# Lethra help center (Nederlands)

> Praktische gidsen voor uitvaartondernemers die Lethra gebruiken: dossiers, de AI-agent, e-mail met families, het familieportaal, documenten, de telefonische receptie, groei en groepen met meerdere merken.

---

# Wat Lethra is

> Hoe een dossier in Lethra verloopt, van het eerste telefoontje tot de afsluiting, welk deel van het platform elke stap opvangt, en wat de negen statussen betekenen.

Lethra brengt een volledig uitvaartdossier samen in één werkomgeving: de familie,
het papierwerk, de agenda en de tientallen kleine opvolgingen daartussen. In plaats van verspreid te zitten over een notitieboek, een gedeelde
mailbox en drie mappen op een computer, leeft alles in één fiche die iedereen in
uw onderneming kan zien.

Deze pagina is de kaart. Ze legt het verloop van een dossier uit, benoemt elk
onderdeel van het platform en verwijst naar de bijhorende gids.

## Het verloop van een dossier

Bijna elk dossier volgt hetzelfde pad, wat de familie ook kiest.

1. **Er komt een telefoontje.** Vaak buiten de uren. Lethra kan opnemen, het
   essentiële noteren en een fiche openen zodat er niets verloren gaat voor u
   het overneemt.
2. **U opent een dossier.** Eén fiche voor de overledene, met de contactpersonen,
   de belangrijke data en de dienst die u regelt.
3. **Het administratieve werk begint.** Documenten verzamelen, aangiften
   indienen, leveranciers bevestigen. Lethra maakt daar een lijst van echte taken
   van in plaats van een geheugenoefening.
4. **De familie schrijft u.** Meestal per e-mail. Elk bericht blijft bij het
   dossier, zodat wie het overneemt het volledige gesprek ziet.
5. **De dienst wordt gepland.** Rouwbezoek, plechtigheid, begrafenis of
   crematie, met de personen en plaatsen eraan gekoppeld.
6. **Het dossier sluit.** Alles blijft doorzoekbaar, zodat een vraag twee jaar
   later een minuut kost in plaats van een namiddag.

## De negen statussen

Elk dossier draagt een **status**, waardoor u en uw collega's in één oogopslag
zien waar het staat. Dit zijn de statussen die een dossier doorloopt.

(Schermafbeelding: De bovenkant van een dossier: de naam en data, Familie uitnodigen, en de statussen van Eerste oproep tot Nazorg, met Afspraken bevestigd geselecteerd.)

| Status | Wat het betekent |
| --- | --- |
| Eerste oproep | Het overlijden is bij u gemeld. Vaak enkel een naam en een nummer. |
| Afspraak bespreking | U zit samen met de familie (het regelingsgesprek) om het verloop te bepalen. |
| Afspraken bevestigd | De familie heeft beslist. De vorm van de uitvaart ligt vast. |
| In verzorging | De overledene is in uw zorg. |
| Documenten in afwachting | U wacht op papieren voor er iets anders verder kan. |
| Dienst gepland | Datum, uur en plaats liggen vast. |
| Dienst voltooid | De uitvaart heeft plaatsgevonden. |
| Nazorg | De dienst is voorbij, het dossier niet. As, opvolging. |
| Afgesloten | Alles is klaar. De fiche blijft doorzoekbaar. |

U bepaalt de status zelf, en u kunt even makkelijk terug als vooruit. Niets ligt
vast. De lijst met statussen van uw onderneming hoort bij haar instellingen: als
uw eigen werkwijze andere namen gebruikt, kunnen de statussen die volgen.

## De onderdelen van het platform

Links op het scherm staan zeven plaatsen. Dat is de volledige navigatie, en ze is
voor elke onderneming dezelfde.

(Schermafbeelding: De zijbalk van Lethra: Assistent, Dossiers, Inbox, Contacten, Vergadernotities, Groei en Documenten, met Dossiers geselecteerd.)

- **Assistent**: waar u binnenkomt. Het gesprek met Lethra, voor een vraag over
  een dossier of over de onderneming.
- **Dossiers**: uw dossiers. Eén fiche per overledene. Hier zit u het vaakst.
- **Inbox**: alles waar een mens voor nodig is. Concepten om goed te keuren,
  vragen van de agent, families om terug te bellen. De gesprekken zelf staan op
  elk dossier.
- **Contacten**: één lijst van iedereen met wie uw onderneming te maken heeft,
  families, mensen die vooruit plannen, aanvragen en abonnees op de nieuwsbrief.
- **Vergadernotities**: notities van regelingsgesprekken en andere afspraken.
- **Groei**: het commerciële luik, wie contact opnam, waar ze vandaan komen en
  wat er loopt.
- **Documenten**: uw sjablonen en de documenten die eruit gemaakt worden.

Daaronder staan **Uw bedrijf**, voor de instellingen van het huis en uw team,
en **Uw account**, voor uw aanmeld-e-mailadres en uw eigen verbindingen, zoals uw
agenda en uw Gmail.

Telefoongesprekken, leads en campagnes bestaan wel, maar u bereikt ze vanuit Groei
en vanuit de dossiers waar ze bij horen, niet via een eigen plaats in de zijbalk.

> **Opmerking:** Een woordje uitleg. Een **dossier** is één fiche per overledene: de uitvaart
> die u regelt. Een **lead** is een familie die contact opnam of een plan
> begon, te vinden onder **Groei**, en wordt een dossier zodra u de uitvaart op
> zich neemt. **Contacten** is de lijst van iedereen met wie uw onderneming te
> maken heeft, wat hun rol ook is.
## Wie ziet wat

Er zijn twee volledig gescheiden ingangen.

**Uw team** meldt zich aan bij de professionele omgeving en ziet alles hierboven.
Collega's komen erbij via een uitnodiging.

**Families** melden zich aan bij het **familieportaal**, een andere deur. Een
familie ziet enkel haar eigen dossier, en enkel de delen die u hebt gedeeld.
Nooit uw inbox, uw andere dossiers, uw interne notities of uw cijfers. Zie
[Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

## Waar u verder leest

Bent u nieuw, lees dan in deze volgorde.

1. [Aanmelden en uw werkomgeving](/docs/nl/getting-started/signing-in/)
2. [Uw eerste dossier aanmaken](/docs/nl/getting-started/first-case/)
3. [Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/)
4. [De inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/)
5. [Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/)

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/what-lethra-is/

---

# Aanmelden en uw werkomgeving

> Hoe uitnodigen en registreren werken, waarvoor elk onderdeel van de zijbalk dient, en waar u uw account, uw taal en de bedrijfsinstellingen vindt.

Collega's komen bij Lethra via een uitnodiging. Iemand bij u maakt de
uitnodiging aan en stuurt ze u, en u volgt de link om uw account te maken.

Is uw uitvaartonderneming nieuw bij Lethra, gebruik dan **Registreren** op het
aanmeldscherm. Lethra leidt u daarna door een korte opstart: de naam van uw
onderneming, het inlezen van uw website, de keuze om die website te houden of
een nieuwe te krijgen, en de eerste instellingen ([Uw uitvaartonderneming
instellen](/docs/nl/getting-started/setting-up/) loopt elke stap door). Sluit u aan
bij een onderneming die Lethra al gebruikt, wacht dan op de uitnodiging in
plaats van u te registreren, anders komt u in een aparte werkomgeving van uzelf
terecht.

Kiest u **Later afronden**, dan komt de opstart niet vanzelf terug. U hervat ze
via **Uw account** met **Instellen hervatten**. Alleen wie de werkomgeving
heeft aangemaakt, doorloopt deze opstart; collega's die u uitnodigt, komen
meteen op het dashboard.

## Aanmelden

Ga naar het Lethra-adres van uw onderneming en meld u aan met uw professioneel
e-mailadres en wachtwoord.

(Schermafbeelding: Het aanmeldscherm voor medewerkers van Lethra, met velden voor e-mail en wachtwoord en een knop Inloggen.)

Bent u uw wachtwoord vergeten, gebruik dan **Wachtwoord vergeten?** op dit scherm.
Een herstellink vertrekt naar uw professioneel e-mailadres. De link werkt één
keer: vraagt u er twee aan, dan werkt enkel de nieuwste.

> **Let op:** Dit is de deur voor medewerkers. Families melden zich hier niet aan. Zij
> gebruiken het familieportaal, een apart adres dat enkel hun eigen dossier toont.
> Zegt een familielid dat het niet lukt, kijk dan eerst welke van de twee deuren
> het probeert.
## Uw weg vinden

Alles wat Lethra doet staat links op het scherm. Er zijn zeven plaatsen, en de
lijst is voor elke onderneming dezelfde. Daaronder staan uw recente gesprekken
met de Assistent. U kunt de zijbalk inklappen met **Inklappen** als u ruimte
wilt.

| Waar | Waarvoor het dient |
| --- | --- |
| Assistent | Waar u binnenkomt. Het gesprek met Lethra, over een dossier of de onderneming. |
| Dossiers | Uw dossiers. Eén fiche per overledene. |
| Inbox | Alles waar een mens voor nodig is: concepten, vragen van de agent, terugbelverzoeken. |
| Contacten | Iedereen met wie uw onderneming te maken heeft: families, planners, aanvragen, abonnees. |
| Vergadernotities | Notities van regelingsgesprekken en andere afspraken. |
| Groei | Het commerciële luik: leads, campagnes en uw website. |
| Documenten | De sjablonen, en de documenten die eruit gemaakt worden. |

(Schermafbeelding: De zijbalk van Lethra: Assistent, Dossiers, Inbox, Contacten, Vergadernotities, Groei en Documenten, met daaronder de recente gesprekken.)

Onderaan klikt u op uw naam voor **Uw bedrijf** en **Uw account**. Het verschil
is belangrijk, dus het loont om precies te zijn.

(Schermafbeelding: Het menu onder uw naam onderaan de zijbalk, met Uw bedrijf, Uw account en Uitloggen.)

## Uw account en Uw bedrijf

**Uw account** bent u. Uw aanmeld-e-mailadres, uw eigen verbindingen zoals uw
agenda en uw Gmail, en **Onboarding opnieuw doorlopen** als u de opstart nog eens
wilt doen. Wat u hier wijzigt, geldt enkel voor u. Uw wachtwoord wijzigt u via
**Wachtwoord vergeten?** op het aanmeldscherm.

(Schermafbeelding: Uw account: uw aanmeld-e-mail, Onboarding opnieuw doorlopen, een gekoppeld Google-account voor agenda en Gmail, en uw mailboxvoorkeuren in gewone woorden.)

**Uw bedrijf** is het huis. De gegevens, uw team en wie toegang heeft, en de
instellingen waarbinnen iedereen werkt. Wat u hier wijzigt, raakt al uw
collega's: ga er dus voorzichtiger mee om.

Bent u de eerste persoon van uw onderneming, dan loont het om **Uw bedrijf**
door te nemen voor u uw eerste dossier opent, zodat namen, adressen en statussen
meteen juist staan in plaats van later verbeterd te worden.

## Werken in uw eigen taal

Lethra spreekt Nederlands, Frans en Engels, met Vlaams als variant van het
Nederlands.

U wijzigt het met **Taalinstellingen**, op het tabblad **Bedrijf** van **Uw
bedrijf**. De hele interface verandert meteen, en uw browser onthoudt de
keuze, zodat een collega op een eigen computer in een andere taal kan blijven
werken. Dezelfde instelling wordt ook bewaard als de taal van uw onderneming,
die Lethra onder meer gebruikt voor de documenten die het opstelt. Zie
[Taal en regio](/docs/nl/setup/language-and-region/).

(Schermafbeelding: Bedrijfsinformatie onder Uw bedrijf: Taalinstellingen op English, de tijdzone, en Regio op Vlaanderen (België).)

De taal van uw scherm bepaalt niet hoe families geschreven worden. Wanneer de
agent een familie schrijft, doet hij dat in de taal van de familie, niet die van
u. Een Franstalige familie krijgt dus Franse e-mail, ook als u in het Nederlands
werkt. Zie [Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

Dit helpcentrum bestaat in dezelfde drie talen. Gebruik de taalkiezer bovenaan de
pagina.

## Afmelden

**Uitloggen** staat in het menu onder uw naam, onderaan de zijbalk. Gebruik het
echt op een gedeelde computer:
een open sessie geeft toegang tot elk dossier van de onderneming, inclusief de
contactgegevens van families.

## Daarna

Open uw eerste dossier:
[Uw eerste dossier aanmaken](/docs/nl/getting-started/first-case/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/signing-in/

---

# Uw uitvaartonderneming instellen

> De zeven opstartstappen na het registreren, van uw website en First Call tot uw eerste advertenties, en het lanceerbord dat bijhoudt wat nog loopt.

Na het registreren leidt Lethra u door zeven korte stappen. Het meeste werk
gebeurt op de achtergrond terwijl u de volgende vraag beantwoordt, dus de hele
opstart duurt ongeveer tien minuten. Niets gaat online zonder uw goedkeuring:
niet uw website, niet uw advertenties.

U kunt op elk moment stoppen met **Later afronden**. De opstart komt dan niet
vanzelf terug; u hervat ze via **Uw account** met **Instellen hervatten**.

## 1. Uw naam en website

Typ de naam van uw uitvaartonderneming en het adres van uw huidige website. Hebt
u er nog geen, kies dan **Ik heb geen website**.

(Schermafbeelding: De eerste stap: de naam van de uitvaartonderneming, het adres van de huidige website, en een link voor ondernemingen zonder website.)

Zodra u verdergaat, begint Lethra uw website in te lezen. U hoeft daar niet op
te wachten.

## 2. Bent u dit?

Lethra vult in wat het op uw website vond: uw adres, telefoonnummer, e-mail, een
korte beschrijving, uw kleuren en uw diensten. De kaart bovenaan toont hoe
families u zien, en verandert mee terwijl u aanpast.

(Schermafbeelding: De stap Bent u dit?: een voorbeeldkaart met de kleuren, contactgegevens, beschrijving en diensten van de uitvaartonderneming, en daaronder de velden om ze aan te passen.)

Wat u zelf intypt, blijft staan, ook als het inlezen later klaar is. Upload hier
ook uw logo. Is uw logo donker, voeg dan een lichte versie toe voor donkere
achtergronden.

Uw diensten zijn belangrijker dan ze lijken. Lethra gebruikt ze op uw website,
in de antwoorden van First Call en in uw advertenties.

## 3. Uw website

Kies wat u met uw website doet. Lethra markeert één keuze als **Onze
suggestie**, met de reden eronder. Een site die slecht werkt op een telefoon
krijgt bijvoorbeeld een nieuwe website voorgesteld.

- **Geef me een nieuwe website.** Kies een van de drie ontwerpen. Ze zijn al
  gevuld met uw naam, gegevens en kleuren. Lethra bewaart uw keuze als concept
  en verbetert ze verder terwijl u doorgaat. U publiceert ze zelf, via
  **Website**, wanneer u tevreden bent.
- **Mijn website houden, First Call toevoegen.** U krijgt een klein
  codefragment om op uw site te plakken, met de stappen voor uw websitebouwer
  (Wix, Squarespace, WordPress, GoDaddy of een andere). **Deze instructies
  mailen** opent een e-mail voor uw webontwikkelaar met alles erin.
  **Installatie controleren** vertelt u of het codefragment al op uw site staat.
- **Mijn site naar Lethra verhuizen.** Lethra kopieert uw huidige site zoals hij
  is, zodat u hem hier beheert. Uw huidige site blijft online en ongewijzigd.

(Schermafbeelding: De websitestap met de drie keuzes, de suggestie om de huidige website te houden, het First Call-codefragment en de installatiestappen voor Wix.)

(Schermafbeelding: De drie websiteontwerpen, elk al met de naam en het telefoonnummer van de uitvaartonderneming.)

Nog niet zeker? Kies **Later beslissen**. U kunt er altijd naar terugkeren onder
**Website**.

## 4. First Call op uw website en aan de telefoon

**Op uw website** kiest u waarmee First Call families helpt: iemand is net
overleden, algemene vragen, of vooruit plannen. Het voorbeeld toont wat
bezoekers zien, in uw kleuren.

**Aan de telefoon** antwoordt First Call op een eigen nummer. Kies **Nummer
aanvragen** en Lethra stelt er binnen één werkdag een in. Daarna schakelt u uw
huidige lijn ernaar door, of publiceert u het. Vul in:

- **Uw eigen telefoonnummer**: waar oproepen naartoe gaan die First Call niet
  beantwoordt.
- **Dringend nummer**: het nummer achter de knop **Nu bellen** in dringende
  gesprekken. Laat leeg om uw hoofdnummer te gebruiken.
- **Openingsuren**: First Call beantwoordt uw oproepen tijdens deze uren. Kies
  **We zijn 24/7 bereikbaar** als u nooit sluit.
- **Ook buiten de openingsuren antwoorden**: zet dit uit om oproepen buiten uw
  uren meteen naar uw eigen nummer te sturen.

(Schermafbeelding: De First Call-stap: waarmee First Call helpt en een voorbeeld van het gesprek, daarna de telefooninstellingen met de nummeraanvraag, openingsuren en antwoorden buiten de uren.)

## 5. Team en mailbox

Typ de e-mailadressen van uw collega's. Ieder krijgt een uitnodiging per e-mail.
Koppel Gmail zodat concepten vanuit uw eigen adres vertrekken. Zonder Gmail
verstuurt Lethra vanuit zijn gedeelde mailbox.

(Schermafbeelding: De teamstap: e-mailadressen voor uitnodigingen en een knop om Gmail te koppelen.)

## 6. Uw eerste campagne

Lethra stelt in één keer een campagne op voor elk kanaal:

- **Facebook en Instagram**: beeldadvertenties in de feed en stories van mensen
  in uw buurt.
- **Google Zoeken**: tekstadvertenties wanneer families een uitvaartonderneming
  in de buurt zoeken.
- **ChatGPT**: een gesponsorde kaart wanneer mensen ChatGPT om hulp vragen bij
  een uitvaart.

De briefing wordt voor u geschreven op basis van uw diensten en uw gemeente.
Stel één totaal dagbudget in; Lethra verdeelt het over de kanalen. Pas elk
bedrag aan, of zet een kanaal uit.

Kies onder **Advertentieaccounts** voor **Lethra regelt ze voor mij** en Lethra
maakt uw Facebook-pagina en advertentieaccount aan. Of kies **Ik koppel mijn
eigen accounts** en koppel uw accounts later onder **Uw bedrijf > Verbindingen**.

(Schermafbeelding: De campagnestap: de briefing, de drie kanalen met elk een dagbedrag, het totale dagbudget en de keuze van advertentieaccounts.)

Kies **Mijn campagnes opstellen** en u ziet elke advertentie in haar echte vorm
verschijnen terwijl Lethra ze schrijft en het beeld ontwerpt.

(Schermafbeelding: De campagnes worden opgesteld: een Facebook-bericht, een Google-zoekresultaat en een ChatGPT-kaart, de laatste nog bezig met het beeld.)

Uw campagnes blijven concepten. Niemand ziet ze en er wordt niets uitgegeven
tot u ze een voor een nakijkt en goedkeurt onder **Groei**.

## 7. Uw lanceerbord

De laatste stap toont uw lanceerbord: elk onderdeel van uw opstart, waar het
staat, en de volgende stap. Het werkt zichzelf bij terwijl dingen klaar raken.

(Schermafbeelding: Het lanceerbord: de website die gepersonaliseerd wordt, het aangevraagde nummer, het ingestelde doorschakelnummer, en elke campagne met haar volgende stap.)

Elke rij heeft een van vier toestanden:

| Toestand | Betekenis |
| --- | --- |
| Klaar | Loopt. Niets te doen. |
| Bezig | Lethra werkt eraan, bijvoorbeeld aan uw advertenties. |
| Wacht | Wacht op iemand anders, bijvoorbeeld op uw telefoonnummer. |
| Te doen | De volgende stap is aan u. Klik op de rij om erheen te gaan. |

Na de opstart blijft het bord in uw zijbalk staan als **Uw lancering**, met
hoeveel onderdelen klaar zijn. Het verdwijnt zodra alles klaar is, of wanneer u
het sluit.

(Schermafbeelding: Het bord Uw lancering geopend vanuit de zijbalk, boven de inbox.)

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/setting-up/

---

# Uw eerste dossier aanmaken

> Elk veld van een nieuw dossier uitgelegd, wat de zeven tabbladen bevatten, en welke gegevens de agent nodig heeft om nuttig te zijn.

Een dossier is één fiche voor één overledene, en al de rest hangt eraan vast: de
familie, de diensten, de documenten, de e-mails. De eerste
velden goed invullen kost twee minuten en scheelt later veel, want bijna alles
wat Lethra automatisch doet vertrekt van deze fiche.

Open **Dossiers** en klik op **Nieuw dossier**.

## De velden

Slechts twee velden zijn verplicht. De rest vult u aan naarmate u het verneemt,
en het meeste weet u nog niet tijdens het eerste telefoontje.

(Schermafbeelding: Het formulier Nieuw dossier, ingevuld tijdens een eerste telefoontje: de gegevens van de overledene, de status Eerste oproep, en het primair contact met telefoon en e-mail.)

### Informatie overledene

| Veld | Verplicht | Opmerkingen |
| --- | --- | --- |
| Voornaam | Ja | |
| Achternaam | Ja | |
| Geboortedatum | Nee | |
| Overlijdensdatum | Nee | Bepaalt de termijnen: vul ze in zodra u ze kent. |
| Plaats van overlijden | Nee | Het ziekenhuis, de woning of het woonzorgcentrum. |
| Rijksregisternummer | Nee | Het nationale identificatienummer. Nodig voor de meeste officiële documenten. |

### Dossierstatus

Waar het dossier staat. Het begint op **Eerste oproep**, wat bijna altijd juist
is voor een nieuwe fiche. De volledige lijst met statussen en hun betekenis staat
in [Wat Lethra is](/docs/nl/getting-started/what-lethra-is/).

### Primair contact (Naaste familie)

De persoon met wie u echt zult werken. Naam, band met de overledene (echtgenoot,
zoon, dochter), telefoon en e-mail.

**Het e-mailadres telt zwaarder dan de rest.** Het is het adres waar de
uitnodiging voor het familieportaal naartoe gaat, en het adres waaraan de agent
schrijft. Een dossier zonder contact-e-mail is een dossier waarin Lethra u niet
kan helpen met correspondentie.

U bent niet beperkt tot één persoon. Zodra het dossier bestaat, kunt u meer
contacten toevoegen en er één als primair aanduiden, wat handig is wanneer
twee kinderen allebei op de hoogte willen blijven.

## Wat de agent nodig heeft

De agent werkt met wat op de fiche staat. Hij gokt niet en verzint niets. In de
praktijk wordt hij nuttig zodra hij beschikt over:

- **De naam en het e-mailadres van het contact.** Zonder deze kan hij niemand
  schrijven.
- **De overlijdensdatum.** De meeste termijnen worden eruit berekend.
- **Het type dienst**, zodra beslist, zodat hij weet waarrond hij regelt.

U hoeft dit niet allemaal in te vullen voor u begint. De agent doet gewoon meer
naarmate de fiche vollediger wordt.

## De zeven tabbladen

Zodra een dossier openstaat, is het werk verdeeld over tabbladen.

(Schermafbeelding: Een dossier in Lethra: de statussen bovenaan, en het tabblad Overzicht met de gegevens van de overledene en twee contacten.)

| Tabblad | Wat er staat |
| --- | --- |
| Overzicht | De fiche: gegevens van de overledene, de contacten, de status. |
| Diensten & Taken | Wat geregeld wordt en alles wat nog moet gebeuren. |
| Documenten | Bestanden verzameld en aangemaakt voor dit dossier. |
| Familieschrift | Wat de familie deelde in het [familieportaal](/docs/nl/getting-started/family-portal/), de documenten die u haar vroeg, en wie in het portaal zit. |
| Notities | Interne notities, ook die van vergaderingen. |
| Agent | Wat de agent opmerkte, en wat hij als volgende stap voorstelt. |
| Assistent | Vragen stellen over dit specifieke dossier. Verschijnt zodra het dossier een eigen agentmailbox heeft. |

Het grootste deel van uw dag speelt zich af in Overzicht en Diensten & Taken.

