPT** affiche une carte sponsorisée, avec une image carrée, un court titre et une ou deux lignes de texte, à côté des réponses pertinentes dans ChatGPT. ## Connecter vos comptes publicitaires Les comptes publicitaires se trouvent dans **Votre entreprise**, sous l'onglet **Connexions**. Chaque canal a une ligne avec son statut. En l'ouvrant, vous voyez deux façons de le configurer et une courte liste de vérification : compte lié, facturation configurée et mesure activée. (Capture d'écran: L'onglet Connexions de Votre entreprise, avec la valeur par prospect, les publicités Meta et ChatGPT prêtes, et Google Ads ouvert sur sa liste de vérification, la facturation encore en attente.) - **Meta** : connectez la page Facebook que vous avez déjà, ou cliquez sur **Laisser Lethra s’en occuper** et Lethra crée et gère votre présence publicitaire. Dans les deux cas, vous n'avez pas besoin de compte Instagram. Lethra vous envoie un e-mail quand une nouvelle configuration est prête. - **Google Ads** : liez le compte que vous utilisez déjà en saisissant son numéro client à 10 chiffres et en cliquant sur **Envoyer l'invitation**. Ensuite, dans Google Ads, ouvrez Admin, puis Accès et sécurité, puis Gestionnaires, et acceptez la demande de Lethra. Vous pouvez aussi laisser Lethra créer un nouveau compte pour vous ; choisissez d'abord la devise, car elle ne peut plus être modifiée ensuite. Dans les deux cas, vous ajoutez vous-même la facturation dans Google Ads avec **Ajouter la facturation**. - **ChatGPT** : fonctionne avec le propre compte annonceur de Lethra, il n'y a donc rien à connecter. La mesure compte ce que vos publicités apportent sur votre site : les demandes dans le chat, les formulaires de contact envoyés et les clics sur un bouton d'appel (un lien vers un numéro de téléphone). Elle fonctionne sur un site que Lethra a créé pour vous dès qu'il est publié, et sur votre propre site dès que le bouton de chat First Call y est installé. Chaque demande, formulaire et clic d'appel est compté pour sa campagne dans Lethra. Meta, Google et ChatGPT ne sont informés que pour les visiteurs qui acceptent les cookies, afin de montrer vos publicités à d'autres familles comme elles. Rien de ce qu'une famille écrit ne leur est jamais envoyé. > **Remarque:** Sur votre propre site, le bouton de chat lit le choix du visiteur dans les > bannières Cookiebot, OneTrust, Google Consent Mode et IAB TCF. Avec une > autre bannière, votre développeur web transmet le choix avec > `Lethra.setConsent("accepted")`. Il peut aussi exclure un formulaire avec > `data-lethra-track="off"`, compter un bouton qui n'est pas un lien > téléphonique avec `data-lethra-track="call"`, ou désactiver le comptage des > formulaires avec `data-track="calls"` sur le script du bouton de chat, par > exemple quand le site signale déjà lui-même ses formulaires à Meta. Le même onglet contient votre **Valeur par prospect** : une moyenne approximative de ce que vaut une demande pour vous. Lethra l'utilise pour estimer le retour sur vos dépenses publicitaires. Vous pouvez aussi la modifier avec le crayon de la tuile **ROI estimé** dans l'onglet Publicités. ## Générer une campagne Cliquez sur **Nouvelle campagne** et choisissez : - le **Canal** et l'**Objectif**, par exemple plus de demandes, des clics vers votre site ou de la visibilité ; - pour Meta, le **Format** : une image unique ou un carrousel de deux à cinq cartes ; - le **Budget quotidien** et le **Rayon cible** autour de votre adresse ; - pour Meta et ChatGPT, le nombre de **Variantes d’annonce** à comparer ; - si vous le souhaitez, ce qu'il faut mettre en avant, comme un service ou une saison. (Capture d'écran: La fenêtre Générer une campagne : canal, objectif, format, budget quotidien, rayon cible, nombre de variantes d'annonce, et un champ pour ce qu'il faut mettre en avant.) Lethra rédige la campagne et l'ouvre aussitôt : une stratégie avec un positionnement et un message clé, une audience suggérée, et les publicités elles-mêmes. Pour Meta et ChatGPT, Lethra commence aussi à concevoir les images d'elle-même, qui apparaissent en quelques instants. Vous pouvez aussi le demander à l'assistant en langage courant, par exemple « crée une campagne de pré-arrangement pour les familles dans un rayon de 30 km ». L'assistant peut aussi travailler sur vos campagnes existantes. Il peut réécrire le texte d'une publicité, créer ou retoucher une image, modifier les titres et mots-clés d'une annonce Google Search et récupérer les derniers résultats. Si vous le demandez, il met immédiatement en pause une campagne en cours, car la pause ne fait qu'arrêter les dépenses. Tout ce qui engage de l'argent attend votre accord : pour démarrer la diffusion ou changer le budget quotidien d'une campagne publiée, l'assistant affiche un bouton et rien ne se passe tant que vous ne cliquez pas. ## Publicités Meta et ChatGPT Chaque variante apparaît sous forme de carte avec son image, son titre, son texte et son bouton. Cliquez sur l'une d'elles pour ouvrir le créateur de publicités. (Capture d'écran: Une campagne Meta en ligne, avec ses résultats, deux variantes avec leurs images et leurs textes, et les sections audience, lien traçable et prospects.) (Capture d'écran: Le créateur de publicités : la publicité en aperçu dans un fil Facebook sur un téléphone, avec les onglets Texte et Image à droite et un champ pour dire à l'agent ce qu'il faut changer.) Dans le créateur, vous pouvez : - donner un brief : audience, ton, ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut éviter ; - cliquer sur **Modifier** pour changer l'image vous-même : double-cliquez sur un texte pour le réécrire, faites glisser le bloc de texte de l'autre côté, faites glisser la photo pour la recadrer, ou passez du texte sur la photo au texte à côté de la photo. Les modifications ne s'appliquent qu'au format que vous modifiez ; décochez **Ce format uniquement** pour changer tous les formats à la fois. **Enregistrer** met les images à jour ; - choisir une autre mise en page qui reprend la même photo, ou demander une nouvelle photo ; - demander des changements en langage courant, ou utiliser une retouche rapide comme **Texte plus serré** ou **Plus serein**, pour un format ou pour tous ; - modifier le titre, le texte et le bouton dans l'onglet **Texte**, qui enregistre aussitôt ; - prévisualiser la publicité dans chaque emplacement : fil Facebook, fil Instagram, story Instagram et format paysage ; - enregistrer tous les formats dans la campagne, ou télécharger un PNG. Chaque visuel est construit à partir d'une mise en page fixe, aux couleurs de votre marque et avec votre logo. Lethra examine d'abord la photo et place le texte sur sa partie calme, loin des visages et hors des zones qu'Instagram et Facebook couvrent de leurs propres boutons. Si la photo n'a pas de zone calme, le texte se place sur un panneau uni à côté de la photo. Un badge sur la carte, comme **Attention requise**, vous prévient quand le texte de la publicité dépasse une limite de la plateforme. Le créateur conserve chaque version, pour que vous puissiez revenir à une version antérieure. Les publicités ChatGPT respectent les limites propres à ChatGPT : un titre de 50 caractères au maximum et un texte de 100 au maximum. L'aperçu de la carte montre la publicité telle qu'elle apparaît dans une conversation ChatGPT, et vous prévient si le texte est trop long. (Capture d'écran: Une campagne ChatGPT publiée et en pause, avec un bouton Démarrer la diffusion, ses résultats, et la publicité affichée comme carte sponsorisée sous une réponse de ChatGPT.) ## Annonces Google Search Une campagne Google Search contient une seule annonce textuelle. Google combine ses titres et ses descriptions pour former l'annonce que les gens voient, vous en écrivez donc plusieurs de chaque. La campagne a aussi des mots-clés, qui déterminent les recherches où votre annonce apparaît, et des recherches exclues, comme « emploi », pour les recherches où vous ne voulez jamais apparaître. (Capture d'écran: Une campagne Google Search en révision, avec un aperçu de l'annonce textuelle, ses mots-clés et recherches exclues, une liste Avant la publication et le bouton Approuver et publier.) Cliquez sur l'annonce pour la modifier. Lethra vérifie les limites de Google pendant que vous tapez, comme 30 caractères pour un titre et 90 pour une description. La liste **Avant la publication** indique ce qui manque encore : une annonce approuvée, au moins 3 titres et 2 descriptions, au moins 5 mots-clés et une page de destination. Google facture au clic, et votre budget quotidien est une moyenne, pas un plafond strict pour une journée donnée. > **Remarque:** Pour publier une campagne Google Search, connectez d'abord votre compte > Google Ads dans **Votre entreprise > Connexions**. Google n'affiche > les annonces qu'une fois un moyen de paiement ajouté au compte : ajoutez-en > un dans Google Ads avant de démarrer la diffusion. ## Le cycle de vie d'une campagne Une campagne passe par un petit nombre d'états : - **Brouillon** : générée mais pas encore publiée. Vous pouvez tout modifier. - **En révision** : vous l'avez envoyée en révision pour l'examiner de plus près. Vous pouvez encore tout modifier. - **Publication…** : Lethra l'envoie à la plateforme. - **En pause** : publiée, mais sans dépenses. Chaque campagne commence ici. - **En ligne** : diffusée, elle dépense son budget quotidien. - **Terminée** ou **Archivée** : campagnes closes, conservées pour leur historique et leurs résultats mais retirées de votre liste active. Les campagnes archivées sont masquées par défaut. Un lien en bas de la liste permet de les afficher, et **Restaurer** dans le menu d'une campagne la fait revenir. ## Publier une campagne Pour publier une campagne, approuvez au moins une création (sur Google Search, l'annonce textuelle) avec la coche sur sa carte, puis cliquez sur **Approuver et publier**. Lethra vérifie que le canal est configuré et n'envoie que les créations approuvées. La campagne arrive sur la plateforme **en pause**, donc rien n'est encore dépensé. Quand vous êtes prêt, cliquez sur **Démarrer la diffusion** et confirmez le budget quotidien. Ensuite, vous pouvez la **Mettre en pause** à tout moment. Meta et Google examinent les nouvelles publicités avant de les diffuser, ce qui peut prendre un certain temps. > **Remarque:** L'agent peut préparer tout cela : vérifier votre connexion, confirmer qu'une > création est approuvée, et préparer la campagne à publier. Il s'arrête juste > avant le bouton. Seule une personne peut publier une campagne et démarrer sa > diffusion. ## Résultats et prospects Une campagne publiée affiche ses impressions, ses clics, ses prospects, ses dépenses, son coût par prospect et son retour estimé. Cliquez sur **Actualiser les stats** pour obtenir les derniers chiffres. Sous les créations, vous trouvez : - **Audience** : la tranche d'âge, la zone et les centres d'intérêt que la campagne cible. - **Lien traçable** : la page où arrivent les personnes qui cliquent, balisée pour que chaque prospect soit compté pour cette campagne. Laissez-le vide pour utiliser votre page de planification. Vous pouvez le modifier tant que la campagne est en brouillon ou en révision. - **Prospects de cette campagne** : les familles qui ont commencé un plan grâce à elle. Elles apparaissent aussi dans l'onglet **Prospects**. Sous les résultats, une courte ligne compte les clics sur un bouton d'appel et les formulaires de contact envoyés sur votre site par des personnes venues de cette campagne. Elle apparaît dès qu'il y en a au moins un. ## Alertes et nouveaux prospects Lethra garde un œil sur vos publicités pour vous. - **Un nouveau prospect venu d'une publicité** apparaît dans votre boîte de réception comme élément À rappeler, avec la campagne d'où il vient, et votre équipe reçoit tout de suite un e-mail. Mieux vaut recontacter le jour même les familles venues par une publicité. L'élément disparaît de lui-même quand le prospect devient un dossier. (Capture d'écran: Un rappel dans la boîte de réception pour une famille venue de la publicité « Plan ahead, Gent », avec son numéro, son e-mail et des boutons pour l'appeler ou lui écrire.) - **Chaque matin**, l'assistant passe vos campagnes en revue comme le ferait un spécialiste de la publicité, et n'ajoute une **alerte publicitaire** à la boîte de réception que lorsque quelque chose a besoin de vous : par exemple une publication qui a échoué, des publicités approuvées jamais publiées, une campagne qui dépense sans apporter de prospects, ou des résultats qui ne sont plus mis à jour. La plupart des jours, il n'y a rien à signaler. Il ajoute au maximum trois alertes par jour, montre les chiffres sur lesquels chacune repose et ne modifie jamais rien lui-même. (Capture d'écran: Une alerte publicitaire dans la boîte de réception : les mêmes personnes voient « Plan ahead, Gent » trop souvent, avec un conseil, un bouton Ouvrir la campagne et Ignorer.) Chaque alerte explique quoi faire et renvoie vers la campagne. Vous pouvez aussi en parler à l'assistant : il sait quelles alertes sont ouvertes et peut vous aider à les régler. ## Ensuite Restez en contact avec les familles entre deux visites : [Réseaux sociaux](/docs/fr/growth/social/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/ads-and-campaigns/ --- # Réseaux sociaux > Planifiez et publiez sur Facebook, Instagram et Google, et partagez automatiquement les nouveaux avis de décès et articles de blog. L'onglet **Réseaux sociaux** de Contenu vous permet de publier sur la Page Facebook de votre entreprise funéraire, son compte Instagram et sa fiche Google, depuis un seul endroit. Rédigez une publication une fois, choisissez où elle paraît, et publiez-la maintenant ou planifiez-la. Les nouveaux avis de décès et articles de blog peuvent être partagés pour vous. (Capture d'écran: L'onglet Réseaux sociaux de Contenu : deux publications à traiter, dont une avec un bouton Réessayer, et en dessous chaque publication avec sa date, ses réseaux et son statut.) ## Connecter vos comptes Vos comptes se connectent dans **Paramètres de l'entreprise > Connexions**, sous **Comptes sociaux**. Tant qu'un réseau n'est pas connecté, l'onglet Réseaux sociaux affiche un bandeau avec un bouton **Ouvrir Connexions** qui vous y emmène. (Capture d'écran: Les comptes sociaux dans Paramètres de l'entreprise > Connexions : Facebook, Instagram et Google, chacun marqué Connecté, avec la Page Facebook utilisée et un bouton Déconnecter.) - **Facebook et Instagram** : cliquez sur **Connecter Facebook et Instagram** et connectez-vous avec un compte Facebook administrateur de la Page de votre entreprise funéraire. Acceptez toutes les autorisations que Facebook demande : Lethra en a besoin pour publier sur votre Page. Instagram est connecté en même temps lorsqu'un compte Instagram professionnel est lié à cette Page. - **Google** : les publications vont sur la fiche Google liée sur la même page, sous Profils. Si vous gérez plusieurs Pages Facebook, choisissez la bonne dans la liste **Page** de la carte Facebook. **Déconnecter** retire l'accès de Lethra ; votre Page et ses publications restent telles quelles. > **Remarque:** Si Facebook n'accepte plus les publications de Lethra, par exemple parce que > le mot de passe a changé ou que quelqu'un a retiré l'accès de Lethra, la > carte affiche **À reconnecter**. Cliquez sur **Reconnecter** et connectez-vous > à nouveau. ## Rédiger une publication Cliquez sur **Nouvelle publication** en haut de l'onglet Réseaux sociaux. (Capture d'écran: L'éditeur de publication : Facebook, Instagram et Google cochés, le texte avec le nombre de caractères par réseau, une image, un lien facultatif, la date et l'heure, et un aperçu de la publication Facebook.) 1. Sous **Publier sur**, cochez les réseaux concernés. 2. Rédigez le texte. En dessous, vous voyez combien de caractères chaque réseau accepte. Pas d'inspiration ? Cliquez sur **Rédiger avec l'IA**, décrivez le sujet, et Lethra rédige un brouillon dans la langue de votre entreprise. Si vous avez déjà écrit quelque chose, il améliore votre texte. 3. Ajoutez des images si vous le souhaitez. **Instagram demande au moins une image** ; Google n'affiche que la première. Pas de photo sous la main ? Cliquez sur **Créer une image avec l'IA** : Lethra crée une image carrée aux couleurs de votre entreprise, avec un court titre et votre logo, à partir du texte de la publication. Cela prend une minute ou deux et l'image apparaît avec les autres ; cliquez à nouveau pour une nouvelle version. 4. Ajoutez un lien si la publication renvoie quelque part, comme un avis de décès ou un article de votre site. Les liens ne sont pas cliquables sur Instagram : Lethra y ajoute le lien au texte. 