# Contacten

> Eén lijst van iedereen met wie uw uitvaartonderneming contact heeft, hoe mensen erin komen, dubbels samenvoegen, toestemming voor nieuws en uitnodigingen, bewaarde lijsten en iemands gegevens verwijderen.

**Contacten** is één lijst van iedereen met wie uw uitvaartonderneming contact
heeft: de families die u begeleidde, mensen die vooruit plannen en de
naasten die ze uitnodigen, aanvragen via de website, abonnees op de
nieuwsbrief, en mensen die een rouwbetuiging schreven of een formulier
invulden. Open de lijst via **Contacten** in de zijbalk.

(Schermafbeelding: De pagina Contacten: filters voor families, planners, aanvragen, abonnees en gemeenschap, een bewaarde lijst, een zoekveld en een lijst van mensen met hun rol, dossier en het nieuws waarmee ze instemden.)

Elke uitvaartonderneming heeft haar eigen lijst. Beheert u meerdere
ondernemingen, dan ziet u de lijst van de onderneming waarin u werkt.

## Hoe mensen in uw contacten komen

U voegt zelden iemand met de hand toe. Lethra voegt een persoon toe zodra die
u voor het eerst bereikt, waar dat ook is:

- iemand op de contactlijst van een dossier,
- iemand die vooruit plant, en de naasten die die persoon uitnodigt,
- een terugbelverzoek, een gesprek met First Call of een inschrijving op de
  nieuwsbrief op uw website,
- een antwoord op een formulier op uw website,
- een rouwbetuiging of een antwoord op een uitnodiging voor een uitvaart,
- een e-mail of gesprek dat in de inbox binnenkomt.

Lethra herkent dezelfde persoon aan het e-mailadres of telefoonnummer, hoe het
nummer ook getypt werd (`0475 12 34 56` en `+32 475 12 34 56` zijn hetzelfde).
Komt iemand terug, bijvoorbeeld wanneer een aanvraag een dossier wordt, dan
komt alles bij hetzelfde contact.

Twee mensen kunnen een e-mailadres of vaste lijn delen, zoals een koppel.
Verschillen de namen duidelijk, dan houdt Lethra ze als twee contacten en
vraagt u of het om dezelfde persoon gaat (zie verder).

Leveranciers en uw eigen team horen niet bij Contacten. Zij blijven zoals
vroeger in de inbox.

Wilt u zelf iemand toevoegen, klik dan op **Contact toevoegen**. Is het
e-mailadres of telefoonnummer al bekend, dan opent Lethra het bestaande
contact in plaats van een tweede te maken.

## Mensen terugvinden

Gebruik de filters bovenaan: **Families**, **Planners**, **Aanvragen**,
**Abonnees** en **Gemeenschap** (mensen die u alleen kent van een
rouwbetuiging, een uitnodiging voor een uitvaart of een formulier). Zoek op
naam, e-mail, telefoon of de naam van de overledene, en sorteer op recente
activiteit, naam of datum toegevoegd. **CSV exporteren** downloadt de mensen
in de huidige weergave.

Het label **Rustperiode** betekent dat de persoon op een dossier staat waarvan
het overlijden of de uitvaart recent is. Zie
[de rustperiode](#de-rustperiode-na-een-overlijden).

## De pagina van een contact

Klik op een persoon om de pagina te openen. U ziet de gegevens en notities, de
toestemming, alles waaraan de persoon gekoppeld is (dossiers met de relatie,
plannen, aanvragen via de website, rouwbetuigingen) en een tijdlijn van de
e-mails en gesprekken. Klik op een item in de tijdlijn om het te openen in het
dossier of in de inbox.

(Schermafbeelding: De pagina van een contact: gegevens en notities, toestemming per doel, het dossier waarop de persoon staat en een tijdlijn van e-mails.)

Klik op **Bewerken** om de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de taal
of de notities te wijzigen. De contactlijst van een dossier bewaart de
gegevens die voor dat dossier gegeven werden; de pagina van het contact toont
de laatste.

U komt ook op de pagina van een persoon via **Contact openen** in de inbox, op
de contactlijst van een dossier en bij een lead.

## Mogelijke dubbels

Zijn twee contacten mogelijk dezelfde persoon, dan toont een balk bovenaan
Contacten hoeveel het er zijn. Klik op **Bekijken** om ze naast elkaar te
vergelijken.

(Schermafbeelding: Het venster met mogelijke dubbels: twee contacten met hetzelfde telefoonnummer naast elkaar, één gekozen om te behouden, met de knoppen Niet dezelfde persoon en Samenvoegen.)

Kies het contact dat u wilt behouden en klik op **Samenvoegen**: alles wat aan
het andere gekoppeld was, gaat mee, en lege velden worden aangevuld. Gaat het
om verschillende mensen, klik dan op **Niet dezelfde persoon**. Wilt u twee
contacten samenvoegen die Lethra niet voorstelde, open dan een van beide,
klik op het menu **...** en kies **Samenvoegen met een ander contact**.

