# Vergadernotities

> Een familiegesprek opnemen, diarisatie en transcriptie, wat de agent eruit ordent, een opname hervatten, en de notitie-editor.

Gesprekken met een familie bevatten informatie die u nergens anders vindt:
wat ze echt willen, in hun eigen woorden. Het tabblad Notities bestaat zodat
dat gesprek niet enkel in uw geheugen blijft zitten.

## Een opname starten

Klik vanuit het tabblad **Notities** van een dossier, of vanuit
**Vergadernotities** in de zijbalk, op **Nieuwe notitie**. Die begint
meteen met opnemen: een live geluidsgolf en een timer tonen dat de microfoon
actief is, en een transcriptie bouwt zich in real time op terwijl mensen
spreken. Klik op het pijltje naast de timer om ze te tonen of te verbergen.

(Schermafbeelding: De pagina Vergadernotities: drie notities met het dossier waarbij ze horen en een korte samenvatting, en een knop Nieuwe notitie.)

U kunt ook een opname starten die al gekoppeld is aan een specifieke afspraak
of een gesprek. Gebruik vanuit een afspraak of een vastgelegd gesprek op het
tabblad Diensten & Taken **Transcriberen & notitie**: de
opname opent al gekoppeld aan die afspraak, met titel en aanwezigen al
ingevuld.

(Schermafbeelding: Vergaderingen & gesprekken op het tabblad Diensten & Taken: een regelingsgesprek en twee oproepen, elk met Transcriberen & notitie en Bestaande notitie koppelen, en Notities bekijken bij het gesprek dat al een notitie heeft.)

Tijdens het opnemen kunt u:

- **Meetypen.** Het grote schrijfvak is voor alles wat u in uw eigen woorden
  wilt noteren terwijl het gesprek loopt.
- **Een titel geven**, of leeg laten en er een laten genereren zodra er
  inhoud is.
- **Het dossier kiezen.** Vanuit de pagina Vergadernotities staat er onder
  de titel een dossierkiezer. Laat die op **Algemeen** als de notitie bij
  geen dossier hoort.
- **Pauzeren.** **Stop** pauzeert de microfoon, en **Hervatten** zet hem weer
  aan.
- **Stoppen en later verder gaan.** De opname verlaten met **Terug naar
  notities** bewaart wat u hebt als notitie, tenzij die volledig leeg is.

## Diarisatie en transcriptie

De live transcriptie die u tijdens het opnemen ziet, is een eerste doorgang.
Wanneer u op **Notities genereren** klikt, laat Lethra de opgenomen audio
door een tweede, zorgvuldigere transcriptie lopen die sprekers uit elkaar
haalt, zodat het verslag "Spreker A" en "Spreker B" kan zeggen in plaats van
één doorlopend blok tekst. Mislukt die stap om welke reden dan ook, dan valt
het terug op de live transcriptie in plaats van de opname te verliezen.

## Wat de agent eruit haalt

Zodra er een transcriptie, getypte notities, of beide zijn, stopt u de
opname en klikt u op **Notities genereren** om er een gestructureerde
notitie van te maken. Die wordt geschreven in de taal waarin u Lethra
gebruikt en volgt altijd dezelfde opbouw:

- **Samenvatting**, enkele zinnen over waar het gesprek over ging.
- **Aanwezigen**, wie erbij was.
- **Belangrijke beslissingen**, wat er echt is afgesproken.
- **Actiepunten**, wat er nog moet gebeuren, en door wie als dat gezegd is.
- **Volgende stappen**, en **Overige notities** voor de rest.

(Schermafbeelding: Een geordende vergadernotitie met de secties Samenvatting, Aanwezigen en Belangrijke beslissingen, en erboven de knoppen Vergadering hervatten en Transcriptie.)

Deze gestructureerde notitie wordt de hoofdinhoud van de notitie. De ruwe
transcriptie en uw getypte notities blijven ernaast bewaard, zodat u altijd
kunt teruggaan naar wat er echt gezegd is als de samenvatting iets mist.

Hoort de notitie bij een dossier, dan wordt de gestructureerde notitie ook
gedeeld met de agent van dat dossier, zodat die de opvolging kan oppakken.
Lethra bevestigt dat met de melding "Gedeeld met agent".

## Een bestaande opname hervatten

Open een notitie en kies **Vergadering hervatten** om het gesprek verder op te
pakken: de microfoon start opnieuw, de vorige transcriptie blijft bewaard,
en nieuwe audio wordt eraan toegevoegd in plaats van ze te vervangen. Zo
handelt u een vergadering af die pauzeert en later verdergaat, of een
vervolggesprek over hetzelfde onderwerp, zonder met twee losse notities te
eindigen.

## De notitie-editor

Elke notitie opent in een editor waar de hoofdtekst rechtstreeks bewerkt kan
worden zoals elk ander document. Ze wordt bewaard terwijl u typt. De knoppen
erboven tonen de **Transcriptie** en de **Originele notities** (uw getypte
notities) eronder, zodat u ze naast de samenvatting kunt leggen. Een notitie
die nog niet geordend is, biedt in de plaats **Notities organiseren** aan.
**Verwijderen** wist de notitie helemaal. Op een telefoon staan deze acties
in het menu rechtsboven.

Een notitie kan op elk moment aan een dossier gekoppeld worden, of ze daar nu
rechtstreeks is aangemaakt of via de algemene pagina Vergadernotities:
gebruik de dossierkiezer op de notitie, en **Bekijk dossier** om naar
het dossier te gaan. Eenmaal gekoppeld verschijnt ze bij de andere notities
van dat dossier, en kan ze teruggekoppeld worden aan de afspraak of het
gesprek waaruit ze ontstond.

De pagina Vergadernotities toont eerst alleen uw eigen notities. Gebruik de
filter naast de zoekbalk om ook die van uw collega's te zien, of om te
filteren op auteur of dossier. Typen in de zoekbalk filtert de lijst, en op
Enter drukken stelt uw vraag aan de Assistent over al uw notities.

> **Opmerking:** Vergadernotities zijn intern. Families zien het tabblad Notities, de
> transcriptie, of alles wat eruit gegenereerd wordt, nooit, tenzij u apart
> kiest om er iets van met hen te delen.
## Daarna

Waar een taak of dienst uit een gesprek terechtkomt:
[Dossiers en taken](/docs/nl/daily-work/cases-and-tasks/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/daily-work/meeting-notes/