5. Sous **Quand**, choisissez **Maintenant**, ou **Plus tard** avec une date et une heure. Les heures sont dans le fuseau horaire de votre entreprise. À droite, l'**Aperçu** montre la publication. Passez d'un réseau à l'autre avec les icônes au-dessus. Cliquez sur **Publier maintenant** ou **Planifier**. **Enregistrer comme brouillon** garde la publication sans la publier. Si un réseau risque de refuser la publication, par exemple une image manquante pour Instagram, Lethra vous le signale avant la publication. ## Demander à l'assistant Vous pouvez aussi demander à l'assistant, depuis la barre en bas de l'onglet ou ailleurs dans Lethra. Par exemple : « écris une publication sur notre soirée du souvenir du 2 novembre pour Facebook et Instagram », « qu'est-ce qui est prévu sur les réseaux sociaux la semaine prochaine ? » ou « déplace la publication de jeudi à vendredi 10 h ». L'assistant peut lister et lire vos publications, rédiger et modifier des brouillons, et supprimer des publications qui ne sont pas encore en ligne. Demandez-lui une image et il en crée une aux couleurs de votre entreprise pour le brouillon, qui apparaît sur la publication une minute ou deux plus tard. Il ne publie jamais seul : il affiche une carte avec un bouton **Publier maintenant** ou **Planifier**, et rien ne part tant que vous ne cliquez pas. S'il modifie une publication déjà planifiée, elle redevient un brouillon et vous la confirmez à nouveau. Cliquez sur **Ouvrir dans Réseaux sociaux** sur la carte pour voir la publication dans l'éditeur. ## Vos publications En dessous, l'onglet liste chaque publication : les brouillons, les publications planifiées et celles déjà publiées, chacune avec sa date, son heure, ses réseaux et son statut. Cliquez sur une publication pour l'ouvrir. Une publication publiée s'ouvre en lecture seule, avec un lien **Voir** vers chaque réseau. La modifier ou la supprimer dans Lethra ne change pas ce qui est déjà sur Facebook, Instagram ou Google. Pour voir vos publications dans un calendrier, à côté de vos articles de blog, newsletters et avis de décès, ouvrez l'onglet **Vue d'ensemble** de Contenu. Voir [Croissance](/docs/fr/growth/overview/). ## À traiter Les publications qui vous attendent sont listées en haut de l'onglet : - Les **brouillons**, y compris les partages d'avis de décès et d'articles que Lethra a préparés pour vous. Cliquez sur **Ouvrir** pour les relire et les publier. - Les publications qui n'ont pas atteint tous les réseaux. Lethra réessaie deux fois un réseau en échec, à quelques minutes d'intervalle. Si cela échoue encore, la raison s'affiche en rouge. Corrigez la cause et cliquez sur **Réessayer** : seuls les réseaux en échec sont réessayés, rien n'est publié deux fois. ## Partager automatiquement les avis de décès et articles Cliquez sur le bouton de réglages à côté de **Nouvelle publication** pour ouvrir **Partage automatique**. Choisissez ce qui se passe quand vous publiez un nouvel avis de décès ou article de blog, puis cliquez sur **Enregistrer**. (Capture d'écran: Les réglages du partage automatique : que faire des nouveaux avis de décès et articles de blog, sur quels réseaux partager, et combien de temps attendre avant de publier.) - **Désactivé** : rien n'est partagé. - **Préparer une publication à vérifier** : Lethra rédige la publication et la place sous **À traiter**. Rien n'est publié tant que vous ne le faites pas. - **Publier automatiquement** : Lethra rédige la publication et la publie après le délai choisi sous **Attendre avant de publier**. D'ici là, vous pouvez l'ouvrir depuis la liste pour la modifier ou la supprimer. Lethra rédige ces publications à partir de l'avis ou de l'article : le nom, les années et le lieu, les détails des funérailles si vous les avez ajoutés, et un lien vers le registre de condoléances ou l'article sur votre site. La photo de l'avis ou l'image de couverture de l'article sert d'image. Sans image, la publication n'est pas envoyée sur Instagram. > **Attention:** Un avis de décès n'est jamais partagé lorsque **Masquer des moteurs de > recherche** est coché. Certaines familles préfèrent un avis discret : > respectez ce choix avant d'activer la publication automatique. ## Ensuite Rédigez des articles qui méritent d'être partagés : [Blog](/docs/fr/growth/blog/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/social/ --- # Blog > Rédigez des articles pour votre propre site avec l'assistant, modifiez-les et publiez-les sur le blog de votre site. L'onglet **Blog** de Contenu est le blog de votre entreprise funéraire. Des articles utiles répondent aux questions que les familles recherchent : elles trouvent ainsi votre site et apprennent à vous connaître avant d'appeler. (Capture d'écran: L'onglet Blog de Contenu, avec un bouton Nouvel article et trois articles, chacun avec une photo de couverture, une catégorie, une date, un résumé et l'étiquette Brouillon ou Publié.) Chaque article affiche sa photo de couverture, sa catégorie, sa date et son résumé, et indique s'il est en brouillon ou publié. Cliquez sur un article pour le modifier. ## Rédiger et modifier Cliquez sur **Nouvel article** pour ouvrir un brouillon enregistré. Décrivez le sujet dans la conversation à gauche. Posez des questions ou demandez des modifications : l’article à droite est actualisé après une modification réussie. Vous pouvez aussi modifier le texte directement. **Paramètres** regroupe le titre, l’adresse web, le résumé, l’image et le SEO. **Historique** permet de restaurer une version. La conversation reste associée à l’article. Sur téléphone, alternez entre **Conversation** et **Aperçu**. Les modifications sont enregistrées automatiquement. Mettre à jour un article publié reste une action explicite. **Publier**, **Dépublier** et **Planifier** restent séparés. Les articles planifiés apparaissent dans le calendrier de Contenu et sont publiés par le traitement toutes les cinq minutes. (Capture d'écran: Rédiger et modifier) ## Sélection, modifications et historique Sélectionnez un passage dans l’aperçu, puis décrivez la modification dans la conversation. Une étiquette amovible garde le passage visible. Si le passage change avant la demande, sélectionnez-le à nouveau. Vous pouvez joindre, coller ou déposer des photos dans le champ de conversation. **Historique** se trouve à côté du titre de la conversation. Ouvrez une version pour l’examiner sans modifier le contenu actuel, puis choisissez **Restaurer la version** si nécessaire. Développez **Modifications enregistrées** pour voir les champs concernés et **Annuler la dernière modification**. Une simple réponse à une question ne prétend pas avoir enregistré une modification. Sur ordinateur, **Masquer la conversation** agrandit l’aperçu ; **Afficher la conversation** la rétablit avec votre message non envoyé. **Arrêter** écarte les résultats dont l’enregistrement n’a pas commencé ; les modifications déjà enregistrées restent conservées. En cas de conflit, examinez la dernière version enregistrée avant de garder vos modifications et de réessayer. (Capture d'écran: Examiner une version enregistrée) ## Où apparaissent les articles Les articles publiés apparaissent sur votre site à l'adresse `/blog`, et les plus récents peuvent être affichés sur votre page d'accueil avec une section blog. Les articles deviennent visibles dès que votre site est publié. Votre blog est rédigé uniquement dans la langue de votre entreprise ; il n'y a pas de sélecteur de langue sur votre site. ## Le blog de Lethra Lethra publie aussi des articles éditoriaux sur son site public, en anglais, en français et en néerlandais. Ils sont écrits et gérés par Lethra, et non par chaque entreprise de pompes funèbres. Si vous souhaitez orienter une famille vers un article utile sur un sujet comme le pré-arrangement, vous pouvez renvoyer vers le blog de Lethra comme vous le feriez pour toute autre ressource. ## Ensuite Envoyez vos derniers articles à vos abonnés : [Newsletter](/docs/fr/growth/newsletter/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/blog/ --- # Newsletter > Rédigez, planifiez et envoyez une newsletter aux personnes inscrites, depuis la boîte mail de votre entreprise de pompes funèbres. L'onglet **Newsletter** de Contenu vous permet d'envoyer une newsletter par e-mail aux personnes inscrites, par exemple via le formulaire de votre site. L'assistant rédige un premier brouillon à partir de vos derniers articles et avis de décès. Vous le relisez, puis vous l'envoyez tout de suite ou le planifiez. ## Qui la reçoit Seuls les contacts qui ont accepté de recevoir votre newsletter la reçoivent. Avant l'envoi, le bloc **Destinataires** indique combien de personnes elle atteindra et qui est exclu : - **Pas d'accord pour la newsletter** : le contact figure sur la liste choisie mais ne s'est jamais inscrit. Être sur une liste ne vaut jamais accord. - **Deuil récent** : les familles que vous avez accompagnées récemment sont toujours exclues, même inscrites. Vous réglez la durée dans les paramètres des Contacts. - **Pas d'e-mail utilisable** : le contact n'a pas d'adresse valide. Choisissez **Tous les inscrits à la newsletter**, ou une de vos listes de contacts. Chaque adresse ne reçoit un numéro qu'une fois. ## Rédiger une newsletter Cliquez sur **Nouvelle newsletter** pour ouvrir le modèle de départ. Utilisez la conversation à gauche pour poser des questions ou modifier le texte et la mise en page. L’aperçu à droite est actualisé après chaque modification réussie. Les articles et avis de décès sont facultatifs. Modifiez aussi le texte directement dans l’e-mail. **Paramètres** regroupe l’objet, le texte d’aperçu, la langue et les destinataires. L’assistant ne peut pas modifier la langue ou les destinataires. **Historique** restaure les versions enregistrées. La conversation reste associée à la newsletter. Sur téléphone, alternez entre **Conversation** et **Aperçu**. Le pied de page et le lien de désinscription restent verrouillés. L’enregistrement automatique ne déclenche jamais d’envoi. **M’envoyer un test** envoie uniquement à votre adresse. (Capture d'écran: Rédiger une newsletter) Le bouton photo à côté du champ de conversation permet de joindre vos images. Vous pouvez aussi demander une nouvelle photographie. Les images sont générées et enregistrées avant leur ajout ; un échec est signalé séparément. Chaque modification enregistrée affiche sa version et un bouton de restauration. **Arrêter** annule une demande et **Réessayer** relance une demande échouée. L’aperçu défile comme un seul e-mail. ## Sélection, modifications et historique Sélectionnez un passage dans l’aperçu, puis décrivez la modification dans la conversation. Une étiquette amovible garde le passage visible. Si le passage change avant la demande, sélectionnez-le à nouveau. Vous pouvez joindre, coller ou déposer des photos dans le champ de conversation. **Historique** se trouve à côté du titre de la conversation. Ouvrez une version pour l’examiner sans modifier le contenu actuel, puis choisissez **Restaurer la version** si nécessaire. Développez **Modifications enregistrées** pour voir les champs concernés et **Annuler la dernière modification**. Une simple réponse à une question ne prétend pas avoir enregistré une modification. Sur ordinateur, **Masquer la conversation** agrandit l’aperçu ; **Afficher la conversation** la rétablit avec votre message non envoyé. **Arrêter** écarte les résultats dont l’enregistrement n’a pas commencé ; les modifications déjà enregistrées restent conservées. En cas de conflit, examinez la dernière version enregistrée avant de garder vos modifications et de réessayer. (Capture d'écran: Examiner une version enregistrée) ## Envoi - **Envoyer maintenant** l'envoie tout de suite, après confirmation du nombre de destinataires. - **Planifier** l'envoie à la date et l'heure choisies. D'ici là, **Repasser en brouillon** permet de la modifier. Les e-mails partent progressivement depuis la boîte mail de votre entreprise, et les réponses arrivent dans votre Boîte de réception. Après l'envoi, vous voyez combien ont été envoyés, ont échoué, ont été exclus, et combien de personnes se sont désinscrites. Chaque e-mail contient un lien de désinscription. Une personne désinscrite ne reçoit plus aucune newsletter, même une déjà en cours d'envoi. ## Avec l'assistant Demandez par exemple à l'assistant « rédige la newsletter du mois à partir de nos derniers articles ». Il enregistre un brouillon et l'affiche sous forme de carte. Il peut aussi proposer de la planifier : rien n'est envoyé avant que vous cliquiez sur le bouton de la carte. ## Limites Une newsletter peut atteindre jusqu'à 2 000 personnes. Pour un public plus large, choisissez une liste plus petite. ## Ensuite Les avis de décès et les messages de condoléances sur votre site : [Condoléances](/docs/fr/growth/condolences/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/newsletter/ --- # Condoléances > Publiez des avis de décès sur votre site, approuvez les messages de condoléances et partagez-les avec la famille. Chaque site comprend un **registre de condoléances**. Il apparaît dans le menu et sur la page d'accueil dès qu'un avis de décès est publié. Vous le gérez dans l'onglet **Avis de décès** de Contenu. (Capture d'écran: L'onglet Avis de décès de Contenu : trois avis publiés et, en dessous, des messages de condoléances en attente d'approbation avec les boutons Approuver et Masquer.) ## Publier un avis de décès - **Depuis un dossier** : ouvrez le dossier, puis utilisez **Publier sur le site** dans l'aperçu. Le nom, les dates et le lieu sont repris du dossier. - **Manuellement** : dans l'onglet Avis de décès, utilisez **Ajouter un avis**. (Capture d'écran: La fenêtre Ajouter un avis : nom complet, dates de naissance et de décès, lieu, photo, texte, la date et le lieu de la cérémonie, et des liens vers les documents commémoratifs et le soutien.) Ajoutez une photo, un court texte, et la date et le lieu de la cérémonie. Sans photo, Lethra peut créer à la place une image commémorative sobre. Sous documents commémoratifs et soutien, vous pouvez ajouter des liens publics vers le faire-part, la carte souvenir, la page de commande d'un fleuriste ou l'association choisie par la famille. Laissez un champ vide pour le masquer. Si la famille ne souhaite pas de fleurs, désactivez la commande de fleurs, et ajoutez en langage courant les souhaits concernant les dons ou une cérémonie dans l'intimité. Vous pouvez aussi masquer une page des moteurs de recherche si la famille le souhaite, et retirer un avis de décès du site à tout moment. ## Approuver les messages Les visiteurs écrivent d'abord leur message et peuvent joindre des photos ou des vidéos. Ensuite seulement, ils indiquent leur nom, un e-mail et un téléphone facultatifs, et acceptent la déclaration de confidentialité. Rien n'est publié avant votre approbation sous **En attente d'approbation**. Chaque nouveau message apparaît aussi dans votre boîte de réception comme **Condoléance à vérifier**, et l'approuver ou le masquer à l'un des deux endroits le fait disparaître des deux. Les adresses e-mail ne sont jamais affichées publiquement. ## La famille Si la famille a accès au portail familial, elle voit tous les messages approuvés et peut les télécharger en PDF à garder en souvenir. ## Ensuite Retour au début de Croissance : [Vue d'ensemble de Croissance](/docs/fr/growth/overview/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/growth/condolences/ --- # Dossiers et tâches > Travailler un dossier au quotidien, les onglets, les statuts, les tâches, et la chronologie qui garde la trace de tout ce qui s'est passé. Un dossier, c'est là que se passe le travail quotidien. Une fois les deux premiers champs remplis et la fiche créée, vous y reviendrez sans cesse : ajouter des services, cocher des tâches, vérifier ce que l'agent a remarqué. Cette page couvre ce travail de routine. ## Faire évoluer le statut Chaque dossier a un statut, affiché comme une suite d'étapes en haut du dossier. Cliquez sur une étape pour y faire passer le dossier. Par défaut, un dossier commence à **Premier appel** et traverse les étapes que suit naturellement un dossier : Conférence d'arrangement, Arrangements confirmés, Prise en charge, Documents en attente, Service planifié, Service terminé, Suivi et Clôturé. Votre maison peut modifier cette liste dans **Votre entreprise**, sous **Workflow & Types**. (Capture d'écran: La rangée de statuts en haut d'un dossier, de Premier appel à Suivi, avec Arrangements confirmés sélectionné.) (Capture d'écran: La page Dossiers : les dossiers avec leur badge de statut, le prochain service et le contact principal.) Le statut permet à votre équipe de voir d'un coup d'œil où en est chaque dossier. Il apparaît en badge sur la page Dossiers, où vous pouvez filtrer dessus, et l'agent peut le mettre à jour en travaillant le dossier. Il reste interne : les familles ne le voient pas dans leur portail. ## Les onglets Une fois le dossier ouvert, le travail est réparti entre des onglets : Aperçu, Services & Tâches, Documents, Carnet de la famille, Notes, Agent et Assistant. La majeure partie de votre travail quotidien se passe dans **Services & Tâches**, sur lequel porte cette page. Le **Carnet de la famille** montre, sujet par sujet, ce que la famille a partagé dans son portail. > **Remarque:** Aperçu et Documents sont couverts dans > [Créer votre premier dossier](/docs/fr/getting-started/first-case/). Les > onglets Agent et Assistant sont couverts dans > [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). ## Tâches Les tâches forment la liste des choses à faire sur un dossier : ce que quelqu'un doit accomplir, avec une échéance facultative et un responsable. Elles se trouvent sous les services et les réunions du dossier, dans l'onglet Services & Tâches, réparties entre une liste ouverte et une liste **Terminées**. Pour voir d'un coup les tâches ouvertes de tous les dossiers, passez la page **Dossiers** en vue **Tâches**. Elles y sont regroupées par échéance. Affinez la liste avec **Toutes les tâches**, **Mes tâches** ou **Non attribuées**, cochez une tâche directement, ou cliquez dessus pour ouvrir son dossier. (Capture d'écran: La vue Tâches de la page Dossiers : les tâches ouvertes de tous les dossiers, regroupées sous Aujourd'hui, Demain et Cette semaine.) - **Ajout rapide.