# Planning > De agenda voor uitvaarten, rouwbezoeken en crematies, afspraken aanmaken en wijzigen, hoe ze samenhangen met een dossier, en wat de familie ziet. Elke datum die aan een dossier hangt, een rouwbezoek op donderdag, een crematie op vrijdag, komt uit dezelfde plek: de diensten en agenda-items op dat dossier. Deze pagina legt uit hoe u ze toevoegt en wat er daarna mee gebeurt. ## Diensten Een dienst is iets dat op een tijdstip en een plaats plaatsvindt: **Begrafenis**, **Crematie**, **Directe crematie**, **Herdenkingsdienst**, **Grafzijde dienst**, **Rouwbezoek**, **Viering van het leven**, of **Overig**. Uw onderneming kan deze lijst aanpassen onder **Uw bedrijf**, bij **Workflow & Types**. Een dossier heeft er vaak meerdere, en elke wordt toegevoegd vanuit het tabblad Diensten & Taken met een eigen datum, tijd en duur. Om te zien wat er in alle dossiers aankomt, zet u de pagina **Dossiers** op **Tijdlijn**. Die toont de volgende dienst van elk dossier, per dag. (Schermafbeelding: De weergave Tijdlijn op de pagina Dossiers: de komende diensten per dag, morgen een herdenkingsdienst, deze week een rouwbezoek en een begrafenis.) Voeg de locatie, de officiant, het kerkhof en het perceel, de kist of urn, en eventuele bijzondere verzoeken toe naarmate u ze te weten komt. Alles blijft ingeklapt achter een knop **Details tonen**, zodat de kaart leesbaar blijft ook als er veel op staat, en alles blijft later aanpasbaar door hetzelfde formulier opnieuw te openen. (Schermafbeelding: Een crematie geopend met Details tonen: de plaats en het adres, de officiant, de kist en een bijzonder verzoek, met Gastenregistratie ingeschakeld en zeven reacties.) Elke dienstkaart heeft ook een schakelaar **Gastenregistratie**. Zet die aan om de registratie voor die dienst te openen. De kaart toont hoeveel reacties er al binnen zijn. > **Let op:** De familie ziet elke dienst op het dossier, met de datum, het tijdstip en de > plaats die u hebt ingevuld. Als een rouwbezoek geen tijdstip heeft op het > dossier, heeft het dat ook niet in het portaal. ## Geregelde diensten Bovenaan het tabblad Diensten & Taken toont **Geregelde diensten** wat er voor het dossier geregeld is uit de dienstencatalogus van uw onderneming, met aantal, prijs en een totaal. Gebruik de knop **Dienst toevoegen** daar om een item uit de catalogus te kiezen, of voeg een vrije regel toe met uw eigen omschrijving en prijs. Vraagt een familie vanuit haar portaal naar een dienst, dan verschijnt die vraag hier ook. Kies **Aan dossier toevoegen** om de dienst te regelen, of **Negeren**. Families zien in hun portaal wat er geregeld is, maar nooit de prijzen. (Schermafbeelding: Geregelde diensten op een dossier, met aantal, prijs en totaal, en daarboven de vraag van een familie naar een koffietafel met Aan dossier toevoegen en Negeren.) ## Interne afspraken Naast diensten kan een dossier ook afspraken bevatten voor uw eigen team: interne vergaderingen, telefoongesprekken, of iets anders dat een tijdstip verdient maar geen deel uitmaakt van de uitvaart zelf. Elke afspraak heeft een titel, een type (vergadering, gesprek of andere), een datum, tijd, duur, locatie en een vrije beschrijving. Gesprekken die op het dossier vastgelegd zijn, staan in dezelfde lijst **Vergaderingen & gesprekken**. Deze afspraken zijn intern. Ze helpen uw team bij te houden wanneer er iets gebeurt op een dossier, niet om de familie iets te vertellen, en verschijnen nooit in het familieportaal. (Schermafbeelding: Vergaderingen & gesprekken op een dossier: een regelingsgesprek en twee oproepen, met Vergadering toevoegen rechtsboven.) ## Aanmaken en wijzigen Gebruik vanuit het tabblad Diensten & Taken **Dienst toevoegen** onder Diensten voor alles wat de familie moet zien, en **Vergadering toevoegen** onder Vergaderingen & gesprekken voor alles wat puur intern is. Beide openen op dezelfde manier: vul de velden in, sla op, en het item verschijnt als kaart. Klik op het potloodicoon van een kaart om te wijzigen, of op het prullenbakicoon om te verwijderen. ## Een afspraak koppelen aan notities Een afspraak of een vastgelegd gesprek kan rechtstreeks vanaf de kaart gekoppeld worden aan vergadernotities. Staat u op het punt een familie te ontmoeten, of hebt u net opgehangen, gebruik dan **Transcriberen & notitie** om een opname te starten die al aan die afspraak gekoppeld is, of **Bestaande notitie koppelen** om er een te koppelen die u al schreef. Is er een notitie gekoppeld, dan opent **Notities bekijken** ze. Zie [Vergadernotities](/docs/nl/daily-work/meeting-notes/) voor hoe de opname zelf werkt. ## Wat de familie ziet In het familieportaal heeft het tabblad **Overzicht** een sectie **Planning** met de diensten op het dossier, met hun datum, tijd en locatie. Families kunnen elke dienst met een datum aan hun eigen agenda toevoegen met **Aan agenda toevoegen**: dit downloadt een standaard agendabestand, zonder dat er een account bij een specifieke agendaprovider nodig is. Daarboven, onder "Waar alles staat", toont het portaal de eerstvolgende dienst, zodat een familie die even komt kijken niet door de hele planning hoeft te zoeken naar waarvoor ze eigenlijk kwam. Zolang er nog geen datum is, meldt het dat de uitvaartonderneming de datum binnenkort deelt. ## Daarna Wat een familie u vertelt vastleggen en ordenen: [Vergadernotities](/docs/nl/daily-work/meeting-notes/). Source: https://lethra.ai/docs/nl/daily-work/scheduling/