De rij statussen bovenaan is de status van het dossier. Klikt u op een status,
dan staat het dossier er meteen, wat sneller gaat dan het formulier openen.

### Diensten

Een dienst is iets dat plaatsvindt op een tijdstip en een plaats:
**Begrafenis**, **Crematie**, **Directe crematie**, **Herdenkingsdienst**,
**Grafzijde dienst**, **Rouwbezoek**, **Viering van het leven** of **Overig**.
Een dossier bevat er vaak meerdere, bijvoorbeeld een rouwbezoek op donderdag en
een crematie op vrijdag.

Diensten met een datum en plaats zijn wat de familie in haar portaal ziet. Ze
goed invullen is precies wat de telefoontjes "hoe laat was het ook alweer?"
voorkomt.

De taken staan op hetzelfde tabblad, onder de diensten: eerst de open taken,
daaronder de afgewerkte, ingeklapt.

(Schermafbeelding: Het tabblad Diensten & Taken: de diensten uit de catalogus met hun totaal, en daaronder een rouwbezoek en een crematie met hun data en plaatsen.)

## Later aanpassen

Bijna elk veld op het tabblad Overzicht past u ter plaatse aan: klikken,
wijzigen, opgeslagen. Geen apart bewerkingsscherm, geen bewaarknop om te zoeken.

> **Let op:** Een dossier verwijderen is definitief. Het wist de fiche en alles wat eraan hangt,
> inclusief diensten, documenten en gekoppelde notities, en het kan niet
> ongedaan gemaakt worden. Werd een dossier per vergissing geopend, dan is
> verwijderen juist. Ging een familie gewoon elders, dan bewaart de status
> **Afgesloten** de geschiedenis.
## Daarna

Laat de agent nu het administratieve werk oppikken:
[Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/first-case/

---

# Werken met de agent

> Wat de agent zelf doet, wat altijd op uw goedkeuring wacht, hoe de briefing werkt, en hoe u hem direct iets vraagt.

De agent is de collega die de administratieve helft van een dossier overneemt.
Hij leest de fiche, merkt op wat ontbreekt, bereidt het werk voor en komt bij u
terug wanneer een beslissing of een handtekening nodig is.

De belangrijkste regel verdient het om eerst genoemd te worden.

> **Let op:** **Standaard bereikt niets een familie zonder dat een mens het heeft
> goedgekeurd.** De agent stelt op, u keurt goed. Een onderneming kan ervoor kiezen
> de agent zelf naar families te laten schrijven, met **E-mails aan familie** in
> de sectie **Agent e-mail** van het tabblad **Bedrijf**, onder **Uw bedrijf**.
> Zolang niemand dat aanzet, bereikt geen enkele e-mail een familie omdat de agent
> dat zo besliste.
## Wat hij zelf doet

Dit gebeurt zonder dat u erom vraagt.

- **Hij leest het dossier** en houdt bij wat nog openstaat.
- **Hij stelt e-mails aan de familie op**, in de taal van de familie, op basis
  van wat het dossier al zegt.
- **Hij bereidt documenten voor** uit uw sjablonen, en vult in wat hij weet.
- **Hij noteert wat hij verneemt.** Meldt een familie in een antwoord een
  wijziging aan de plechtigheid, dan komt dat op het dossier terecht, niet enkel
  in een mailbox.
- **Hij denkt eraan terug te komen.** Wacht hij op een document of een antwoord,
  dan plant hij zelf zijn opvolging in plaats van het te vergeten.

## Wat altijd op u wacht

- **E-mails aan families worden opgesteld voor uw goedkeuring.** Ze wachten in
  de [inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/) tot iemand ze goedkeurt,
  tenzij uw onderneming ervoor koos de agent zelf te laten verzenden.
- **E-mails aan leveranciers wachten ook.** Tenzij uw onderneming automatisch
  verzenden voor hen aanzet onder **Uw bedrijf**, **Leveranciers**,
  **Uitgaande e-mails**.
- **Beslissingen blijven bij u.** Stuit de agent op iets wat hij niet alleen mag
  beslissen, dan stelt hij u een vraag in de inbox en wacht hij op het
  antwoord.
- **Documenten worden voorbereid, niet ingediend.** Alles wat officieel is,
  blijft aan u om na te kijken en door te sturen.
- **Er wordt niets met een familie gedeeld** tot u haar uitnodigt en kiest wat ze
  ziet.

## De briefing

Elk dossier heeft een tabblad **Agent**, en bovenaan staat de briefing. Het is
het antwoord van de agent op "waar staat dit dossier, en wat nu?", telkens
opnieuw geschreven in plaats van uit een lijstje gehaald.

(Schermafbeelding: Het tabblad Agent van een dossier: de koptekst van de agent met zijn mailbox en 2 die op u wachten, de briefing met Wat nu belangrijk is en Volgende stappen, en het begin van de lijst Wacht op jou.)

Ze bestaat uit twee delen:

- **Wat nu belangrijk is**: de stand van het dossier in enkele regels. Wat
  ongewoon, laat of in afwachting is.
- **Volgende stappen**: wat de agent hierna zou doen, in volgorde.

Is er echt niets open, dan zegt hij dat in plaats van werk te verzinnen. De
briefing toont wanneer ze bijgewerkt werd, zodat u weet of u iets leest van voor
of na het telefoontje van vanmorgen.

Het is de snelste manier om terug in een dossier te komen dat u enkele dagen niet
hebt aangeraakt, en het loont om ze te lezen voor u een familie terugbelt.

## Hem rechtstreeks iets vragen

Zodra een dossier een eigen agentmailbox heeft, die Lethra voor u aanmaakt, staat
onderaan elk tabblad een balk met *Vraag de agent om het even wat…*. Wat u typt, opent in
het tabblad **Assistent** van het dossier, waar het gesprek verdergaat. U kunt
ook met uw stem praten. Hij heeft het hele dossier voor zich, dus u kunt gewoon
in gewone taal vragen in plaats van het zelf op te zoeken.

(Schermafbeelding: Het tabblad Assistent van een dossier: een vraag over de documenten die nog nodig zijn voor de crematie, het antwoord van de agent, en de balk Vraag de agent om het even wat onderaan.)

Nuttige vragen:

- Wat ontbreekt er nog in dit dossier?
- Stel een antwoord op voor de dochter over het rouwbezoek van donderdag.
- Wat hadden we afgesproken over de bloemen?
- Welke documenten hebben we nog nodig voor de crematie?

Er is ook **Assistent** in de zijbalk. Die is niet aan één dossier gekoppeld:
gebruik hem voor vragen over de hele onderneming.

## Uit welke mailbox hij verzendt

Lethra kan vanuit twee plaatsen verzenden, en dat verrast mensen, dus het loont
om het te begrijpen.

- **Uw Gmail**, zodat de familie het bericht persoonlijk van u ziet komen.
  Koppel die één keer onder **Uw account**, met **E-mails verzenden
  inschakelen**.
- **De agentmailbox**, een apart adres dat de agent per dossier gebruikt, op
  het domein van uw onderneming als u er een instelde onder **Uw bedrijf**.

Voor u een concept goedkeurt, ziet u vanuit welke het vertrekt, en u kunt het
voor dat bericht wisselen met **Gebruik mijn Gmail** of **Gebruik agentmailbox**.

(Schermafbeelding: Een concept van de agent, gemarkeerd als Versturen vanuit de agentmailbox, met Goedkeuren en sturen, Verwerpen, Gebruik mijn Gmail en Opslaan als regel eronder.)

**Opslaan als regel** leert de agent die voorkeur aan voor dat soort e-mail: u leert
het hem één keer aan in plaats van het wekelijks te verbeteren. Uw bewaarde
voorkeuren staan onder **Uw account**, waar u ze ook in gewone woorden kunt
schrijven. De meeste ondernemingen
sturen familiecorrespondentie uiteindelijk vanuit een persoonlijke Gmail, en
leveranciers- of administratieve e-mail vanuit de agentmailbox.

## Wat hij niet doet

Duidelijk zijn over de grenzen is precies wat toelaat hem de rest toe te
vertrouwen.

- Hij verzint geen feiten. Staat er niet in het dossier waar de dienst
  doorgaat, dan gokt het concept niet.
- Hij stuurt uit zichzelf niets naar een familie, tenzij uw onderneming dat
  heeft aangezet.
- Hij bepaalt geen prijzen en verbindt uw onderneming niet aan een leverancier.
- Hij handelt niet op een telefoontje dat hij niet opnam. Sprak u iets af op uw
  gsm, dan weet de agent het pas als het in het dossier staat.

## Daarna

Goedkeuren wat hij schrijft:
[De inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/the-agent/

---

# De inbox

> Wat er in de inbox terechtkomt, wie wat ziet en hoe u het leegmaakt, van de concepten van de agent goedkeuren tot zijn vragen beantwoorden en families terugbellen.

De inbox is de lijst van alles waar een mens voor nodig is. De agent, uw
website en uw telefoonlijn zetten er dingen in: een concept om goed te keuren,
een vraag die de agent niet alleen mag beantwoorden, een familie om terug te
bellen. U handelt elk item af, en het verdwijnt uit de lijst.

Is de inbox leeg, dan wacht er niets op u.

Het is geen geschiedenis van elk gesprek. Die staat op elk dossier, in het
tabblad **Agent**, waar elke e-mail, elke oproep en elke notitie in volgorde
bewaard blijft.

## Wat er in de inbox terechtkomt

| Item | Wat het is | Wat u doet |
| --- | --- | --- |
| E-mail goedkeuren | Een concept dat de agent schreef aan een familie of een leverancier | Pas het aan, keur het dan goed en verzend het, of gooi het weg |
| De agent heeft een beslissing nodig | Een vraag die enkel uw team kan beantwoorden, zoals een datum die verschilt van eLys | Antwoord de agent, of markeer het als afgehandeld |
| First Call | Een familie meldde via uw website dat iemand net overleden is, of stervende is, en liet een manier achter om hen te bereiken | Bel hen |
| Wil nu iemand spreken | Een familie vroeg op uw website om meteen iemand te spreken | Bel hen terug als niemand opnam |
| Terugbellen | Een contactformulier van uw website, of een boodschap bij de assistent op uw website of bij de telefonische receptionist | Bel of mail hen |
| Rouwbetuiging nakijken | Een rouwbetuiging bij een van uw overlijdensberichten | Publiceer of verberg het |
| E-mail niet verstuurd | Een e-mail die niet verzonden kon worden of die terugkwam | Probeer opnieuw, of kijk het adres na op het dossier |
| Bericht van de familie | Een familie schreef via het familieportaal | Antwoord telefonisch of per e-mail, en markeer het daarna als afgehandeld |

## Hoe het is opgebouwd

Links staat de lijst, rechts het item dat u bekijkt.

(Schermafbeelding: De inbox van Lethra. Links twee dringende items, drie items onder Voor jou en één onder Team. Rechts het conceptantwoord van de agent aan een familie, met de vraag van de familie erboven en Goedkeuren en sturen en Verwerpen eronder.)

De lijst heeft drie delen.

- **Dringend** bevat First Calls, families die meteen iemand willen spreken, en
  telefonische boodschappen die de receptionist als dringend markeerde. Iedereen
  in de onderneming ziet ze.
- **Voor jou** bevat alles op de dossiers waarvoor u verantwoordelijk bent: de
  dossiers die u aanmaakte, en de dossiers waarop u een openstaande taak hebt.
- **Team** bevat al de rest: items op dossiers die met het hele team gedeeld
  zijn, en items die nog niet aan een dossier hangen, zoals een vraag via de
  website.

Elke regel zegt in gewone woorden wat er gevraagd wordt, over wie het gaat en
hoe lang het al wacht. Het getal naast **Inbox** in de zijbalk is het aantal
open items.

## Een item afhandelen

Open een item en rechts staat wat u nodig hebt: het bericht waarop het concept
antwoordt, het nummer om te bellen, de rouwbetuiging om te lezen. De knoppen
eronder doen het werk.

### Een concept goedkeuren

(Schermafbeelding: De conceptkaart: het antwoord van de agent aan een familie, gemarkeerd als Versturen vanuit de agentmailbox, met daaronder Goedkeuren en sturen, Verwerpen, Gebruik mijn Gmail en Opslaan als regel.)

Kies **Goedkeuren en sturen** als het concept klopt. Kies **Verwerpen** als het fout
is, of als de situatie intussen veranderd is. Wilt u eerst de formulering
aanpassen, klik dan op de tekst en pas hem ter plaatse aan: de e-mail die
vertrekt is precies wat u ziet.

Neem die paar extra seconden bij alles wat gevoelig ligt. De agent schrijft goed,
maar hij weet niet dat het net deze familie was die vorig jaar ruzie maakte.

Concepten kunnen bijlagen bevatten, en u kunt ze toevoegen of verwijderen voor u
goedkeurt.

### De agent antwoorden

(Schermafbeelding: De vraag van de agent over een overlijdensdatum die verschilt van eLys, met een vak om de agent te antwoorden, een knop Naar de agent sturen, en daaronder Ik neem het op me en Afgehandeld.)

Heeft de agent een beslissing nodig, dan stelt hij één eenvoudige vraag. Typ uw
antwoord en kies **Naar de agent sturen**. Uw antwoord gaat naar de agent op dat
dossier, nooit naar de familie, en de agent gaat van daaruit verder. Hebt u het
op een andere manier opgelost, kies dan **Afgehandeld**.

### Iemand terugbellen

First Calls en terugbelverzoeken tonen de naam, het nummer en de boodschap van de
persoon. Op een telefoon belt **Bellen** het nummer meteen. Hebt u de persoon
gesproken, kies dan **Afgehandeld**.

(Schermafbeelding: Een terugbelverzoek in de inbox: de samenvatting van een oproep buiten de uren door de receptionist, de naam en het nummer van de beller, en een knop om terug te bellen.)

## Niet twee keer dezelfde familie bellen

Bij alles wat iemand moet gaan doen, laat **Ik neem het op me** uw collega's weten dat u
het opneemt. Uw naam verschijnt voor iedereen op het item, zodat er geen twee
mensen dezelfde familie bellen. **Loslaten** haalt uw naam er weer af.

## Afgehandeld

Afgehandelde items gaan naar **Afgehandeld**. Ze blijven daar 7 dagen staan, met wie ze
afhandelde en hoe, zodat u kunt nakijken of iets echt opgevolgd werd.

(Schermafbeelding: Het tabblad Afgehandeld: een goedgekeurde e-mail, gemarkeerd als Goedgekeurd door Demo, en een terugbelverzoek gemarkeerd als Afgehandeld door Lotte Claes.)

## Dossiers die niet gedeeld zijn

Standaard is elk dossier gedeeld met het hele team, zodat iedereen de items
ervan kan oppakken. Voor een dossier dat enkel bepaalde mensen mogen behandelen,
zet u **Inbox-items delen met het hele team** uit in het tabblad **Agent** van
het dossier. De items gaan dan enkel naar wie het dossier aanmaakte en naar wie
er een openstaande taak op heeft.

Dat verandert wie er gevraagd wordt, niet wie het dossier kan zien: iedereen in
uw onderneming kan het nog altijd openen. Wilt u items zien op dossiers die niet
met u gedeeld zijn, bijvoorbeeld terwijl een collega afwezig is, zet dan
**Ook dossiers die niet met mij gedeeld zijn** aan.

## Een zinnige routine

1. Begin met **Dringend**. Dat zijn families die op een telefoontje wachten.
2. Werk **Voor jou** weg: keur concepten goed en antwoord de agent.
3. Kijk in **Team** naar wat nog niemand heeft opgepakt.

## Daarna

Geef de familie haar eigen kijk op het dossier:
[Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/the-inbox/

---

# Delen met de familie

> Hoe u een familie uitnodigt op haar dossier, wat ze precies wel en niet ziet, en wat ze kan doen zodra ze binnen is.

Het familieportaal geeft een familie haar eigen kijk op het dossier: wat geregeld
is, wanneer het plaatsvindt, en de documenten die haar aanbelangen. Het bestaat
om te vermijden dat dezelfde drie vragen op dinsdagnamiddag telefonisch
binnenkomen.

Het is een andere deur dan die voor medewerkers, en ze is bewust smal. Een
familie ziet haar dossier, en niets anders.

## Een familie uitnodigen

Gebruik vanuit het dossier **Familie uitnodigen**. De knop verschijnt pas als het
portaal aanstaat voor uw onderneming, in de [instellingen van het
familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).

Heeft het primair contact van het dossier een e-mailadres, dan stuurt Lethra de
uitnodiging meteen. Is er nog geen e-mailadres, dan kopieert Lethra een
uitnodigingslink, die u zelf verstuurt in een bericht dat u al geschreven hebt.
Daarom telt het contact-e-mailadres zo zwaar bij het
[aanmaken van het dossier](/docs/nl/getting-started/first-case/).

Het familielid maakt vervolgens een eigen account met een eigen wachtwoord, of
meldt zich aan met een link die per e-mail komt.

(Schermafbeelding: Het aanmeldscherm van het familieportaal, met velden voor e-mail en wachtwoord onder de titel Familieportaal.)

> **Let op:** Het portaal is een andere aanmelding dan de uwe. Zegt een familielid dat de site
> het niet binnenlaat, dan is de gewone oorzaak dat het de medewerkersaanmelding
> probeert. Stuur het portaaladres opnieuw door.
U kunt meer dan één persoon uitnodigen. In het portaal is elke persoon de
**Beslisser** of een **Familielid**. Iedereen kan gedachten en documenten delen.
De beslisser bevestigt de keuzes. U duidt die aan op het tabblad
**Familieschrift** van het dossier, met **Maak beslisser**, wat handig is
wanneer degene die beslist niet degene is met wie u het meest spreekt.

(Schermafbeelding: Onderaan het tabblad Familieschrift: de documenten die de familie moet bezorgen met hun status, en Familie in het portaal, met Anneke als beslisser en Maak beslisser naast Bart.)

## Wat de familie ziet

Eenmaal aangemeld komt een familielid op **Uw dierbaren**, waar het dossier
onder **Lopende regelingen** staat. Daarnaast staat **Uw planning**, een private
plek voor de eigen wensen.

Binnen een dossier zijn er vijf tabbladen.

| Tabblad | Wat erop staat |
| --- | --- |
| Overzicht | Waar alles staat: de volgende dienst, tot drie dingen die op haar antwoord wachten, wat nieuw is sinds het laatste bezoek, de planning, de mensen in het portaal, en een vak om u een bericht te sturen. |
| Het afscheid | Een gedeelde afscheidsnotitie, per onderwerp zoals muziek, teksten en bloemen, met hoe ver elk onderdeel staat. Proeven van de rouwbrief en het drukwerk om na te kijken, condoleances, en de diensten die u aanbiedt. |
| Gegevens | De gegevens van de overledene, die de familie mee kan aanvullen: familie, gekende wensen en praktische zaken. |
| Documenten | Wat u van haar nodig hebt, wat u voor haar klaarmaakte, en wat ze zelf nog toevoegt. |
| Gesprekken | Opgenomen gesprekken en familieoverleg, en wat eruit gehaald werd. |

(Schermafbeelding: De familieweergave van een dossier in het portaal: Uw dierbaren en Uw planning bovenaan, de tabbladen Overzicht, Het afscheid, Gegevens, Documenten en Gesprekken, een overzicht van waar het dossier staat, en de planning met knoppen Aan agenda toevoegen.)

## Wat de familie niet ziet

Dit verdient precisie, want het is de eerste vraag van elke
uitvaartondernemer.

Ze ziet nooit:

- Uw andere dossiers, of enige andere familie
- Uw inbox, of een gesprek dat u haar niet stuurde
- Uw interne notities
- Prijzen
- Iets uit Groei, Leads, Advertenties of Oproepen

Een familie ziet haar eigen dossier, en niets anders.

## Wat de familie kan doen

**De planning bekijken.** Diensten met datum en plaats, ergens waar ze het om
middernacht kan nakijken zonder u te bellen. **Aan agenda toevoegen** zet een
dienst in haar eigen agenda.

**Gedachten delen.** Een lied dat ze graag hoorde, wie spreekt, de bloemen.
Lethra zet elke gedachte bij het juiste onderwerp. U antwoordt en zet hoe ver
elk onderdeel staat op het tabblad **Familieschrift** van het dossier.

(Schermafbeelding: Het tabblad Familieschrift van een dossier: een opgenomen regelingsgesprek, en de gedachten van de familie per onderwerp, zoals het rouwbezoek en de muziek, elk met de stand van zaken en een antwoord van de uitvaartzorg.)

**Proeven nakijken.** Wanneer u de rouwbrief of ander drukwerk deelt, kan ze het
goedkeuren of een aanpassing vragen.

**Documenten lezen en uploaden.** Ze ziet wat u deelde en wat u haar vroeg. U
vraagt dat vanuit het tabblad **Familieschrift**, bijvoorbeeld met **Standaard
documentenlijst toevoegen**, en keurt daarna goed wat binnenkomt of vraagt een
nieuwe kopie. Dit vervangt de lus "kunt u het opnieuw sturen, het is niet
doorgekomen".

**Een gesprek opnemen.** Een familieoverleg of een gesprek kan opgenomen worden,
of geüpload als spraakmemo. Lethra haalt er de wensen, beslissingen en open
vragen uit, en de familie kijkt ze na voor er iets wordt toegevoegd.

**U een bericht sturen.** Wat ze stuurt, komt in uw
[inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/) als bericht van de familie.

**Vragen naar diensten.** Ze kan interesse tonen in een dienst die u aanbiedt. U
ziet de vraag in het dossier.

**Vooruit plannen.** In **Uw planning** kan iemand de eigen wensen vastleggen in
een begeleid gesprek, en vertrouwenspersonen uitnodigen om te helpen. Dat staat
los van een lopend dossier, en van de chat op uw website: wie daar kiest om
vooruit te plannen, wordt doorverwezen naar **Uw planning** (zie [First
Call](/docs/nl/communication/first-call/)).

## Uw planning

**Uw planning** is een rustig, privé gesprek met de planningsgids van uw
uitvaartcentrum. Het overloopt uw **Planningsvragen** een voor een, op het tempo
van de persoon zelf, en bewaart elk antwoord in de eigen woorden. Wat al bewaard
is, staat naast het gesprek, zodat ze kunnen meelezen en iets kunnen
verbeteren.

(Schermafbeelding: Uw planning in het portaal: het gesprek links, en rechts wat de persoon al gedeeld heeft, zoals het soort uitvaart, de muziek en de bloemen.)

Bewaarde wensen zijn hun wensen, geen reservaties: niets wordt besteld of
bevestigd doordat het bewaard is. Gebeurt er iets dringends terwijl ze plannen,
dan geeft **Nu hulp nodig?** bovenaan uw telefoonnummer en een rechtstreekse
manier om u te verwittigen, via het dringende pad van First Call.

(Schermafbeelding: Het menu Nu hulp nodig? in Uw planning: een knop om het uitvaartcentrum te bellen, met zijn nummer, en Het uitvaartcentrum nu verwittigen.)

## Er het meeste uit halen

- **Nodig vroeg uit.** Het portaal is het nuttigst in de eerste dagen, wanneer de
  familie de meeste vragen heeft en u de minste tijd.
- **Voeg diensten toe zodra ze vastliggen.** De planning stelt enkel
  gerust als ze actueel is, en een lege planning lokt een telefoontje uit.
- **Zeg waarvoor het dient.** Eén zin bij het versturen van de uitnodiging, dat
  ze er de regelingen kan zien en foto's kan toevoegen, doet veel meer families
  het portaal gebruiken dan een uitnodiging zonder uitleg.