** Tapez un titre dans le champ en haut et appuyez sur Entrée. La tâche apparaît immédiatement, sans formulaire séparé à remplir. - **Édition en ligne.** Cliquez sur le titre d'une tâche pour le modifier sur place. Appuyez sur Entrée pour enregistrer, ou sur Échap pour annuler. - **Glisser pour réordonner.** Saisissez la poignée à gauche d'une tâche et déplacez-la vers le haut ou le bas. L'ordre que vous fixez est celui que la liste conserve. - **Cocher une tâche** la déplace de la liste ouverte vers la liste Terminées, barrée, plutôt que de la supprimer. (Capture d'écran: La liste des tâches d'un dossier : le champ d'ajout rapide, les tâches ouvertes avec échéance et responsable, dont une attribuée à la famille et partagée, et les tâches terminées barrées en dessous.) ### Échéances et attribution Survoler une tâche fait apparaître ses réglages d'échéance et de responsable. - **Date et heure d'échéance.** Cliquez sur l'icône calendrier pour choisir une date et, éventuellement, une heure parmi des raccourcis ou votre propre choix. Une tâche dont l'échéance est dépassée est marquée en retard, en rouge. - **Responsable.** Cliquez sur l'icône du responsable pour confier la tâche à un collègue, à Lethra, ou à la famille. Les tâches sans responsable n'affichent l'icône qu'au survol. ### Partager une tâche avec la famille Une tâche peut être marquée comme partagée avec la famille, pour des choses comme « signer l'autorisation » ou « nous envoyer les photos pour le diaporama ». Le partage se fait via l'icône à côté du responsable : une icône de partage tant que la tâche est interne, une coche une fois qu'elle est partagée. Cliquez à nouveau pour arrêter le partage. > **Remarque:** Une tâche doit avoir un responsable avant de pouvoir être partagée. Si vous > l'attribuez directement à la famille, le partage est automatique, puisqu'il > n'y a personne d'autre à qui elle pourrait être destinée. Retirer le > responsable arrête aussi le partage. ## La chronologie Chaque dossier tient une chronologie, dans son onglet **Agent** : un historique des appels, e-mails et messages qui s'y rapportent, regroupés en fils de discussion. Chaque fil affiche son canal, sa dernière activité et le nombre d'événements qu'il contient. Déplier un fil montre chaque message ou appel dans l'ordre, avec ses pièces jointes. (Capture d'écran: La chronologie de l'onglet Agent : des fils par e-mail, appel et chat, avec le fil Order of service ouvert sur l'e-mail envoyé et la réponse de la famille.) La chronologie ne se tient pas à la main. Elle se remplit au fil du travail sur le dossier : un e-mail que l'agent rédige et que vous envoyez, une réponse qui arrive, un appel que vous consignez. C'est l'endroit à consulter pour reconstituer ce qui a réellement été dit, et quand, plutôt que de se fier à sa mémoire ou de fouiller dans une boîte mail. ## Ensuite Placer les services et les rendez-vous dans l'agenda : [Planification](/docs/fr/daily-work/scheduling/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/daily-work/cases-and-tasks/ --- # Planification > L'agenda des funérailles, visites et crémations, la création et la modification des rendez-vous, leur lien avec un dossier, et ce que voit la famille. Chaque date liée à un dossier, une visite le jeudi, une crémation le vendredi, provient du même endroit : les services et les rendez-vous inscrits sur ce dossier. Cette page explique comment les ajouter et ce qui se passe une fois qu'ils y sont. ## Les services Un service est une chose qui se déroule à une heure et à un endroit : **Inhumation**, **Crémation**, **Crémation directe**, **Service commémoratif**, **Service au cimetière**, **Visite**, **Célébration de la vie**, ou **Autre**. Votre maison peut modifier cette liste dans **Votre entreprise**, sous **Workflow & Types**. Un dossier en compte souvent plusieurs, et chacun s'ajoute depuis l'onglet Services & Tâches avec sa propre date, heure et durée. Pour voir ce qui arrive dans tous les dossiers, passez la page **Dossiers** en vue **Calendrier**. Elle montre le prochain service de chaque dossier, jour par jour. (Capture d'écran: La vue Calendrier de la page Dossiers : les services à venir par jour, un service commémoratif demain, puis une visite et une inhumation cette semaine.) Ajoutez le lieu, l'officiant, le cimetière et la concession, le cercueil ou l'urne, et toute demande particulière au fur et à mesure que vous les apprenez. Tout reste replié derrière un bouton **Afficher les détails** pour garder la fiche lisible même chargée, et tout reste modifiable plus tard en rouvrant le même formulaire. (Capture d'écran: Une crémation ouverte avec Afficher les détails : le lieu et l'adresse, l'officiant, le cercueil et une demande particulière, avec Inscription des invités activé et sept réponses.) Chaque fiche de service comporte aussi un interrupteur **Inscription des invités**. Activez-le pour ouvrir les inscriptions à ce service. La fiche indique combien de réponses sont arrivées. > **Attention:** La famille voit tous les services du dossier, avec la date, l'heure et le > lieu que vous avez renseignés. Si une visite n'a pas son heure sur le > dossier, elle ne l'aura pas non plus dans le portail. ## Services prévus En haut de l'onglet Services & Tâches, **Services prévus** liste ce qui a été prévu pour le dossier à partir du catalogue de services de votre maison, avec la quantité, le prix et un total. Utilisez son bouton **Ajouter un service** pour choisir un élément du catalogue, ou ajoutez une ligne libre avec votre propre description et votre prix. Quand une famille s'intéresse à un service depuis son portail, la demande apparaît aussi ici. Choisissez **Ajouter au dossier** pour le prévoir, ou **Ignorer**. Les familles voient dans leur portail ce qui est prévu, mais jamais les prix. (Capture d'écran: Les services prévus d'un dossier, avec quantité, prix et total, et au-dessus la demande d'une famille pour un café avec Ajouter au dossier et Ignorer.) ## Rendez-vous internes En plus des services, un dossier peut aussi contenir des rendez-vous réservés à votre propre équipe : réunions internes, appels, ou toute chose méritant une heure fixée qui ne fait pas partie des funérailles elles-mêmes. Chaque rendez-vous a un titre, un type (réunion, appel ou autre), une date, une heure, une durée, un lieu et une description libre. Les appels consignés sur le dossier apparaissent dans la même liste **Réunions & appels**. Ces rendez-vous sont internes. Ils servent à votre équipe pour suivre ce qui se passe sur un dossier, pas à informer la famille, et n'apparaissent jamais dans le portail familial. (Capture d'écran: Réunions & appels d'un dossier : une conférence d'arrangement et deux appels, avec Ajouter une réunion en haut à droite.) ## Créer et modifier Depuis l'onglet Services & Tâches, utilisez **Ajouter un service** sous Services pour tout ce que la famille doit voir, et **Ajouter une réunion** sous Réunions & appels pour tout ce qui est purement interne. Les deux s'ouvrent de la même façon : remplissez les champs, enregistrez, et l'élément apparaît sous forme de fiche. Cliquez sur le crayon d'une fiche pour la modifier, ou sur l'icône poubelle pour la supprimer. ## Lier un rendez-vous à des notes Un rendez-vous ou un appel consigné peut être lié directement à des notes de réunion depuis sa fiche. Si vous êtes sur le point de rencontrer une famille, ou que vous venez de raccrocher, utilisez **Transcrire & noter** pour démarrer un enregistrement déjà lié à ce rendez-vous, ou **Lier une note existante** pour en rattacher une déjà rédigée. Une fois une note liée, **Voir les notes** l'ouvre. Voir [Notes de réunion](/docs/fr/daily-work/meeting-notes/) pour comprendre le fonctionnement de l'enregistrement lui-même. ## Ce que voit la famille Dans le portail familial, l'onglet **Aperçu** comporte une section **Programme** qui liste les services du dossier, avec leur date, leur heure et leur lieu. Les familles peuvent ajouter n'importe quel service daté à leur propre agenda avec **Ajouter à l'agenda**, ce qui télécharge un fichier d'agenda standard sans nécessiter de compte auprès d'un fournisseur d'agenda particulier. Plus haut, sous « Où en sont les choses », le portail affiche le service à venir le plus proche, pour qu'une famille qui consulte le dossier n'ait pas à chercher dans tout le programme ce qu'elle est venue vérifier. Tant qu'aucune date n'est fixée, il lui indique que la maison funéraire communiquera bientôt la date. ## Ensuite Enregistrer et organiser ce qu'une famille vous dit : [Notes de réunion](/docs/fr/daily-work/meeting-notes/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/daily-work/scheduling/ --- # Notes de réunion > Enregistrer une réunion familiale, diarisation et transcription, ce que l'agent organise à partir de celle-ci, reprendre un enregistrement, et l'éditeur de notes. Les réunions avec une famille contiennent des informations qu'on ne peut obtenir autrement : ce qu'elle veut réellement, dans ses propres mots. L'onglet Notes existe pour que cette conversation ne reste pas uniquement dans votre mémoire. ## Démarrer un enregistrement Depuis l'onglet **Notes** d'un dossier, ou depuis **Notes de réunion** dans la barre latérale, cliquez sur **Nouvelle note**. La capture démarre immédiatement : une forme d'onde en direct et un chronomètre montrent que le microphone est actif, et une transcription se constitue en temps réel au fur et à mesure que les personnes parlent. Cliquez sur la flèche à côté du chronomètre pour l'afficher ou la masquer. (Capture d'écran: La page Notes de réunion : trois notes avec le dossier auquel elles appartiennent et un court résumé, et un bouton Nouvelle note.) Vous pouvez aussi démarrer un enregistrement déjà lié à un rendez-vous ou un appel précis. Depuis un rendez-vous ou un appel consigné dans l'onglet Services & Tâches, utilisez **Transcrire & noter** : l'enregistreur s'ouvre déjà rattaché à cet élément, avec le titre et les participants déjà renseignés. (Capture d'écran: Réunions & appels dans l'onglet Services & Tâches : une conférence d'arrangement et deux appels, chacun avec Transcrire & noter et Lier une note existante, et Voir les notes sur celui qui a déjà une note.) Pendant l'enregistrement, vous pouvez : - **Taper en parallèle.** La zone d'écriture principale accueille tout ce que vous voulez écrire dans vos propres mots pendant que la conversation se déroule. - **Donner un titre**, ou le laisser vide et laisser un titre se générer une fois qu'il y a du contenu. - **Choisir le dossier.** Depuis la page Notes de réunion, un sélecteur de dossier se trouve sous le titre. Laissez-le sur **Général** si la note n'appartient à aucun dossier. - **Mettre en pause.** **Arrêter** met le microphone en pause, et **Reprendre** le relance. - **Arrêter et revenir plus tard.** Quitter l'enregistreur avec **Retour aux notes** enregistre ce que vous avez comme une note, sans le perdre, sauf si elle est totalement vide. ## Diarisation et transcription La transcription en direct que vous voyez pendant l'enregistrement est une première passe. Lorsque vous cliquez sur **Générer les notes**, Lethra repasse l'audio enregistré dans une seconde transcription, plus soignée, qui sépare les intervenants, afin que le compte-rendu puisse dire « Intervenant A » et « Intervenant B » plutôt qu'un seul bloc continu. Si cette étape échoue pour une raison quelconque, elle revient à la transcription en direct plutôt que de perdre l'enregistrement. ## Ce que l'agent en extrait Une fois qu'il y a une transcription, des notes tapées, ou les deux, arrêtez l'enregistrement et cliquez sur **Générer les notes** pour la transformer en note structurée. Elle est rédigée dans la langue dans laquelle vous utilisez Lethra et suit toujours le même plan : - **Résumé**, quelques phrases sur l'objet de la réunion. - **Participants**, qui était présent. - **Décisions clés**, ce qui a réellement été convenu. - **Actions à mener**, ce qu'il reste à faire, et par qui si cela a été précisé. - **Prochaines étapes**, et **Autres notes** pour tout le reste. (Capture d'écran: Une note de réunion organisée, avec les sections Résumé, Participants et Décisions clés, et au-dessus les boutons Reprendre la réunion et Transcription.) Cette note structurée devient le contenu principal de la note. La transcription brute et vos notes tapées restent disponibles à côté, pour pouvoir toujours revenir sur ce qui a réellement été dit si le résumé oublie quelque chose. Si la note appartient à un dossier, la note structurée est aussi partagée avec l'agent de ce dossier, pour qu'il puisse prendre en charge les suites. Lethra le confirme par un message « Partagé avec l'agent ». ## Reprendre un enregistrement existant Ouvrez n'importe quelle note et choisissez **Reprendre la réunion** pour poursuivre la conversation : le microphone redémarre, la transcription précédente est conservée, et le nouvel audio s'y ajoute plutôt que de la remplacer. C'est la façon de gérer une réunion qui se met en pause et reprend plus tard, ou un appel de suivi sur le même sujet, sans se retrouver avec deux notes disjointes. ## L'éditeur de notes Chaque note s'ouvre dans un éditeur où le texte principal peut être modifié directement comme n'importe quel document. Il s'enregistre au fil de la frappe. Les boutons au-dessus affichent en dessous la **Transcription** et les **Notes originales** (vos notes tapées), pour les comparer au résumé. Une note pas encore organisée propose **Organiser les notes** à la place. **Supprimer** efface la note purement et simplement. Sur téléphone, ces actions se trouvent dans le menu en haut à droite. Une note peut être rattachée à un dossier à tout moment, qu'elle y ait été créée directement ou depuis la page générale Notes de réunion : utilisez le sélecteur de dossier de la note, et **Voir le dossier** pour ouvrir le dossier. Une fois rattachée, elle apparaît parmi les autres notes de ce dossier, et peut être reliée au rendez-vous ou à l'appel dont elle provient. La page Notes de réunion n'affiche d'abord que vos propres notes. Utilisez le filtre à côté de la barre de recherche pour voir celles de vos collègues, ou pour filtrer par auteur ou par dossier. Taper dans la barre de recherche filtre la liste, et appuyer sur Entrée pose votre question à l'Assistant sur l'ensemble de vos notes. > **Remarque:** Les notes de réunion sont internes. Les familles ne voient jamais l'onglet > Notes, la transcription, ni rien de ce qui en est généré, à moins que vous ne > choisissiez séparément de leur partager quelque chose. ## Ensuite Où finit une tâche ou un service évoqué en réunion : [Dossiers et tâches](/docs/fr/daily-work/cases-and-tasks/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/daily-work/meeting-notes/ --- # Documents > La page Documents de l'entreprise et l'onglet Documents du dossier, le téléversement de fichiers, l'aperçu des PDF, le partage avec la famille, les épreuves, les versions et la suppression. Les documents se trouvent à deux endroits : la page **Documents** de l'entreprise, dans la barre latérale, et l'onglet **Documents** de chaque dossier. La page Documents rassemble tout ce qui a été rédigé dans Lethra. L'onglet du dossier montre les brouillons de cette famille, ainsi que les fichiers téléversés sur le dossier. ## La page Documents La page **Documents** principale liste tous les documents rédigés par votre entreprise, répartis en deux onglets : - **Tous les documents** affiche tous les documents, qu'ils soient liés ou non à un dossier. - **Modèles** affiche vos modèles réutilisables, traités dans [Modèles de documents](/docs/fr/documents-hub/templates/). (Capture d'écran: La page Documents : brouillons et documents finaux sous forme de cartes, une barre de recherche, et le choix entre Tous les documents et Modèles.) Depuis cette page, vous pouvez créer un document vierge avec **Nouveau document**, importer un fichier `.docx` existant avec **Importer un fichier Word**, ou ouvrir un document déjà présent. Utilisez la barre de recherche pour retrouver un document par son titre, ou pour interroger l'assistant sur vos documents. > **Remarque:** L'import d'un fichier `.docx` fonctionne soit comme document ponctuel, soit > comme nouveau modèle, jusqu'à 15 Mo. Choisissez **Un nouveau document** ou > **Un modèle réutilisable** au moment de l'import. (Capture d'écran: La fenêtre Importer un fichier Word, avec le choix du fichier