# Een dossier koppelen

> Een dossier in eLys terugvinden, vergelijken met het dossier in Lethra, koppelen en ontkoppelen, en hoe documentimport en herchecks daarna verlopen.

Zodra uw onderneming verbonden is, heeft elk dossier een **eLys**-sectie.
Voor er een eLys-dossier gekoppeld is, biedt ze een zoekfunctie aan; daarna
toont ze het eLys-dossier zelf.

## Een dossier zoeken

eLys aanvaardt drie manieren van zoeken, en de sectie biedt precies die drie
aan:

- **Rijksregisternummer**, een exacte match en de betrouwbaarste manier om
  het juiste dossier te vinden. Kent het dossier in Lethra al een
  rijksregisternummer, dan wordt dit automatisch gebruikt en opent dit
  tabblad als eerste.
- **Dossiernummer**, als u dat al kent.
- **Achternaam, NIS-code van de gemeente en overlijdensdatum**, samen. De
  naam en de datum worden overgenomen van het dossier in Lethra, en een
  voornaam is optioneel. eLys vergelijkt deze exact, dus een kleine
  schrijffout of een verkeerde datum kan betekenen dat er geen resultaat komt,
  ook al bestaat het dossier wel.

(Schermafbeelding: Het eLys-blok op een dossier dat nog niet gekoppeld is: zoeken op rijksregisternummer, met één gevonden dossier.)

Resultaten tonen het dossiernummer, de status, of het al geclaimd is en of
er nog openstaande acties zijn.

## Vergelijken voor u koppelt

Opent u een resultaat, dan ziet u de naam van de overledene, de
overlijdensdatum, de huidige eigenaar van het eLys-dossier en het
rijksregisternummer, naast wat het dossier in Lethra al bevat. Dit is het
moment om een afwijking op te merken: een andere schrijfwijze van de naam of
een overlijdensdatum die niet overeenkomt met het dossier in Lethra, voor
beide aan elkaar worden gekoppeld.

(Schermafbeelding: Een zoekresultaat geopend in het eLys-blok: de naam van de overledene, Open en Niet geclaimd, de overlijdensdatum en het rijksregisternummer, de documenten in eLys, en Koppelen aan dit dossier.)

## Koppelen en ontkoppelen

**Koppelen** legt vast welk eLys-dossier bij dit dossier hoort: klik op
**Koppelen aan dit dossier**. Eenmaal gekoppeld, wordt het
rijksregisternummer waarmee het gevonden werd bewaard op het dossier voor de
volgende keer, en start de documentimport.

De agent kan ook zelf een eLys-dossier zoeken en koppelen, maar enkel wanneer
het duidelijk bij het dossier past. Zijn er meerdere kandidaten, of wijkt de
naam of de overlijdensdatum af, dan vraagt hij het aan uw team en koppelt hij
niets.

**Ontkoppelen** maakt die koppeling ongedaan. U vindt **Ontkoppelen** onder
**Meer acties** (de drie puntjes), naast **Een ander dossier zoeken**. Dit
raakt niets aan in eLys zelf: het eLys-dossier blijft ongewijzigd, enkel het
dossier in Lethra verwijst er niet meer naar. Gebruik dit als een eLys-dossier
per vergissing aan het verkeerde dossier gekoppeld werd.

(Schermafbeelding: Het menu Meer acties bij een gekoppeld dossier, met Een ander dossier zoeken en Ontkoppelen.)

## Documentimport

Zodra een eLys-dossier gekoppeld is, importeert Lethra de documenten die eLys
al bijhoudt automatisch naar het dossier in Lethra, zodat ze samen liggen met
alles wat u al voor de familie verzamelde. Elk document wordt eenmalig
geïmporteerd: een document dat al bewaard is bij het dossier wordt niet
opnieuw geïmporteerd, en de sectie toont hoeveel documenten van het
eLys-dossier al bewaard zijn en hoeveel er nog ontbreken.

U kunt de import van wat nog ontbreekt ook op elk moment zelf opstarten met
**Ontbrekende bewaren**, en een document rechtstreeks vanuit het eLys-dossier
downloaden zonder het eerst bij het dossier te bewaren. Een document dat
Athumi gearchiveerd heeft, staat gemarkeerd als **Gearchiveerd** en kan niet
meer gedownload of geïmporteerd worden.

(Schermafbeelding: De sectie Documenten van een gekoppeld dossier: 0 van 2 in dossier, Ontbrekende bewaren, en elk document met In dossier bewaren en downloaden.)

## Hoe herchecks verlopen

De eLys-sectie bevraagt niet voortdurend op de achtergrond. Ze controleert
een gekoppeld dossier opnieuw wanneer daar aanleiding toe is: u opent of
ververst de sectie zelf, of de agent komt terug op het dossier tijdens een van
zijn eigen ingeplande momenten, op dezelfde manier waarop hij ook op andere
zaken terugkomt waarop hij wacht. Tussen die momenten in toont Lethra de
laatst opgehaalde toestand, dus gebruik de vernieuwknop als u onmiddellijk de
actuele stand wilt zien.

## Daarna

Het dossier claimen: [De inlichtingenfiche en socio-economische
gegevens](/docs/nl/elys/inlichtingenfiche-and-socio-economic/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/elys/linking-a-dossier/