## Waar u verder leest

Dit is het einde van de eerste stappen. De rest van dit helpcentrum gaat dieper
in op de instellingen, het dagelijkse werk, communicatie, documenten, groei en de
eLys-integratie voor Vlaanderen.

Zit u vast, vraag het dan aan de Assistent in Lethra, of antwoord op een
e-mail van ons.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/family-portal/

---

# Veelgestelde vragen

> Korte antwoorden op de vragen die uitvaartondernemers het vaakst stellen, elk met een link naar de gids die het volledig uitlegt.

Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Bij elk antwoord staat
een link naar de gids die het volledig uitlegt.

## Aan de slag

### Hoe krijgen mijn collega's toegang tot Lethra?

Via een uitnodiging. Open onder **Uw bedrijf** het tabblad **Leden en
facturatie** en stuur onder **Openstaande uitnodigingen** een uitnodiging per
e-mail, of kies **Uitnodigingslink maken** om de link zelf te versturen. Zie
[Team en toegang](/docs/nl/setup/team-and-access/).

### Ik sluit aan bij een onderneming die Lethra al gebruikt. Moet ik me registreren?

Nee. Wacht op de uitnodiging van uw onderneming. Registreert u zich toch, dan
komt u in een aparte werkomgeving van uzelf terecht. Zie
[Aanmelden en uw werkomgeving](/docs/nl/getting-started/signing-in/).

### Ik koos Later afronden tijdens de opstart. Hoe ga ik verder?

De opstart komt niet vanzelf terug. U hervat ze via **Uw account** met
**Instellen hervatten**. Zie
[Uw uitvaartonderneming instellen](/docs/nl/getting-started/setting-up/).

### Wat is het verschil tussen een dossier, een lead en een contact?

Een **dossier** is één fiche per overledene, te vinden onder **Dossiers** in de
zijbalk. Een **lead** is een familie die contact opnam of een plan begon: u
vindt ze in **Groei**, op het tabblad **Leads**, en u maakt er een dossier van
met **Dossier aanmaken** zodra u de uitvaart op zich neemt. **Contacten** is de lijst van iedereen met
wie uw onderneming te maken heeft, of ze nu op een dossier staan, een lead zijn
of op de nieuwsbrief geabonneerd zijn. Zie
[Wat Lethra is](/docs/nl/getting-started/what-lethra-is/) en
[Contacten](/docs/nl/communication/contacts/).

### Wat moet ik invullen om een dossier te openen?

Alleen de voornaam en de achternaam zijn verplicht. Voeg zo snel mogelijk het
e-mailadres van het primair contact toe: daar gaat de uitnodiging voor het
familieportaal naartoe, en daaraan schrijft de agent. Zie
[Uw eerste dossier aanmaken](/docs/nl/getting-started/first-case/).

## De agent en goedkeuringen

### Mailt de agent een familie zonder mijn goedkeuring?

Standaard niet. De agent stelt op, een mens keurt goed. Een onderneming kan de
agent zelf naar families laten schrijven met de schakelaar **E-mails aan
familie**, in de sectie **Agent e-mail** van het tabblad **Bedrijf** onder
**Uw bedrijf**. Die staat standaard uit. Zie
[Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

### Vanuit welk adres vertrekken de e-mails van de agent?

Vanuit uw eigen Gmail, zodra u die koppelt onder **Uw account** met **E-mails
verzenden inschakelen**, of vanuit de agentmailbox. Elk concept toont welke het
gebruikt, en u wisselt met **Gebruik mijn Gmail** of **Gebruik agentmailbox**.
**Opslaan als regel** onthoudt uw keuze voor dat soort e-mail. Zie
[Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

### Een e-mail is niet vertrokken. Wat nu?

Hij komt terug in de inbox als **E-mail niet verstuurd**, met de reden erbij.
Kies **Opnieuw** om het opnieuw te proberen. Kwam hij terug als onbestelbaar, dan
klopt het adres waarschijnlijk niet: kijk het na op het dossier en vraag de
agent om hem opnieuw te verzenden. Zie
[De inbox, in detail](/docs/nl/communication/inbox-in-depth/).

### Hoe vermijden we dat twee mensen dezelfde familie bellen?

Kies op het item in de inbox **Ik neem het op me**. Uw naam verschijnt voor
iedereen op het item, en **Loslaten** haalt hem er weer af. Zie
[De inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/).

## Families en het portaal

### Wat ziet een familie in het portaal?

Enkel haar eigen dossier, en enkel de delen die u deelt. Ze ziet nooit uw
andere dossiers, uw inbox, uw interne notities, prijzen, of iets uit Groei,
Leads, Advertenties of Oproepen. Zie
[Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

### Waarom zie ik de knop Familie uitnodigen niet?

Die verschijnt pas als het portaal aanstaat voor uw onderneming. Open onder
**Uw bedrijf** het tabblad **Portaal** en zet **Familieportaal inschakelen**
aan. Zie
[Instellingen voor het familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).

### De familie heeft nog geen e-mailadres. Kan ik ze toch uitnodigen?

Ja. Zonder e-mailadres bij het primair contact kopieert **Familie uitnodigen** een
uitnodigingslink, die u zelf verstuurt in uw eigen bericht. Zie
[Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

### Een familielid zegt dat aanmelden niet lukt. Wat loopt er mis?

Meestal probeert het de aanmelding voor medewerkers. Het portaal heeft een
eigen adres, dus stuur dat opnieuw door. Zie
[Delen met de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

### Kan ik de toegang van een familielid intrekken?

Daar is nog geen knop voor. Het portaal uitschakelen stopt nieuwe
uitnodigingen, maar neemt geen toegang af die iemand al heeft. Vraag Lethra om
de toegang in te trekken. Zie
[Instellingen voor het familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).

## First Call en de telefoon

### Neemt de telefonische receptionist ook buiten de openingsuren op?

Alleen als u dekking buiten de kantooruren hebt ingeschakeld. Anders wordt een
oproep buiten uw uren doorgeschakeld naar uw ingesteld nummer, of hoort de
beller een kort gesloten-bericht als er geen nummer is ingesteld. Zie
[De telefonische AI-receptionist](/docs/nl/communication/phone-receptionist/).

### Kan First Call bezoekers onze prijzen geven?

Ja, als uw prijzen of formules in uw bedrijfskennis of op uw website staan, en
het zegt erbij dat uw team een exacte offerte maakt. Het verzint, schat of
onderhandelt nooit een prijs. Zie
[First Call, de websitechat](/docs/nl/communication/first-call/).

### Wat gebeurt er als iemand First Call meldt dat er net iemand overleden is?

Het vraagt meteen of uw team mag bellen, en geeft uw telefoonnummer. Laat de
familie een telefoonnummer of e-mail achter, dan krijgt uw team meteen een
melding en verschijnt er een dringend item bovenaan de inbox, voor iedereen
in de onderneming. Zie
[First Call, de websitechat](/docs/nl/communication/first-call/).

## Documenten

### Hoe deel ik een document met de familie?

Zet op het tabblad **Documenten** van het dossier de deelschakelaar naast het
bestand aan. Een vinkje betekent dat de familie het ziet. Een document is nooit
zichtbaar alleen omdat de agent het heeft voorbereid. Zie
[Documenten](/docs/nl/documents-hub/documents/).

### Kan ik onze bestaande Word-documenten importeren?

Ja. Gebruik **Word-bestand importeren** op de pagina Documenten en kies **Een
nieuw document** of **Een herbruikbaar sjabloon**. Bestanden mogen tot 15 MB
groot zijn. Zie [Documenten](/docs/nl/documents-hub/documents/).

## Groei en eLys

### Kan Lethra zonder mij geld uitgeven aan advertenties?

Nee. Een campagne geeft niets uit zolang ze een concept is, en komt ook na het
publiceren gepauzeerd op het platform aan. Ze begint pas uit te geven wanneer u
op **Levering starten** klikt en bevestigt. De agent zet een campagne nooit
live. Zie [Advertenties](/docs/nl/growth/ads-and-campaigns/).

### Waarom zie ik eLys niet?

eLys verschijnt enkel voor ondernemingen die geregistreerd zijn in het Vlaamse
Gewest, en pas nadat Lethra het voor uw onderneming heeft ingeschakeld. Ziet u
het niet, vraag Lethra dan om het in te schakelen. Zie
[eLys verbinden](/docs/nl/elys/connecting/).

### Dient Lethra de inlichtingenfiche voor mij in?

Nee. Lethra zoekt, koppelt, vergelijkt en importeert namens u, en kan het
ontwerp voorinvullen. Het indienen van de inlichtingenfiche, en elke wijziging daarna,
doet altijd iemand van uw onderneming. Zie
[eLys voor Vlaanderen](/docs/nl/elys/overview/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/faq/

---

# Wat Lethra kost

> De software is gratis. U betaalt enkel voor de intelligentie, en uw advertentiebudget staat apart.

De software van Lethra is gratis: website, First Call, Receptionist,
advertentiemotor, content, contacten, dossiers en familieportaal. Geen
pakketten, licenties of contracten.

## Waarvoor u betaalt

U betaalt enkel voor de intelligentie: het AI-werk dat Lethra voor u doet,
zoals beantwoorde oproepen, gesprekken op uw website, berichten en artikels,
dossiers en notities van gesprekken. Elke lijn wordt aangerekend aan
kostprijs, tegen wat de AI- en telefoniebedrijven vragen, zonder marge voor
Lethra. Een kleine
familieonderneming betaalt doorgaans ongeveer US$41 per maand.

## Hoe Lethra gratis blijft

Lethra verdient niets aan uw softwarefactuur. Samen met uitvaartondernemers
bouwen we een aanbod voor uitvaartverzekeringen, en de commissies daarvan
moeten Lethra financieren:

1. Een familie kiest via uw onderneming een uitvaartverzekering. Of u die
   aanbiedt, beslist u zelf; de software blijft hoe dan ook gratis.
2. De familie betaalt hetzelfde als bij rechtstreekse aankoop. De verzekeraar
   betaalt er een commissie op.
3. Uw onderneming en Lethra delen die commissie.

Het aanbod is nog niet beschikbaar. Tot dan is de software evengoed gratis.

## Uw advertentiebudget

Uw advertentiebudget staat apart. U kiest het zelf, en het gaat rechtstreeks
naar Meta en Google, zonder marge. Het hoort nooit bij wat u aan Lethra
betaalt.

## Limieten en groepen

U kunt een maandlimiet instellen: Lethra stopt voor die bereikt is. Groepen
volgen hetzelfde model per merk: elk merk betaalt zijn eigen intelligentie en
kiest zijn eigen advertentiebudget.

Bereken uw maand met de calculator op
[lethra.ai/nl/pricing](https://lethra.ai/nl/pricing).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/getting-started/pricing/

---

# Bedrijfsinstellingen

> De tabbladen onder Uw bedrijf, de bedrijfsinformatie waarop de agent zich baseert, en hoe workflowfasen een dossier structureren.

Alles wat voor de hele onderneming geldt, in plaats van voor één persoon,
staat onder **Uw bedrijf**. Het loont om dit in te richten voordat u uw eerste
dossier opent, want verschillende tabbladen voeden rechtstreeks hoe de agent
werkt.

## De tabbladen

Uw bedrijf is opgedeeld in tabbladen, elk met een eigen functie.

| Tabblad | Wat erin staat |
| --- | --- |
| Bedrijf | Bedrijfsinformatie, agent-e-mail, kennis, en workflow met uw dienstencatalogus |
| Huisstijl | Uw logo, kleuren en teksten voor First Call en het familieportaal |
| Leveranciers | Uw leveranciers, plus uitgaande oproepen en e-mails |
| Eerste contact | De website-assistent en de telefonische receptionist |
| Portaal | De schakelaar voor het familieportaal |
| Verbindingen | Uw advertentieaccounts, en regio-specifieke integraties zoals eLys, wanneer uw regio er een ontgrendelt |
| Leden en facturatie | Teamleden, en een link om betalingen, facturen en abonnementen te beheren |

**Huisstijl** bepaalt hoe families u zien. Voeg uw logo toe voor een lichte en een donkere achtergrond, kies uw kleuren, en pas de teksten van First Call aan als u uw eigen woorden wilt.

(Schermafbeelding: Het tabblad Huisstijl: het logo van de onderneming voor een lichte en een donkere achtergrond, de hoofd- en accentkleur, en de teksten voor First Call.)

**Leveranciers** is de lijst met leveranciers naar wie de agent mag schrijven: het crematorium, de bloemist, de drukker. Komt de agent op een dossier een nieuwe leverancier tegen, dan stelt hij die hier voor zodat u ze kunt bevestigen. Onder de lijst kiest u of zijn e-mails aan leveranciers op uw goedkeuring wachten.

(Schermafbeelding: Het tabblad Leveranciers: een traiteur die de agent voorstelt en op bevestiging wacht, vier bevestigde leveranciers, en de schakelaars Uitgaande oproepen en Uitgaande e-mails.)

## Bedrijfsinformatie

Het tabblad Bedrijf begint met de identiteit van uw uitvaartonderneming: naam,
adres, telefoon, website, taal, tijdzone en regio. U kunt het grootste deel
hiervan importeren vanaf uw website met **Importeren van website**, in plaats
van alles zelf in te typen. Wilt u uw site later opnieuw laten inlezen, gebruik
dan het vernieuwicoon naast het websiteveld.

(Schermafbeelding: Het tabblad Bedrijf onder Uw bedrijf, met de bedrijfsinformatie: naam, adres, telefoon, website, taal, tijdzone en regio.)

- **Naam, adres, telefoon, website.** De basisgegevens waarop de agent en uw
  documenten zich baseren.
- **Tijdzone.** Gebruikt voor planning en om te bepalen wanneer de agent iets
  als "vandaag" of "morgen" beschouwt.
- **Openingsuren en -dagen.** De uren waarop uw onderneming open is, gebruikt
  om te bepalen of een oproep of bericht buiten de openingsuren is
  binnengekomen.
- **E-mail voor urgente meldingen.** Waarnaar Lethra een e-mail stuurt zodra
  een familie een dringende situatie meldt.

> **Opmerking:** Wijzigingen hier gelden voor iedereen bij uw onderneming, niet alleen voor u.
> Uw aanmeld-e-mailadres en uw eigen verbindingen staan onder **Uw account**.
> Zie [Aanmelden en uw werkomgeving](/docs/nl/getting-started/signing-in/).
## Agent-e-mail

Onder de bedrijfsinformatie staat de sectie **Agent e-mail**. Elk dossier krijgt
een eigen agentadres. Standaard verzenden die vanaf `@mail.lethra.ai`. Onder
**Verzenddomein** kunt u uw eigen domein toevoegen, zodat de agent verzendt
vanaf het adres van uw uitvaartonderneming. Zie [Werken met de
agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/) voor hoe Lethra kiest tussen deze
mailbox en uw persoonlijke Gmail voor een bepaald bericht.

Dezelfde sectie bevat:

- **Assistent-mailbox**, een adres dat uw team kan mailen zoals een collega:
  vraag een stand van zaken over dossiers heen, stuur informatie door, of
  antwoord op alles wat Lethra u stuurt.
- **E-mails aan familie**, de schakelaar waarmee de agent families kan schrijven
  zonder op goedkeuring te wachten. Hij staat standaard uit, en de meeste
  ondernemingen laten dat zo.

(Schermafbeelding: De sectie Agent e-mail: het verzenddomein, het adres van de assistent-mailbox, en de schakelaar E-mails aan familie.)

## Kennis

De sectie Kennis is de plek waar u informatie bewaart die de agent over uw
onderneming moet weten, los van een specifiek dossier, zodat hij vragen kan
beantwoorden en consistent kan opstellen zonder dat u zich herhaalt.

Eén item is bijzonder. Noem een item **Standaard taken** en schrijf één taak per
opsommingsteken: elk nieuw dossier start dan met die taken.

(Schermafbeelding: De sectie Kennis met drie items: Standaard taken, een procedure buiten de uren en een beschrijving van de afscheidsruimtes.)

## Workflow

Onderaan het tabblad Bedrijf bepaalt u in het Workflow-paneel de fasen waar een
dossier doorheen gaat, het label voor elke fase, en in welke categorie een
aangepaste fase valt. Dit is wat de status van een dossier kleurt naarmate het
vordert, en het loont om dit in te richten zoals uw onderneming daadwerkelijk
werkt, in plaats van de standaardinstellingen te laten staan als uw proces
eigen stappen kent. Hetzelfde paneel bevat uw diensttypes en documenttypes.

Daaronder staat de **Dienstencatalogus**: de diensten die uw
uitvaartonderneming aanbiedt. Medewerkers voegen ze toe aan dossiers, en
families zien de diensten die gemarkeerd zijn als **Zichtbaar voor families**.
De interne prijs dient enkel voor uw dossiers. Families zien nooit prijzen.

(Schermafbeelding: Workflow & Types: de lijst met dossierstatussen vanaf Eerste oproep, elk met zijn fase.)

(Schermafbeelding: De Dienstencatalogus, gegroepeerd per categorie, met de afscheidsruimte open: naam, categorie, beschrijving, interne prijs en de schakelaar Zichtbaar voor families.)

## Wat de agent hieruit gebruikt

- **Bedrijfsinformatie** onderbouwt feiten die de agent in concepten en
  documenten opneemt: uw adres, telefoonnummer en openingsuren.
- **Openingsuren** bepalen wat als buiten de openingsuren telt voor oproepen en
  berichten.
- **Workflowfasen** zijn wat de agent bijwerkt naarmate een dossier vordert,
  en waarnaar de briefing van elk dossier verwijst.

## Daarna

Nodig uw collega's uit: [Team en toegang](/docs/nl/setup/team-and-access/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/setup/company-settings/

---

# Team en toegang

> Hoe toegang op basis van uitnodiging werkt, wat een collega kan doen na het aansluiten, aanmelden, en sessies.

Elke collega die in de Lethra-omgeving van uw onderneming werkt, komt erin via
een uitnodiging van iemand die er al werkt. Enkel de eerste persoon is een
uitzondering: een uitvaartonderneming die nieuw is bij Lethra, registreert zich
vanaf het aanmeldscherm en maakt zo haar eigen werkomgeving. Zie [Aanmelden en
uw werkomgeving](/docs/nl/getting-started/signing-in/).

## Een collega uitnodigen

Open vanuit **Uw bedrijf** het tabblad **Leden en facturatie**. De kaart
**Teamleden** toont iedereen met toegang, en daaronder, bij **Openstaande
uitnodigingen**, maakt u uitnodigingen aan.

(Schermafbeelding: Het tabblad Leden en facturatie onder Uw bedrijf: drie teamleden, een veld om per e-mail uit te nodigen, Uitnodigingslink maken, en twee openstaande uitnodigingslinks met hun vervaldatum.)

- **Uitnodigen per e-mail.** Voer het adres in en kies **Uitnodiging
  versturen**.
- **Of maak een uitnodigingslink aan.** Laat het e-mailveld leeg, kies
  **Uitnodigingslink maken**, en Lethra maakt een link aan die u kunt kopiëren en zelf versturen, handig als u
  liever wilt dat hij in een bericht staat dat u al hebt geschreven.

Elke uitnodigingslink heeft een vervaldatum, ernaast weergegeven, en u kunt
een openstaande uitnodiging op elk moment intrekken als ze per vergissing is
verstuurd of niet meer nodig is.

De uitgenodigde persoon volgt de link, maakt een eigen account aan met een
eigen wachtwoord, en sluit automatisch aan bij uw onderneming. Er is daarna
niets voor u om goed te keuren: aansluiten via een geldige uitnodiging is
voldoende om toegang te verlenen.

## Wat een collega kan doen

Eenmaal aangesloten ziet een collega hetzelfde dashboard als u: dossiers,
inbox, assistent, documenten, groei, en Uw bedrijf. Een aangemeld account dat
bij uw onderneming hoort, heeft toegang tot elk dossier van de onderneming,
niet alleen tot de dossiers waar iemand mee bezig is.

Wat in iemands inbox terechtkomt, is beperkter: items op de dossiers die die
persoon aanmaakte of waarop die een openstaande taak heeft, items op dossiers
die met het hele team gedeeld zijn, en alles wat dringend is. Zie
[De inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/).

Daarom is de uitnodiging zelf het controlepunt. Nodig alleen mensen uit die
het dossier van elke familie zouden mogen zien, en trek een openstaande
uitnodiging in die u niet langer wilt gebruiken.

> **Opmerking:** Dit verschilt van het familieportaal, dat een aparte, veel beperktere
> aanmelding is voor families. Zie [Instellingen voor het
> familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).
## Aanmelden

Personeel meldt zich aan via het Lethra-adres van uw onderneming, met een
werk-e-mailadres en wachtwoord. **Wachtwoord vergeten?** op dat scherm stuurt
een eenmalig bruikbare resetlink naar het werk-e-mailadres van het account.

(Schermafbeelding: Het aanmeldscherm voor Lethra-personeel, met velden voor e-mail en wachtwoord en een knop Inloggen.)

> **Let op:** Dit is de deur voor personeel. Families melden zich hier nooit aan, zij
> gebruiken het aparte adres van het familieportaal. Als een familielid zegt
> niet te kunnen inloggen, controleer dan welke van de twee ze proberen.
## Sessies en afmelden

Een aangemelde sessie geeft toegang tot elk dossier van de onderneming, met
inbegrip van de contactgegevens van families. **Uitloggen**, in het menu onder
uw naam onderaan de zijbalk, beëindigt die sessie. Gebruik dit altijd op een gedeelde of
openbare computer.

(Schermafbeelding: Het menu onder uw naam onderaan de zijbalk, met Uitloggen helemaal onderaan.)

## Daarna

Stel de talen in waarin uw onderneming en haar families werken: [Taal en
regio](/docs/nl/setup/language-and-region/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/setup/team-and-access/

---

# Taal en regio

> De interfacetalen die Lethra ondersteunt, hoe de taal van een familie de concepten van de agent bepaalt, en wat de regio-instelling ontgrendelt.

Taal werkt op twee niveaus in Lethra: de taal waarin u zelf de interface
ziet, en de taal die de agent gebruikt om naar een familie te schrijven. Ze
staan los van elkaar, en het loont om beide goed te begrijpen.

## Uw interfacetaal

Lethra spreekt Engels, Frans en Nederlands, met Vlaams als variant van het
Nederlands.

(Schermafbeelding: Bedrijfsinformatie onder Uw bedrijf: Taalinstellingen op English, de tijdzone, en Regio op Vlaanderen (België).)

Wijzig dit met **Taalinstellingen**, in de bedrijfsinformatie op het tabblad
**Bedrijf** van Uw bedrijf. Dit verandert onmiddellijk de hele interface, en uw browser onthoudt de
keuze. Omdat ze per browser bewaard wordt, kan een collega op een eigen computer
in een andere taal blijven werken, op hetzelfde dossier, op dezelfde dag.

Dezelfde instelling wordt ook bewaard als de taal van uw onderneming. Lethra
gebruikt die voor zaken die de hele onderneming aangaan, zoals de taal van
documenten die het opstelt vanuit uw sjablonen en van urgente meldingen.

Dit helpcentrum is beschikbaar in dezelfde drie talen. Gebruik de
taalkiezer bovenaan de pagina.

## De taal van de familie

Wanneer de agent een e-mail voor een familie opstelt, schrijft hij in de taal
van de familie, niet in de taal waarin u die dag toevallig werkt. Een
Nederlandstalige familie krijgt een Nederlands concept, ook als u in het Engels
bent aangemeld.

Zie [Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/) voor hoe
concepten worden voorbereid en goedgekeurd.