et le choix entre Un nouveau document et Un modèle réutilisable.) ## L'onglet Documents du dossier Ouvrez un dossier et allez dans son onglet **Documents** pour retrouver tout ce qui concerne cette famille au même endroit. Il est réparti en trois sections. (Capture d'écran: L'onglet Documents d'un dossier : un avis de décès et un devis sous Brouillons, et en dessous la zone de dépôt des fichiers.) - **Brouillons** sont les documents créés dans l'éditeur de Lethra et liés à ce dossier. Utilisez **Nouveau brouillon** pour partir d'un **Document vierge** ou **À partir d'un modèle**. Cliquer sur un brouillon l'ouvre dans l'éditeur. - **Épreuves de papeterie** sont les créations envoyées à la famille pour vérification, décrites plus bas. - **Fichiers téléversés** sont les fichiers ajoutés au dossier : certificats scannés, formulaires signés, photos, tout ce qui n'a pas été créé dans Lethra. Les brouillons et les fichiers téléversés sont regroupés par type de document (certificat de décès, permis d'inhumation, contrat de service, etc.), selon les types configurés pour votre entreprise. ## Téléverser un fichier Dans la section **Fichiers téléversés**, choisissez le type de document dans le menu déroulant, puis déposez un fichier sur la zone prévue ou cliquez sur **Choisir un fichier** pour en choisir un depuis votre ordinateur. Le téléversement affiche sa progression, et le fichier apparaît dans le groupe correspondant dès qu'il est terminé. ## Aperçu sans quitter l'application Cliquez sur un fichier téléversé pour l'ouvrir dans une fenêtre d'aperçu. Les PDF s'affichent directement dans la fenêtre, sans besoin de télécharger le fichier pour en vérifier le contenu. Si un fichier ne peut pas être prévisualisé, Lethra vous le signale plutôt que d'afficher un écran vide. Utilisez le bouton de téléchargement à côté d'un fichier si vous en avez besoin d'une copie sur votre ordinateur. ## Partager un document avec la famille Chaque fichier téléversé dispose d'un interrupteur de partage. L'activer rend ce fichier visible pour la famille dans le [portail familial](/docs/fr/getting-started/family-portal/) ; le désactiver le retire à nouveau. L'icône indique l'état d'un coup d'œil : une icône de partage signifie que la famille ne le voit pas encore, une coche signifie qu'elle le voit. (Capture d'écran: Les fichiers téléversés d'un dossier, groupés par type, chacun avec Envoyer comme épreuve, une icône de partage ou une coche quand la famille peut le voir, téléchargement et suppression. Au-dessus, un faire-part envoyé comme épreuve.) > **Attention:** Le partage se fait fichier par fichier et reste toujours votre choix. Un > document n'est jamais visible pour une famille parce que l'agent l'a préparé, > seulement parce que vous avez activé le partage pour ce fichier précis. ## Envoyer une épreuve à la famille Pour un faire-part, une image mortuaire ou un autre imprimé, téléversez la création et cliquez sur **Envoyer comme épreuve** à côté. Elle apparaît alors sous **Épreuves de papeterie**, avec sa version et son statut. La famille la relit dans son portail, dans l'onglet **Les adieux**, et la confirme ou demande une correction. ## Modifier et versions Un brouillon s'ouvre comme un document Word, affiché page par page. Pour le modifier, demandez-le à l'**Assistant** dans le panneau à côté, en langage courant. Ses modifications arrivent sous forme de modifications suivies, que vous acceptez ou refusez une par une, ou toutes à la fois, dans **Modifications**. (Capture d'écran: Un avis de décès dans l'éditeur avec le panneau Modifications ouvert : deux modifications suivies de l'assistant, chacune à accepter ou refuser, et Tout accepter et Tout refuser en haut.) (Capture d'écran: Le panneau Historique : quatre versions de l'avis de décès, avec quand et pourquoi chacune a été enregistrée, la version actuelle marquée, et les boutons d'aperçu et de restauration.) Chaque changement enregistre une nouvelle version du document. L'en-tête de l'éditeur indique le numéro de version et le moment du dernier enregistrement, et **Historique** liste toutes les versions, pour en prévisualiser une plus ancienne et la restaurer. ## Supprimer Les brouillons comme les fichiers téléversés peuvent être supprimés depuis leur icône de corbeille, et un document ouvert depuis **Supprimer le document** dans le menu de l'éditeur. Lethra vous demande de confirmer, car supprimer un brouillon retire le document lui-même et supprimer un fichier téléversé le retire du stockage. Aucune des deux actions ne peut être annulée. ## Ensuite Créer des documents réutilisables : [Modèles de documents](/docs/fr/documents-hub/templates/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/documents-hub/documents/ --- # Modèles de documents > Créer des modèles réutilisables avec variables, rédiger avec l'IA à partir d'un modèle, et exporter un document en PDF ou DOCX. Un modèle est un document destiné à être réutilisé, comme un contrat de service ou une lettre type, avec des emplacements pour les détails qui changent d'un dossier à l'autre. Les modèles se trouvent dans l'onglet **Modèles** de la page Documents. ## Créer un modèle Créez un nouveau modèle avec **Nouveau modèle** dans l'onglet Modèles, ou transformez un document existant en modèle depuis son menu (**Enregistrer comme modèle**, et inversement avec **Convertir en document**). Donnez-lui un nom et un type de document, afin qu'il se regroupe correctement avec vos autres types de documents dans l'onglet du dossier et dans le menu de création à partir d'un modèle. (Capture d'écran: L'onglet Modèles de la page Documents : trois modèles, chacun avec son type, Rédiger le document et Utiliser ce modèle, et Nouveau modèle en haut à droite.) Vous pouvez aussi importer un fichier `.docx` existant comme point de départ plutôt que de partir de zéro. ## Variables Un modèle peut contenir des emplacements `{{variable}}` que Lethra remplit à partir du dossier et de l'entreprise. Le panneau **Variables** de l'éditeur liste ce qui est disponible : - **Variables du dossier**, comme le nom du défunt, les dates de naissance et de décès, et le nom, l'e-mail, le téléphone et le lien de parenté du contact principal. - **Variables de l'entreprise**, comme le nom, l'adresse, le téléphone et le site web de votre entreprise. - **Variables générales**, comme la date du jour et l'e-mail de la personne connectée. (Capture d'écran: Un modèle ouvert dans l'éditeur : un avis de décès avec des variables comme full_name et date_of_death entre doubles accolades, et l'assistant IA à côté.) Depuis ce panneau, vous pouvez cliquer sur une variable pour l'ajouter à la fin du document, choisir le **Dossier lié**, et utiliser **Tout résoudre** pour remplir en une fois toutes les variables déjà présentes dans le document à partir de ce dossier. Les valeurs introuvables restent vides plutôt que d'être devinées. (Capture d'écran: Le panneau Variables à côté d'un modèle, lié au dossier de Margriet Vandenberghe : chaque variable avec la valeur qu'elle recevrait, et Tout résoudre en haut.) ## Utiliser un modèle Dans l'onglet Modèles, chaque modèle a deux boutons. **Utiliser ce modèle** crée une copie sur laquelle travailler, et **Rédiger le document** demande à l'agent de la remplir, comme décrit ci-dessous. Vous pouvez aussi partir d'un modèle depuis un dossier, avec **Nouveau brouillon** puis **À partir d'un modèle** dans son onglet Documents. ## Rédiger avec l'IA à partir d'un modèle Cliquez sur **Rédiger le document** sur un modèle pour que l'agent produise un brouillon rempli en une seule étape. Dans la fenêtre **Rédiger avec l'IA**, choisissez le dossier pour lequel il doit rédiger (ou aucun), ajoutez d'éventuelles instructions en langage courant, et Lethra génère un nouveau document à partir du modèle et l'ouvre dans l'éditeur, prêt à être vérifié. (Capture d'écran: La fenêtre Rédiger avec l'IA pour le modèle Avis de décès, liée au dossier de Margriet Vandenberghe, avec des instructions sur la boulangerie et un don plutôt que des fleurs.) (Capture d'écran: Un avis de décès terminé pour Margriet Vandenberghe dans l'éditeur, avec l'assistant IA et ses actions rapides à droite.) > **Remarque:** Cela crée un brouillon à relire. Rien n'est envoyé ni classé automatiquement : > c'est toujours vous qui décidez de la suite à donner au document terminé. ## Générer un PDF ou un DOCX Depuis le menu de l'éditeur de document, vous pouvez : - **Exporter en Word (.docx)**, ce qui vous donne le fichier tel que Word l'enregistrerait. - **Exporter en PDF**, ce qui utilise l'impression de votre navigateur pour produire un PDF du document tel qu'il apparaît à l'écran. (Capture d'écran: Le menu de l'éditeur de documents : Exporter en Word (.docx), Exporter en PDF, Enregistrer comme modèle et Supprimer le document.) Il n'existe pas de centre d'impression ou d'export séparé. Ces deux options se trouvent dans ce seul menu, sur le document lui-même, de sorte que l'exportation reste toujours la dernière étape, une fois la rédaction terminée. ## Ensuite Téléverser et partager des fichiers : [Documents](/docs/fr/documents-hub/documents/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/documents-hub/templates/ --- # La boîte de réception, en détail > Comment les éléments arrivent et repartent, ce qui se passe quand vous validez un brouillon, depuis quelle boîte part un message, comment répondre à l'agent, et qui voit quoi. L'[aperçu de la boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/) couvre l'organisation de l'écran et une routine quotidienne. Cet article détaille ce qu'il faut savoir une fois que vous l'utilisez tous les jours. ## Comment les éléments arrivent et repartent Chaque élément, c'est quelque chose qui s'est passé sur un dossier ou un prospect, accompagné d'une question pour une personne. Lethra l'ajoute quand la situation se présente et le retire quand elle est réglée, où que cela se fasse. - Un **brouillon** disparaît quand il est envoyé ou supprimé, que ce soit dans la boîte de réception, sur le dossier ou dans le chat de l'assistant. Si l'agent écrit un brouillon plus récent à la même personne, celui-ci remplace l'ancien. Si vous l'envoyez depuis vos brouillons Gmail, Lethra le remarque aussi. - Une **condoléance** disparaît quand elle est publiée ou masquée, dans la boîte de réception ou sous **Croissance**, **Avis de décès**. - Un **First Call** ou un **rappel** disparaît quand vous le marquez comme traité, ou quand le prospect devient un dossier. - La demande d'une famille qui veut **parler tout de suite** disparaît d'elle-même dès que quelqu'un décroche. - Un **e-mail qui n'est pas parti** disparaît quand il est renvoyé ou ignoré. - Un **message de la famille**, envoyé via le portail familial, disparaît quand vous lui avez répondu et l'avez marqué comme traité. - Une **alerte publicitaire** disparaît d'elle-même quand la revue du lendemain matin constate que le problème est réglé, par exemple après avoir publié la campagne concernée. Vous pouvez aussi l'ignorer ; elle reste alors silencieuse pendant 14 jours. La liste reste donc fidèle à la réalité : ce que vous avez réglé sur le dossier ne traîne pas dans la boîte de réception. ## Ce qui se passe quand vous validez Valider envoie l'e-mail immédiatement. Il ne part qu'une fois, même si deux personnes valident le même brouillon au même moment : la seconde est prévenue qu'il a déjà été traité. Si l'e-mail ne peut pas être envoyé, il revient dans la boîte de réception sous **E-mail non envoyé**, avec la raison. Choisissez **Réessayer** pour un nouvel essai. Si l'e-mail est revenu non distribué, l'adresse est probablement fausse : vérifiez-la sur le dossier, puis demandez à l'agent de le renvoyer. Réessayer donnerait le même résultat, c'est pourquoi ce bouton n'est pas proposé. (Capture d'écran: Un e-mail qui n'est pas parti : l'e-mail à la commune, marqué Échec de l'envoi, la raison, et Réessayer, Je m'en occupe et Ignorer.) > **Remarque:** Par défaut, rien de ce que l'agent écrit à une famille ou à un fournisseur ne > quitte votre entreprise sans qu'une personne l'ait validé. Une entreprise peut > laisser l'agent envoyer seul, sous **Votre entreprise**, **Fournisseurs**, > **E-mails sortants**. Ces e-mails ne passent pas par la boîte de réception, sauf si l'envoi échoue. ## Depuis quelle boîte un message est envoyé Chaque brouillon destiné à une famille ou un fournisseur part de l'un de ces deux endroits, et le brouillon indique lequel avant que vous ne le validiez. (Capture d'écran: Un brouillon de l'agent marqué Envoi depuis la boîte de l'agent, avec en dessous Approuver et envoyer, Rejeter, Utiliser mon Gmail et Enregistrer comme règle.) - **Votre Gmail**, pour que le message arrive comme venant de vous personnellement. - **La boîte de l'agent**, une adresse distincte appartenant à l'entreprise plutôt qu'à une personne. Si ce n'est pas la bonne pour ce message, changez-la sur le brouillon avant l'envoi. ### Enregistrer votre choix comme règle **Enregistrer comme règle** apprend à l'agent à utiliser la même boîte pour ce type d'e-mail la prochaine fois : vous corrigez le schéma une fois plutôt que chaque semaine. La plupart des entreprises finissent par envoyer la correspondance familiale depuis un Gmail personnel, et les e-mails aux fournisseurs ou administratifs depuis la boîte de l'agent, mais il n'y a pas de règle fixe : cela suit ce que vous lui enseignez. Les réponses reviennent vers la boîte d'où le message d'origine est parti, et Lethra lit les réponses liées à un dossier dans les deux cas, pour que le dossier reste à jour. ## Votre connexion Gmail et le miroir des brouillons Connecter votre compte Gmail est ce qui permet d'envoyer depuis votre propre adresse. Une fois connecté, un brouillon réglé pour partir depuis votre Gmail est aussi copié dans votre dossier Brouillons de Gmail, pour que vous puissiez le relire à l'un ou l'autre endroit. Le valider dans Lethra l'envoie. Connectez ou déconnectez Gmail depuis les paramètres de votre compte. Sans cette connexion, les brouillons peuvent toujours être validés et envoyés depuis la boîte de l'agent. (Capture d'écran: Votre compte avec un compte Google connecté : l'agenda, Activer l'envoi d'e-mails, et les préférences de boîte d'envoi que suit l'agent.) ## Répondre à l'agent L'agent demande une décision quand il arrive à quelque chose qu'il ne doit pas trancher seul : une donnée du dossier qui diffère d'eLys, un choix que la famille a laissé ouvert, une information que seule votre équipe possède. Sa question attend dans la boîte de réception jusqu'à ce que quelqu'un s'en occupe. (Capture d'écran: La question de l'agent sur une date de décès différente de celle d'eLys, avec une zone de réponse, un bouton Envoyer à l'agent, et Je m'en occupe et Marquer comme traité en dessous.) Tapez votre réponse et cliquez sur **Envoyer à l'agent**. Elle s'ajoute à une conversation avec l'agent au sujet de ce dossier, que vous retrouvez dans l'onglet **Assistant** du dossier, et l'agent y répond. La famille ne la voit jamais. ## Qui voit quoi - Les éléments **Urgent** vont à tout le monde. - Les éléments liés à un dossier vont aux personnes qui en sont responsables : celle qui a créé le dossier et toute personne qui y a une tâche ouverte. Elles les voient sous **Pour vous**. - Sur un dossier partagé avec toute l'équipe, ce qui est le cas par défaut, tous les autres voient ses éléments sous **Équipe**. Vous changez cela dossier par dossier avec **Partager les éléments de la boîte de réception avec toute l'équipe**, dans l'onglet **Agent** du dossier. - Les éléments qui ne sont encore rattachés à aucun dossier vont à tout le monde, sous **Équipe**. Le partage change à qui l'on demande, pas qui peut ouvrir un dossier. Tout le monde dans votre entreprise peut toujours ouvrir chaque dossier, et **Inclure les dossiers qui ne me sont pas partagés**, en haut de la boîte de réception, affiche aussi ces éléments. ## Ensuite Ce que l'agent fait seul, et ce qu'il vous laisse toujours : [Travailler avec l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/communication/inbox-in-depth/ --- # La réceptionniste téléphonique IA > Ce que la réceptionniste téléphonique peut répondre, ce qu'elle enregistre sur le dossier, et ce qu'elle ne promet jamais à un appelant. Lethra peut répondre à la ligne téléphonique de votre entreprise avec une réceptionniste IA qui mène une vraie conversation vocale, en direct. Elle décroche à l'arrivée d'un appel, parle avec l'appelant en temps réel, et inscrit ce qu'elle apprend sur le bon dossier. ## Quand elle répond La réceptionniste répond pendant vos heures d'ouverture configurées, et en dehors de celles-ci si vous avez activé la couverture après les heures ouvrables. Si un appel arrive alors qu'aucune de ces conditions n'est remplie, il est transféré vers votre numéro configuré, ou un court message de fermeture est joué si aucun numéro n'est défini. (Capture d'écran: Les paramètres de la réceptionniste téléphonique, activée, avec le numéro que composent les appelants, le numéro de transfert, le mode hors heures et le message d'accueil.) Vous pouvez aussi lui donner un **numéro de transfert** afin qu'elle puisse passer un appel en direct à une personne quand c'est la meilleure chose à faire. ## Ce qu'elle peut faire pendant un appel Les trois peuvent fonctionner ensemble, et la réceptionniste passe de l'un à l'autre en douceur au sein d'un même appel, sans forcer l'appelant à choisir. - **Un proche vient de décéder.