# De telefonische AI-receptionist

> Wat de telefonische receptionist kan beantwoorden, wat ze op het dossier vastlegt, en wat ze een beller nooit belooft.

Lethra kan de telefoonlijn van uw onderneming beantwoorden met een
AI-receptionist die live een echt gesprek voert. Ze neemt op
zodra er een oproep binnenkomt, spreekt in real time met de beller, en zet
wat ze te weten komt op het juiste dossier.

## Wanneer ze opneemt

De receptionist neemt op binnen uw ingestelde openingsuren, en erbuiten als u
dekking buiten de kantooruren heeft ingeschakeld. Komt een oproep binnen
terwijl geen van beide van toepassing is, dan wordt ze doorgeschakeld naar uw
ingesteld nummer, of speelt er een kort gesloten-bericht als er geen nummer
is ingesteld.

(Schermafbeelding: De instellingen van de telefonische receptionist, ingeschakeld, met het nummer dat bellers kiezen, het doorschakelnummer, de modus buiten de openingsuren en de begroeting.)

U kunt haar ook een **doorschakelnummer** geven, zodat ze een live oproep
rechtstreeks kan doorgeven aan een persoon wanneer dat de juiste keuze is.

## Wat ze tijdens een gesprek kan doen

Alle drie kunnen samen werken, en de receptionist wisselt binnen één gesprek
vloeiend tussen die paden, zonder de beller te dwingen te kiezen.

- **Iemand is net overleden.** Als iemand overleden is, verzamelt ze rustig
  naam en terugbelnummer, stelt de persoon gerust dat het team verwittigd is,
  en neemt het bericht op als dringend. Ze stapt op dit pad niet over naar een
  planningsgesprek, zelfs als planning ook is ingeschakeld.
- **Vragen en antwoorden.** Ze antwoordt op basis van de kennisbank van uw
  onderneming en de gegevens op uw bedrijfsprofiel: adres, telefoonnummer,
  diensten, team. Weet ze het niet, dan biedt ze aan een boodschap te noteren
  in plaats van te gokken.
- **Vooruit plannen.** Voor een beller die zijn eigen uitvaart vooraf regelt,
  overloopt ze wat belangrijk is, begraven of cremeren, het soort
  plechtigheid, muziek of lezingen, wie betrokken moet worden, één onderwerp
  tegelijk, en legt dit vast als lead zodat uw team kan opvolgen.

Voor alles wat dringend is of een menselijke beslissing vereist, inclusief
complexe prijszetting of een klacht, schakelt ze door naar een mens als er
een doorschakelnummer is ingesteld, en neemt ze anders een bericht op.

## Wat ze vastlegt

Elke oproep wordt vastgelegd met het nummer van de beller en een lopende
transcriptie. Afhankelijk van hoe het gesprek verliep, legt ze ook vast:

- **Een boodschap**, met de naam van de beller indien gegeven, een
  terugbelnummer, de reden van het gesprek en een urgentieniveau. De boodschap
  wordt een item **Terugbellen** in uw
  [inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/). Een boodschap met hoge
  urgentie, zoals een gemeld overlijden, komt als dringend bovenaan de inbox
  en verwittigt uw team onmiddellijk.
- **Een lead voor vooruit plannen**, wanneer de beller zijn eigen regelingen
  vooraf trof, met zijn wensen en contactgegevens. Ook die wordt een item
  **Terugbellen**, zodat iemand opvolgt.
- **Een doorschakeling**, wanneer ze het gesprek doorgeeft aan een mens.

Tijdens het hele gesprek let de receptionist op een overlijden, of een
overlijden dat binnenkort verwacht wordt. Zodra ze dat hoort, verwittigt ze
uw team als dringend, met het nummer van de beller om terug te bellen, zonder
het einde van het gesprek af te wachten.

(Schermafbeelding: Een terugbelverzoek in de inbox: de samenvatting van de receptionist van een oproep buiten de openingsuren, de naam en het nummer van de beller, en een knop om terug te bellen.)

## Wat ze nooit belooft

- Ze verzint geen antwoord. Staat iets niet in uw kennisbank of
  bedrijfsgegevens, dan zegt ze dat en biedt ze aan een boodschap te noteren
  in plaats van te gokken.
- Ze noemt of onderhandelt geen prijzen.
- Ze verbindt uw onderneming niet aan een datum, leverancier of dienst
  waarover ze niet is ingelicht.
- Ze handelt niet op basis van iets buiten het gesprek dat ze zelf
  afhandelt. Heeft een familie iets al gemeld tijdens een ander gesprek of
  per e-mail, dan weet de receptionist dat pas zodra het op het dossier
  staat.

> **Opmerking:** De aan/uit-schakelaar van de receptionist, de begroeting, het
> doorschakelnummer en de modus buiten de openingsuren worden allemaal
> ingesteld vanuit **Uw bedrijf**, in het tabblad **Eerste contact**, onder
> **Telefonische receptionist**, en gelden vanaf het volgende gesprek. De
> openingsuren stelt u in op het tabblad **Bedrijf**.
## Daarna

Waar boodschappen en terugbelverzoeken terechtkomen:
[De inbox, in detail](/docs/nl/communication/inbox-in-depth/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/phone-receptionist/