# Delen met de familie

> Hoe u een familie uitnodigt op haar dossier, wat ze precies wel en niet ziet, en wat ze kan doen zodra ze binnen is.

Het familieportaal geeft een familie haar eigen kijk op het dossier: wat geregeld
is, wanneer het plaatsvindt, en de documenten die haar aanbelangen. Het bestaat
om te vermijden dat dezelfde drie vragen op dinsdagnamiddag telefonisch
binnenkomen.

Het is een andere deur dan die voor medewerkers, en ze is bewust smal. Een
familie ziet haar dossier, en niets anders.

## Een familie uitnodigen

Gebruik vanuit het dossier **Familie uitnodigen**. De knop verschijnt pas als het
portaal aanstaat voor uw onderneming, in de [instellingen van het
familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).

Heeft het primair contact van het dossier een e-mailadres, dan stuurt Lethra de
uitnodiging meteen. Is er nog geen e-mailadres, dan kopieert Lethra een
uitnodigingslink, die u zelf verstuurt in een bericht dat u al geschreven hebt.
Daarom telt het contact-e-mailadres zo zwaar bij het
[aanmaken van het dossier](/docs/nl/getting-started/first-case/).

Het familielid maakt vervolgens een eigen account met een eigen wachtwoord, of
meldt zich aan met een link die per e-mail komt.

(Schermafbeelding: Het aanmeldscherm van het familieportaal, met velden voor e-mail en wachtwoord onder de titel Familieportaal.)

> **Let op:** Het portaal is een andere aanmelding dan de uwe. Zegt een familielid dat de site
> het niet binnenlaat, dan is de gewone oorzaak dat het de medewerkersaanmelding
> probeert. Stuur het portaaladres opnieuw door.
U kunt meer dan één persoon uitnodigen. In het portaal is elke persoon de
**Beslisser** of een **Familielid**. Iedereen kan gedachten en documenten delen.
De beslisser bevestigt de keuzes. U duidt die aan op het tabblad
**Familieschrift** van het dossier, met **Maak beslisser**, wat handig is
wanneer degene die beslist niet degene is met wie u het meest spreekt.

(Schermafbeelding: Onderaan het tabblad Familieschrift: de documenten die de familie moet bezorgen met hun status, en Familie in het portaal, met Anneke als beslisser en Maak beslisser naast Bart.)

## Wat de familie ziet

Eenmaal aangemeld komt een familielid op **Uw dierbaren**, waar het dossier
onder **Lopende regelingen** staat. Daarnaast staat **Uw planning**, een private
plek voor de eigen wensen.

Binnen een dossier zijn er vijf tabbladen.

| Tabblad | Wat erop staat |
| --- | --- |
| Overzicht | Waar alles staat: de volgende dienst, tot drie dingen die op haar antwoord wachten, wat nieuw is sinds het laatste bezoek, de planning, de mensen in het portaal, en een vak om u een bericht te sturen. |
| Het afscheid | Een gedeelde afscheidsnotitie, per onderwerp zoals muziek, teksten en bloemen, met hoe ver elk onderdeel staat. Proeven van de rouwbrief en het drukwerk om na te kijken, condoleances, en de diensten die u aanbiedt. |
| Gegevens | De gegevens van de overledene, die de familie mee kan aanvullen: familie, gekende wensen en praktische zaken. |
| Documenten | Wat u van haar nodig hebt, wat u voor haar klaarmaakte, en wat ze zelf nog toevoegt. |
| Gesprekken | Opgenomen gesprekken en familieoverleg, en wat eruit gehaald werd. |

(Schermafbeelding: De familieweergave van een dossier in het portaal: Uw dierbaren en Uw planning bovenaan, de tabbladen Overzicht, Het afscheid, Gegevens, Documenten en Gesprekken, een overzicht van waar het dossier staat, en de planning met knoppen Aan agenda toevoegen.)

## Wat de familie niet ziet

Dit verdient precisie, want het is de eerste vraag van elke
uitvaartondernemer.

Ze ziet nooit:

- Uw andere dossiers, of enige andere familie
- Uw inbox, of een gesprek dat u haar niet stuurde
- Uw interne notities
- Prijzen
- Iets uit Groei, Leads, Advertenties of Oproepen

Een familie ziet haar eigen dossier, en niets anders.