** Si quelqu'un est décédé, elle recueille calmement son nom et un numéro de rappel, rassure la personne en lui disant que l'équipe a été prévenue, et prend le message en urgent. Elle n'entre pas dans une conversation de planification sur ce chemin, même si la planification est aussi activée. - **Questions et réponses.** Elle répond à partir de la base de connaissances de votre entreprise et des informations de votre profil : adresse, numéro de téléphone, services, équipe. Si elle ne sait pas, elle propose de prendre un message plutôt que de deviner. - **Prévoir à l'avance.** Pour un appelant qui organise ses propres funérailles à l'avance, elle passe en revue ce qui compte, inhumation ou crémation, le type de cérémonie, musique ou lectures, qui doit être impliqué, un sujet à la fois, et l'enregistre comme prospect pour que votre équipe assure le suivi. Pour tout ce qui est urgent ou nécessite une décision humaine, y compris une tarification complexe ou une plainte, elle transfère vers une personne si un numéro de transfert est configuré, et prend un message sinon. ## Ce qu'elle enregistre Chaque appel est consigné avec le numéro de l'appelant et une transcription en continu. Selon la tournure de la conversation, elle enregistre aussi : - **Un message**, avec le nom de l'appelant s'il l'a donné, un numéro de rappel, la raison de son appel et un niveau d'urgence. Le message devient un élément **À rappeler** dans votre [boîte de réception](/docs/fr/getting-started/the-inbox/). Un message à urgence élevée, comme un décès signalé, arrive en haut de la boîte de réception comme urgent et alerte votre équipe immédiatement. - **Un prospect en préplanification**, quand l'appelant organisait ses propres dispositions à l'avance, avec ses souhaits et ses coordonnées. Il devient lui aussi un élément **À rappeler**, pour que quelqu'un assure le suivi. - **Un transfert**, quand elle passe l'appel à une personne. Tout au long de l'appel, la réceptionniste reste attentive à un décès, ou à un décès attendu prochainement. Dès qu'elle en entend un, elle alerte votre équipe en urgence, avec le numéro de l'appelant à rappeler, sans attendre la fin de l'appel. (Capture d'écran: Une demande de rappel dans la boîte de réception : le résumé par la réceptionniste d'un appel hors heures, le nom et le numéro de l'appelant, et un bouton pour le rappeler.) ## Ce qu'elle ne promet jamais - Elle n'invente pas de réponse. Si quelque chose ne figure pas dans votre base de connaissances ou vos informations d'entreprise, elle le dit et propose de prendre un message plutôt que de deviner. - Elle ne communique ni ne négocie de tarifs. - Elle n'engage pas votre entreprise sur une date, un fournisseur ou un service dont elle n'a pas été informée. - Elle n'agit pas sur ce qui dépasse l'appel qu'elle traite. Si une famille a déjà indiqué quelque chose à votre entreprise lors d'un autre appel ou par e-mail, la réceptionniste ne le sait qu'une fois que c'est inscrit au dossier. > **Remarque:** L'interrupteur de la réceptionniste, le message d'accueil, le numéro de > transfert et le mode hors heures se configurent tous sous **Votre > entreprise**, dans l'onglet **Premier contact**, sous **Réceptionniste > téléphonique**, et prennent effet dès l'appel suivant. Les heures > d'ouverture se règlent dans l'onglet **Société**. ## Ensuite Où arrivent les messages et les demandes de rappel : [La boîte de réception, en détail](/docs/fr/communication/inbox-in-depth/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/communication/phone-receptionist/ --- # First Call, le chat du site > Comment First Call fait office d'accueil sur votre site, comment il s'adapte à chaque personne, comment vous l'orientez et ce qui arrive à votre équipe. First Call est le chat de votre site web. Voyez-le comme votre accueil : il est là jour et nuit, il aide en premier quand c'est urgent, il répond aux questions et il comprend ce dont la personne a besoin. Puis il l'oriente vers le bon endroit. Il est distinct de la [réceptionniste téléphonique](/docs/fr/communication/phone-receptionist/) : la ligne téléphonique fonctionne comme avant, quoi que vous changiez ici. Il est aussi distinct de **Votre planification** dans le [portail familial](/docs/fr/getting-started/family-portal/), où chacun consigne ses propres souhaits. (Capture d'écran: First Call tel qu'un visiteur l'ouvre sur votre site : un court message d'accueil, les réponses rapides Planifier à l'avance, Un proche est en fin de vie et Un proche est décédé, et un lien Se connecter pour ceux qui ont déjà un plan ou un espace famille.) ## Comment se termine une conversation Chaque conversation First Call se termine de l'une de ces trois façons : - **Quelqu'un de votre équipe prend le relais.** Un appel, un rappel, un message ou une alerte urgente arrive à votre équipe. - **La question trouve sa réponse.** First Call répond à partir des connaissances de votre entreprise, puis propose une prochaine étape claire : un rappel, un rendez-vous ou un devis. Quelqu'un qui prépare les choses pour un parent ou un partenaire, ou qui compare des funérariums, se voit proposer un appel ou un rendez-vous avec votre équipe. First Call ne réserve jamais rien lui-même : vous recevez la demande et vous reprenez contact. - **La personne continue dans son propre espace.** Quelqu'un qui veut préparer ses propres funérailles continue dans **Votre planification**, dans le portail. First Call ne consigne jamais lui-même des souhaits, et ne montre jamais un plan ou un dossier à qui que ce soit. Un nom ou un numéro tapé dans le chat ne donne accès à rien. À quelqu'un qui pose une question sur un dossier en cours, il propose de se connecter à son espace famille, ou il vous transmet la question. ## Prix et coordonnées Quand quelqu'un demande ce que coûte quelque chose, First Call répond avec les prix ou les formules de vos connaissances d'entreprise ou de votre site, et ajoute que votre équipe établit un devis exact. Il n'invente, n'estime et ne négocie jamais un prix. Si vous n'avez pas publié de prix, il le dit et propose que vous envoyiez un devis. Pour que First Call cite vos prix, ajoutez votre liste de prix ou vos formules aux connaissances de votre entreprise. First Call ne demande comment joindre quelqu'un qu'après l'avoir aidé : après avoir répondu à sa première question, ou en proposant un rappel. Quand quelqu'un vient de décéder, il demande tout de suite si la personne souhaite être appelée. Si elle préfère ne pas donner ses coordonnées, il continue à l'aider. ## Une conversation, aucun parcours à choisir Personne n'a à choisir un parcours. First Call comprend chaque conversation au fil de l'échange et s'adapte à ce dont la personne a besoin, comme le ferait quelqu'un à votre accueil. Une question sur les prix peut devenir « ma mère est décédée ce matin », et First Call suit. Sous son message d'accueil, la personne voit trois réponses rapides : **Planifier à l'avance**, **Un proche est en fin de vie** et **Un proche est décédé**. En toucher une revient simplement à l'écrire. On peut aussi écrire librement ce dont on a besoin, et changer de sujet à tout moment. Il n'y a rien à confirmer ni à annuler. Ce que fait First Call dépend de ce qu'on lui dit : - **Un proche vient de décéder** : un accompagnement calme et pratique pour les premières heures. Il demande tout de suite si votre équipe doit rappeler, et donne votre numéro. Dans le chat en pleine page, un bouton **Appeler maintenant** affiche votre numéro urgent ou, si vous l'avez laissé vide, votre numéro principal. Si vous activez **Proposer le direct**, la famille peut aussi lancer un appel vocal en direct avec votre équipe, depuis le chat. - **Un proche est en fin de vie** : un soutien délicat pour les familles qui se préparent à un décès attendu prochainement, et la proposition d'un appel de votre équipe. - **Préparer ses propres funérailles** : First Call ne fait pas la planification dans le chat. Il propose plutôt un espace de planification personnel, comme décrit plus bas. - **Tout le reste** : des questions, une comparaison entre funérariums, un fournisseur. First Call répond et propose une prochaine étape. First Call ne suppose jamais qu'une personne est décédée ou en fin de vie si on ne le lui a pas dit. Le bouton **Appeler** en haut du chat reste toujours là pour qui préfère parler à quelqu'un. ## Quand quelqu'un veut prévoir à l'avance Quand quelqu'un touche **Planifier à l'avance**, ou dit dans le chat qu'il veut préparer ses propres funérailles, First Call affiche une carte : **Continuer dans mon espace de planification**. Rien ne se passe tant qu'il ne la touche pas. (Capture d'écran: Dans le chat du site, un visiteur dit vouloir préparer ses propres funérailles à l'avance, et First Call répond par une carte Préparer vos propres funérailles avec un bouton Continuer dans mon espace de planification.) La carte ouvre **Votre planification** dans un nouvel onglet, déjà liée à votre entreprise. Ce que la personne a dit à First Call, comme son nom, comment la joindre et ce qu'elle a déjà dit de ses souhaits, l'accompagne : on ne lui redemande rien. Le chat de votre site reste ouvert là où il était. Ceux qui ont déjà un plan chez vous voient à la place une carte **Continuer mon plan**. Tous les autres voient un petit lien **Se connecter**, pour leur propre plan ou pour l'espace famille d'un proche. ## Ce que voit votre équipe - Dans **Prospects**, chaque conversation porte une petite étiquette avec la situation que First Call en a comprise. - Quand un proche vient de décéder ou est en fin de vie et que la famille laisse un numéro ou un e-mail, votre équipe est alertée immédiatement et un élément urgent apparaît en haut de votre **Boîte de réception** pour tout le monde dans l'entreprise, lié à ce prospect. Il y reste jusqu'à ce que quelqu'un le marque comme traité ou que le prospect devienne un dossier. Pour continuer à aider une famille dont un proche est en fin de vie, ouvrez un dossier depuis cet élément et invitez-la au [portail familial](/docs/fr/getting-started/family-portal/). First Call ne dit à une famille que votre équipe est prévenue que si c'est réellement le cas. - Lorsqu'une famille demande un appel en direct, un élément **Souhaite parler maintenant** apparaît dans votre **Boîte de réception** et votre équipe est alertée dans le tableau de bord. La personne qui répond rejoint l'appel en un geste. Rien n'est enregistré. - Les messages qui ne concernent pas une famille, d'un fournisseur, d'un candidat ou de la presse par exemple, arrivent dans votre **Boîte de réception** comme de simples messages. Ils ne comptent jamais comme prospects. ## Réglages Allez dans **Votre entreprise, Premier contact** : - **Vue d'ensemble** : où First Call répond et ce qu'il peut faire. - **Situations et style** : ce que gère First Call, et comment. - **Assistant du site** : le bouton de chat sur votre site. - **Réceptionniste téléphonique** : les réglages de la ligne téléphonique. (Capture d'écran: L'onglet Premier contact de Votre entreprise, avec la vue d'ensemble : où First Call répond et ce qu'il peut faire.) ### Ce que gère First Call Chaque situation a sa propre carte avec un interrupteur. **Un proche vient de décéder** et **Un proche est en fin de vie** décident si First Call prend les demandes urgentes dans ces situations ; quand l'une est désactivée, First Call donne plutôt votre numéro. **Prévoir à l'avance** décide s'il propose un espace de planification personnel. Au moins une doit rester active. Les questions reçoivent toujours une réponse. (Capture d'écran: Les réglages Situations et style, avec un interrupteur pour Un proche vient de décéder, Un proche est en fin de vie et Prévoir à l'avance.) Les options d'une situation apparaissent dans sa carte tant qu'elle est active : **Un proche vient de décéder** contient le **Numéro urgent** et la case **Proposer le direct**, et **Prévoir à l'avance** contient les **Questions de planification** utilisées dans **Votre planification**. ### Comment il gère chaque situation Ouvrez **S'applique toujours** pour voir ce que First Call fait toujours dans cette situation, comme demander si votre équipe doit rappeler, et ne jamais dire que votre équipe est prévenue si ce n'est pas le cas. Ces règles ne se désactivent pas. Cliquez sur **Ajuster la façon de gérer cette situation** pour écrire votre propre approche : le ton, ce qu'il faut demander d'abord, ce qu'il faut proposer. Le champ affiche l'approche recommandée tant que vous n'écrivez pas la vôtre ; **Rétablir la valeur par défaut** la remet. Quoi que vous écriviez, les règles sous **S'applique toujours** restent en place. (Capture d'écran: La carte Un proche vient de décéder ouverte, avec la liste S'applique toujours et le champ Comment gérer cette situation qui affiche l'approche recommandée.) ### Style de la maison Le **Style de la maison** s'applique à chaque réponse, quelle que soit la situation : comment s'adresser aux gens, ce qu'il faut mettre en avant, ce qu'il ne faut jamais dire. Par exemple : vouvoyer toujours les familles, mentionner que vous pouvez venir à domicile, ne jamais recommander d'autres funérariums. (Capture d'écran: Le champ Style de la maison avec un exemple : vouvoyer les familles, mentionner les visites à domicile, ne jamais recommander d'autres funérariums.) ## Lien direct depuis votre site Les boutons de votre site peuvent ouvrir First Call avec une réponse rapide déjà envoyée. Le modèle de site Lethra le fait déjà : « Un décès est survenu » commence la conversation par **Un proche est décédé** et « Préparer l'avenir » affiche la carte **Continuer dans mon espace de planification**. Source: https://lethra.ai/docs/fr/communication/first-call/ --- # L'Assistant > Ce que l'Assistant de l'entreprise peut voir et faire à travers les dossiers, comment y accéder au clavier, et la limite qu'il ne franchit jamais. Chaque dossier a son propre [onglet Assistant](/docs/fr/getting-started/the-agent/#lui-demander-directement) limité à ce dossier. À côté, **Assistant** dans la barre latérale n'est rattaché à aucune famille : il peut être orienté vers un seul dossier, vers toute votre entreprise, ou interrogé sans aucun dossier en tête. ## Ce qu'il peut voir Chaque conversation avec l'Assistant a un contexte, affiché à côté de la zone de message, et vous pouvez le changer à tout moment : - **Général**, pour tout ce qui concerne votre entreprise funéraire : des questions sur l'ensemble des dossiers, votre équipe et la charge de travail, ou rien de lié à un dossier. Les nouvelles conversations commencent ici. - **Un dossier précis**, quand vous voulez qu'il raisonne uniquement sur une famille. (Capture d'écran: L'Assistant, qui demande Comment puis-je vous aider ?, avec des suggestions comme Trouver un dossier et Rédiger un e-mail à un fournisseur au-dessus de la zone de message.) Changer le contexte d'une conversation existante modifie ce sur quoi elle peut s'appuyer à partir de ce moment ; démarrer une nouvelle conversation vous permet de choisir le contexte avant de poser une question. (Capture d'écran: Le sélecteur de contexte à côté de la zone de message, ouvert sur Général et la liste des dossiers.) ## Ce qu'il peut faire Interrogez-le en langage courant, comme vous le feriez avec un collègue : - Des questions sur un dossier : ce qui manque, ce qui a été convenu, ce qui arrive ensuite. - Des rédactions : une réponse à un proche, une note pour le dossier. - Des questions sur toute l'entreprise, dans le contexte Général. (Capture d'écran: Une conversation avec l'Assistant dans le contexte Général : à la question des services de la semaine, il répond par un tableau de quatre services et signale celui à surveiller.) Il répond à partir de ce qui figure réellement dans le dossier. Si un dossier n'indique pas où a lieu un service, il ne le devinera pas. Vous pouvez aussi joindre des fichiers à un message (jusqu'à cinq, 20 Mo chacun), dicter avec le micro, ou passer en mode vocal et simplement parler. Lorsque vous partagez un fichier qui appartient à un dossier, l'Assistant peut l'enregistrer dans ce dossier et vous indique où il l'a placé. ## Y accéder au clavier Vous n'avez pas besoin d'ouvrir la page Assistant pour commencer à lui demander quelque chose. - **Taper pour s'y concentrer.** Sur la page Assistant, et sur chaque onglet d'un dossier, il suffit de commencer à taper pour que la zone de message prenne le relais. Sur un dossier, elle affiche *Demandez n'importe quoi à l'agent…*, et l'envoi ouvre l'**onglet Assistant** du dossier. - **La palette de commandes.