## Regio

Ook in de bedrijfsinformatie van het tabblad Bedrijf vindt u **Regio**, een
instelling los van de taal. Ze vertelt Lethra in welk deel van de wereld uw
onderneming actief is, bijvoorbeeld Vlaanderen (BE-VLG), Brussel, Wallonië,
Nederland of Frankrijk.

De regio is belangrijk omdat sommige tools alleen op één plaats zinvol zijn.
Uw regio instellen op Vlaanderen (BE-VLG) is wat regio-specifieke integraties
zoals eLys mogelijk maakt. Zodra Lethra eLys ook voor uw onderneming heeft
ingeschakeld, verschijnt het op het tabblad **Verbindingen**. Ondernemingen in
een regio zonder specifieke integratie zien daar enkel hun
advertentieverbindingen.

(Schermafbeelding: Het tabblad Verbindingen van een onderneming in Vlaanderen, met de eLys-verbinding onder de advertentieplatformen.)

Wanneer u uw bedrijfsinformatie vanaf uw website importeert, probeert Lethra de
juiste regio automatisch af te leiden uit uw adres, maar het loont om dit te
controleren in plaats van het aan te nemen.

## Daarna

Schakel het familieportaal in en bepaal wat families kunnen zien:
[Instellingen voor het familieportaal](/docs/nl/setup/family-portal-settings/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/setup/language-and-region/

---

# Instellingen voor het familieportaal

> De hoofdschakelaar die het familieportaal inschakelt, hoe u een familie uitnodigt, en wat u controleert voordat u erop vertrouwt.

Dit artikel behandelt het instellingenluik van het familieportaal: de
schakelaar die het voor uw onderneming inschakelt, en waar uitnodigingen en
zichtbaarheid worden geregeld. Voor wat een familie daadwerkelijk ziet en kan
doen eenmaal binnen, zie [Delen met de
familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

## Inschakelen

Open onder **Uw bedrijf** het tabblad **Portaal**. Daar staat één schakelaar:
**Familieportaal inschakelen**. De wijziging wordt bewaard zodra u hem omzet.

(Schermafbeelding: Het tabblad Portaal onder Uw bedrijf, met Familieportaal inschakelen aan en gemarkeerd als Actief, en een link naar de dienstencatalogus.)

Dit is een instelling voor de hele onderneming. Zolang die uit staat, verschijnt
de knop **Familie uitnodigen** op geen enkel dossier, dus kan niemand bij uw
onderneming een familie uitnodigen. Schakel hem één keer in, en hij geldt vanaf
dat moment voor elk dossier.

> **Opmerking:** Het portaal uitschakelen verbergt **Familie uitnodigen**. Het verwijdert niets
> van wat een familie al heeft gezien of geüpload, en het verwijdert geen
> familieleden die u al uitnodigde.
## Een familie uitnodigen

Uitnodigingen gebeuren vanuit een dossier, niet vanuit Uw bedrijf. Gebruik
**Familie uitnodigen** op het dossier. Heeft het primair contact een e-mailadres,
dan stuurt Lethra de uitnodiging meteen. Zo niet, dan kopieert Lethra een
uitnodigingslink die u zelf verstuurt. Controleer dus het contact-e-mailadres
voor u klikt.

(Schermafbeelding: De bovenkant van een dossier, met Familie uitnodigen rechtsboven.)

(Schermafbeelding: Onderaan het tabblad Familieschrift: de documenten die de familie moet bezorgen, en Familie in het portaal, met Anneke als beslisser en Maak beslisser naast Bart.)

U kunt meer dan één persoon uitnodigen voor hetzelfde dossier. Eén van hen kan
de **Beslisser** zijn, die de keuzes bevestigt. U stelt dat in op het tabblad
**Familieschrift** van het dossier, waar ook iedereen in het portaal staat.

## Bepalen wat zichtbaar is

Het portaal toont voor elk dossier dezelfde tabbladen, beschreven in [Delen met
de familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/#wat-de-familie-ziet). Wat
een familie daarin ziet, hangt af van wat u deelt:

- **Documenten.** Een familie ziet enkel documenten die u deelde. Gebruik
  **Delen met familie** op een document in het tabblad **Documenten** van het
  dossier.
- **Diensten.** Elke dienst op het dossier verschijnt in haar planning, met de
  datum, het tijdstip en de plaats die u invulde. Uit uw dienstencatalogus ziet
  ze enkel de diensten gemarkeerd als
  **Zichtbaar voor families**. Het tabblad **Portaal** linkt rechtstreeks naar
  de catalogus.
- **Opnames.** Bij een opgenomen gesprek beslist u of de familie de volledige
  uitgeschreven tekst ziet of enkel de samenvatting.

(Schermafbeelding: Bestanden op een dossier: een rouwbrief verstuurd als proef die op nazicht wacht, en de geüploade bestanden per type, elk met Als proef versturen, een deelicoon of een vinkje als het gedeeld is, downloaden en verwijderen.)

Prijzen worden nooit aan families getoond.

## Toegang intrekken

Er is nog geen knop om één familielid uit een dossier te verwijderen. Het
portaal uitschakelen stopt nieuwe uitnodigingen, maar neemt geen toegang af die
iemand al heeft. Moet iemands toegang weg, vraag het dan aan Lethra.

## Daarna

Bekijk wat een familie ervaart eenmaal uitgenodigd: [Delen met de
familie](/docs/nl/getting-started/family-portal/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/setup/family-portal-settings/

---

# Groei

> Waar u Groei en Content vindt in Lethra, in welke volgorde u ze instelt (website, advertenties, dan content), en de grens tussen wat de agent voorbereidt en wat u goedkeurt.

Groei is het onderdeel waarmee Lethra u helpt nieuwe families binnen te
halen, niet enkel de dossiers te beheren die u al heeft. U vindt het op twee
plaatsen in de zijbalk.

**Groei** heeft drie tabbladen:

- **Leads**: uw eigen planningspagina en elke familie die een plan begon of
  een aanvraag stuurde.
- **Website**: bouw, bewerk en publiceer de website van uw
  uitvaartonderneming, en zie hoeveel mensen ze bezoeken.
- **Advertenties**: campagnes op Facebook en Instagram, Google Search en
  ChatGPT.

**Content** bundelt alles wat u publiceert, met één kalender voor alles:

- **Overzicht**: een maandkalender met elk blogartikel, bericht op sociale
  media, nieuwsbrief en overlijdensbericht, ingepland of gepubliceerd, en de
  concepten die nog een datum nodig hebben.
- **Sociale media**: berichten op Facebook, Instagram en Google.
- **Blog**: artikels voor uw eigen website, geschreven met de assistent.
- **Nieuwsbrief**: een e-mail aan de mensen die zich inschreven.
- **Overlijdensberichten**: de overlijdensberichten op uw website en de
  rouwbetuigingen die op uw goedkeuring wachten.

(Schermafbeelding: Het overzicht van Content: een kalender voor oktober met blogartikels, berichten op sociale media, nieuwsbrieven en overlijdensberichten op de dag dat ze verschijnen, en ernaast de concepten zonder datum.)

Onderaan elk tabblad staat een assistentbalk. Vraag er iets in gewone taal,
bijvoorbeeld "zet een campagne voor pre-planning op", en hij opent de
assistent met uw vraag, en weet al van welk tabblad u komt.

## Waar beginnen

De handleidingen in deze sectie volgen de volgorde waarin de meeste
uitvaartondernemingen alles instellen:

1. **[Website](/docs/nl/growth/website/)**. Elke familie die u vindt, via
   een advertentie, een zoekopdracht of een bericht, komt op uw website
   terecht. Zorg eerst dat die goed zit.
2. **[Advertenties](/docs/nl/growth/ads-and-campaigns/)**. Zodra de website
   en de planningspagina klaar zijn, brengen advertenties er meer families
   naartoe.
3. **De rest van Content**: [Sociale media](/docs/nl/growth/social/),
   [Blog](/docs/nl/growth/blog/), [Nieuwsbrief](/docs/nl/growth/newsletter/)
   en [Rouwregister](/docs/nl/growth/condolences/). Ze houden uw website
   levendig en geven families een reden om terug te komen.

## Leads

Het tabblad **Leads** begint met uw planningspagina: de link die families
gebruiken om hun wensen op papier te zetten. Kopieer hem, open hem of pas de
instellingen aan met de knoppen ernaast. Elke bezoeker die een plan begint,
verschijnt in de lijst eronder, samen met aanvragen via uw website.

(Schermafbeelding: Het tabblad Leads in Groei: de link naar de planningspagina, de totalen van de leads, en een lijst met families, waar ze vandaan komen en hoe ver ze staan.)

Bij elke familie ziet u waar ze vandaan komt, zoals **Advertenties** of
**Website**, hoe ver ze geraakt is en wanneer ze het laatst actief was. Zoek
op naam, e-mail of telefoon, filter op status of wijzig de sortering bovenaan
de lijst.

Abonnees op de nieuwsbrief staan in
[Contacten](/docs/nl/communication/contacts/), samen met de toestemming die ze
gaven. **Nieuwsbrief** in de statusfilter brengt u daar.

## Hoe het advertentiebudget werkt

Advertenties staan uit tot u ze aanzet. Om ze aan te zetten heeft u eerst een
eigen planningspagina nodig, want elke advertentie moet ergens naartoe
leiden. Heeft u er nog geen, dan verwijst het tabblad Advertenties u naar
**Leads** om dat eerst te regelen.

Wanneer u advertenties aanzet, stelt Lethra een startcampagne op zodat u niet
naar een leeg scherm kijkt. Ze blijft een concept tot u ze nakijkt.

Elke campagne heeft een dagbudget, en dat budget is wat het
advertentieplatform uitgeeft. Zolang een campagne een concept is, wordt er
niets uitgegeven. Ook na het publiceren start een campagne **gepauzeerd**: ze
begint pas uit te geven wanneer u op **Levering starten** klikt en bevestigt.

## Wat de agent doet versus wat u goedkeurt

De agent kan binnen Groei veel zelfstandig doen, maar hij stopt op het
moment waarop er echt geld zou bewegen.

- **Hij kan opstellen.** Vraag hem om een campagne en hij schrijft de
  strategie, doelgroep, een budgetvoorstel en de advertentietekst, als
  concept. Hij kan opstellen voor Meta, Google Search en ChatGPT.
- **Hij kan bewerken.** Hij kan de naam, het budget, de planning, de
  doelgroep of de bestemmingslink van een conceptcampagne aanpassen, en de
  tekst van creaties herzien. Hij kan creaties ook als goedgekeurd of
  afgewezen markeren.
- **Hij kan rapporteren.** Hij kan uw campagnes oplijsten, hun resultaten
  lezen en tonen welke leads een campagne heeft opgeleverd.
- **Hij kan een campagne klaarmaken om te publiceren.** Hij controleert of
  het kanaal gekoppeld is en of u een goedgekeurde creatie heeft, en toont
  dan een knop **Publiceren** voor u.
- **Hij kan een campagne niet live zetten.** Alleen u kunt een campagne
  publiceren en de levering starten, want dat is het moment waarop er echt
  budget wordt uitgegeven.

> **Let op:** De agent zal een campagne nooit uit zichzelf live zetten. Geld uitgeven is
> altijd een bewuste actie van u, nooit iets dat op de achtergrond gebeurt.
## In deze sectie

- [Website](/docs/nl/growth/website/): bouw of importeer uw website, bewerk
  ze met de assistent en publiceer ze.
- [Advertenties](/docs/nl/growth/ads-and-campaigns/): campagnes op Meta,
  Google Search en ChatGPT.
- [Sociale media](/docs/nl/growth/social/): plan en publiceer berichten op
  Facebook, Instagram en Google.
- [Blog](/docs/nl/growth/blog/): schrijf artikels voor uw website.
- [Nieuwsbrief](/docs/nl/growth/newsletter/): schrijf en verstuur een e-mail
  naar uw abonnees.
- [Rouwregister](/docs/nl/growth/condolences/): overlijdensberichten en
  rouwbetuigingen op uw website.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/overview/

---

# Website

> Bouw of importeer de website van uw uitvaartonderneming, bewerk ze met de website-assistent, publiceer ze, en volg uw bezoekers en formulierinzendingen.

Advertenties brengen families binnen, maar op uw website beslissen de meesten
of ze u bellen. In het tabblad **Website** van Groei bouwt u die website,
publiceert u ze en houdt u ze actueel.

(Schermafbeelding: Het tabblad Website in Groei, met een voorbeeld van de gepubliceerde site, het adres, de functies die aan staan, en knoppen om de editor of de live site te openen.)

Zodra u een website heeft, toont het tabblad een voorbeeld met het adres, of
ze gepubliceerd is en of er niet-gepubliceerde wijzigingen zijn. Het toont
ook welke functies aan staan: blog, rouwberichten, de First Call-assistent
en aangepaste formulieren. Klik op **Editor openen** om wijzigingen te maken,
of gebruik **Bekijk live site** en **Kopiëren** om de gepubliceerde site te
openen of te delen.

## Uw website bouwen

Open **Groei**, dan **Website**, en kies een stijl. Lethra bouwt meteen een
volledige site op basis van uw bedrijfsinformatie, waarna de website-assistent
de teksten en foto's voor u op maat maakt. U kunt meekijken terwijl hij
werkt.

Maakt uw uitvaartcentrum deel uit van een groep met een eigen huisstijl, dan
staat die stijl als eerste in de keuze. Alleen de uitvaartcentra van die
groep kunnen hem gebruiken.

(Schermafbeelding: De stijlkeuze: drie stijlen, Ivory, Garden en Heritage, elk met een voorbeeld en een knop Gebruik deze stijl, en daarboven een kaart om uw huidige website te importeren.)

## Uw huidige website importeren

Heeft u al een website waar u tevreden over bent? Kies dan in plaats van een
stijl voor **Mijn website importeren**. Vul het adres van uw website in en
klik op **Pagina's zoeken**. Lethra toont de pagina's die het vond; vink uit
wat u niet wilt, bevestig dat de site van u is of dat u de inhoud mag
gebruiken, en klik op **Importeren**.

(Schermafbeelding: Het importvenster met de pagina's die op een website gevonden zijn, elk met een vinkje, en het vakje om te bevestigen dat de website van u is.)

Lethra vindt elke pagina van uw site, ook artikels, en toont ze allemaal.
Daarna kopieert het elke pagina precies zoals ze er vandaag uitziet: dezelfde
teksten, foto's, lettertypes, menu en voettekst, op dezelfde adressen, zodat
links en zoekresultaten blijven werken zodra uw domein naar Lethra wijst.
Alles wordt bij Lethra bewaard, zodat de kopie niet meer afhangt van uw oude
hosting.

(Schermafbeelding: Het importvenster terwijl het bezig is: pagina's gelezen, foto's, lettertypes en stijlen worden gekopieerd met een teller, en het concept moet nog worden opgeslagen.)

Het venster toont hoe ver het is. Een grote site kan enkele minuten duren,
dus laat het venster open tot het klaar is.

Een paar onderdelen worden die van Lethra, zodat ze blijven werken zonder de
scripts van uw oude site:

- **Contactformulieren en de inschrijving op de nieuwsbrief** worden
  Lethra-formulieren. Wat mensen versturen, komt binnen bij uw leads en
  contacten.
- **De cookiemelding** wordt vervangen door die van Lethra, die eerst
  toestemming vraagt voor er iets gevolgd wordt.
- **De lijst met rouwberichten**, als uw site die bij een andere dienst
  ophaalde, wordt uw rouwregister in Lethra.

Scripts, trackers en widgets van andere diensten worden nooit gekopieerd.
Effecten die ze nodig hadden, zoals een menu in de voettekst dat op een gsm
openklapt, tonen hun inhoud nu meteen. Pop-ups, aanmeldpanelen en andere
vensters die alleen de scripts van uw oude site konden openen, worden niet
overgenomen, en een pagina die uw startpagina op een ander adres herhaalt,
wordt de startpagina: dat adres blijft werken. De import wordt als concept
bewaard: uw huidige website blijft online en ongewijzigd tot u publiceert.

## Bewerken met de website-assistent

De editor toont de website-assistent links en uw site rechts. Om iets te
veranderen, vraagt u het de assistent in gewone taal, bijvoorbeeld "voeg een
pagina over repatriëring toe" of "maak de toon warmer". Terwijl hij werkt,
ziet u wat hij doet, en elke afgewerkte stap verschijnt meteen in de
voorvertoning. De voorvertoning volgt elke stap; scrol zelf in de
voorvertoning om te blijven waar u bent, en klik op **Wijzigingen volgen** om
weer mee te volgen. Druk op elk moment op **Stoppen**; stappen die al klaar
zijn, blijven bewaard.

(Schermafbeelding: De website-editor: een gesprek met de website-assistent links, met de wijzigingen die hij maakte, en rechts de live voorvertoning van de startpagina met een knop Wijzigingen publiceren.)

U kunt ook rechtstreeks op de pagina werken, met de hulpmiddelen onderaan de
voorvertoning:

- **Tekst bewerken**: kies het tekstgereedschap en klik op een tekst om erin
  te typen. Links en vetgedrukte woorden in een alinea blijven zoals ze zijn.
  Druk op Enter of klik ergens anders om op te slaan, of op Escape om te
  annuleren.
- **Elementen selecteren**: klik op een titel, alinea of foto om de assistent
  erop te wijzen. Bij een foto kiest u **Foto vervangen** om uw eigen foto te
  uploaden, er een te kiezen die al op uw site staat, of er een te laten
  maken. Dat werkt ook voor een foto achter een titel, zoals een grote
  banner.
- **Site verkennen**: klik op de links en het menu van uw site om van pagina
  naar pagina te gaan, zoals een bezoeker. U kunt ook een pagina kiezen in de
  lijst boven de voorvertoning; een site met veel pagina's krijgt daar een
  zoekveld.
- **Gsm of computer**: wissel de voorvertoning tussen een computer- en een
  gsm-scherm met de knop erboven. De gsm-weergave is een echt scherm op
  gsm-formaat, zodat u de opmaak ziet die bezoekers op hun gsm krijgen.
- **Ongedaan maken en opnieuw**: gebruik de pijlen boven de voorvertoning, of
  Ctrl+Z (Cmd+Z op een Mac) en Ctrl+Shift+Z. **Ongedaan maken** onder een
  antwoord van de assistent maakt alles ongedaan wat dat antwoord veranderde,
  in één keer.
- **Versies**: elke wijziging wordt als versie bewaard. Klik op een versie om
  ze te bekijken voor u ze terugzet.

### Een geïmporteerde website bewerken

Een geïmporteerde website houdt haar eigen menubalk en voettekst. Die zijn
gedeeld door alle pagina's: een wijziging, met de hand of via de assistent,
verschijnt meteen op elke pagina. Klik op de menubalk of de voettekst met het
tekst- of selectiegereedschap, zoals op elk ander deel van de pagina.

(Schermafbeelding: De editor met een geïmporteerde website: de eigen groene menubalk van het uitvaartbedrijf, een grote foto met een titel en de tekst eronder, het telefoonnummer in de menubalk geselecteerd, en Tekst bewerken aangeboden boven het berichtveld.)

Vraag de assistent op dezelfde manier om wijzigingen, bijvoorbeeld "ons
telefoonnummer is veranderd, pas het overal aan" of "haal de oude
aanmeldknop weg". Hij past uw pagina's ter plaatse aan en houdt hun
uitstraling; hij verandert de stijl van een pagina alleen als u dat vraagt.
Onderdelen die Lethra toevoegt, zoals openingsuren of een contactformulier,
houden de stijl van Lethra binnen uw site.

Als de assistent een wijziging helemaal niet kan maken, slaat hij niets op en
zegt hij dat, zodat u het opnieuw kunt proberen met een kleinere, specifiekere
vraag. Wordt hij halverwege onderbroken, dan blijven de afgewerkte stappen
bewaard en zegt zijn antwoord dat; vraag hem verder te gaan om de rest af te
werken. De assistent werkt aan één vraag tegelijk: terwijl hij bezig is,
bijvoorbeeld in een ander tabblad, wacht u tot hij klaar is voor u de
volgende wijziging vraagt.

## Uw website lanceren

Niets wat u verandert, is zichtbaar voor bezoekers tot u publiceert. Klik op
**Publiceren** boven de voorvertoning om het lanceervenster te openen. Daarin
staan het adres van uw website en een korte lanceerchecklist, zoals uw
telefoonnummer, een contactpagina en uw privacypagina's. Zijn er nog laatste
details, dan geeft **Laat de assistent dit oplossen** ze in één keer door
aan de assistent.

(Schermafbeelding: Het lanceervenster: het websiteadres met een knop Kopiëren, de lanceerchecklist, de knop Wijzigingen publiceren, de schakelaar voor First Call en het veld om uw eigen domein te koppelen.)

Na het publiceren krijgt u het adres van uw site om te kopiëren of te delen.
Maakt u later wijzigingen, dan staat er **Wijzigingen publiceren** op de knop
tot u opnieuw publiceert.

Wilt u uw eigen domein gebruiken, zoals www.uwuitvaartzorg.be, vul het dan in
hetzelfde venster in. Lethra toont de records die u bij uw domeinprovider moet
toevoegen, elk met een kopieerknop, en controleert automatisch zolang het
venster open is. Dat duurt meestal enkele minuten, soms enkele uren.

## Websitestatistieken

Onder de voorvertoning tonen de **Websitestatistieken** bezoekers,
paginaweergaven, aanvragen, inschrijvingen op de nieuwsbrief en verzoeken om
direct contact over 7 of 30 dagen, plus uw meest bezochte pagina's en waar
bezoekers vandaan komen.

(Schermafbeelding: Websitestatistieken: bezoekers, paginaweergaven, aanvragen, nieuwsbriefinschrijvingen en verzoeken om direct contact, de meest bezochte pagina's, waar bezoekers vandaan komen, en een regel voor bezoekers via advertenties op Facebook en Instagram.)

Een aparte regel toont bezoekers en aanvragen die via uw advertenties op
Facebook en Instagram binnenkwamen. De statistieken zijn anoniem en zonder
cookies: er worden geen persoonsgegevens bewaard.

## Formulieren en inzendingen

Vraag de website-assistent om een formulier toe te voegen voor een
inschrijving voor een evenement, een wedstrijd, een enquête, een aanvraag of
een aanmelding. De assistent stelt eerst de velden en teksten voor en wijzigt
daarna pas uw concept. Het formulier wordt pas openbaar wanneer u de
websiteversie publiceert.

Antwoorden verschijnen onder **Formulieren en inzendingen** in het tabblad
Website. U kunt ze doorzoeken, filteren op formulier, elk antwoord openen,
een inzending als bekeken markeren, de huidige lijst als CSV exporteren of
een inzending definitief verwijderen. Deze inzendingen blijven gescheiden van
Leads en Inbox. Laat iemand een e-mailadres of telefoonnummer achter, dan komt
die persoon ook in [Contacten](/docs/nl/communication/contacts/).

Inschrijvingen op de nieuwsbrief vragen om bevestiging. Het
inschrijvingsblok toont waarmee mensen instemmen, Lethra stuurt hen een
e-mail met een link, en pas wanneer ze die openen en op **Inschrijving
bevestigen** klikken, tellen ze als abonnee in Contacten.

(Schermafbeelding: Formulieren en inzendingen: een zoekveld, een filter op formulier, CSV exporteren, en drie inzendingen op een inschrijvingsformulier voor een opendeurdag, twee nieuw en één bekeken.)

Formulieren in de voorvertoning slaan nooit een antwoord op. Openbare
formulieren ondersteunen geen betalingen, bestandsuploads, tickets of
automatische Inbox-berichten. Vraag liever niet naar wachtwoorden,
betaalgegevens, officiële identificatienummers of informatie die u niet
nodig heeft.

