# Uw eerste dossier aanmaken

> Elk veld van een nieuw dossier uitgelegd, wat de zeven tabbladen bevatten, en welke gegevens de agent nodig heeft om nuttig te zijn.

Een dossier is één fiche voor één overledene, en al de rest hangt eraan vast: de
familie, de diensten, de documenten, de e-mails. De eerste
velden goed invullen kost twee minuten en scheelt later veel, want bijna alles
wat Lethra automatisch doet vertrekt van deze fiche.

Open **Dossiers** en klik op **Nieuw dossier**.

## De velden

Slechts twee velden zijn verplicht. De rest vult u aan naarmate u het verneemt,
en het meeste weet u nog niet tijdens het eerste telefoontje.

(Schermafbeelding: Het formulier Nieuw dossier, ingevuld tijdens een eerste telefoontje: de gegevens van de overledene, de status Eerste oproep, en het primair contact met telefoon en e-mail.)

### Informatie overledene

| Veld | Verplicht | Opmerkingen |
| --- | --- | --- |
| Voornaam | Ja | |
| Achternaam | Ja | |
| Geboortedatum | Nee | |
| Overlijdensdatum | Nee | Bepaalt de termijnen: vul ze in zodra u ze kent. |
| Plaats van overlijden | Nee | Het ziekenhuis, de woning of het woonzorgcentrum. |
| Rijksregisternummer | Nee | Het nationale identificatienummer. Nodig voor de meeste officiële documenten. |

### Dossierstatus

Waar het dossier staat. Het begint op **Eerste oproep**, wat bijna altijd juist
is voor een nieuwe fiche. De volledige lijst met statussen en hun betekenis staat
in [Wat Lethra is](/docs/nl/getting-started/what-lethra-is/).

### Primair contact (Naaste familie)

De persoon met wie u echt zult werken. Naam, band met de overledene (echtgenoot,
zoon, dochter), telefoon en e-mail.

**Het e-mailadres telt zwaarder dan de rest.** Het is het adres waar de
uitnodiging voor het familieportaal naartoe gaat, en het adres waaraan de agent
schrijft. Een dossier zonder contact-e-mail is een dossier waarin Lethra u niet
kan helpen met correspondentie.

U bent niet beperkt tot één persoon. Zodra het dossier bestaat, kunt u meer
contacten toevoegen en er één als primair aanduiden, wat handig is wanneer
twee kinderen allebei op de hoogte willen blijven.

## Wat de agent nodig heeft

De agent werkt met wat op de fiche staat. Hij gokt niet en verzint niets. In de
praktijk wordt hij nuttig zodra hij beschikt over:

- **De naam en het e-mailadres van het contact.** Zonder deze kan hij niemand
  schrijven.
- **De overlijdensdatum.** De meeste termijnen worden eruit berekend.
- **Het type dienst**, zodra beslist, zodat hij weet waarrond hij regelt.

U hoeft dit niet allemaal in te vullen voor u begint. De agent doet gewoon meer
naarmate de fiche vollediger wordt.

## De zeven tabbladen

Zodra een dossier openstaat, is het werk verdeeld over tabbladen.

(Schermafbeelding: Een dossier in Lethra: de statussen bovenaan, en het tabblad Overzicht met de gegevens van de overledene en twee contacten.)

| Tabblad | Wat er staat |
| --- | --- |
| Overzicht | De fiche: gegevens van de overledene, de contacten, de status. |
| Diensten & Taken | Wat geregeld wordt en alles wat nog moet gebeuren. |
| Documenten | Bestanden verzameld en aangemaakt voor dit dossier. |
| Familieschrift | Wat de familie deelde in het [familieportaal](/docs/nl/getting-started/family-portal/), de documenten die u haar vroeg, en wie in het portaal zit. |
| Notities | Interne notities, ook die van vergaderingen. |
| Agent | Wat de agent opmerkte, en wat hij als volgende stap voorstelt. |
| Assistent | Vragen stellen over dit specifieke dossier. Verschijnt zodra het dossier een eigen agentmailbox heeft. |

Het grootste deel van uw dag speelt zich af in Overzicht en Diensten & Taken.

De rij statussen bovenaan is de status van het dossier. Klikt u op een status,
dan staat het dossier er meteen, wat sneller gaat dan het formulier openen.

### Diensten

Een dienst is iets dat plaatsvindt op een tijdstip en een plaats:
**Begrafenis**, **Crematie**, **Directe crematie**, **Herdenkingsdienst**,
**Grafzijde dienst**, **Rouwbezoek**, **Viering van het leven** of **Overig**.
Een dossier bevat er vaak meerdere, bijvoorbeeld een rouwbezoek op donderdag en
een crematie op vrijdag.

Diensten met een datum en plaats zijn wat de familie in haar portaal ziet. Ze
goed invullen is precies wat de telefoontjes "hoe laat was het ook alweer?"
voorkomt.

De taken staan op hetzelfde tabblad, onder de diensten: eerst de open taken,
daaronder de afgewerkte, ingeklapt.

(Schermafbeelding: Het tabblad Diensten & Taken: de diensten uit de catalogus met hun totaal, en daaronder een rouwbezoek en een crematie met hun data en plaatsen.)

## Later aanpassen

Bijna elk veld op het tabblad Overzicht past u ter plaatse aan: klikken,
wijzigen, opgeslagen. Geen apart bewerkingsscherm, geen bewaarknop om te zoeken.

> **Let op:** Een dossier verwijderen is definitief. Het wist de fiche en alles wat eraan hangt,
> inclusief diensten, documenten en gekoppelde notities, en het kan niet
> ongedaan gemaakt worden. Werd een dossier per vergissing geopend, dan is
> verwijderen juist. Ging een familie gewoon elders, dan bewaart de status
> **Afgesloten** de geschiedenis.
## Daarna

Laat de agent nu het administratieve werk oppikken:
[Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/first-case/