** Appuyez sur `Cmd+K` (ou `Ctrl+K`) où que vous soyez dans Lethra pour l'ouvrir. Taper une question plutôt qu'un nom est reconnu comme une question, et appuyer sur Entrée l'envoie directement à l'Assistant, avec le contexte du dossier que vous consultiez au moment d'ouvrir la palette. La même palette retrouve dossiers, conversations, documents et prospects par leur nom, et propose des raccourcis comme rédiger un e-mail ou ajouter une note pour le dossier en cours. - **`Cmd+N` (ou `Ctrl+N`)** sur la page Assistant démarre une nouvelle conversation en **Général**. Ailleurs, utilisez **Nouvelle conversation** dans la palette de commandes. (Capture d'écran: La palette de commandes ouverte sur un dossier : des questions et raccourcis pour ce dossier, les conversations récentes, et Créer un nouveau dossier.) Les conversations récentes sont conservées pour que vous puissiez les reprendre plutôt que de perdre le fil. ## La limite de l'approbation L'Assistant répond aux questions et rédige des textes à votre demande. Il n'envoie rien à une famille, ne dépose rien d'officiel, et n'agit pas de sa propre initiative sur un dossier : c'est ce que fait [l'agent](/docs/fr/getting-started/the-agent/) en arrière-plan, et la même règle s'applique aux deux. > **Attention:** Tout ce que l'Assistant rédige pour vous passe par la même approbation que > n'importe quel autre brouillon. Lui demander d'écrire quelque chose n'équivaut > pas à l'envoyer. ## Suivis planifiés Vous pouvez demander à l'Assistant de revenir sur un sujet de lui-même, une fois ou régulièrement : « Analyse nos publicités chaque lundi à 8 h et envoie-moi ce qu'il faut changer », ou « Le 1er de chaque mois, regarde le blog et propose trois nouveaux articles ». - Il vous reformule le planning en termes simples avant de l'enregistrer. - Les suivis récurrents tournent chaque jour, certains jours de la semaine ou chaque mois, à une heure du fuseau de votre funérarium. Jusqu'à 10 actifs. - Chaque suivi a sa propre conversation : chaque rapport s'ajoute sous le précédent. Si vous avez choisi l'e-mail, le rapport arrive aussi depuis la boîte de l'assistant de votre funérarium, et répondre poursuit la conversation. - Vos suivis apparaissent sous **Planifiés** dans la barre latérale, où vous pouvez les mettre en pause, les reprendre ou les supprimer. Vous pouvez aussi simplement demander : « arrête l'analyse hebdomadaire des publicités ». Pendant un suivi, l'Assistant ne fait que lire et suggérer. Il ne publie rien, ne change aucun budget, n'écrit pas aux familles et ne modifie rien ; les changements de budget ou de publication sont seulement préparés pour votre approbation. Après trois échecs consécutifs, le suivi se met en pause et vous explique pourquoi. ## Ensuite Comment les brouillons attendent votre validation et comment les approuver : [La boîte de réception, en détail](/docs/fr/communication/inbox-in-depth/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/communication/assistant/ --- # Contacts > Une seule liste de toutes les personnes avec qui votre entreprise est en contact, comment elles y arrivent, la fusion des doublons, le consentement pour les nouvelles et les invitations, les listes enregistrées et la suppression des données d'une personne. **Contacts** est une seule liste de toutes les personnes avec qui votre entreprise de pompes funèbres est en contact : les familles que vous avez accompagnées, les personnes qui planifient à l'avance et les proches qu'elles invitent, les demandes via le site, les abonnés à la newsletter, et les personnes qui ont écrit des condoléances ou répondu à un formulaire. Ouvrez-la via **Contacts** dans la barre latérale. (Capture d'écran: La page Contacts : des filtres pour les familles, la prévoyance, les demandes, les abonnés et la communauté, une liste enregistrée, une recherche et une liste de personnes avec leur rôle, leur dossier et les nouvelles qu'elles ont acceptées.) Chaque entreprise a sa propre liste. Si vous gérez plusieurs entreprises, vous voyez la liste de celle dans laquelle vous travaillez. ## Comment les personnes arrivent dans vos contacts Vous ajoutez rarement quelqu'un à la main. Lethra ajoute une personne dès qu'elle vous contacte pour la première fois, où que ce soit : - une personne de la liste de contacts d'un dossier, - une personne qui planifie à l'avance, et les proches qu'elle invite, - une demande de rappel, une conversation avec First Call ou une inscription à la newsletter sur votre site, - une réponse à un formulaire de votre site, - un message de condoléances ou une réponse à une invitation aux funérailles, - un e-mail ou un appel reçu dans la boîte de réception. Lethra reconnaît la même personne à son adresse e-mail ou à son numéro de téléphone, quelle que soit la façon dont il a été saisi (`0475 12 34 56` et `+32 475 12 34 56` sont identiques). Quand une personne revient, par exemple quand une demande devient un dossier, tout est ajouté au même contact. Deux personnes peuvent partager une adresse e-mail ou un téléphone fixe, comme un couple. Si les noms diffèrent clairement, Lethra les garde comme deux contacts et vous demande s'il s'agit de la même personne (voir plus bas). Les fournisseurs et votre propre équipe ne font pas partie des Contacts. Ils restent dans la boîte de réception, comme avant. Pour ajouter quelqu'un vous-même, cliquez sur **Ajouter un contact**. Si l'adresse e-mail ou le numéro est déjà connu, Lethra ouvre le contact existant au lieu d'en créer un second. ## Retrouver des personnes Utilisez les filtres en haut : **Familles**, **Prévoyance**, **Demandes**, **Abonnés** et **Communauté** (les personnes que vous ne connaissez que par des condoléances, une invitation aux funérailles ou un formulaire). Recherchez par nom, e-mail, téléphone ou nom du défunt, et triez par activité récente, nom ou date d'ajout. **Exporter en CSV** télécharge les personnes de la vue actuelle. L'étiquette **Période de recueillement** signifie que la personne figure sur un dossier dont le décès ou les funérailles sont récents. Voir [la période de recueillement](#la-période-de-recueillement-après-un-décès). ## La fiche d'un contact Cliquez sur une personne pour ouvrir sa fiche. Vous y voyez ses coordonnées et notes, son consentement, tout ce à quoi elle est liée (dossiers avec son lien de parenté, prévoyances, demandes via le site, condoléances) et l'historique des e-mails et des appels. Cliquez sur un élément de l'historique pour l'ouvrir dans son dossier ou dans la boîte de réception. (Capture d'écran: La fiche d'un contact : coordonnées et notes, consentement par finalité, le dossier sur lequel figure la personne et l'historique des e-mails.) Cliquez sur **Modifier** pour changer le nom, l'e-mail, le téléphone, la langue ou les notes. La liste de contacts d'un dossier garde les coordonnées données pour ce dossier ; la fiche du contact contient les plus récentes. Vous pouvez aussi ouvrir la fiche d'une personne avec **Ouvrir le contact** dans la boîte de réception, sur la liste de contacts d'un dossier et sur un lead. ## Doublons possibles Quand deux contacts sont peut-être la même personne, une barre en haut de Contacts indique combien il y en a. Cliquez sur **Vérifier** pour les comparer côte à côte. (Capture d'écran: La fenêtre des doublons possibles : deux contacts avec le même numéro côte à côte, l'un choisi pour être conservé, avec les boutons Pas la même personne et Fusionner.) Choisissez le contact à conserver et cliquez sur **Fusionner** : tout ce qui était lié à l'autre est repris, et les champs vides sont complétés. S'il s'agit de personnes différentes, cliquez sur **Pas la même personne**. Pour fusionner deux contacts que Lethra n'a pas suggérés, ouvrez l'un des deux, cliquez sur le menu **...** et choisissez **Fusionner avec un autre contact**. ## Le consentement pour les nouvelles et les invitations Figurer dans vos contacts ne vous autorise pas à envoyer des nouvelles ou des invitations. Seul le consentement le permet. La carte **Consentement** sur la fiche d'un contact indique, par e-mail et par SMS, si la personne a accepté la **Newsletter**, les **Événements** et l'**Accompagnement**. Le consentement est enregistré de quatre façons : - **Inscription à la newsletter sur votre site.** Le formulaire indique ce que les personnes acceptent. Elles reçoivent ensuite un e-mail avec un lien, et le consentement n'est enregistré que lorsqu'elles l'ouvrent et cliquent sur **Confirmer mon inscription**. - **Un formulaire de votre site.** Une case de consentement peut valoir accord pour la newsletter, les événements ou l'accompagnement. Demandez-le à l'assistant du site en ajoutant le formulaire. Une case cochée est enregistrée avec son texte. - **Le portail famille.** Les familles peuvent activer **Me tenir informé** sur leur dossier pour être informées des moments de souvenir et de l'accompagnement après les funérailles. - **Par vous.** Quand quelqu'un accepte sur un formulaire papier, en personne ou par téléphone, cliquez sur **Enregistrer un consentement** à côté de la finalité, indiquez comment la personne a accepté et notez ce qu'elle a accepté. (Capture d'écran: La fenêtre Enregistrer un consentement : comment la personne a accepté, et une zone pour ce qu'elle a accepté.) (Capture d'écran: L'interrupteur Me tenir informé dans le portail famille, avec le texte que la famille accepte.) Cliquez sur **Retirer** quand quelqu'un change d'avis. Chaque e-mail que Lethra envoie au sujet de nouvelles ou d'événements contient un lien de désinscription : un clic retire tous les consentements de cette personne pour l'e-mail. **Historique** sur la carte montre chaque changement, avec son origine et le texte exact. ## La période de recueillement après un décès Les familles restent sur leurs listes mais sont exclues des communications marketing pendant un certain temps après un décès ou des funérailles, même si elles ont accepté d'avoir de vos nouvelles. La période est de 8 semaines, sauf si vous la modifiez : cliquez sur le bouton des paramètres à côté de **Exporter en CSV** sur la page Contacts. ## Listes Ouvrez **Listes**, puis **Créer une liste** et donnez-lui un nom. Une liste contient les personnes que vous choisissez, indépendamment de leur catégorie ou de leur consentement marketing. Elle est partagée avec le personnel de l'entreprise active. (Capture d'écran: Les listes et leur nombre de contacts.) ### Choisir les contacts Dans **Tous les contacts**, cochez les personnes ou la case au-dessus des résultats. Celle-ci sélectionne uniquement les résultats affichés. La barre indique le nombre choisi : utilisez **Ajouter à une liste** ou **Créer une liste**. (Capture d'écran: La sélection de contacts et les actions de liste.) Sur la fiche d'un contact, **Listes** montre ses listes. **Ajouter à une liste** permet de choisir une liste existante ou d'en créer une. Le X retire uniquement cette appartenance. (Capture d'écran: Choisir une liste depuis la fiche d'un contact.) ### Gérer les membres Ouvrez une liste pour voir tous ses contacts, y compris ceux sans consentement ou en période de recueillement. La recherche réduit les contacts affichés. **Exporter en CSV** exporte ces personnes, pas une audience autorisée à recevoir du marketing. (Capture d'écran: Une liste et ses contacts choisis.) **Ajouter des contacts** ouvre une recherche : cochez les personnes à ajouter. Une personne peut figurer sur plusieurs listes ; l'ajouter à nouveau ne crée pas de doublon. (Capture d'écran: La recherche de contacts à ajouter.) Cochez des membres et utilisez **Retirer de la liste**. **Renommer la liste** change son nom. **Supprimer la liste** demande confirmation et conserve les contacts. Une fusion conserve les listes sans doublons ; supprimer les données d'un contact retire ses appartenances. L'export personnel les inclut. L'ajout ne donne aucun consentement et ne contourne pas la période de recueillement. La catégorie, la langue et le consentement peuvent changer sans modifier les listes. Il n'y a pas ici de rédaction de newsletter ni d'envoi d'invitations en masse. Les anciens **Filtres enregistrés** restent dynamiques et séparés des listes manuelles. ## Supprimer les données d'une personne Quand une personne vous demande de supprimer ses données, ouvrez sa fiche, cliquez sur le menu **...** et choisissez **Supprimer le contact**. Lethra montre d'abord ce qui est supprimé et ce qui est conservé : - **Supprimé :** ses coordonnées, ses consentements, ses demandes de newsletter et de rappel, ses réponses aux formulaires, et son nom sur les condoléances et les réponses aux invitations aux funérailles. - **Conservé :** les mentions sur la liste de contacts d'un dossier et dans les prévoyances. Elles font partie du dossier ou de la prévoyance. **Exporter ses données** dans le même menu télécharge tout ce que Lethra conserve sur la personne, pour qui en demande une copie. Source: https://lethra.ai/docs/fr/communication/contacts/ --- # Ce qu'est un groupe > Comment Lethra gère un siège qui dirige plusieurs maisons funéraires, qui voit l'espace groupe, et comment passer du groupe à chaque marque. Certaines entreprises gèrent plusieurs maisons funéraires, chacune avec son propre nom, son site et son équipe. Lethra appelle chaque maison funéraire une marque, et le siège qui les détient un groupe. L'espace groupe permet au personnel du siège de voir toutes les marques au même endroit. Chaque marque continue à fonctionner comme une entreprise à part entière dans Lethra, avec ses propres dossiers, sa boîte de réception, son site, ses publicités et son équipe. L'espace groupe se place au-dessus. Il ne remplace pas les tableaux de bord des marques, il vous donne accès à chacun d'eux. ## Comment un groupe est mis en place Lethra crée le groupe pour vous et ajoute les premiers membres. Une maison funéraire qui utilise déjà Lethra peut être rattachée à votre groupe par Lethra. Ensuite, votre groupe ajoute lui-même de nouvelles marques et invite ses collègues. Voir [Marques et sites web](/docs/fr/groups/brands-and-websites/) et [L'équipe du groupe](/docs/fr/groups/group-team/). Le rattachement d'une marque est définitif. Une marque ne peut pas quitter un groupe ni passer dans un autre. ## Qui voit l'espace groupe Les membres du groupe arrivent dans l'espace groupe à la connexion. L'équipe d'une seule maison funéraire ne le voit jamais. Elle continue à travailler dans sa propre marque, comme avant. Tous les membres du groupe ont les mêmes droits. Un membre peut ouvrir chaque marque, voir tous les dossiers, ajouter des marques, définir les budgets pub, modifier la facturation et inviter ou retirer d'autres membres. > **Attention:** Un membre du groupe peut ouvrir toutes les marques du groupe, y compris tous > les dossiers. Ne donnez l'accès groupe qu'aux personnes qui doivent voir le > dossier de chaque famille dans chaque marque. ## S'y retrouver La barre latérale de l'espace groupe compte sept pages : - **Vue d'ensemble** : les chiffres de tout le groupe et ce qui demande votre attention. Voir [La vue d'ensemble du groupe](/docs/fr/groups/group-overview/). - **Marques** : toutes les marques, avec leurs prospects, dossiers et dépenses pub. - **Sites web** : l'état du site de chaque marque. - **Budgets pub** : un plafond mensuel par marque. Voir [Budgets pub](/docs/fr/groups/ad-budgets/). - **Facturation** et **Paramètres** : le relevé du mois et les coordonnées du groupe. Voir [Facturation et paramètres](/docs/fr/groups/billing-and-settings/). - **Équipe** : les personnes qui ont l'accès groupe. (Capture d'écran: La barre latérale de l'espace groupe : Vue d'ensemble, Marques, Sites web, Budgets pub, Facturation, Équipe et Paramètres, avec Ouvrir une marque en bas.) Si vous faites partie de plusieurs groupes, cliquez sur le nom du groupe en haut de la barre latérale pour passer à un autre groupe. ## Travailler dans une marque Cliquez sur une marque n'importe où dans l'espace groupe pour ouvrir son tableau de bord. Vous travaillez alors dans cette marque exactement comme sa propre équipe. Pour aller directement à une page d'une marque, utilisez la flèche à côté de **Ouvrir** sur la ligne de la marque. Elle ouvre le tableau de bord, les prospects, les dossiers, la boîte de réception, l'éditeur du site, les publicités, les paramètres First Call ou l'équipe de la marque. **Ouvrir une marque**, en bas de la barre latérale du groupe, liste vos marques pour y entrer directement. Elle en montre dix. Au-delà, utilisez la page **Marques**, qui a un champ de recherche. Dans une marque, deux chemins vous ramènent : - Le sélecteur de marque en haut de la barre latérale affiche d'abord **Espace groupe**, puis toutes les marques que vous pouvez ouvrir. Choisissez une autre marque pour changer sans repasser par le groupe. - **Espace groupe**, en bas de la barre latérale, vous ramène à la vue d'ensemble. ## Ensuite Découvrez ce que la première page vous montre : [La vue d'ensemble du groupe](/docs/fr/groups/group-overview/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/what-a-group-is/ --- # La vue d'ensemble du groupe > Les quatre chiffres de tout le groupe, la liste À traiter, les actions rapides, la liste de démarrage et le tableau des marques. La vue d'ensemble est la première page que vous voyez en vous connectant comme membre du groupe. Elle répond à une question : chaque marque fait-elle ce qu'elle doit ? (Capture d'écran: La vue d'ensemble du groupe : prospects, dossiers actifs, sites en ligne et budget publicitaire de trois marques, la liste À traiter, les actions rapides et le tableau des marques.) ## Les quatre chiffres - **Prospects, 30 derniers jours** : les nouveaux prospects de toutes les marques, comptés comme dans l'onglet **Prospects** d'une marque. Le pourcentage les compare aux 30 jours précédents. Un nouveau groupe voit « Pas encore de données antérieures » tant qu'il n'y a rien à comparer. - **Dossiers actifs** : les dossiers ouverts de toutes les marques. Les dossiers clôturés et archivés sont exclus, selon les statuts propres à chaque marque. - **Sites en ligne** : le nombre de marques dont le site est publié, sur l'ensemble de vos marques. - **Budget pub engagé** : ce que les campagnes de toutes les marques prévoient de dépenser ce mois-ci, à côté du total de vos plafonds mensuels. Voir [Budgets pub](/docs/fr/groups/ad-budgets/). ## À traiter Cette liste montre ce qui demande votre attention, le plus urgent d'abord. Chaque ligne nomme la marque et a un bouton qui mène au bon endroit. | Ce que vous voyez | Le bouton | | --- | --- | | Les campagnes dépassent le plafond mensuel | **Revoir le budget** ouvre Budgets pub | | Les campagnes approchent du plafond mensuel (85 % ou plus) | **Revoir le budget** ouvre Budgets pub | | Aucun nouveau prospect en 30 jours, alors qu'il y en avait les 30 jours précédents | **Voir les prospects** ouvre les prospects de la marque | | Pas encore de site web | **Créer le site** ouvre l'éditeur du site de la marque | | Le site web n'est pas encore publié | **Ouvrir l'éditeur** ouvre l'éditeur du site de la marque | | Le domaine personnalisé n'est pas encore connecté | **Connecter le domaine** ouvre l'éditeur du site de la marque | | First Call est désactivé, les familles ne peuvent pas joindre la marque en ligne | **Activer** ouvre les paramètres First Call de la marque | La liste affiche d'abord six lignes. Utilisez **Tout afficher** pour voir le reste. Quand rien ne demande votre attention, la liste indique que toutes les marques se portent bien. ## Actions rapides Des raccourcis vers ce que le siège fait le plus souvent : **Ajouter une marque**, **Inviter un collègue**, **Définir les budgets pub** et **Voir le relevé du mois**. ## Configurez votre groupe Un nouveau groupe voit aussi une courte liste de démarrage au-dessus des chiffres, en quatre étapes : 1. **Ajoutez vos marques** : terminé dès que le groupe compte deux marques ou plus. 2. **Invitez votre équipe** : terminé dès que le groupe compte deux membres ou plus. 3. **Complétez la facturation** : terminé dès que l'e-mail et l'adresse de facturation sont remplis sous **Paramètres**. 4. **Lancez un premier site** : terminé dès qu'une marque a un site publié. Chaque étape ouverte a un bouton qui vous y mène. La liste disparaît quand les quatre étapes sont terminées. Vous pouvez aussi cliquer sur **Masquer**. Ce choix n'est retenu que sur ce navigateur, la liste peut donc réapparaître sur un autre ordinateur. ## Le tableau des marques En bas, les cinq marques qui ont le plus de prospects sur les 30 derniers jours. Cliquez sur une marque pour l'ouvrir. Avec plus de cinq marques, **Voir toutes les marques** ouvre la liste complète. Les colonnes sont expliquées dans [Marques et sites web](/docs/fr/groups/brands-and-websites/). ## Ensuite Ajoutez des marques et suivez leurs sites : [Marques et sites web](/docs/fr/groups/brands-and-websites/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/group-overview/ --- # Marques et sites web > La page Marques, l'ajout d'une nouvelle maison funéraire au groupe en copiant les paramètres d'une autre marque, l'état du site de chaque marque, et le modèle de site propre au groupe. La page **Marques** liste toutes les maisons funéraires du groupe. La page **Sites web** montre où en est le site de chaque marque. Les deux mènent directement dans la marque quand il y a quelque chose à faire. ## La page Marques (Capture d'écran: La page Marques avec trois marques, leurs prospects, dossiers actifs, dépenses pub, First Call et Standardiste, et le menu Ouvrir d'une marque avec ses raccourcis.) Chaque ligne montre : - **Marque** : le nom, avec le site en dessous. Vous voyez le domaine personnalisé une fois qu'il est connecté, sinon **En ligne**, **Brouillon** ou **Pas de site**. - **Prospects, 30 jours** : les nouveaux prospects des 30 derniers jours, avec l'évolution par rapport aux 30 jours précédents. - **Dossiers actifs** : les dossiers qui ne sont ni clôturés ni archivés. - **Dépenses pub** : ce que les campagnes actuelles de la marque ont dépensé jusqu'ici. - **First Call** : actif quand les familles peuvent joindre la marque en ligne. - **Standardiste** : actif quand la réceptionniste téléphonique est activée et a un numéro de téléphone. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier. Cliquez à nouveau pour inverser l'ordre. Avec plus de cinq marques, un champ de recherche apparaît au-dessus de la liste. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le tableau de bord de la marque. **Ouvrir** fait la même chose. La flèche à côté ouvre directement une page de la marque : tableau de bord, prospects, dossiers, boîte de réception, éditeur du site, publicités, paramètres First Call ou équipe de la marque. ## Ajouter une marque **Ajouter une marque**, en haut de la page Marques ou de la vue d'ensemble, crée une nouvelle maison funéraire dans le groupe. (Capture d'écran: Le formulaire Ajouter une marque : nom, adresse, téléphone, langue, couleur de marque, URL du logo, et Copier les paramètres de avec quatre options.) 1. Saisissez le **Nom de la marque**. C'est le seul champ obligatoire. 2. Ajoutez l'**Adresse**, le **Téléphone**, la **Langue**, la **Couleur de marque** et l'**URL du logo** si vous les avez. La langue reprend d'abord celle du groupe. 3. Sous **Copier les paramètres de**, choisissez une marque existante, ou **Partir de zéro**. La première marque de la liste est choisie par défaut. 4. Choisissez ce qu'il faut copier, puis cliquez sur **Créer la marque**. Quand vous copiez depuis une marque, la nouvelle marque reprend aussi son fuseau horaire, sa région et sa formule. Vous pouvez ensuite cocher : - **Processus et services** : services et processus, heures d'ouverture, statuts des dossiers, types de service et de document, et les réglages des prospects et du planificateur. - **Modèles de documents** : tous les modèles qui ne sont pas archivés. - **Configuration First Call** : le comportement de First Call sur le site. - **Logo et couleurs** : décoché par défaut. Un logo ou une couleur saisis dans le formulaire l'emportent sur ceux copiés. Les numéros de téléphone ne sont jamais copiés, pas plus que le contact urgent ou l'e-mail d'escalade. Chaque marque a besoin des siens. Vérifiez-les dans les paramètres First Call de la nouvelle marque. La nouvelle marque s'ouvre dans l'éditeur du site, pour que vous puissiez choisir un modèle et commencer son site. Si votre groupe a son propre modèle, il est proposé en premier. Voir [Le modèle de site de votre groupe](#le-modèle-de-site-de-votre-groupe). > **Remarque:** Une maison funéraire qui utilise déjà Lethra ne peut pas être ajoutée ainsi. > Demandez à Lethra de la rattacher à votre groupe. C'est définitif : les marques > ne peuvent pas changer de groupe. ## Sites web (Capture d'écran: La page Sites web : le modèle de site propre au groupe en haut, puis les filtres Tous, En ligne, Brouillon et Pas de site, et une ligne par marque avec son état, First Call, Voir le site et Ouvrir l'éditeur.) Les filtres en haut indiquent combien de marques sont **En ligne**, en **Brouillon** ou sans site (**Pas de site**). Chaque ligne montre : - la date de publication du site, ou pour un brouillon, la date de la dernière modification - le domaine personnalisé ou l'état - **Domaine non connecté**, quand un domaine personnalisé est défini mais ne fonctionne pas encore - si First Call est actif pour cette marque **Voir le site** ouvre un site en ligne dans un nouvel onglet. **Ouvrir l'éditeur**, ou **Créer le site** pour une marque qui n'en a pas, ouvre l'éditeur du site de cette marque. La création et la publication d'un site sont expliquées dans [Site web](/docs/fr/growth/website/). ## Le modèle de site de votre groupe Un groupe peut avoir son propre modèle de site web, conçu dans le style de la maison. Dans ce cas, il se trouve en haut de la page Sites web sous **Modèle de site web**, avec son nom et une courte description. - **Les nouvelles marques partent de ce modèle.** Quand une marque du groupe crée son site, le modèle du groupe est proposé en premier, et le site est rempli avec le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de cette marque. - **Il reste dans le groupe.** Seules les marques de votre groupe peuvent le voir ou l'utiliser. Les maisons funéraires hors du groupe ne le voient jamais. - **Les marques gardent le choix.** Les modèles communs restent disponibles à côté, pour une marque qui a besoin d'un autre style. Cliquez sur le modèle, ou sur **Explorer**, pour ouvrir l'aperçu. Il montre le modèle tel qu'une nouvelle marque le recevrait, avec le nom de votre groupe. (Capture d'écran: L'aperçu du modèle sur ordinateur : la liste Style réglée sur le modèle du groupe, les boutons Ordinateur et Mobile, et la page d'accueil avec son menu, une photo encadrée et un bouton pour planifier en ligne.) Utilisez le menu de l'aperçu pour parcourir chaque page, comme un visiteur. Passez en **Mobile** pour vérifier les mêmes pages sur un téléphone. (Capture d'écran: Le même modèle en Mobile : la page d'accueil dans un cadre de la taille d'un téléphone, avec le menu replié derrière un bouton et le bouton pour planifier en ligne sur toute la largeur.) L'aperçu est en lecture seule. Pour modifier le modèle lui-même, ou en faire créer un pour votre groupe, contactez Lethra. ## Ensuite Gardez les dépenses pub sous contrôle dans tout le groupe : [Budgets pub](/docs/fr/groups/ad-budgets/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/brands-and-websites/ --- # Budgets pub > Définir un plafond mensuel de dépenses publicitaires par marque, voir ce qui est engagé, et répartir un total entre toutes les marques. Chaque marque gère ses propres campagnes publicitaires. Sous **Budgets pub**, le siège fixe ce que chaque marque peut engager par mois. Lethra empêche une marque d'engager davantage. (Capture d'écran: La page Budgets pub : total des plafonds, engagé ce mois-ci et marge restante, un plafond par marque avec une barre de progression, et le formulaire Répartir un budget total.) ## Ce qui compte comme engagé Une campagne engage son budget quotidien pour chaque jour du mois. Une campagne à 10 € par jour dans un mois de 31 jours engage 310 €. Les campagnes en ligne ou en révision comptent. Les brouillons, et les campagnes approuvées mais pas encore en ligne, en pause ou terminées, ne comptent pas. C'est ce que la marque s'est engagée à dépenser, pas ce qui a déjà été dépensé. ## Définir un plafond Saisissez un montant en euros à côté d'une marque, puis appuyez sur Entrée ou cliquez ailleurs. Le plafond est enregistré aussitôt. - **Un plafond reste valable.** Il s'applique à ce mois-ci et à tous les mois suivants, jusqu'à ce que vous le modifiiez. « Depuis septembre 2026 » sous une marque signifie que le plafond a été fixé à ce moment-là et s'applique encore. - **Les changements commencent ce mois-ci.** Les mois précédents ne sont pas modifiés. - **Sans plafond.** Videz le champ, ou cliquez sur la croix à côté. La marque peut alors engager n'importe quel montant, à partir de ce mois-ci. ## Ce qui se passe au plafond Quand une marque veut mettre une campagne en ligne, l'envoyer en révision ou augmenter son budget quotidien, Lethra l'ajoute à ce que la marque a déjà engagé. Si le total dépasse le plafond, la modification est refusée. Baisser un budget quotidien reste toujours possible. Une marque peut tout de même se retrouver au-dessus de son plafond, par exemple quand vous baissez un plafond sous ce qui est déjà engagé. Rien n'est arrêté dans ce cas. La marque affiche **Au-dessus du plafond** et apparaît dans la vue d'ensemble sous **À traiter**. ## Lire la page Les quatre chiffres en haut sont le total des plafonds, ce qui est engagé ce mois-ci, la marge restante sous les plafonds, et le nombre de marques avec un plafond. Chaque marque montre son montant engagé, une barre par rapport à son plafond, le nombre de campagnes en cours, et l'un de ces quatre états : - **Sans plafond** - **Dans le plafond** - **Proche du plafond** : 85 % du plafond ou plus - **Au-dessus du plafond** ## Répartir un budget total Pour répartir un montant mensuel entre toutes les marques, saisissez-le sous **Répartir un budget total** et cliquez sur **Répartir à parts égales**. Chaque marque reçoit le même montant en euros entiers. Si le montant ne se divise pas exactement, les premières marques reçoivent un euro de plus. Ajustez ensuite les marques une par une. La répartition remplace le plafond de chaque marque, y compris celles qui n'en avaient pas. Le formulaire n'apparaît que si le groupe compte au moins deux marques. ## Ensuite Voyez ce que paie le groupe et réglez la facturation : [Facturation et paramètres](/docs/fr/groups/billing-and-settings/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/ad-budgets/ --- # Facturation et paramètres > Le relevé mensuel du groupe, sa composition, et le nom, le logo, la langue et les coordonnées de facturation du groupe. Un groupe reçoit une seule facture pour toutes ses marques. **Facturation** montre à quoi ressemblera cette facture ce mois-ci. **Paramètres** contient les coordonnées qui y figurent. ## Le relevé mensuel (Capture d'écran: Le relevé mensuel : une ligne par marque, les frais d'administration de plateforme, le total par mois, et le bloc Facturer à avec le lien Modifier la facturation.) Le relevé comprend : - **Une ligne par marque**, à votre tarif par marque et par mois. - **Frais d'administration de plateforme** : des frais centraux facturés par bloc entamé de 25 marques. Un groupe de 1 à 25 marques les paie une fois, un groupe de 26 à 50 marques deux fois, et ainsi de suite. - **Total** par mois. Sous le total, le relevé indique votre tarif par marque. Ce tarif baisse quand le groupe grandit. Quand un tarif plus bas s'applique à partir d'un certain nombre de marques, le relevé précise à partir de combien et à quel tarif. Le relevé se base sur les marques de votre groupe aujourd'hui. La facture de Lethra fait foi. Utilisez **Imprimer ou enregistrer en PDF** pour en garder une copie. La barre latérale et les boutons ne figurent pas sur la page imprimée. ## Coordonnées de facturation **Facturer à**, en haut à droite du relevé, affiche le nom du groupe, l'adresse et l'e-mail de facturation. Quand l'e-mail ou l'adresse manque, le relevé le signale. **Ajouter les coordonnées de facturation** ou **Modifier la facturation** vous mène aux **Paramètres**. ## Paramètres du groupe Sous **Paramètres**, tout membre du groupe peut modifier : - **Nom du groupe** : affiché dans la barre latérale, dans la vue d'ensemble et sur le relevé. - **URL du logo** : un lien vers le logo du groupe. Un logo carré convient le mieux. Il s'affiche dans la barre latérale et sur le relevé. - **Langue des relevés et e-mails** : anglais, français ou néerlandais. Une nouvelle marque démarre aussi dans cette langue. - **E-mail de facturation** : l'adresse où envoyer la facture. - **Adresse de facturation** : la raison sociale, le numéro de TVA et l'adresse, tels qu'ils doivent figurer sur la facture. Cliquez sur **Enregistrer** pour les conserver. (Capture d'écran: La page Paramètres du groupe : nom, URL du logo et langue sous Général, et e-mail et adresse de facturation sous Facturation, avec Enregistrer en haut à droite.) Les réglages d'une seule maison funéraire, comme son nom, son logo ou ses heures d'ouverture, se modifient dans la marque elle-même. Voir [Paramètres de l'entreprise](/docs/fr/setup/company-settings/). ## Ensuite Donnez l'accès à vos collègues du siège : [L'équipe du groupe](/docs/fr/groups/group-team/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/billing-and-settings/ --- # L'équipe du groupe > Inviter des collègues dans l'espace groupe, voir qui s'est connecté, retirer des membres ou quitter le groupe, et la différence entre l'accès groupe et l'équipe d'une marque. L'équipe du groupe, ce sont les personnes du siège qui peuvent voir toutes les marques. Les personnes qui travaillent dans une seule maison funéraire n'en font pas partie. Elles sont invitées dans leur propre marque. (Capture d'écran: La page Équipe : Inviter un collègue avec un champ e-mail et Envoyer l'invitation, et la liste des membres avec leur dernière connexion, une invitation en attente, et les boutons Retirer et Quitter le groupe.) ## Inviter un collègue Sous **Équipe**, saisissez l'adresse e-mail de votre collègue et cliquez sur **Envoyer l'invitation**. - **Une personne sans compte Lethra** reçoit une invitation par e-mail. Le lien qu'elle contient la mène à l'espace groupe. - **Une personne qui a