## Waar uw gegevens vandaan komen

Uw website, uw planningspagina en het familieportaal gebruiken allemaal de
gegevens uit uw bedrijfsprofiel: uw naam, adres, telefoon, diensten, logo en
kleuren. Controleer ze onder **Uw bedrijf**, op de tabbladen **Bedrijf** en
**Huisstijl**.

U hoeft ze niet met de hand in te typen. Op het tabblad Bedrijf leest
**Importeren van website** de pagina's van uw huidige website die ertoe
doen, zoals contact, over ons, team en diensten, en vult het uw
bedrijfsinformatie, teamleden en processen in waar het die vindt. U controleert
alles voor het wordt opgeslagen, en niets wordt zomaar gepubliceerd.

## Daarna

Breng meer families naar uw website en planningspagina: [Advertenties](/docs/nl/growth/ads-and-campaigns/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/website/

---

# Advertenties

> De drie advertentiekanalen, uw accounts koppelen, een campagne genereren en ontwerpen, en hoe een campagne van concept naar live gaat.

Zodra advertenties aan staan, is het tabblad **Advertenties** in Groei de
plek waar campagnes worden aangemaakt, nagekeken en gepubliceerd. Lethra
schrijft de campagnes; u beslist wat er loopt en wanneer er geld wordt
uitgegeven.

(Schermafbeelding: Het tabblad Advertenties in Groei, met een kanaalfilter, totalen voor actieve campagnes, leads, uitgaven en geschat rendement, en campagnes op Meta, Google Search en ChatGPT.)

Bovenaan ziet u uw actieve campagnes, de leads die ze opleverden, wat ze
uitgaven en een geschat rendement. Zodra u campagnes op meer dan één kanaal
heeft, kunt u met een filter één kanaal tegelijk bekijken. Is een kanaal dat
u gebruikt nog niet volledig ingesteld, dan meldt een korte regel dat, met
een link **Verbindingen openen**.

## De drie kanalen

- **Meta** voert één campagne over Facebook en Instagram. Advertenties
  hebben een afbeelding, of een carrousel van meerdere kaarten.
- **Google Search** toont tekstadvertenties aan mensen die een
  uitvaartonderneming in hun buurt zoeken. Er zijn geen afbeeldingen.
- **ChatGPT** toont een gesponsorde kaart, met een vierkante afbeelding, een
  korte titel en een of twee regels tekst, naast relevante antwoorden in
  ChatGPT.

## Uw advertentieaccounts koppelen

Advertentieaccounts vindt u onder **Uw bedrijf**, op het tabblad
**Verbindingen**. Elk kanaal heeft één rij met zijn status. Klapt u die
open, dan ziet u twee manieren om het in te stellen en een korte checklist:
account gekoppeld, facturatie ingesteld en meting aan.

(Schermafbeelding: Het tabblad Verbindingen in Uw bedrijf, met de waarde per lead, Meta- en ChatGPT-advertenties klaar, en Google Ads opengeklapt met de checklist, waarbij de facturatie nog wacht.)

- **Meta**: koppel de Facebook-pagina die u al heeft, of klik op **Laat
  Lethra het regelen** en Lethra maakt en beheert uw advertentieaanwezigheid.
  In beide gevallen heeft u geen Instagram-account nodig. Lethra mailt u
  zodra een nieuwe configuratie klaar is.
- **Google Ads**: koppel het account dat u al gebruikt door het klantnummer
  van 10 cijfers in te vullen en op **Uitnodiging versturen** te klikken.
  Open daarna in Google Ads achtereenvolgens Beheer, Toegang en beveiliging
  en Beheerders, en aanvaard het verzoek van Lethra. Of laat Lethra een
  nieuw account voor u aanmaken; kies dan eerst de munteenheid, want die kan
  achteraf niet meer worden gewijzigd. In beide gevallen voegt u de
  facturatie zelf toe in Google Ads met **Facturatie toevoegen**.
- **ChatGPT**: loopt via het eigen adverteerdersaccount van Lethra, dus er is
  niets te koppelen.

De meting telt wat uw advertenties op uw website opleveren: aanvragen in
de chat, verstuurde contactformulieren en tikken op een belknop (een link
naar een telefoonnummer). Ze werkt op een website die Lethra voor u bouwde
zodra die gepubliceerd is, en op uw eigen website zodra de chatknop van
First Call erop staat. Elke aanvraag, elk formulier en elke tik op de
belknop wordt in Lethra bij de campagne geteld. Meta, Google en ChatGPT
horen het alleen van bezoekers die cookies aanvaarden, zodat ze uw
advertenties aan meer families zoals zij kunnen tonen. Wat een familie
typt, wordt nooit naar hen gestuurd.

> **Opmerking:** Op uw eigen website leest de chatknop de cookiekeuze van de bezoeker uit
> banners van Cookiebot, OneTrust, Google Consent Mode en IAB TCF. Met een
> andere banner geeft uw webontwikkelaar de keuze door met
> `Lethra.setConsent("accepted")`. Die kan ook een formulier uitsluiten met
> `data-lethra-track="off"`, een knop die geen telefoonlink is laten tellen
> met `data-lethra-track="call"`, of het tellen van formulieren uitzetten met
> `data-track="calls"` op het script van de chatknop, bijvoorbeeld als de
> site zijn formulieren zelf al aan Meta meldt.
Op hetzelfde tabblad staat uw **Waarde per lead**: een ruw gemiddelde van
wat een aanvraag voor u waard is. Lethra gebruikt die om het rendement van
uw advertentie-uitgaven te schatten. U kunt ze ook aanpassen met het
potloodje op de tegel **Gesch. ROI** in het tabblad Advertenties.

## Een campagne genereren

Klik op **Nieuwe campagne** en kies:

- het **Kanaal** en het **Doel**, bijvoorbeeld meer aanvragen, klikken naar
  uw website of zichtbaarheid;
- voor Meta het **Formaat**: één afbeelding of een carrousel van twee tot
  vijf kaarten;
- het **Dagbudget** en de **Doelstraal** rond uw adres;
- voor Meta en ChatGPT hoeveel **Advertentievarianten** u wilt vergelijken;
- eventueel wat u in de verf wilt zetten, zoals een dienst of een seizoen.

(Schermafbeelding: Het venster Een campagne genereren: kanaal, doel, formaat, dagbudget, doelstraal, aantal advertentievarianten, en een vak voor wat u in de verf wilt zetten.)

Lethra stelt de campagne op en opent ze meteen: een strategie met
positionering en kernboodschap, een voorgestelde doelgroep, en de
advertenties zelf. Voor Meta en ChatGPT begint Lethra ook zelf de
afbeeldingen te ontwerpen, zodat die binnen enkele ogenblikken verschijnen.

U kunt de assistent dit ook in gewone taal vragen, bijvoorbeeld "maak een
campagne voor pre-planning gericht op families binnen 30 km".

De assistent kan ook met bestaande campagnes werken. Hij kan advertentie-
tekst herschrijven, een afbeelding maken of bijwerken, de titels en
zoekwoorden van een Google Search-advertentie aanpassen en de nieuwste
resultaten ophalen. Als u het vraagt, pauzeert hij een lopende campagne
meteen, want pauzeren stopt alleen de uitgaven. Alles wat geld kost wacht
op u: om de levering te starten of het dagbudget van een gepubliceerde
campagne te wijzigen, toont de assistent een knop en er gebeurt niets tot
u erop klikt.

## Advertenties op Meta en ChatGPT

Elke variant verschijnt als een kaart met afbeelding, titel, tekst en knop.
Klik erop om de advertentieontwerper te openen.

(Schermafbeelding: Een live Meta-campagne, met haar resultaten, twee advertentievarianten met afbeelding en tekst, en secties voor doelgroep, trackbare link en leads.)

(Schermafbeelding: De advertentieontwerper: de advertentie als voorbeeld in een Facebook-feed op een telefoon, met rechts de tabbladen Tekst en Beeld en een vak om de agent te vertellen wat er moet veranderen.)

In de ontwerper kunt u:

- een briefing geven: doelgroep, toon, wat erin moet en wat u wilt
  vermijden;
- een andere lay-out kiezen met dezelfde foto, of om een nieuwe foto vragen;
- op **Bewerken** klikken om de afbeelding zelf aan te passen: dubbelklik
  op een tekst om die te herschrijven, sleep het tekstblok naar de andere
  kant, sleep de foto om die anders uit te snijden, of wissel tussen tekst
  op de foto en tekst naast de foto. Wijzigingen gelden alleen voor het
  formaat dat u bewerkt; vink **Alleen dit formaat** uit om alle formaten
  tegelijk te wijzigen. **Wijzigingen opslaan** werkt
  de afbeeldingen bij;
- wijzigingen vragen in gewone taal, of een snelle aanpassing gebruiken zoals
  **Strakkere tekst** of **Serener**, voor één formaat of voor alle;
- de titel, tekst en knop aanpassen op het tabblad **Tekst**, dat meteen
  opslaat;
- de advertentie bekijken in elke plaatsing: Facebook-feed, Instagram-feed,
  Instagram-story en liggend formaat;
- alle formaten in de campagne opslaan, of een PNG downloaden.

Elk ontwerp is gebouwd op een vaste lay-out in de kleuren van uw merk, met
uw logo. Lethra bekijkt eerst de foto en zet de tekst op het rustige deel,
weg van gezichten en buiten de zones die Instagram en Facebook bedekken met
hun eigen knoppen. Heeft de foto geen rustig deel, dan komt de tekst op een
effen paneel naast de foto. Een badge op de kaart, zoals **Aandacht nodig**,
waarschuwt u wanneer de advertentietekst een limiet van het platform
overschrijdt. De ontwerper bewaart elke versie, zodat u kunt teruggaan naar
een eerdere.

Advertenties op ChatGPT volgen de eigen limieten van ChatGPT: een titel van
maximaal 50 tekens en tekst van maximaal 100. Het voorbeeld van de kaart toont
hoe de advertentie eruitziet in een gesprek met ChatGPT, en waarschuwt u als
de tekst te lang is.

(Schermafbeelding: Een ChatGPT-campagne die gepubliceerd en gepauzeerd is, met een knop Levering starten, haar resultaten, en de advertentie als gesponsorde kaart onder een antwoord van ChatGPT.)

## Advertenties op Google Search

Een campagne op Google Search heeft één tekstadvertentie. Google combineert
de titels en beschrijvingen tot de advertentie die mensen te zien krijgen,
dus u schrijft er telkens meerdere. De campagne heeft ook zoekwoorden, die
bepalen bij welke zoekopdrachten uw advertentie verschijnt, en uitgesloten
zoekopdrachten, zoals "vacatures", voor zoekopdrachten waarbij u nooit wilt
verschijnen.

(Schermafbeelding: Een Google Search-campagne in beoordeling, met een voorbeeld van de tekstadvertentie, de zoekwoorden en uitgesloten zoekopdrachten, een checklist Voor publicatie en de knop Goedkeuren en publiceren.)

Klik op de advertentie om ze te bewerken. Lethra controleert de limieten van
Google terwijl u typt, zoals 30 tekens voor een titel en 90 voor een
beschrijving. De checklist **Voor publicatie** toont wat nog ontbreekt: een
goedgekeurde advertentie, minstens 3 titels en 2 beschrijvingen, minstens
5 zoekwoorden en een landingspagina.

Google rekent per klik, en uw dagbudget is een gemiddelde, geen harde
bovengrens voor één dag.

> **Opmerking:** Om een campagne op Google Search te publiceren, koppelt u eerst uw Google
> Ads-account in **Uw bedrijf > Verbindingen**. Google toont
> advertenties pas als het account een betaalmethode heeft, dus voeg er een
> toe in Google Ads voor u de levering start.
## De levenscyclus van een campagne

Een campagne doorloopt een klein aantal statussen:

- **Concept**: gegenereerd maar nog niet gepubliceerd. U kunt alles
  aanpassen.
- **In beoordeling**: u heeft ze ter beoordeling gezet om ze nader te
  bekijken. U kunt nog steeds alles aanpassen.
- **Publiceren…**: Lethra stuurt ze naar het platform.
- **Gepauzeerd**: gepubliceerd, maar zonder uitgaven. Elke campagne begint
  hier.
- **Live**: actief en ze besteedt haar dagbudget.
- **Voltooid** of **Gearchiveerd**: afgesloten campagnes, bewaard voor hun
  geschiedenis en resultaten maar niet meer in uw actieve lijst.

Gearchiveerde campagnes zijn standaard verborgen. Een link onderaan de lijst
toont ze, en **Herstellen** in het menu van een campagne haalt er een terug.

## Een campagne publiceren

Om een campagne te publiceren, keurt u minstens één creatie (op Google
Search: de tekstadvertentie) goed met het vinkje op de kaart, en klikt u
daarna op **Goedkeuren en publiceren**. Lethra controleert of het kanaal is
ingesteld en stuurt alleen de goedgekeurde creaties door.

De campagne komt **gepauzeerd** op het platform aan, dus er wordt nog niets
uitgegeven. Bent u klaar, klik dan op **Levering starten** en bevestig het
dagbudget. Vanaf dan kunt u ze op elk moment opnieuw **Pauzeren**. Meta en
Google beoordelen nieuwe advertenties voor ze getoond worden, wat even kan
duren.

> **Opmerking:** De agent kan dit allemaal voorbereiden: uw verbinding controleren, bevestigen
> dat een creatie is goedgekeurd, en de campagne klaarzetten om te publiceren.
> Hij stopt net voor de knop. Alleen een mens kan een campagne publiceren en
> de levering starten.
## Resultaten en leads

Een gepubliceerde campagne toont haar vertoningen, klikken, leads,
uitgaven, kost per lead en geschat rendement. Klik op **Stats vernieuwen**
om de nieuwste cijfers op te halen.

Onder de creaties vindt u:

- **Doelgroep**: de leeftijdsgroep, het gebied en de interesses waarop de
  campagne mikt.
- **Trackbare link**: waar mensen terechtkomen als ze klikken, gemarkeerd
  zodat elke lead voor deze campagne wordt meegeteld. Laat hem leeg om uw
  planningspagina te gebruiken. U kunt hem wijzigen zolang de campagne een
  concept is of in beoordeling staat.
- **Leads uit deze campagne**: de families die via deze campagne een plan
  begonnen. Ze verschijnen ook op het tabblad **Leads**.

Onder de resultaten telt een korte regel de tikken op een belknop en de
verstuurde contactformulieren op uw website van mensen die via deze
campagne kwamen. Die regel verschijnt zodra er minstens één is.

## Meldingen en nieuwe leads

Lethra houdt uw advertenties in de gaten, zodat u dat niet hoeft te doen.

- **Een nieuwe lead via een advertentie** verschijnt in uw inbox als een item
  Terugbellen, met de campagne waar hij vandaan komt, en uw team krijgt meteen
  een e-mail. Families die via een advertentie komen, neemt u best dezelfde
  dag nog contact mee op. Het item verdwijnt vanzelf wanneer de lead een
  dossier wordt.

(Schermafbeelding: Een item Terugbellen in de inbox voor een familie die via de advertentie "Plan ahead, Gent" kwam, met telefoonnummer, e-mail en knoppen om te bellen of te mailen.)

- **Elke ochtend** overloopt de assistent uw campagnes zoals een
  advertentiespecialist dat zou doen, en zet alleen een
  **advertentiemelding** in de inbox wanneer iets u nodig heeft:
  bijvoorbeeld een mislukte publicatie, goedgekeurde advertenties die nooit
  gepubliceerd werden, een campagne die geld uitgeeft zonder leads op te
  leveren, of resultaten die niet meer bijgewerkt worden. Meestal is er
  niets te melden. Hij zet maximaal drie meldingen per dag, toont de cijfers
  waarop elke melding steunt en wijzigt zelf nooit iets.

(Schermafbeelding: Een advertentiemelding in de inbox: dezelfde mensen zien "Plan ahead, Gent" te vaak, met advies, een knop Campagne openen en Negeren.)

Elke melding legt uit wat u kunt doen en linkt naar de campagne. U kunt de
assistent er ook naar vragen: hij weet welke meldingen openstaan en kan
helpen ze op te lossen.

## Daarna

Blijf in contact met families tussen twee bezoeken: [Sociale media](/docs/nl/growth/social/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/ads-and-campaigns/

---

# Sociale media

> Plan en publiceer berichten op Facebook, Instagram en Google, en deel nieuwe overlijdensberichten en blogartikels automatisch.

Op het tabblad **Sociale media** in Content plaatst u berichten op de
Facebook-pagina van uw uitvaartonderneming, het Instagram-account en de
Google-vermelding, allemaal vanuit één plek. Schrijf een bericht één keer,
kies waar het verschijnt, en publiceer het meteen of plan het in. Nieuwe
overlijdensberichten en blogartikels kunnen voor u gedeeld worden.

(Schermafbeelding: Het tabblad Sociale media in Content: twee berichten die aandacht vragen, één met een knop Opnieuw proberen, en daaronder elk bericht met zijn datum, netwerken en status.)

## Uw accounts koppelen

U koppelt uw accounts in **Bedrijfsinstellingen > Verbindingen**, onder
**Sociale accounts**. Zolang een netwerk niet gekoppeld is, toont het
tabblad Sociale media een balk met een knop **Verbindingen openen** die u
erheen brengt.

(Schermafbeelding: Sociale accounts in Bedrijfsinstellingen > Verbindingen: Facebook, Instagram en Google, elk gemarkeerd als gekoppeld, met de gebruikte Facebook-pagina en een knop Ontkoppelen.)

- **Facebook en Instagram**: klik op **Facebook en Instagram koppelen** en
  meld u aan met een Facebook-account dat beheerder is van de Pagina van uw
  uitvaartonderneming. Sta alle machtigingen toe die Facebook vraagt: Lethra
  heeft ze nodig om op uw Pagina te publiceren. Instagram wordt tegelijk
  gekoppeld als er een professioneel Instagram-account aan die Pagina hangt.
- **Google**: berichten gaan naar de Google-vermelding die op dezelfde
  pagina gekoppeld is, onder Profielen.

Beheert u meer dan één Facebook-pagina, kies dan de juiste in de lijst
**Pagina** op de Facebook-kaart. **Ontkoppelen** neemt de toegang van Lethra
weg; uw Pagina en haar berichten blijven zoals ze zijn.

> **Opmerking:** Als Facebook de berichten van Lethra niet meer aanvaardt, bijvoorbeeld omdat
> het wachtwoord veranderde of iemand de toegang van Lethra verwijderde, toont
> de kaart **Opnieuw koppelen nodig**. Klik op **Opnieuw koppelen** en meld u
> opnieuw aan.
## Een bericht schrijven

Klik bovenaan het tabblad Sociale media op **Nieuw bericht**.

(Schermafbeelding: De berichteditor: Facebook, Instagram en Google aangevinkt, de tekst met het aantal tekens per netwerk, een afbeelding, een optionele link, de datum en het uur, en een voorbeeld van het Facebook-bericht.)

1. Vink onder **Publiceren op** de netwerken aan.
2. Schrijf de tekst. Eronder ziet u hoeveel tekens elk netwerk toelaat.
   Geen inspiratie? Klik op **Opstellen met AI**, beschrijf waarover het
   bericht gaat, en Lethra schrijft een concept in de taal van uw bedrijf.
   Hebt u al iets geschreven, dan verbetert het uw tekst.
3. Voeg eventueel afbeeldingen toe. **Instagram heeft minstens één
   afbeelding nodig**; Google toont alleen de eerste. Geen passende foto bij
   de hand? Klik op **Afbeelding maken met AI**: Lethra maakt een vierkante
   afbeelding in de stijl van uw bedrijf, met een korte titel en uw logo, op
   basis van de tekst van het bericht. Dat duurt een minuut of twee en de
   afbeelding verschijnt bij de andere; klik opnieuw voor een nieuwe versie.
4. Voeg een link toe als het bericht ergens naar verwijst, zoals een
   overlijdensbericht of een artikel op uw website. Links zijn niet klikbaar
   op Instagram, daarom zet Lethra de link daar in de tekst.
5. Kies onder **Wanneer** voor **Nu**, of **Later** met een datum en uur. De
   tijden zijn in de tijdzone van uw bedrijf.

Rechts toont het **Voorbeeld** hoe het bericht eruitziet. Wissel van netwerk
met de pictogrammen erboven.

Klik op **Nu publiceren** of **Inplannen**. **Opslaan als concept** bewaart
het bericht zonder het te publiceren. Als een netwerk het bericht zou
weigeren, bijvoorbeeld door een ontbrekende afbeelding voor Instagram, meldt
Lethra dat vóór u publiceert.

## De assistent vragen

U kunt het ook aan de assistent vragen, via de balk onderaan het tabblad of
waar dan ook in Lethra. Bijvoorbeeld: "schrijf een bericht over onze
herdenkingsavond op 2 november voor Facebook en Instagram", "wat staat er
volgende week gepland op sociale media?" of "verplaats het bericht van
donderdag naar vrijdag 10 uur".

De assistent kan uw berichten oplijsten en lezen, concepten schrijven en
aanpassen, en berichten verwijderen die nog niet gepubliceerd zijn. Vraagt u
om een afbeelding, dan maakt hij er een in de stijl van uw bedrijf voor het
concept, die een minuut of twee later bij het bericht verschijnt. Hij
publiceert nooit zelf: hij toont een kaart met een knop **Nu publiceren** of
**Inplannen**, en er gaat niets online tot u erop klikt. Past hij een bericht
aan dat al ingepland was, dan wordt het weer een concept en bevestigt u het
opnieuw. Klik op **Openen in Sociale media** op de kaart om het bericht in de
editor te zien.

## Uw berichten

Daaronder toont het tabblad elk bericht: concepten, ingeplande berichten en
wat al gepubliceerd is, elk met zijn datum, uur, netwerken en status. Klik op
een bericht om het te openen.

Een gepubliceerd bericht opent alleen-lezen, met per netwerk een link
**Bekijken**. Het in Lethra bewerken of verwijderen verandert niets aan wat al
op Facebook, Instagram of Google staat.

Wilt u uw berichten in een kalender zien, naast uw blogartikels,
nieuwsbrieven en overlijdensberichten, open dan het tabblad **Overzicht** in
Content. Zie [Groei](/docs/nl/growth/overview/).

## Vraagt uw aandacht

Berichten die op u wachten, staan bovenaan het tabblad:

- **Concepten**, ook de overlijdensberichten en artikels die Lethra voor u
  heeft voorbereid. Klik op **Openen** om ze na te kijken en te publiceren.
- Berichten die niet op elk netwerk verschenen. Lethra probeert een
  mislukt netwerk nog twee keer, enkele minuten na elkaar. Lukt het dan nog
  niet, dan staat de reden in het rood. Los de oorzaak op en klik op
  **Opnieuw proberen**: alleen de mislukte netwerken worden opnieuw
  geprobeerd, niets wordt twee keer geplaatst.

## Overlijdensberichten en artikels automatisch delen

Klik op de knop met instellingen naast **Nieuw bericht** om **Automatisch
delen** te openen. Kies wat er gebeurt wanneer u een nieuw
overlijdensbericht of blogartikel publiceert, en klik op **Opslaan**.

(Schermafbeelding: De instellingen voor automatisch delen: wat er gebeurt met nieuwe overlijdensberichten en blogartikels, op welke netwerken ze gedeeld worden, en hoe lang er gewacht wordt voor publicatie.)

- **Uit**: er wordt niets gedeeld.
- **Bericht voorbereiden om na te kijken**: Lethra schrijft het bericht en
  zet het onder **Vraagt uw aandacht**. Er wordt niets gepubliceerd tot u
  dat zelf doet.
- **Automatisch publiceren**: Lethra schrijft het bericht en publiceert het
  na de tijd die u kiest onder **Wachten voor publicatie**. Tot dan kunt u
  het vanuit de lijst openen om het aan te passen of te verwijderen.