## Wat de familie kan doen

**De planning bekijken.** Diensten met datum en plaats, ergens waar ze het om
middernacht kan nakijken zonder u te bellen. **Aan agenda toevoegen** zet een
dienst in haar eigen agenda.

**Gedachten delen.** Een lied dat ze graag hoorde, wie spreekt, de bloemen.
Lethra zet elke gedachte bij het juiste onderwerp. U antwoordt en zet hoe ver
elk onderdeel staat op het tabblad **Familieschrift** van het dossier.

(Schermafbeelding: Het tabblad Familieschrift van een dossier: een opgenomen regelingsgesprek, en de gedachten van de familie per onderwerp, zoals het rouwbezoek en de muziek, elk met de stand van zaken en een antwoord van de uitvaartzorg.)

**Proeven nakijken.** Wanneer u de rouwbrief of ander drukwerk deelt, kan ze het
goedkeuren of een aanpassing vragen.

**Documenten lezen en uploaden.** Ze ziet wat u deelde en wat u haar vroeg. U
vraagt dat vanuit het tabblad **Familieschrift**, bijvoorbeeld met **Standaard
documentenlijst toevoegen**, en keurt daarna goed wat binnenkomt of vraagt een
nieuwe kopie. Dit vervangt de lus "kunt u het opnieuw sturen, het is niet
doorgekomen".

**Een gesprek opnemen.** Een familieoverleg of een gesprek kan opgenomen worden,
of geüpload als spraakmemo. Lethra haalt er de wensen, beslissingen en open
vragen uit, en de familie kijkt ze na voor er iets wordt toegevoegd.

**U een bericht sturen.** Wat ze stuurt, komt in uw
[inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/) als bericht van de familie.

**Vragen naar diensten.** Ze kan interesse tonen in een dienst die u aanbiedt. U
ziet de vraag in het dossier.

**Vooruit plannen.** In **Uw planning** kan iemand de eigen wensen vastleggen in
een begeleid gesprek, en vertrouwenspersonen uitnodigen om te helpen. Dat staat
los van een lopend dossier, en van de chat op uw website: wie daar kiest om
vooruit te plannen, wordt doorverwezen naar **Uw planning** (zie [First
Call](/docs/nl/communication/first-call/)).

## Uw planning

**Uw planning** is een rustig, privé gesprek met de planningsgids van uw
uitvaartcentrum. Het overloopt uw **Planningsvragen** een voor een, op het tempo
van de persoon zelf, en bewaart elk antwoord in de eigen woorden. Wat al bewaard
is, staat naast het gesprek, zodat ze kunnen meelezen en iets kunnen
verbeteren.

(Schermafbeelding: Uw planning in het portaal: het gesprek links, en rechts wat de persoon al gedeeld heeft, zoals het soort uitvaart, de muziek en de bloemen.)

Bewaarde wensen zijn hun wensen, geen reservaties: niets wordt besteld of
bevestigd doordat het bewaard is. Gebeurt er iets dringends terwijl ze plannen,
dan geeft **Nu hulp nodig?** bovenaan uw telefoonnummer en een rechtstreekse
manier om u te verwittigen, via het dringende pad van First Call.

(Schermafbeelding: Het menu Nu hulp nodig? in Uw planning: een knop om het uitvaartcentrum te bellen, met zijn nummer, en Het uitvaartcentrum nu verwittigen.)

## Er het meeste uit halen

- **Nodig vroeg uit.** Het portaal is het nuttigst in de eerste dagen, wanneer de
  familie de meeste vragen heeft en u de minste tijd.
- **Voeg diensten toe zodra ze vastliggen.** De planning stelt enkel
  gerust als ze actueel is, en een lege planning lokt een telefoontje uit.
- **Zeg waarvoor het dient.** Eén zin bij het versturen van de uitnodiging, dat
  ze er de regelingen kan zien en foto's kan toevoegen, doet veel meer families
  het portaal gebruiken dan een uitnodiging zonder uitleg.

## Waar u verder leest

Dit is het einde van de eerste stappen. De rest van dit helpcentrum gaat dieper
in op de instellingen, het dagelijkse werk, communicatie, documenten, groei en de
eLys-integratie voor Vlaanderen.

Zit u vast, vraag het dan aan de Assistent in Lethra, of antwoord op een
e-mail van ons.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/family-portal/