déjà un compte**, par exemple dans l'équipe d'une de vos marques, est ajoutée tout de suite. Elle voit l'espace groupe à sa prochaine connexion. Tous les membres ont le même accès. Il n'y a pas de rôle à choisir. > **Attention:** Un membre du groupe peut ouvrir toutes les marques du groupe et voir tous les > dossiers. N'invitez que des personnes qui doivent voir le dossier de chaque > famille dans chaque marque. ## La liste des membres Chaque membre affiche son nom et son e-mail, et sa dernière connexion. **Invitation en attente** signifie que la personne ne s'est pas encore connectée. **Vous** indique votre propre compte. ## Retirer un membre ou quitter le groupe Cliquez sur **Retirer** à côté d'un membre, puis confirmez. La personne perd l'accès à l'espace groupe et à toutes ses marques, sauf si elle fait aussi partie de l'équipe d'une marque. Dans ce cas, elle continue à travailler dans cette marque. Pour quitter le groupe vous-même, cliquez sur **Quitter le groupe** sur votre propre ligne. Vous revenez au tableau de bord de votre marque, si vous en avez une. Un groupe garde toujours au moins un membre. Si vous êtes seul, les boutons ne s'affichent pas. ## Membres du groupe et équipe d'une marque | | Membre du groupe | Équipe d'une marque | | --- | --- | --- | | Invité depuis | **Équipe** dans l'espace groupe | **Votre entreprise**, onglet **Membres et facturation**, dans la marque | | Voit | Toutes les marques et tous les dossiers du groupe | Une marque et ses dossiers | | Arrive après la connexion sur | La vue d'ensemble du groupe | Le tableau de bord de la marque | Pour inviter ou retirer une personne qui travaille dans une seule maison funéraire, ouvrez cette marque et allez dans **Votre entreprise**, onglet **Membres et facturation**. Le raccourci **Équipe de la marque** du menu **Ouvrir** vous y mène. Voir [Équipe et accès](/docs/fr/setup/team-and-access/). ## Ensuite Retour au début de cette section : [Ce qu'est un groupe](/docs/fr/groups/what-a-group-is/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/groups/group-team/ --- # eLys pour la Flandre > Ce qu'est eLys, pourquoi il s'applique à votre entreprise, et ce que Lethra en fait. eLys est la plateforme numérique d'administration des décès gérée par Athumi pour la Région flamande. Depuis le 1er janvier 2026, c'est le canal obligatoire pour l'inlichtingenfiche, le document par lequel les entrepreneurs de pompes funèbres consignent comment le défunt sera inhumé ou incinéré, ainsi que les données socio-économiques qui l'accompagnent. Si votre entreprise traite des dossiers en Flandre, il ne s'agit pas d'une formalité annexe : c'est l'enregistrement que la région attend pour chaque dossier. > **Remarque:** La section eLys n'apparaît que lorsque votre entreprise est enregistrée en > Région flamande et que Lethra a activé eLys pour elle. Elle s'affiche alors > sur vos dossiers. Les entreprises hors de Flandre ne la voient jamais. ## Ce que Lethra en fait Lethra se connecte à eLys pour le compte de votre entreprise, afin que le dossier chez Lethra et le dossier eLys restent proches l'un de l'autre, sans que vous deviez recopier des informations entre deux systèmes. (Capture d'écran: Le bloc eLys d'un dossier, avec un dossier lié : le nom du défunt, Open et Réclamé, la date du décès, l'entreprise de pompes funèbres, le numéro national, et les sections Documents, Inlichtingenfiche et Données socio-économiques.) - **Il recherche** dans eLys le dossier qui correspond à un dossier Lethra, en utilisant le numéro de registre national lorsque celui-ci est connu. - **Il lie** un dossier eLys à un dossier, afin que les deux restent associés aussi longtemps que nécessaire. - **Il importe les documents** déjà détenus par eLys pour ce dossier eLys dans le dossier Lethra, afin qu'ils rejoignent tout ce que vous avez déjà réuni pour la famille. - **Il préremplit** l'inlichtingenfiche à partir de ce que le dossier contient déjà, par exemple s'il s'agit d'une inhumation ou d'une crémation. - **Il compare** le dossier eLys au dossier. Les champs du dossier encore vides, comme la date du décès, sont complétés à partir d'eLys. Un nom ou une date de décès différents sont soumis à votre équipe dans la boîte de réception plutôt que silencieusement écrasés. ## Ce qui attend toujours votre intervention > **Attention:** Lethra ne soumet, ne met à jour, ne libère ni ne clôture jamais un dossier eLys > de sa propre initiative. La recherche, la liaison, la comparaison et > l'importation se font en votre nom, mais réclamer un dossier eLys en soumettant > l'inlichtingenfiche, et toute modification ultérieure, reste toujours un > geste délibéré d'une personne de votre entreprise. Cela correspond à la manière dont le reste de l'agent fonctionne : il prépare et rassemble, et une personne de votre entreprise décide quand quelque chose est prêt à partir. ## Ensuite Configurer la connexion : [Connecter eLys](/docs/fr/elys/connecting/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/elys/overview/ --- # Connecter eLys > Comment configurer l'intégration eLys, à quoi sert votre numéro BCE, et comment vérifier la connexion. La connexion eLys se trouve sous **Votre entreprise > Connexions**, sous vos plateformes publicitaires. Elle n'apparaît que pour les entreprises enregistrées en Région flamande, puisqu'eLys n'a rien à connecter ailleurs, et seulement une fois que Lethra a activé eLys pour votre entreprise. Si vous ne la voyez pas, demandez à Lethra de l'activer. ## Demander l'activation Vous ne vous connectez jamais vous-même à eLys. Lethra se connecte au nom de votre entreprise, avec des identifiants délivrés par Athumi. La carte des paramètres reprend les étapes sous **Comment la connexion fonctionne** : 1. **Votre entreprise est enregistrée chez Athumi**, avec le droit « Athumi eLys Gebruiker » accordé. La carte renvoie vers la documentation d'Athumi si vous devez encore le faire. 2. **Vous indiquez le numéro BCE de votre entreprise** et cliquez sur **Demander l'accès eLys**. Vous pouvez ajouter une remarque, par exemple votre contact chez Athumi. Lethra crée ensuite votre client API eLys. 3. **Votre API-beheerder l'approuve** dans le beheerportaal Vlaanderen. La carte y renvoie aussi. 4. **Lethra teste la connexion**, puis eLys apparaît dans vos dossiers. Avant votre demande, la carte affiche **Non connecté**. Tant qu'une demande est en cours, elle affiche **Activation demandée**. Une fois les identifiants en place, le statut passe à **Connecté**, et la section eLys commence à apparaître sur vos dossiers. (Capture d'écran: La carte eLys avant activation : Non connecté, le numéro BCE rempli, une note facultative, Comment la connexion fonctionne, et Demander l'accès eLys.) > **Remarque:** Si vous modifiez votre numéro BCE par la suite, cliquez sur **Mettre à jour > la demande** ; elle remplace celle déjà enregistrée. ## Vérifier la connexion La carte des paramètres indique la date de la dernière vérification de la connexion, ainsi que toute erreur constatée. Si la section eLys d'un dossier signale que l'entreprise n'est pas connectée, son bouton **Configurer eLys dans les paramètres** vous ramène ici : soit le numéro BCE doit encore être soumis, soit l'activation est encore en cours. (Capture d'écran: Les paramètres eLys de Votre entreprise, avec eLys marqué Connecté et le numéro BCE rempli.) ## Ensuite Travailler avec un dossier lié : [Lier un dossier](/docs/fr/elys/linking-a-dossier/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/elys/connecting/ --- # Lier un dossier > Retrouver un dossier dans eLys, le comparer au dossier Lethra, le lier et le délier, l'importation automatique des documents et le fonctionnement des revérifications. Une fois votre entreprise connectée, chaque dossier dispose d'une section **eLys**. Avant qu'un dossier eLys ne soit lié, elle propose une recherche ; ensuite, elle affiche le dossier eLys lui-même. ## Retrouver un dossier eLys accepte trois façons de rechercher, et la section propose exactement ces trois options : - **Numéro de registre national**, une correspondance exacte et la manière la plus fiable de retrouver le bon dossier. Si le dossier Lethra possède déjà un numéro national, il est utilisé automatiquement et cet onglet s'ouvre en premier. - **Numéro de dossier**, si vous le connaissez déjà. - **Nom de famille, code NIS de la commune et date de décès**, ensemble. Le nom et la date sont repris du dossier Lethra, et le prénom est facultatif. eLys compare ces éléments de manière exacte, de sorte qu'une légère différence d'orthographe ou une date erronée peut signifier qu'aucun résultat n'apparaît, même si le dossier existe. (Capture d'écran: Le bloc eLys d'un dossier pas encore lié : une recherche par numéro national, avec un dossier correspondant trouvé.) Les résultats affichent le numéro de dossier, son statut, s'il a déjà été réclamé et s'il comporte des actions en attente. ## Comparer avant de lier Ouvrir un résultat affiche le nom du défunt, la date de décès, le propriétaire actuel du dossier eLys et son numéro de registre national, à côté de ce que le dossier Lethra contient déjà. C'est le moment de repérer un écart, une orthographe différente du nom ou une date de décès qui ne correspond pas au dossier Lethra, avant que les deux ne soient liés. (Capture d'écran: Un résultat de recherche ouvert dans le bloc eLys : le nom du défunt, Open et Non réclamé, la date de décès et le numéro national, les documents d'eLys, et Lier à ce dossier.) ## Lier et délier **Lier** enregistre quel dossier eLys correspond à ce dossier : cliquez sur **Lier à ce dossier**. Une fois lié, le numéro de registre national utilisé pour le retrouver est enregistré sur le dossier pour la prochaine fois, et l'importation des documents démarre. L'agent peut aussi rechercher et lier un dossier eLys de lui-même, mais seulement lorsqu'il correspond clairement au dossier. S'il y a plusieurs candidats, ou si le nom ou la date de décès diffèrent, il interroge votre équipe et ne lie rien. **Délier** supprime cette association. Vous trouvez **Délier** sous **Autres actions** (les trois points), à côté de **Rechercher un autre dossier**. Cela ne touche à rien dans eLys même : le dossier eLys reste inchangé, seul le dossier Lethra cesse d'y pointer. Utilisez cette option si un dossier eLys a été lié au mauvais dossier. (Capture d'écran: Le menu Autres actions d'un dossier lié, avec Rechercher un autre dossier et Délier.) ## Importation des documents Une fois un dossier eLys lié, Lethra importe automatiquement dans le dossier Lethra les documents déjà détenus par eLys, afin qu'ils rejoignent tout ce que vous avez déjà rassemblé pour la famille. Chaque document n'est importé qu'une fois : un document déjà enregistré sur le dossier n'est pas réimporté, et la section indique combien de documents du dossier eLys sont déjà enregistrés et combien manquent encore. Vous pouvez aussi déclencher vous-même l'importation de ce qui manque encore à tout moment avec **Enregistrer les manquants**, et télécharger un document directement depuis le dossier eLys sans d'abord l'enregistrer sur le dossier. Un document archivé par Athumi est marqué **Archivé** et ne peut plus être téléchargé ni importé. (Capture d'écran: La section Documents d'un dossier lié : 0 sur 2 dans le dossier, Enregistrer les manquants, et chaque document avec Enregistrer dans le dossier et téléchargement.) ## Comment fonctionnent les revérifications La section eLys n'interroge pas en continu en arrière-plan. Elle revérifie un dossier lié lorsqu'une raison s'y prête : vous rouvrez ou actualisez la section, ou l'agent revient sur le dossier lors d'un de ses propres moments planifiés, de la même manière qu'il revient sur toute autre chose qu'il attend. Entre ces moments, ce que vous voyez correspond au dernier état récupéré ; utilisez l'action d'actualisation si vous avez besoin de la situation actuelle immédiatement. ## Ensuite Réclamer le dossier : [L'inlichtingenfiche et les données socio-économiques](/docs/fr/elys/inlichtingenfiche-and-socio-economic/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/elys/linking-a-dossier/ --- # L'inlichtingenfiche et les données socio-économiques > Réclamer un dossier en soumettant l'inlichtingenfiche, les brouillons, ce que l'agent peut préremplir, la soumission humaine, la mise à jour, la libération et la clôture, ainsi que la section socio-économique. Lier un dossier eLys le connecte au dossier Lethra. C'est la soumission de l'inlichtingenfiche qui réclame véritablement le dossier dans eLys : la déclaration officielle de la manière dont le défunt sera inhumé ou incinéré. ## Rédiger le brouillon Le panneau de l'inlichtingenfiche s'ouvre sous forme de formulaire sur un dossier lié. Il reste replié par défaut, car réclamer un dossier est une étape délibérée, pas un geste à poser en passant. (Capture d'écran: La section Inlichtingenfiche ouverte dans le bloc eLys, marquée Brouillon et Prêt à attribuer, avec le type de funérailles, le délai de traitement, les champs du cimetière et les boutons Enregistrer la fiche et Envoyer et attribuer le dossier.) Vous pouvez enregistrer le brouillon à tout moment sans le soumettre. Enregistrer est sans conséquence et réversible : cela conserve simplement votre progression sur le dossier, sans toucher à eLys. - **Type de funérailles** : inhumation ou crémation, ce qui détermine le reste du formulaire. - **Verwerkingstermijn** (le délai de traitement) : standard, ou accéléré avec une note expliquant pourquoi. - **Détails d'inhumation** : la commune, si le cimetière est géré par la commune, un crématorium ou est privé, ainsi que son nom ou un lieu étranger. - **Détails de crémation** : le crématorium et le devenir des cendres, notamment leur destination et, le cas échéant, à qui elles sont confiées. Le panneau liste ce qu'il manque encore avant que le dossier ne puisse être soumis, afin que vous le sachiez toujours au lieu de le découvrir au moment de soumettre. ## Ce que l'agent peut préremplir Une fois un dossier lié, Lethra remplit le type de funérailles, inhumation ou crémation, à partir du type de service du dossier, s'il est fixé. Il le fait une seule fois par dossier et n'écrase jamais un type déjà présent dans le brouillon. L'agent peut aussi remplir d'autres champs à partir de ce qu'il apprend sur le dossier : ses services, les notes de réunion ou les échanges avec la famille. Il ne devine pas ce que la famille ou votre entreprise n'a pas encore décidé. Lorsque des champs manquent encore, il demande précisément ceux-là à votre équipe, et lorsque le brouillon est complet, il vous signale qu'il est prêt à être soumis. ## Soumettre, mettre à jour, libérer et clôturer > **Attention:** Soumettre l'inlichtingenfiche est ce qui réclame le dossier dans eLys. Cette > étape, et toute modification ultérieure, est toujours effectuée par une > personne de votre entreprise, jamais par l'agent de sa propre initiative. - **Envoyer et attribuer le dossier** : soumettre le brouillon pour la première fois réclame le dossier. La soumission n'est possible qu'une fois les champs obligatoires remplis. - **Envoyer une correction** : une fois réclamé, enregistrer d'autres modifications puis les envoyer met à jour la même inlichtingenfiche dans eLys. - **Libérer le dossier** : abandonne la revendication, afin qu'une autre entreprise de pompes funèbres puisse le réclamer. Par exemple s'il a été réclamé par la mauvaise entreprise ou pour le mauvais dossier. - **Marquer comme traité** : clôture le dossier dans eLys une fois tout terminé. Ces trois dernières actions n'apparaissent qu'une fois l'inlichtingenfiche soumise. Libérer et marquer comme traité demandent d'abord une confirmation. Le panneau affiche le statut actuel de l'inlichtingenfiche : brouillon, envoyée, libérée ou traitée, afin que quiconque ouvre le dossier voie immédiatement où elle en est. ## Données socio-économiques Outre l'inlichtingenfiche, eLys demande des données socio-économiques sur le défunt pour Statbel, et facultativement sur la mère et le père ou la co-mère. Elles se trouvent dans une section distincte du dossier lié : niveau d'instruction, situation professionnelle, état social, situation de logement et situation familiale, consignés pour chaque personne lorsque eLys le demande. (Capture d'écran: La section Données socio-économiques, trois sur quatre remplis pour le défunt : formation, situation professionnelle et statut social, avec la mère et le père en sections facultatives et Enregistrer dans eLys.) Comme pour l'inlichtingenfiche, ces données ne sont enregistrées dans eLys que lorsque vous cliquez sur **Enregistrer dans eLys** ; rien n'est envoyé pendant la saisie. L'agent peut lire ce qu'eLys contient déjà et recueillir les réponses manquantes auprès de la famille ou dans les notes de réunion, mais seule une personne de votre entreprise les enregistre. La section indique la part déjà remplie des informations du défunt, ainsi que la date du dernier enregistrement. ## Ensuite Retour au fonctionnement de la connexion : [Connecter eLys](/docs/fr/elys/connecting/). Source: https://lethra.ai/docs/fr/elys/inlichtingenfiche-and-socio-economic/