Lethra schrijft deze berichten op basis van het overlijdensbericht of het
artikel zelf: de naam, de jaartallen en de plaats, de gegevens van de
plechtigheid als u die invulde, en een link naar het rouwregister of het
artikel op uw website. De foto bij het overlijdensbericht of de
omslagafbeelding van het artikel wordt als afbeelding gebruikt. Zonder
afbeelding gaat het bericht niet naar Instagram.

> **Let op:** Een overlijdensbericht wordt nooit gedeeld wanneer **Verbergen voor
> zoekmachines** aangevinkt is. Sommige families verkiezen een stil bericht:
> respecteer die keuze voor u automatisch publiceren aanzet.
## Daarna

Schrijf artikels die het delen waard zijn: [Blog](/docs/nl/growth/blog/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/social/

---

# Blog

> Schrijf met de assistent artikels voor uw eigen website, bewerk ze en publiceer ze op de blog van uw site.

Het tabblad **Blog** in Content is de eigen blog van uw uitvaartonderneming.
Nuttige artikels beantwoorden de vragen waar families naar zoeken. Zo vinden
ze uw website en leren ze u kennen voor ze bellen.

(Schermafbeelding: Het tabblad Blog in Content, met een knop Nieuw artikel en drie artikels, elk met een omslagfoto, categorie, datum, samenvatting en het label Concept of Gepubliceerd.)

Bij elk artikel ziet u de omslagfoto, categorie, datum en samenvatting, en of
het een concept is of gepubliceerd. Klik op een artikel om het te bewerken.

## Schrijven en bewerken

Klik op **Nieuw artikel** om een opgeslagen concept te openen. Beschrijf het onderwerp in het gesprek links. Stel vragen of vraag wijzigingen; het artikel rechts wordt bijgewerkt na een geslaagde wijziging. Je kunt de tekst ook rechtstreeks bewerken.

**Instellingen** bevat titel, webadres, samenvatting, omslagfoto en SEO. **Geschiedenis** herstelt een opgeslagen versie. Het gesprek blijft bij het artikel bewaard. Wissel op je telefoon tussen **Gesprek** en **Voorbeeld**.

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Een gepubliceerd artikel bijwerken blijft een uitdrukkelijke actie. **Publiceren**, **Depubliceren** en **Inplannen** blijven apart. Ingeplande artikelen staan in de Contentkalender en worden via de verwerking om de vijf minuten gepubliceerd.

(Schermafbeelding: Schrijven en bewerken)

## Selectie, wijzigingen en geschiedenis

Selecteer een passage in het voorbeeld en beschrijf de wijziging in het gesprek. Een verwijderbaar label houdt de passage zichtbaar. Als de passage voor het verzoek verandert, selecteer ze dan opnieuw. Foto’s kun je toevoegen, plakken of in het gespreksveld slepen.

**Geschiedenis** staat naast de gesprekstitel. Open een versie om ze te bekijken zonder de huidige inhoud te wijzigen en kies indien nodig **Versie herstellen**. Klap **Wijzigingen opgeslagen** open om de gewijzigde velden en **Laatste wijziging ongedaan maken** te zien. Een antwoord op een vraag beweert niet dat er iets is opgeslagen.

Op een computer geeft **Gesprek verbergen** meer ruimte aan het voorbeeld ; **Gesprek tonen** brengt het terug met je niet-verstuurde bericht. **Stoppen** negeert resultaten waarvoor opslaan nog niet begonnen is ; opgeslagen wijzigingen blijven bewaard. Bekijk bij een conflict de laatste opgeslagen versie voordat je kiest om je wijzigingen te behouden en opnieuw te proberen.

(Schermafbeelding: Een opgeslagen versie bekijken)

## Waar artikels verschijnen

Gepubliceerde artikels verschijnen op uw website onder `/blog`, en de meest
recente kunt u op uw startpagina tonen met een blogsectie. Artikels worden
zichtbaar zodra uw website gepubliceerd is. Uw blog wordt alleen in de taal
van uw onderneming geschreven; er is geen taalkeuze op uw site.

## De blog van Lethra

Lethra publiceert ook redactionele artikels op zijn publieke site, in het
Engels, Frans en Nederlands. Deze worden geschreven en beheerd door Lethra
zelf, niet door individuele uitvaartondernemingen. Wilt u een familie naar
een nuttig artikel verwijzen over een onderwerp zoals pre-planning, dan kunt
u naar de blog van Lethra linken zoals u dat met elke andere bron zou doen.

## Daarna

Stuur uw nieuwste artikels naar uw abonnees: [Nieuwsbrief](/docs/nl/growth/newsletter/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/blog/

---

# Nieuwsbrief

> Schrijf, plan en verstuur een nieuwsbrief naar mensen die zich inschreven, vanuit de eigen mailbox van je uitvaartonderneming.

Via het tabblad **Nieuwsbrief** in Content stuur je een e-mailnieuwsbrief naar
mensen die zich inschreven, bijvoorbeeld via het formulier op je website. De
assistent schrijft een eerste versie op basis van je laatste blogberichten en
overlijdensberichten. Je kijkt die na en verstuurt hem meteen of plant hem in.

## Wie ontvangt hem

Alleen contacten die toestemming gaven, ontvangen je nieuwsbrief. Voor je
verstuurt, toont het blok **Wie ontvangt hem** precies hoeveel mensen hij
bereikt en wie wordt overgeslagen:

- **Geen toestemming voor de nieuwsbrief**: het contact staat op de gekozen
  lijst maar schreef zich nooit in. Op een lijst staan is nooit toestemming.
- **Recent overlijden**: families die je onlangs begeleidde, worden altijd
  overgeslagen, ook als ze ingeschreven zijn. Hoe lang stel je in bij de
  instellingen van Contacten.
- **Geen bruikbaar e-mailadres**: het contact heeft geen geldig adres.

Kies **Alle ingeschrevenen voor de nieuwsbrief**, of een van je
contactlijsten. Elk e-mailadres krijgt een editie maar één keer.

## Een nieuwsbrief schrijven

Klik op **Nieuwe nieuwsbrief** om het startmodel te openen. Gebruik het gesprek links om vragen te stellen of tekst en opmaak te wijzigen. Het voorbeeld rechts wordt na elke geslaagde wijziging bijgewerkt. Blog- en overlijdensberichten zijn optioneel.

Bewerk tekst ook rechtstreeks in de e-mail. **Instellingen** bevat onderwerp, voorbeeldtekst, taal en ontvangers. De assistent kan taal en ontvangers niet wijzigen. **Geschiedenis** herstelt opgeslagen versies. Het gesprek blijft bij de nieuwsbrief bewaard. Wissel op je telefoon tussen **Gesprek** en **Voorbeeld**.

De voettekst en uitschrijflink blijven vergrendeld. Automatisch opslaan verstuurt nooit een e-mail. **Stuur mij een test** stuurt alleen naar je eigen adres.

(Schermafbeelding: Een nieuwsbrief schrijven)

Voeg je eigen beelden toe met de fotoknop naast het gespreksveld, of vraag een nieuwe foto. Afbeeldingen worden gemaakt en opgeslagen voordat ze worden toegevoegd; een mislukte foto wordt apart gemeld. Elke opgeslagen wijziging toont haar versie met een herstelknop. **Stoppen** annuleert een verzoek en **Opnieuw proberen** herhaalt een mislukt verzoek. Het voorbeeld scrolt als één e-mail.

## Selectie, wijzigingen en geschiedenis

Selecteer een passage in het voorbeeld en beschrijf de wijziging in het gesprek. Een verwijderbaar label houdt de passage zichtbaar. Als de passage voor het verzoek verandert, selecteer ze dan opnieuw. Foto’s kun je toevoegen, plakken of in het gespreksveld slepen.

**Geschiedenis** staat naast de gesprekstitel. Open een versie om ze te bekijken zonder de huidige inhoud te wijzigen en kies indien nodig **Versie herstellen**. Klap **Wijzigingen opgeslagen** open om de gewijzigde velden en **Laatste wijziging ongedaan maken** te zien. Een antwoord op een vraag beweert niet dat er iets is opgeslagen.

Op een computer geeft **Gesprek verbergen** meer ruimte aan het voorbeeld ; **Gesprek tonen** brengt het terug met je niet-verstuurde bericht. **Stoppen** negeert resultaten waarvoor opslaan nog niet begonnen is ; opgeslagen wijzigingen blijven bewaard. Bekijk bij een conflict de laatste opgeslagen versie voordat je kiest om je wijzigingen te behouden en opnieuw te proberen.

(Schermafbeelding: Een opgeslagen versie bekijken)

## Versturen

- **Nu versturen** verstuurt hem meteen, nadat je het aantal ontvangers
  bevestigt.
- **Inplannen** verstuurt hem op de datum en het uur die je kiest. Tot dan
  kun je met **Terug naar concept** nog wijzigen.

De e-mails vertrekken geleidelijk vanuit de mailbox van je
uitvaartonderneming, en antwoorden komen in je Inbox. Na het versturen zie je
hoeveel er verstuurd zijn, mislukt, overgeslagen, en hoeveel mensen zich
uitschreven.

Elke e-mail heeft een uitschrijflink. Wie zich uitschrijft, krijgt geen
nieuwsbrief meer, ook niet een die al wordt verstuurd.

## Met de assistent

Vraag de assistent bijvoorbeeld: "schrijf de nieuwsbrief van deze maand op
basis van onze laatste blogberichten". Hij bewaart een concept en toont het
als kaart. Hij kan ook voorstellen om hem in te plannen: er wordt niets
verstuurd tot je op de knop van de kaart klikt.

## Beperkingen

Eén nieuwsbrief kan tot 2.000 mensen bereiken. Kies voor een grotere groep
een kleinere lijst.

## Daarna

Overlijdensberichten en rouwbetuigingen op uw website: [Rouwregister](/docs/nl/growth/condolences/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/newsletter/

---

# Rouwregister

> Publiceer overlijdensberichten op uw website, keur rouwbetuigingen goed en deel ze met de familie.

Elke website heeft een **rouwregister**. Het verschijnt in het menu en op de
startpagina zodra er een overlijdensbericht gepubliceerd is. U beheert het
op het tabblad **Overlijdensberichten** in Content.

(Schermafbeelding: Het tabblad Overlijdensberichten in Content: drie gepubliceerde overlijdensberichten en daaronder rouwbetuigingen die op goedkeuring wachten, met de knoppen Goedkeuren en Verbergen.)

## Een overlijdensbericht publiceren

- **Vanuit een dossier**: open het dossier en gebruik **Publiceren op
  website** in het overzicht. Naam, data en plaats komen uit het dossier.
- **Handmatig**: gebruik op het tabblad Overlijdensberichten
  **Overlijdensbericht toevoegen**.

(Schermafbeelding: Het venster Overlijdensbericht toevoegen: volledige naam, geboorte- en overlijdensdatum, plaats, foto, tekst, de datum en locatie van de plechtigheid, en links voor herdenkingsdocumenten en steun.)

Voeg een foto, een korte tekst en de datum en plaats van de plechtigheid
toe. Zonder foto kan Lethra in de plaats een rustig herdenkingsbeeld maken.

Onder herdenkingsdocumenten en steun kunt u openbare links toevoegen naar
het overlijdensbericht, het gedachtenisprentje, de bestelpagina van een
bloemist of het goede doel dat de familie koos. Laat een veld leeg om het te
verbergen. Wil de familie geen bloemen, zet het bestellen van bloemen dan
uit, en voeg in gewone taal wensen toe over giften of een plechtigheid in
besloten kring.

U kunt ook een pagina verbergen voor zoekmachines als de familie dat wenst,
en een overlijdensbericht op elk moment van de website halen.

## Berichten goedkeuren

Bezoekers schrijven eerst hun bericht en kunnen foto's of video's toevoegen.
Pas daarna vullen ze hun naam, optioneel e-mail en telefoon in, en aanvaarden
ze de privacyverklaring. Niets verschijnt online voordat u het goedkeurt
onder **Wacht op goedkeuring**. Elk nieuw bericht verschijnt ook in uw inbox
als **Rouwbetuiging nakijken**, en goedkeuren of verbergen op de ene plek
haalt het op beide plekken weg. E-mailadressen worden nooit publiek getoond.

## De familie

Heeft de familie toegang tot het familieportaal, dan ziet ze alle
goedgekeurde berichten en kan ze die als PDF downloaden, als blijvende
herinnering.

## Daarna

Terug naar het begin van Groei: [Overzicht van
Groei](/docs/nl/growth/overview/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/growth/condolences/

---

# Dossiers en taken

> Een dossier dagelijks bewerken, de tabbladen, statussen, taken, en de tijdlijn die bijhoudt wat er allemaal is gebeurd.

Een dossier is waar het dagelijkse werk zich afspeelt. Zodra de eerste twee
velden zijn ingevuld en de fiche bestaat, komt u er telkens op terug: diensten
toevoegen, taken afvinken, controleren wat de agent heeft opgemerkt. Deze
pagina behandelt dat routinewerk.

## Door de statussen bewegen

Elk dossier heeft een status, weergegeven als een rij stappen bovenaan het
dossier. Klik op een stap om het dossier daarheen te verplaatsen. Standaard
start een dossier op **Eerste oproep** en doorloopt het de fasen die een
dossier natuurlijk doorloopt: Afspraak bespreking, Afspraken bevestigd, In
verzorging, Documenten in afwachting, Dienst gepland, Dienst voltooid, Nazorg,
en Afgesloten. Uw onderneming kan deze lijst aanpassen onder **Uw bedrijf**, bij
**Workflow & Types**.

(Schermafbeelding: De rij statussen bovenaan een dossier, van Eerste oproep tot Nazorg, met Afspraken bevestigd geselecteerd.)

(Schermafbeelding: De pagina Dossiers: de dossiers met hun statusbadge, de volgende dienst en het primair contact.)

Aan de status ziet uw team in één oogopslag waar elk dossier staat. Hij
verschijnt als badge op de pagina Dossiers, waar u erop kunt filteren, en de
agent kan hem bijwerken terwijl hij aan het dossier werkt. Hij is intern:
families zien hem niet in hun portaal.

## De tabbladen

Zodra een dossier open staat, is het werk verdeeld over tabbladen: Overzicht,
Diensten & Taken, Documenten, Familieschrift, Notities, Agent en Assistent.
Het grootste deel van uw dagelijkse werk speelt zich af in **Diensten &
Taken**, waar deze pagina zich op richt. **Familieschrift** toont per
onderwerp wat de familie via haar portaal heeft gedeeld.

> **Opmerking:** Overzicht en Documenten komen aan bod in
> [Uw eerste dossier aanmaken](/docs/nl/getting-started/first-case/). De
> tabbladen Agent en Assistent komen aan bod in
> [Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).
## Taken

Taken vormen de to-dolijst van een dossier: dingen die iemand moet doen, met
een optionele deadline en een eigenaar. Ze staan onder de diensten en
vergaderingen van het dossier, op het tabblad Diensten & Taken, verdeeld in
een open lijst en een lijst **Voltooid**.

Om de open taken van alle dossiers tegelijk te zien, zet u de pagina
**Dossiers** op **Taken**. Ze staan daar gegroepeerd per vervaldatum.
Verfijn de lijst met **Alle taken**, **Mijn taken** of **Niet toegewezen**,
vink een taak daar meteen af, of klik erop om het dossier te openen.

(Schermafbeelding: De weergave Taken op de pagina Dossiers: open taken van alle dossiers, gegroepeerd onder Vandaag, Morgen en Deze week.)

- **Snel toevoegen.** Typ een titel in het veld bovenaan en druk op Enter. De
  taak verschijnt meteen, zonder apart formulier.
- **Inline bewerken.** Klik op de titel van een taak om die ter plekke te
  wijzigen. Druk op Enter om op te slaan, of op Escape om te annuleren.
- **Slepen om te herordenen.** Grijp de greep links van een taak en versleep
  hem naar boven of onder. De volgorde die u instelt, houdt de lijst aan.
- **Een taak afvinken** verplaatst die van de open lijst naar de lijst
  Voltooid, doorgestreept, in plaats van hem te verwijderen.

(Schermafbeelding: De takenlijst van een dossier: het veld om snel toe te voegen, open taken met deadline en eigenaar, waarvan één toegewezen aan de familie en gedeeld, en de afgewerkte taken doorstreept eronder.)

### Deadlines en toewijzing

Als u over een taak hovert, verschijnen de instellingen voor deadline en
toewijzing.

- **Vervaldatum en -tijd.** Klik op het kalenderpictogram om een datum te
  kiezen, en eventueel een tijdstip uit een reeks snelkeuzes of een eigen
  keuze. Een taak waarvan de deadline verstreken is, wordt in het rood als
  achterstallig gemarkeerd.
- **Toegewezene.** Klik op het toewijzingspictogram om de taak aan een
  collega te geven, aan Lethra, of aan de familie. Bij taken zonder toegewezene
  verschijnt het pictogram pas bij hoveren.

### Een taak delen met de familie

Een taak kan als gedeeld met de familie worden gemarkeerd, voor zaken zoals
"toestemmingsformulier ondertekenen" of "stuur ons de foto's voor de
diavoorstelling". Delen gebeurt via het pictogram naast de toegewezene: een
deelpictogram zolang de taak intern is, een vinkje zodra ze gedeeld is. Klik
er opnieuw op om het delen te stoppen.

> **Opmerking:** Een taak moet een toegewezene hebben voordat ze gedeeld kan worden. Wijst u
> de taak rechtstreeks aan de familie toe, dan gebeurt het delen automatisch,
> omdat er niemand anders is voor wie de taak zou kunnen zijn. Haalt u de
> toegewezene weg, dan stopt ook het delen.
## De tijdlijn

Elk dossier houdt een tijdlijn bij op het tabblad **Agent**: een overzicht
van de gesprekken, e-mails en berichten die erop betrekking hebben,
gegroepeerd in draden. Elke draad
toont zijn kanaal, wanneer hij voor het laatst actief was, en hoeveel
gebeurtenissen hij bevat. Een draad openklappen toont elk bericht of
gesprek in volgorde, met eventuele bijlagen.

(Schermafbeelding: De tijdlijn op het tabblad Agent: draden per e-mail, oproep en chat, met de draad Order of service open op de verstuurde e-mail en het antwoord van de familie.)

De tijdlijn onderhoudt u niet zelf. Hij vult zich terwijl het dossier
bewerkt wordt: een e-mail die de agent opstelt en die u verstuurt, een
antwoord dat binnenkomt, een gesprek dat u vastlegt. Het is de plek om te
raadplegen wanneer u moet reconstrueren wat er precies gezegd is en wanneer,
in plaats van te vertrouwen op uw geheugen of te zoeken in een verspreide
mailbox.

## Daarna

Diensten en afspraken in de agenda plaatsen:
[Planning](/docs/nl/daily-work/scheduling/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/daily-work/cases-and-tasks/

---

# Planning

> De agenda voor uitvaarten, rouwbezoeken en crematies, afspraken aanmaken en wijzigen, hoe ze samenhangen met een dossier, en wat de familie ziet.

Elke datum die aan een dossier hangt, een rouwbezoek op donderdag, een
crematie op vrijdag, komt uit dezelfde plek: de diensten en agenda-items op
dat dossier. Deze pagina legt uit hoe u ze toevoegt en wat er daarna mee
gebeurt.

## Diensten

Een dienst is iets dat op een tijdstip en een plaats plaatsvindt:
**Begrafenis**, **Crematie**, **Directe crematie**, **Herdenkingsdienst**,
**Grafzijde dienst**, **Rouwbezoek**, **Viering van het leven**, of
**Overig**. Uw onderneming kan deze lijst aanpassen onder **Uw bedrijf**,
bij **Workflow & Types**. Een dossier heeft er vaak meerdere, en elke wordt
toegevoegd vanuit het tabblad Diensten & Taken met een eigen datum, tijd en
duur.

Om te zien wat er in alle dossiers aankomt, zet u de pagina **Dossiers** op
**Tijdlijn**. Die toont de volgende dienst van elk dossier, per dag.

(Schermafbeelding: De weergave Tijdlijn op de pagina Dossiers: de komende diensten per dag, morgen een herdenkingsdienst, deze week een rouwbezoek en een begrafenis.)

Voeg de locatie, de officiant, het kerkhof en het perceel, de kist of urn, en
eventuele bijzondere verzoeken toe naarmate u ze te weten komt. Alles blijft
ingeklapt achter een knop **Details tonen**, zodat de kaart leesbaar blijft
ook als er veel op staat, en alles blijft later aanpasbaar door hetzelfde
formulier opnieuw te openen.

(Schermafbeelding: Een crematie geopend met Details tonen: de plaats en het adres, de officiant, de kist en een bijzonder verzoek, met Gastenregistratie ingeschakeld en zeven reacties.)

Elke dienstkaart heeft ook een schakelaar **Gastenregistratie**. Zet die aan
om de registratie voor die dienst te openen. De kaart toont hoeveel reacties
er al binnen zijn.

> **Let op:** De familie ziet elke dienst op het dossier, met de datum, het tijdstip en de
> plaats die u hebt ingevuld. Als een rouwbezoek geen tijdstip heeft op het
> dossier, heeft het dat ook niet in het portaal.
## Geregelde diensten

Bovenaan het tabblad Diensten & Taken toont **Geregelde diensten** wat er
voor het dossier geregeld is uit de dienstencatalogus van uw onderneming, met
aantal, prijs en een totaal. Gebruik de knop **Dienst toevoegen** daar om een
item uit de catalogus te kiezen, of voeg een vrije regel toe met uw eigen
omschrijving en prijs.

Vraagt een familie vanuit haar portaal naar een dienst, dan verschijnt die
vraag hier ook. Kies **Aan dossier toevoegen** om de dienst te regelen, of
**Negeren**. Families zien in hun portaal wat er geregeld is, maar nooit de
prijzen.

(Schermafbeelding: Geregelde diensten op een dossier, met aantal, prijs en totaal, en daarboven de vraag van een familie naar een koffietafel met Aan dossier toevoegen en Negeren.)

## Interne afspraken

Naast diensten kan een dossier ook afspraken bevatten voor uw eigen
team: interne vergaderingen, telefoongesprekken, of iets anders dat een
tijdstip verdient maar geen deel uitmaakt van de uitvaart zelf. Elke afspraak
heeft een titel, een type (vergadering, gesprek of andere), een datum, tijd,
duur, locatie en een vrije beschrijving. Gesprekken die op het dossier
vastgelegd zijn, staan in dezelfde lijst **Vergaderingen & gesprekken**.

Deze afspraken zijn intern. Ze helpen uw team bij te houden wanneer er iets
gebeurt op een dossier, niet om de familie iets te vertellen, en verschijnen
nooit in het familieportaal.

(Schermafbeelding: Vergaderingen & gesprekken op een dossier: een regelingsgesprek en twee oproepen, met Vergadering toevoegen rechtsboven.)

## Aanmaken en wijzigen

Gebruik vanuit het tabblad Diensten & Taken **Dienst toevoegen** onder
Diensten voor alles wat de familie moet zien, en **Vergadering toevoegen**
onder Vergaderingen & gesprekken voor alles wat puur intern is. Beide openen
op dezelfde manier: vul de velden in, sla op, en het item verschijnt als kaart. Klik op het potloodicoon van een kaart om te
wijzigen, of op het prullenbakicoon om te verwijderen.

## Een afspraak koppelen aan notities

Een afspraak of een vastgelegd gesprek kan rechtstreeks vanaf de
kaart gekoppeld worden aan vergadernotities. Staat u op het punt een familie
te ontmoeten, of hebt u net opgehangen, gebruik dan **Transcriberen &
notitie** om een opname te starten die al aan die afspraak gekoppeld is, of
**Bestaande notitie koppelen** om er een te koppelen die u al schreef. Is
er een notitie gekoppeld, dan opent **Notities bekijken** ze. Zie
[Vergadernotities](/docs/nl/daily-work/meeting-notes/) voor hoe de opname
zelf werkt.