## Toestemming voor nieuws en uitnodigingen

In uw contacten staan betekent niet dat u iemand nieuws of uitnodigingen mag
sturen. Alleen toestemming geeft dat recht. De kaart **Toestemming** op de
pagina van een contact toont, voor e-mail en sms, of de persoon instemde met
de **Nieuwsbrief**, **Activiteiten** en **Nazorg**.

Toestemming wordt op vier manieren geregistreerd:

- **Inschrijving op de nieuwsbrief op uw website.** Het formulier toont
  waarmee mensen instemmen. Ze krijgen daarna een e-mail met een link, en pas
  als ze die openen en op **Inschrijving bevestigen** klikken, wordt de
  toestemming geregistreerd.
- **Een formulier op uw website.** Een vakje voor toestemming kan gelden als
  akkoord voor de nieuwsbrief, activiteiten of nazorg. Vraag het aan de
  website-assistent wanneer u het formulier toevoegt. Een aangevinkt vakje
  wordt geregistreerd met de tekst ervan.
- **Het familieportaal.** Families kunnen bij hun dossier **Hou me op de
  hoogte** aanzetten om te horen over herdenkingsmomenten en nazorg na de
  uitvaart.
- **Door u.** Stemt iemand in op een papieren formulier, persoonlijk of
  telefonisch, klik dan naast het doel op **Toestemming registreren**, kies hoe
  de persoon instemde en noteer waarmee.

(Schermafbeelding: Het venster Toestemming registreren: hoe de persoon instemde, en een vak voor waarmee.)

(Schermafbeelding: De schakelaar Hou me op de hoogte in het familieportaal, met de tekst waarmee de familie instemt.)

Klik op **Intrekken** wanneer iemand van gedachten verandert. Elke e-mail die
Lethra over nieuws of activiteiten stuurt, bevat een uitschrijflink: één klik
trekt alle toestemmingen van die persoon voor e-mail in. **Geschiedenis** op de
kaart toont elke wijziging, met de herkomst en de exacte tekst.

## De rustperiode na een overlijden

Families blijven op hun lijsten, maar komen een tijd na een overlijden of uitvaart niet in aanmerking voor marketing, ook als ze instemden om van u te horen. De periode
is 8 weken, tenzij u ze aanpast: klik op de knop met instellingen naast
**CSV exporteren** op de pagina Contacten.

## Lijsten

Open **Lijsten**, kies **Lijst maken** en geef een naam. Een lijst bevat de mensen die u kiest, ongeacht hun categorie of marketingtoestemming. Medewerkers van de actieve onderneming delen de lijsten.

(Schermafbeelding: Lijsten en hun aantal contacten.)

### Contacten kiezen

Vink in **Alle contacten** personen aan, of gebruik het vakje boven de resultaten. Dit selecteert alleen de getoonde resultaten. De balk toont het aantal: kies **Toevoegen aan lijst** of **Lijst maken**.

(Schermafbeelding: Geselecteerde contacten en lijstacties.)

Op de contactpagina toont **Lijsten** de lidmaatschappen. **Toevoegen aan lijst** laat u een bestaande lijst kiezen of een nieuwe maken. De X verwijdert alleen dat lidmaatschap.

(Schermafbeelding: Een lijst kiezen op de contactpagina.)

### Leden beheren

Open een lijst om alle leden te zien, ook zonder toestemming of tijdens de rustperiode. Zoeken beperkt de getoonde leden. **CSV exporteren** downloadt die personen, geen goedgekeurde marketingdoelgroep.

(Schermafbeelding: Een handmatige lijst met gekozen contacten.)

Via **Contacten toevoegen** zoekt u personen en vinkt u hen aan. Iemand kan op meerdere lijsten staan; opnieuw toevoegen maakt geen dubbel.

(Schermafbeelding: Contacten zoeken om toe te voegen.)

Vink leden aan en kies **Uit lijst verwijderen**. **Lijst hernoemen** verandert de naam. **Lijst verwijderen** vraagt bevestiging en bewaart alle contacten. Samenvoegen behoudt lijsten zonder dubbele leden; iemands gegevens verwijderen verwijdert de lidmaatschappen. De persoonlijke export bevat deze ook.

Toevoegen geeft nooit toestemming en omzeilt de rustperiode niet. Categorie, taal of toestemming wijzigen verandert de lijsten niet. Hier is geen nieuwsbriefeditor of verzending van bulkuitnodigingen.

Oude **Bewaarde filters** blijven dynamisch en staan los van handmatige lijsten.

## Iemands gegevens verwijderen

Vraagt iemand om zijn of haar gegevens te verwijderen, open dan de pagina,
klik op het menu **...** en kies **Contact verwijderen**. Lethra toont eerst
wat verdwijnt en wat blijft:

- **Wordt verwijderd:** contactgegevens, toestemmingen, nieuwsbrief- en
  terugbelverzoeken, antwoorden op formulieren, en de naam bij rouwbetuigingen
  en antwoorden op uitnodigingen voor een uitvaart.
- **Blijft bewaard:** vermeldingen op de contactlijst van een dossier en in
  vooruitplanningen. Die horen bij het dossier of het plan.

**Gegevens exporteren** in hetzelfde menu downloadt alles wat Lethra over de
persoon bewaart, voor wie om een kopie vraagt.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/contacts/