## Wat de familie ziet

In het familieportaal heeft het tabblad **Overzicht** een sectie
**Planning** met de diensten op het dossier, met hun datum, tijd en locatie.
Families kunnen elke dienst met een datum aan hun eigen agenda toevoegen met
**Aan agenda toevoegen**: dit downloadt een standaard agendabestand, zonder
dat er een account bij een specifieke agendaprovider nodig is.

Daarboven, onder "Waar alles staat", toont het portaal de eerstvolgende
dienst, zodat een familie die even komt kijken niet door de hele planning
hoeft te zoeken naar waarvoor ze eigenlijk kwam. Zolang er nog geen datum
is, meldt het dat de uitvaartonderneming de datum binnenkort deelt.

## Daarna

Wat een familie u vertelt vastleggen en ordenen:
[Vergadernotities](/docs/nl/daily-work/meeting-notes/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/daily-work/scheduling/

---

# Vergadernotities

> Een familiegesprek opnemen, diarisatie en transcriptie, wat de agent eruit ordent, een opname hervatten, en de notitie-editor.

Gesprekken met een familie bevatten informatie die u nergens anders vindt:
wat ze echt willen, in hun eigen woorden. Het tabblad Notities bestaat zodat
dat gesprek niet enkel in uw geheugen blijft zitten.

## Een opname starten

Klik vanuit het tabblad **Notities** van een dossier, of vanuit
**Vergadernotities** in de zijbalk, op **Nieuwe notitie**. Die begint
meteen met opnemen: een live geluidsgolf en een timer tonen dat de microfoon
actief is, en een transcriptie bouwt zich in real time op terwijl mensen
spreken. Klik op het pijltje naast de timer om ze te tonen of te verbergen.

(Schermafbeelding: De pagina Vergadernotities: drie notities met het dossier waarbij ze horen en een korte samenvatting, en een knop Nieuwe notitie.)

U kunt ook een opname starten die al gekoppeld is aan een specifieke afspraak
of een gesprek. Gebruik vanuit een afspraak of een vastgelegd gesprek op het
tabblad Diensten & Taken **Transcriberen & notitie**: de
opname opent al gekoppeld aan die afspraak, met titel en aanwezigen al
ingevuld.

(Schermafbeelding: Vergaderingen & gesprekken op het tabblad Diensten & Taken: een regelingsgesprek en twee oproepen, elk met Transcriberen & notitie en Bestaande notitie koppelen, en Notities bekijken bij het gesprek dat al een notitie heeft.)

Tijdens het opnemen kunt u:

- **Meetypen.** Het grote schrijfvak is voor alles wat u in uw eigen woorden
  wilt noteren terwijl het gesprek loopt.
- **Een titel geven**, of leeg laten en er een laten genereren zodra er
  inhoud is.
- **Het dossier kiezen.** Vanuit de pagina Vergadernotities staat er onder
  de titel een dossierkiezer. Laat die op **Algemeen** als de notitie bij
  geen dossier hoort.
- **Pauzeren.** **Stop** pauzeert de microfoon, en **Hervatten** zet hem weer
  aan.
- **Stoppen en later verder gaan.** De opname verlaten met **Terug naar
  notities** bewaart wat u hebt als notitie, tenzij die volledig leeg is.

## Diarisatie en transcriptie

De live transcriptie die u tijdens het opnemen ziet, is een eerste doorgang.
Wanneer u op **Notities genereren** klikt, laat Lethra de opgenomen audio
door een tweede, zorgvuldigere transcriptie lopen die sprekers uit elkaar
haalt, zodat het verslag "Spreker A" en "Spreker B" kan zeggen in plaats van
één doorlopend blok tekst. Mislukt die stap om welke reden dan ook, dan valt
het terug op de live transcriptie in plaats van de opname te verliezen.

## Wat de agent eruit haalt

Zodra er een transcriptie, getypte notities, of beide zijn, stopt u de
opname en klikt u op **Notities genereren** om er een gestructureerde
notitie van te maken. Die wordt geschreven in de taal waarin u Lethra
gebruikt en volgt altijd dezelfde opbouw:

- **Samenvatting**, enkele zinnen over waar het gesprek over ging.
- **Aanwezigen**, wie erbij was.
- **Belangrijke beslissingen**, wat er echt is afgesproken.
- **Actiepunten**, wat er nog moet gebeuren, en door wie als dat gezegd is.
- **Volgende stappen**, en **Overige notities** voor de rest.

(Schermafbeelding: Een geordende vergadernotitie met de secties Samenvatting, Aanwezigen en Belangrijke beslissingen, en erboven de knoppen Vergadering hervatten en Transcriptie.)

Deze gestructureerde notitie wordt de hoofdinhoud van de notitie. De ruwe
transcriptie en uw getypte notities blijven ernaast bewaard, zodat u altijd
kunt teruggaan naar wat er echt gezegd is als de samenvatting iets mist.

Hoort de notitie bij een dossier, dan wordt de gestructureerde notitie ook
gedeeld met de agent van dat dossier, zodat die de opvolging kan oppakken.
Lethra bevestigt dat met de melding "Gedeeld met agent".

## Een bestaande opname hervatten

Open een notitie en kies **Vergadering hervatten** om het gesprek verder op te
pakken: de microfoon start opnieuw, de vorige transcriptie blijft bewaard,
en nieuwe audio wordt eraan toegevoegd in plaats van ze te vervangen. Zo
handelt u een vergadering af die pauzeert en later verdergaat, of een
vervolggesprek over hetzelfde onderwerp, zonder met twee losse notities te
eindigen.

## De notitie-editor

Elke notitie opent in een editor waar de hoofdtekst rechtstreeks bewerkt kan
worden zoals elk ander document. Ze wordt bewaard terwijl u typt. De knoppen
erboven tonen de **Transcriptie** en de **Originele notities** (uw getypte
notities) eronder, zodat u ze naast de samenvatting kunt leggen. Een notitie
die nog niet geordend is, biedt in de plaats **Notities organiseren** aan.
**Verwijderen** wist de notitie helemaal. Op een telefoon staan deze acties
in het menu rechtsboven.

Een notitie kan op elk moment aan een dossier gekoppeld worden, of ze daar nu
rechtstreeks is aangemaakt of via de algemene pagina Vergadernotities:
gebruik de dossierkiezer op de notitie, en **Bekijk dossier** om naar
het dossier te gaan. Eenmaal gekoppeld verschijnt ze bij de andere notities
van dat dossier, en kan ze teruggekoppeld worden aan de afspraak of het
gesprek waaruit ze ontstond.

De pagina Vergadernotities toont eerst alleen uw eigen notities. Gebruik de
filter naast de zoekbalk om ook die van uw collega's te zien, of om te
filteren op auteur of dossier. Typen in de zoekbalk filtert de lijst, en op
Enter drukken stelt uw vraag aan de Assistent over al uw notities.

> **Opmerking:** Vergadernotities zijn intern. Families zien het tabblad Notities, de
> transcriptie, of alles wat eruit gegenereerd wordt, nooit, tenzij u apart
> kiest om er iets van met hen te delen.
## Daarna

Waar een taak of dienst uit een gesprek terechtkomt:
[Dossiers en taken](/docs/nl/daily-work/cases-and-tasks/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/daily-work/meeting-notes/

---

# Documenten

> De bedrijfsbrede Documenten-pagina en het tabblad Documenten van het dossier, bestanden uploaden, PDF's bekijken, delen met de familie, proeven, versies en verwijderen.

Documenten staan op twee plaatsen: de bedrijfsbrede **Documenten**-pagina in
de zijbalk, en het tabblad **Documenten** van elk dossier. De
Documenten-pagina bevat alles wat in Lethra is opgesteld. Het tabblad van het
dossier toont de concepten van die familie, samen met de bestanden die op
het dossier zijn geüpload.

## De Documenten-pagina

De hoofdpagina **Documenten** toont alle documenten die uw onderneming heeft
opgesteld, verdeeld over twee tabbladen:

- **Alle documenten** toont elk document, ongeacht of het aan een dossier
  gekoppeld is.
- **Sjablonen** toont uw herbruikbare sjablonen, behandeld in
  [Documentsjablonen](/docs/nl/documents-hub/templates/).

(Schermafbeelding: De pagina Documenten: concepten en definitieve documenten als kaarten, een zoekbalk, en de keuze tussen Alle documenten en Sjablonen.)

Van hieruit kunt u een leeg document starten met **Nieuw document**, een
bestaand `.docx`-bestand importeren met **Word-bestand importeren**, of iets
openen dat u al heeft. Gebruik de zoekbalk om een document op titel terug te
vinden, of om de assistent iets over uw documenten te vragen.

> **Opmerking:** Het importeren van een `.docx`-bestand werkt zowel als eenmalig document als
> als nieuw sjabloon, tot 15 MB. Kies **Een nieuw document** of **Een
> herbruikbaar sjabloon** op het moment van importeren.
(Schermafbeelding: Het venster Word-bestand importeren, met de bestandskeuze en de keuze tussen Een nieuw document en Een herbruikbaar sjabloon.)

## Het tabblad Documenten van het dossier

Open een dossier en ga naar het tabblad **Documenten** om alles voor die
familie op één plek te vinden. Het is verdeeld in drie secties.

(Schermafbeelding: Het tabblad Documenten van een dossier: een overlijdensbericht en een kostenraming onder Concepten, met daaronder de zone om bestanden te uploaden.)

- **Concepten** zijn documenten aangemaakt in de editor van Lethra en
  gekoppeld aan dit dossier. Gebruik **Nieuw concept** om te starten met een
  **Leeg document** of **Vanuit sjabloon**. Op een concept klikken opent het
  in de documenteditor.
- **Proefdrukken** zijn ontwerpen die u ter controle naar de familie hebt
  gestuurd, verderop beschreven.
- **Geüploade bestanden** zijn bestanden die aan het dossier zijn
  toegevoegd: gescande attesten, ondertekende formulieren, foto's, alles wat
  niet in Lethra is ontstaan.

Concepten en geüploade bestanden worden gegroepeerd per documenttype (overlijdensakte,
begrafenisvergunning, dienstcontract, enzovoort), volgens de types die voor
uw onderneming zijn ingesteld.

## Een bestand uploaden

Kies in de sectie **Geüploade bestanden** het documenttype uit de
vervolgkeuzelijst, en sleep vervolgens een bestand naar de dropzone of klik op
**Bestand kiezen** om er een te kiezen van uw computer. De upload toont zijn voortgang en verschijnt in de bijbehorende
groep zodra hij klaar is.

## Bekijken zonder de app te verlaten

Klik op een geüpload bestand om het te openen in een voorbeeldvenster. PDF's
worden rechtstreeks in het venster weergegeven, zodat u een bestand niet
hoeft te downloaden om de inhoud te controleren. Kan een bestand niet worden
bekeken, dan meldt Lethra dat in plaats van een leeg scherm te tonen.

Gebruik de downloadknop naast een bestand als u er een kopie van nodig heeft
op uw eigen computer.

## Een document delen met de familie

Elk geüpload bestand heeft een deelschakelaar. Deze aanzetten maakt dat
bestand zichtbaar voor de familie in het
[familieportaal](/docs/nl/getting-started/family-portal/); uitzetten
verwijdert het opnieuw. Het icoon toont de status in één oogopslag: een
deelicoon betekent dat de familie het nog niet ziet, een vinkje betekent dat
ze het wel ziet.

(Schermafbeelding: Geüploade bestanden op een dossier, per type, elk met Als proef versturen, een deelicoon of een vinkje als de familie het kan zien, downloaden en verwijderen. Daarboven een rouwbrief verstuurd als proef.)

> **Let op:** Delen gebeurt per bestand en is altijd uw keuze. Een document is nooit
> zichtbaar voor een familie omdat de agent het heeft voorbereid, enkel omdat u
> het delen voor dat bestand heeft aangezet.
## Een proef naar de familie sturen

Voor een rouwbrief, een bidprentje of ander drukwerk uploadt u het ontwerp
en klikt u ernaast op **Als proef versturen**. Het verschijnt dan onder
**Proefdrukken**, met zijn versie en status. De familie bekijkt het in haar
portaal, op het tabblad **Het afscheid**, en bevestigt het of vraagt een
correctie.

## Bewerken en versies

Een concept opent als Word-document, pagina per pagina. Om het te wijzigen,
vraagt u het in gewone taal aan de **Assistent** in het paneel ernaast. Diens
aanpassingen komen binnen als bijgehouden wijzigingen, die u een voor een of
allemaal tegelijk aanvaardt of weigert onder **Wijzigingen**.

(Schermafbeelding: Een overlijdensbericht in de editor met het paneel Wijzigingen open: twee bijgehouden wijzigingen van de assistent, elk te aanvaarden of te weigeren, en Alles aanvaarden en Alles weigeren bovenaan.)

(Schermafbeelding: Het paneel Geschiedenis: vier versies van het overlijdensbericht, met wanneer en waarom elk werd bewaard, de huidige gemarkeerd, en knoppen om te bekijken en te herstellen.)

Elke wijziging bewaart een nieuwe versie van het document. De kop van de
editor toont het versienummer en wanneer het laatst is opgeslagen, en
**Geschiedenis** toont alle versies, zodat u een oudere versie kunt bekijken
en terugzetten.

## Verwijderen

Zowel concepten als geüploade bestanden kunnen worden verwijderd via hun
prullenbak-icoon, en een geopend document via **Document verwijderen** in het
menu van de editor. Lethra vraagt om bevestiging, want het verwijderen van een concept verwijdert
het document zelf, en het verwijderen van een upload verwijdert het bestand
uit de opslag. Geen van beide kan ongedaan worden gemaakt.

## Daarna

Herbruikbare documenten opbouwen:
[Documentsjablonen](/docs/nl/documents-hub/templates/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/documents-hub/documents/

---

# Documentsjablonen

> Herbruikbare sjablonen opbouwen met variabelen, opstellen met AI vanuit een sjabloon, en een document exporteren als PDF of DOCX.

Een sjabloon is een document dat u van plan bent te hergebruiken, zoals een
dienstcontract of een standaardbrief, met plaatshouders voor de details die
van dossier tot dossier verschillen. Sjablonen staan onder het tabblad
**Sjablonen** van de Documenten-pagina.

## Een sjabloon aanmaken

Start een nieuw sjabloon met **Nieuw sjabloon** op het tabblad Sjablonen, of
maak van een bestaand document een sjabloon via zijn menu (**Opslaan als
sjabloon**, en omgekeerd met **Omzetten naar document**). Geef het een naam
en een documenttype, zodat het correct wordt
gegroepeerd naast uw andere documenttypes in het dossiertabblad en in het
menu om een document vanuit een sjabloon aan te maken.

(Schermafbeelding: Het tabblad Sjablonen van de pagina Documenten: drie sjablonen, elk met zijn type, Document opstellen en Sjabloon gebruiken, en Nieuw sjabloon rechtsboven.)

U kunt ook een bestaand `.docx`-bestand importeren als vertrekpunt in plaats
van vanaf nul te beginnen.

## Variabelen

Een sjabloon kan `{{variabele}}`-plaatshouders bevatten die Lethra invult
vanuit het dossier en de onderneming. Het paneel **Variabelen** in de editor toont wat beschikbaar
is:

- **Dossiervariabelen**, zoals de naam van de overledene, de geboorte- en
  overlijdensdatum, en de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de
  relatie van het primair contact.
- **Bedrijfsvariabelen**, zoals de naam, het adres, het telefoonnummer en
  de website van uw onderneming.
- **Algemene variabelen**, zoals de datum van vandaag en het e-mailadres van
  de aangemelde gebruiker.

(Schermafbeelding: Een sjabloon in de editor: een overlijdensbericht met variabelen zoals full_name en date_of_death tussen dubbele accolades, en de AI-assistent ernaast.)

Vanuit dit paneel kunt u op een variabele klikken om ze aan het einde van het
document toe te voegen, het **Gekoppeld dossier** kiezen, en met **Alles
oplossen** alle variabelen die al in het document staan in één keer invullen
vanuit dat dossier. Waarden die niet gevonden worden, blijven leeg in plaats
van geraden te worden.

(Schermafbeelding: Het paneel Variabelen naast een sjabloon, gekoppeld aan het dossier van Margriet Vandenberghe: elke variabele met de waarde die ze zou krijgen, en Alles oplossen bovenaan.)

## Een sjabloon gebruiken

Op het tabblad Sjablonen heeft elk sjabloon twee knoppen. **Sjabloon
gebruiken** maakt een kopie om aan te werken, en **Document opstellen** laat
de agent ze invullen, zoals hieronder beschreven. U kunt ook vanuit een
dossier met een sjabloon starten, via **Nieuw concept** en **Vanuit
sjabloon** op het tabblad Documenten.

## Opstellen met AI vanuit een sjabloon

Klik op **Document opstellen** op een sjabloon om de agent in één stap een
ingevuld concept te laten produceren. Kies in het venster **Opstellen met
AI** het dossier waarvoor moet worden
opgesteld (of geen), voeg eventuele extra instructies toe in gewone taal, en
Lethra genereert een nieuw document vanuit het sjabloon en opent het in de
editor, klaar om na te kijken.

(Schermafbeelding: Het venster Opstellen met AI voor het sjabloon Overlijdensbericht, gekoppeld aan het dossier van Margriet Vandenberghe, met extra instructies over de bakkerij en een gift in plaats van bloemen.)

(Schermafbeelding: Een afgewerkt overlijdensbericht voor Margriet Vandenberghe in de editor, met rechts de AI-assistent en zijn snelle acties.)

> **Opmerking:** Dit maakt een concept aan om te herlezen. Er wordt niets automatisch
> verzonden of ingediend: u bepaalt zelf wat er met het afgewerkte document
> gebeurt.
## Een PDF of DOCX genereren

Vanuit het menu van de documenteditor kunt u:

- **Word exporteren (.docx)**, wat u het bestand geeft zoals Word het zou
  opslaan.
- **PDF exporteren**, wat de afdrukfunctie van uw browser gebruikt om een PDF
  te maken van het document zoals het op het scherm staat.

(Schermafbeelding: Het menu in de documenteditor: Word exporteren (.docx), PDF exporteren, Opslaan als sjabloon en Document verwijderen.)

Er bestaat geen apart afdruk- of exportcentrum. Beide opties staan in dat
ene menu, op het document zelf, zodat exporteren altijd de laatste stap is,
nadat u klaar bent met bewerken.

## Daarna

Bestanden uploaden en delen:
[Documenten](/docs/nl/documents-hub/documents/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/documents-hub/templates/

---

# De inbox, in detail

> Hoe items binnenkomen en weer verdwijnen, wat er gebeurt wanneer u een concept goedkeurt, vanuit welke mailbox een bericht vertrekt, de agent antwoorden, en wie wat ziet.

Het [overzicht van de inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/) behandelt de
indeling en een dagelijkse routine. Dit artikel gaat dieper in op wat handig is
om te weten zodra u de inbox dagelijks gebruikt.

## Hoe items binnenkomen en weer verdwijnen

Elk item is iets wat gebeurde op een dossier of een lead, samen met een vraag
voor een mens. Lethra voegt het toe wanneer de situatie zich voordoet, en haalt
het weg zodra de situatie opgelost is, waar dat ook gebeurt.

- Een **concept** verdwijnt wanneer het verzonden of weggegooid wordt, of dat nu
  in de inbox gebeurt, op het dossier of in de chat met de assistent. Schrijft de
  agent een nieuwer concept aan dezelfde persoon, dan vervangt dat het oudere.
  Verzendt u het vanuit uw concepten in Gmail, dan merkt Lethra dat ook op.
- Een **rouwbetuiging** verdwijnt wanneer ze gepubliceerd of verborgen wordt, in
  de inbox of onder **Groei**, **Overlijdensberichten**.
- Een **First Call** of een **Terugbellen**-item verdwijnt wanneer u het als
  afgehandeld markeert, of wanneer de lead een dossier wordt.
- De vraag van een familie om **meteen iemand te spreken** verdwijnt vanzelf
  zodra iemand de oproep beantwoordt.
- Een **e-mail die niet vertrok** verdwijnt zodra hij opnieuw verzonden of
  weggeklikt wordt.
- Een **bericht van de familie**, verstuurd via het familieportaal, verdwijnt
  zodra u hen geantwoord heeft en het als afgehandeld markeert.
- Een **advertentiemelding** verdwijnt vanzelf wanneer de controle van de
  volgende ochtend ziet dat het probleem opgelost is, bijvoorbeeld nadat u
  de campagne in kwestie publiceerde. U kunt ze ook
  wegklikken; ze blijft dan 14 dagen stil.

Zo blijft de lijst eerlijk: wat u op het dossier afhandelde, blijft niet hangen
in de inbox.

## Wat er gebeurt wanneer u goedkeurt

Goedkeuren verzendt de e-mail meteen. Hij vertrekt maar één keer, ook als twee
mensen hetzelfde concept op hetzelfde moment goedkeuren: de tweede persoon krijgt
te horen dat het al afgehandeld is.

Kan de e-mail niet verzonden worden, dan komt hij terug in de inbox als **E-mail
niet verstuurd**, met de reden erbij. Kies **Opnieuw** om het opnieuw te proberen.
Kwam de e-mail terug als onbestelbaar, dan klopt het adres waarschijnlijk niet.
Kijk het dan na op het dossier en vraag de agent om hem opnieuw te verzenden.
Opnieuw proberen zou alleen weer onbestelbaar zijn, dus die knop verschijnt dan
niet.

(Schermafbeelding: Een e-mail die niet vertrokken is: de e-mail aan de gemeente, gemarkeerd als Versturen mislukt, de reden, en Opnieuw, Ik neem het op me en Negeren.)

> **Opmerking:** Standaard verlaat niets wat de agent aan een familie of een leverancier schrijft
> uw onderneming voordat iemand het goedkeurt. Een onderneming kan de agent zelf
> laten verzenden, onder **Uw bedrijf**, **Leveranciers**, **Uitgaande e-mails**.
> Die e-mails slaan de inbox over, tenzij het verzenden mislukt.
## Vanuit welke mailbox een bericht wordt verstuurd

Elk concept aan een familie of leverancier vertrekt vanuit een van twee plaatsen,
en het concept toont welke voordat u goedkeurt.

(Schermafbeelding: Een concept van de agent, gemarkeerd als Versturen vanuit de agentmailbox, met daaronder Goedkeuren en sturen, Verwerpen, Gebruik mijn Gmail en Opslaan als regel.)

- **Uw Gmail**, zodat het bericht aankomt alsof het van u persoonlijk komt.
- **De agentmailbox**, een apart adres dat toebehoort aan de onderneming in
  plaats van aan één persoon.

Staat het voor dat bericht op de verkeerde, wissel dan op het concept voordat u
verzendt.

### Uw keuze opslaan als regel

**Opslaan als regel** leert de agent om de volgende keer dezelfde mailbox te gebruiken
voor dat soort e-mail: u corrigeert het patroon één keer in plaats van elke week.
De meeste ondernemingen sturen familiecorrespondentie uiteindelijk vanuit een
persoonlijke Gmail, en leveranciers- of administratieve e-mail vanuit de
agentmailbox, maar er is geen vaste regel: de agent volgt wat u hem aanleert.

Antwoorden komen terug bij de mailbox waarvandaan het oorspronkelijke bericht
is verstuurd, en Lethra leest dossiergerelateerde antwoorden in beide
gevallen, zodat het dossier hoe dan ook up-to-date blijft.

## Uw Gmail-verbinding en het spiegelen van concepten

Door uw Gmail-account te koppelen, kunt u vanaf uw eigen adres verzenden.
Eenmaal gekoppeld, wordt een concept dat vanuit uw Gmail moet vertrekken ook
gekopieerd naar de map Concepten van uw Gmail, zodat u het op beide plaatsen kunt
nakijken. Goedkeuren in Lethra verzendt het.

Koppel of ontkoppel Gmail vanuit uw accountinstellingen. Zonder die verbinding
kunnen concepten nog altijd goedgekeurd en verzonden worden vanuit de
agentmailbox.

(Schermafbeelding: Uw account met een gekoppeld Google-account: de agenda, E-mails verzenden inschakelen, en de mailboxvoorkeuren die de agent volgt.)

## De agent antwoorden

De agent vraagt om een beslissing wanneer hij op iets stuit dat hij niet alleen
mag beslissen: een gegeven op het dossier dat verschilt van eLys, een keuze die
de familie openliet, informatie die enkel uw team heeft. Zijn vraag wacht in de
inbox tot iemand ze afhandelt.

(Schermafbeelding: De vraag van de agent over een overlijdensdatum die verschilt van eLys, met een vak om te antwoorden, een knop Naar de agent sturen, en Ik neem het op me en Afgehandeld eronder.)

Typ uw antwoord en klik op **Naar de agent sturen**. Het komt terecht in een
gesprek met de agent over dat dossier, dat u terugvindt in het tabblad
**Assistent** van het dossier, en de agent antwoordt daar.
De familie ziet het nooit.

## Wie wat ziet

- Items onder **Dringend** gaan naar iedereen.
- Items op een dossier gaan naar wie ervoor verantwoordelijk is: wie het dossier
  aanmaakte en iedereen met een openstaande taak erop. Zij zien ze onder **Voor
  jou**.
- Is een dossier gedeeld met het hele team, wat standaard zo is, dan zien alle
  anderen de items ervan onder **Team**. U wijzigt dat per dossier met
  **Inbox-items delen met het hele team**, in het tabblad **Agent** van het
  dossier.
- Items die nog niet aan een dossier hangen, gaan naar iedereen, onder **Team**.

Delen verandert wie er gevraagd wordt, niet wie een dossier kan openen. Iedereen
in uw onderneming kan nog altijd elk dossier openen, en **Ook dossiers die niet
met mij gedeeld zijn** bovenaan de inbox toont ook die items.

## Daarna

Wat de agent zelf doet, en wat hij altijd aan u overlaat:
[Werken met de agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/inbox-in-depth/

---

# De telefonische AI-receptionist

> Wat de telefonische receptionist kan beantwoorden, wat ze op het dossier vastlegt, en wat ze een beller nooit belooft.

Lethra kan de telefoonlijn van uw onderneming beantwoorden met een
AI-receptionist die live een echt gesprek voert. Ze neemt op
zodra er een oproep binnenkomt, spreekt in real time met de beller, en zet
wat ze te weten komt op het juiste dossier.

## Wanneer ze opneemt

De receptionist neemt op binnen uw ingestelde openingsuren, en erbuiten als u
dekking buiten de kantooruren heeft ingeschakeld. Komt een oproep binnen
terwijl geen van beide van toepassing is, dan wordt ze doorgeschakeld naar uw
ingesteld nummer, of speelt er een kort gesloten-bericht als er geen nummer
is ingesteld.

(Schermafbeelding: De instellingen van de telefonische receptionist, ingeschakeld, met het nummer dat bellers kiezen, het doorschakelnummer, de modus buiten de openingsuren en de begroeting.)

U kunt haar ook een **doorschakelnummer** geven, zodat ze een live oproep
rechtstreeks kan doorgeven aan een persoon wanneer dat de juiste keuze is.

## Wat ze tijdens een gesprek kan doen

Alle drie kunnen samen werken, en de receptionist wisselt binnen één gesprek
vloeiend tussen die paden, zonder de beller te dwingen te kiezen.

- **Iemand is net overleden.** Als iemand overleden is, verzamelt ze rustig
  naam en terugbelnummer, stelt de persoon gerust dat het team verwittigd is,
  en neemt het bericht op als dringend. Ze stapt op dit pad niet over naar een
  planningsgesprek, zelfs als planning ook is ingeschakeld.
- **Vragen en antwoorden.** Ze antwoordt op basis van de kennisbank van uw
  onderneming en de gegevens op uw bedrijfsprofiel: adres, telefoonnummer,
  diensten, team. Weet ze het niet, dan biedt ze aan een boodschap te noteren
  in plaats van te gokken.
- **Vooruit plannen.** Voor een beller die zijn eigen uitvaart vooraf regelt,
  overloopt ze wat belangrijk is, begraven of cremeren, het soort
  plechtigheid, muziek of lezingen, wie betrokken moet worden, één onderwerp
  tegelijk, en legt dit vast als lead zodat uw team kan opvolgen.

Voor alles wat dringend is of een menselijke beslissing vereist, inclusief
complexe prijszetting of een klacht, schakelt ze door naar een mens als er
een doorschakelnummer is ingesteld, en neemt ze anders een bericht op.

## Wat ze vastlegt

Elke oproep wordt vastgelegd met het nummer van de beller en een lopende
transcriptie. Afhankelijk van hoe het gesprek verliep, legt ze ook vast:

- **Een boodschap**, met de naam van de beller indien gegeven, een
  terugbelnummer, de reden van het gesprek en een urgentieniveau. De boodschap
  wordt een item **Terugbellen** in uw
  [inbox](/docs/nl/getting-started/the-inbox/). Een boodschap met hoge
  urgentie, zoals een gemeld overlijden, komt als dringend bovenaan de inbox
  en verwittigt uw team onmiddellijk.
- **Een lead voor vooruit plannen**, wanneer de beller zijn eigen regelingen
  vooraf trof, met zijn wensen en contactgegevens. Ook die wordt een item
  **Terugbellen**, zodat iemand opvolgt.
- **Een doorschakeling**, wanneer ze het gesprek doorgeeft aan een mens.

Tijdens het hele gesprek let de receptionist op een overlijden, of een
overlijden dat binnenkort verwacht wordt. Zodra ze dat hoort, verwittigt ze
uw team als dringend, met het nummer van de beller om terug te bellen, zonder
het einde van het gesprek af te wachten.

(Schermafbeelding: Een terugbelverzoek in de inbox: de samenvatting van de receptionist van een oproep buiten de openingsuren, de naam en het nummer van de beller, en een knop om terug te bellen.)

## Wat ze nooit belooft

- Ze verzint geen antwoord. Staat iets niet in uw kennisbank of
  bedrijfsgegevens, dan zegt ze dat en biedt ze aan een boodschap te noteren
  in plaats van te gokken.
- Ze noemt of onderhandelt geen prijzen.
- Ze verbindt uw onderneming niet aan een datum, leverancier of dienst
  waarover ze niet is ingelicht.
- Ze handelt niet op basis van iets buiten het gesprek dat ze zelf
  afhandelt. Heeft een familie iets al gemeld tijdens een ander gesprek of
  per e-mail, dan weet de receptionist dat pas zodra het op het dossier
  staat.

> **Opmerking:** De aan/uit-schakelaar van de receptionist, de begroeting, het
> doorschakelnummer en de modus buiten de openingsuren worden allemaal
> ingesteld vanuit **Uw bedrijf**, in het tabblad **Eerste contact**, onder
> **Telefonische receptionist**, en gelden vanaf het volgende gesprek. De
> openingsuren stelt u in op het tabblad **Bedrijf**.
## Daarna

Waar boodschappen en terugbelverzoeken terechtkomen:
[De inbox, in detail](/docs/nl/communication/inbox-in-depth/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/phone-receptionist/

---

# De Assistent

> Wat de bedrijfsbrede Assistent kan zien en doen over alle dossiers heen, hoe u er met het toetsenbord bij komt, en de grens die nooit wordt overschreden.

Elk dossier heeft een eigen
[Assistent-tabblad](/docs/nl/getting-started/the-agent/#hem-rechtstreeks-iets-vragen)
dat beperkt is tot dat dossier. Daarnaast staat **Assistent** in de
zijbalk, niet gekoppeld aan één familie: die kan gericht worden op één
dossier, op uw hele onderneming, of bevraagd worden zonder enig dossier in
gedachten.

## Wat hij kan zien

Elk gesprek met de Assistent heeft een context, getoond naast het
berichtenveld, en u kunt die op elk moment wijzigen:

- **Algemeen**, voor alles over uw uitvaartonderneming: vragen over al uw
  dossiers, uw team en de werklast, of iets zonder dossier. Nieuwe gesprekken
  beginnen hier.
- **Een specifiek dossier**, wanneer u wilt dat hij alleen over één familie
  redeneert.

(Schermafbeelding: De Assistent, die vraagt Hoe kan ik vandaag helpen?, met suggesties zoals Een dossier zoeken en Stel een e-mail op voor een leverancier boven het berichtenveld.)

Het wijzigen van de context van een bestaand gesprek verandert waarop hij
vanaf dat moment kan steunen; een nieuw gesprek starten laat u de context
kiezen voordat u iets vraagt.

(Schermafbeelding: De contextkiezer naast het berichtenveld, open op Algemeen en de lijst met dossiers.)

## Wat hij kan doen

Stel vragen in gewone taal, zoals u dat bij een collega zou doen:

- Vragen over een dossier: wat nog ontbreekt, wat is afgesproken, wat er
  hierna komt.
- Opstellen: een antwoord aan een familielid, een notitie voor het dossier.
- Vragen over uw hele onderneming, in de context Algemeen.

(Schermafbeelding: Een gesprek met de Assistent in de context Algemeen: gevraagd welke diensten er deze week zijn, antwoordt hij met een tabel van vier diensten en wijst hij op de dienst om in het oog te houden.)

Hij antwoordt op basis van wat werkelijk op het dossier staat. Staat er niet
in waar een dienst plaatsvindt, dan zal hij dat niet gokken.

U kunt ook bestanden bij een bericht voegen (tot vijf, elk tot 20 MB),
dicteren met de microfoon, of overschakelen naar spraakmodus en gewoon
praten. Deelt u een bestand dat bij een dossier hoort, dan kan de Assistent
het bij dat dossier bewaren en toont hij waar het terechtkwam.

## Er met het toetsenbord bij komen

U hoeft de Assistent-pagina niet te openen om iets te vragen.

- **Typen om te focussen.** Op de Assistent-pagina, en op elk tabblad van een
  dossier, begint u gewoon te typen en neemt het berichtenveld het over. Op
  een dossier staat er *Vraag de agent om het even wat…*, en versturen opent
  het eigen **Assistent-tabblad** van het dossier.
- **Het opdrachtenpaneel.** Druk op `Cmd+K` (of `Ctrl+K`) waar u ook bent in
  Lethra om het te openen. Het typen van een vraag in plaats van een naam
  wordt herkend als een vraag, en op Enter drukken stuurt die rechtstreeks
  naar de Assistent, met als context het dossier dat u bekeek toen u het
  paneel opende. Hetzelfde paneel vindt dossiers, gesprekken, documenten en
  leads op naam, en biedt snelkoppelingen zoals een e-mail opstellen of een
  notitie toevoegen voor het dossier waarin u zich bevindt.
- **`Cmd+N` (of `Ctrl+N`)** op de Assistent-pagina start een nieuw gesprek
  in **Algemeen**. Van elders gebruikt u **Nieuw gesprek** in het
  opdrachtenpaneel.

(Schermafbeelding: Het opdrachtenpaneel geopend op een dossier: vragen en snelkoppelingen voor dat dossier, recente gesprekken, en Nieuw dossier aanmaken.)

Recente gesprekken worden bewaard, zodat u ze kunt hervatten in plaats van de
draad kwijt te raken.

## De grens van goedkeuring

De Assistent beantwoordt vragen en stelt teksten op wanneer u dat vraagt.
Hij stuurt niets naar een familie, dient niets officieels in, en onderneemt
geen actie op een dossier op eigen initiatief: dat doet de
[agent](/docs/nl/getting-started/the-agent/) op de achtergrond, en dezelfde
regel geldt voor beide.

> **Let op:** Alles wat de Assistent namens u opstelt, doorloopt dezelfde goedkeuring als
> elk ander concept. Hem vragen iets te schrijven is niet hetzelfde als het
> versturen ervan.
## Geplande check-ins

U kunt de Assistent vragen om zelf op iets terug te komen, eenmalig of volgens
een schema: "Bekijk onze advertenties elke maandag om 8 uur en mail me wat er
beter kan", of "Kijk op de 1e van elke maand naar de blog en stel drie nieuwe
berichten voor".

- Hij herhaalt het schema in gewone woorden voordat hij het opslaat.
- Terugkerende check-ins lopen dagelijks, wekelijks op gekozen dagen of
  maandelijks, op een tijdstip in de tijdzone van uw uitvaartcentrum. Maximaal 10 actief.
- Elke check-in heeft een eigen gesprek, dus elk nieuw verslag staat onder het
  vorige. Koos u voor e-mail, dan komt het verslag ook uit de assistent-mailbox
  van uw uitvaartcentrum, en antwoorden zet het gesprek voort.
- Uw check-ins staan onder **Gepland** in de zijbalk, waar u ze kunt pauzeren,
  hervatten of verwijderen. U kunt het ook gewoon vragen: "stop de wekelijkse advertentiecheck".

Tijdens een check-in leest en adviseert de Assistent alleen. Hij publiceert
niets, wijzigt geen budgetten, mailt geen families en past niets aan; budget-
of publicatiewijzigingen worden enkel klaargezet voor uw goedkeuring. Mislukt
een check-in drie keer na elkaar, dan pauzeert hij en legt hij uit waarom.

## Daarna

Hoe concepten op uw goedkeuring wachten en hoe u ze goedkeurt:
[De inbox, in detail](/docs/nl/communication/inbox-in-depth/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/assistant/

---

# First Call, de websitechat

> Hoe First Call het onthaal op uw website is, hoe het zich aanpast aan wat iemand nodig heeft, hoe u het stuurt en wat uw team te zien krijgt.

First Call is de chat op uw website. Zie het als uw onthaal: het is er dag en
nacht, het helpt eerst als het dringend is, het beantwoordt vragen en het zoekt
uit wat iemand nodig heeft. Daarna verwijst het hen door naar de juiste plek.

Het staat los van de [telefonische receptionist](/docs/nl/communication/phone-receptionist/): de
telefoonlijn werkt precies zoals voorheen, wat u hier ook wijzigt. Het staat ook
los van **Uw planning** in het [familieportaal](/docs/nl/getting-started/family-portal/),
waar mensen hun eigen wensen vastleggen.

(Schermafbeelding: First Call zoals een bezoeker het op uw website opent: een korte begroeting, de snelle antwoorden Vooruit plannen, Iemand gaat binnenkort overlijden en Iemand is net overleden, en een link Aanmelden voor wie al een plan of een familieruimte heeft.)

## Hoe een gesprek eindigt

Elk First Call-gesprek eindigt op een van drie manieren:

- **Iemand van uw team neemt het over.** Een gesprek, een terugbelverzoek, een
  bericht of een dringende melding bereikt uw team.
- **De vraag is beantwoord.** First Call antwoordt vanuit uw bedrijfskennis en
  stelt daarna één duidelijke volgende stap voor: terugbellen, een afspraak of
  een offerte. Wie vooruit iets regelt voor een ouder of partner, of
  uitvaartondernemingen vergelijkt, krijgt een gesprek of een afspraak met uw
  team aangeboden. First Call boekt zelf nooit iets: u krijgt de vraag en neemt
  contact op.
- **Ze gaan verder in hun eigen ruimte.** Wie het eigen afscheid wil plannen,
  gaat verder in **Uw planning**, in het portaal.

First Call legt zelf nooit wensen vast en toont nooit een plan of een dossier.
Een naam of telefoonnummer dat iemand in de chat typt, geeft nergens toegang
toe. Wie iets vraagt over een lopend dossier, krijgt het voorstel om zich aan te
melden in de familieruimte, of First Call geeft de vraag aan u door.

## Prijzen en contactgegevens

Vraagt iemand wat iets kost, dan antwoordt First Call met de prijzen of
formules uit uw bedrijfskennis of van uw website, en zegt erbij dat uw team een
exacte offerte maakt. Het verzint, schat of onderhandelt nooit een prijs. Hebt u
geen prijzen gepubliceerd, dan zegt het dat en biedt het aan dat u een offerte
stuurt. Wilt u dat First Call uw prijzen noemt, voeg dan uw prijslijst of
formules toe aan uw bedrijfskennis.

First Call vraagt pas hoe het iemand kan bereiken nadat het die persoon
geholpen heeft: na het antwoord op de eerste vraag, of wanneer het aanbiedt om
terug te bellen. Is er net iemand overleden, dan vraagt het meteen of ze gebeld
willen worden. Wil iemand zijn gegevens liever niet delen, dan helpt het
gewoon verder.

## Eén gesprek, geen pad om te kiezen

Niemand hoeft een pad te kiezen. First Call begrijpt elk gesprek terwijl het
loopt en past zich aan wat iemand nodig heeft, zoals iemand aan uw onthaal dat
zou doen. Een vraag over prijzen kan "mijn moeder is vanochtend overleden"
worden, en First Call volgt.

Onder de begroeting ziet men drie snelle antwoorden: **Vooruit plannen**,
**Iemand gaat binnenkort overlijden** en **Iemand is net overleden**. Erop
tikken is gewoon een snellere manier om het te typen. Men kan ook vrij
schrijven wat men nodig heeft, en op elk moment van richting veranderen. Er is
niets te bevestigen of ongedaan te maken.

Wat First Call doet, hangt af van wat men vertelt:

- **Iemand is net overleden**: rustige, praktische begeleiding voor de eerste
  uren. Het vraagt meteen of uw team mag bellen en geeft uw telefoonnummer. In
  de chat op volledige pagina toont een knop **Nu bellen** uw dringend nummer
  of, als u dat leeg liet, uw hoofdnummer. Zet u **Live gesprek aanbieden**
  aan, dan kan de familie ook meteen in de chat een live spraakgesprek met uw
  team starten.
- **Iemand gaat binnenkort overlijden**: zachte ondersteuning voor families die
  zich voorbereiden op een overlijden dat binnenkort verwacht wordt, en het
  aanbod om door uw team gebeld te worden.
- **Het eigen afscheid vooraf regelen**: First Call doet het plannen niet in de
  chat. Het biedt in plaats daarvan een eigen planningsruimte aan, zoals
  hieronder.
- **Al het andere**: vragen, uitvaartondernemingen vergelijken, een
  leverancier. First Call antwoordt en stelt een volgende stap voor.

First Call gaat er nooit van uit dat iemand overleden is of binnenkort
overlijdt als dat niet gezegd werd. De knop **Bellen** bovenaan de chat is er
altijd voor wie liever iemand spreekt.

## Wanneer iemand vooruit wil plannen

Tikt iemand op **Vooruit plannen**, of zegt die in de chat het eigen afscheid te
willen regelen, dan toont First Call een kaart: **Verder in mijn
planningsruimte**. Er gebeurt niets tot ze erop tikken.

(Schermafbeelding: In de websitechat zegt een bezoeker het eigen afscheid op voorhand te willen regelen, en First Call antwoordt met een kaart Uw eigen afscheid plannen met een knop Verder in mijn planningsruimte.)

De kaart opent **Uw planning** in een nieuw tabblad, al gekoppeld aan uw
uitvaartcentrum. Wat ze First Call over zichzelf vertelden, zoals hun naam, hoe
ze te bereiken zijn en wat ze al over hun wensen zeiden, gaat mee, zodat het
niet opnieuw gevraagd wordt. De chat op uw website blijft open waar hij was.

Wie al een plan bij u heeft, ziet in de chat een kaart **Verder met mijn plan**.
Alle anderen zien een kleine link **Aanmelden**, voor hun eigen plan of voor de
familieruimte van een dierbare.

## Wat uw team ziet

- In **Leads** krijgt elk gesprek een klein label met de situatie die First
  Call eruit begreep.
- Is er net iemand overleden of gaat iemand binnenkort overlijden, en laat de
  familie een telefoonnummer of e-mail achter, dan krijgt uw team meteen een
  melding en verschijnt er een dringend item bovenaan uw **Inbox**, voor
  iedereen in de onderneming, gekoppeld aan die lead. Het blijft daar staan
  tot iemand het als afgehandeld markeert of de lead een dossier wordt. Wilt u
  een familie blijven helpen van wie een dierbare binnenkort overlijdt, open
  dan vanuit dat item een dossier en nodig ze uit in het
  [familieportaal](/docs/nl/getting-started/family-portal/). First Call zegt
  een familie alleen dat uw team verwittigd is als dat echt zo is.
- Vraagt een familie om een live gesprek, dan verschijnt er een item **Wil nu
  iemand spreken** in uw **Inbox** en krijgt uw team een melding in het
  dashboard. Wie opneemt, neemt met één tik deel aan het gesprek. Er wordt
  niets opgenomen.
- Berichten die niet over een familie gaan, van een leverancier, een
  sollicitant of de pers bijvoorbeeld, komen als gewone berichten in uw
  **Inbox**. Ze tellen nooit als lead.

## Instellingen

Ga naar **Uw bedrijf, Eerste contact**:

- **Overzicht**: waar First Call antwoordt en wat het kan.
- **Situaties en stijl**: wat First Call behandelt, en hoe.
- **Website-assistent**: de chatknop op uw website.
- **Telefonische receptionist**: instellingen voor alleen de telefoonlijn.

(Schermafbeelding: Het tabblad Eerste contact onder Uw bedrijf, met het overzicht van waar First Call antwoordt en wat het kan.)

### Wat First Call behandelt

Elke situatie heeft een eigen kaart met een schakelaar. **Iemand is net
overleden** en **Iemand gaat binnenkort overlijden** bepalen of First Call
daarvoor dringende vragen aanneemt; staat er een uit, dan geeft First Call in
de plaats uw telefoonnummer. **Vooruit plannen** bepaalt of het mensen een
eigen planningsruimte aanbiedt. Minstens één moet aan blijven. Vragen worden
altijd beantwoord.

(Schermafbeelding: De instellingen Situaties en stijl, met een schakelaar voor Iemand is net overleden, Iemand gaat binnenkort overlijden en Vooruit plannen.)

De opties van een situatie staan in haar kaart zolang ze aan staat: **Iemand
is net overleden** bevat het **Dringend nummer** en het vakje **Live gesprek
aanbieden**, en **Vooruit plannen** bevat de **Planningsvragen**, die in **Uw
planning** gebruikt worden.

### Hoe het elke situatie aanpakt

Open **Geldt altijd** om te zien wat First Call in die situatie altijd doet,
zoals vragen of uw team mag bellen en nooit zeggen dat uw team verwittigd is
als dat niet zo is. Die regels kunt u niet uitzetten.

Klik op **Aanpassen hoe dit aangepakt wordt** om uw eigen aanpak te schrijven:
de toon, wat eerst te vragen, wat aan te bieden. Het vak toont de aanbevolen
aanpak tot u uw eigen tekst typt; **Standaard herstellen** zet die terug. Wat u
ook schrijft, de regels onder **Geldt altijd** blijven gelden.

(Schermafbeelding: De kaart Iemand is net overleden geopend, met de lijst Geldt altijd en het vak Hoe dit aan te pakken met de aanbevolen aanpak.)

### Huisstijl

De **Huisstijl** geldt voor elk antwoord, in elke situatie: hoe mensen aan te
spreken, wat in de verf te zetten, wat nooit te zeggen. Bijvoorbeeld: families
altijd met "u" aanspreken, vermelden dat u aan huis kunt komen, nooit andere
uitvaartondernemingen aanraden.

(Schermafbeelding: Het vak Huisstijl met een voorbeeld: families met u aanspreken, huisbezoeken vermelden, nooit andere uitvaartondernemingen aanraden.)

## Rechtstreeks linken vanaf uw website

De knoppen op uw website kunnen First Call openen met een snel antwoord dat al
verstuurd is. Het Lethra-websitesjabloon doet dat al: "Er is iemand overleden"
begint het gesprek met **Iemand is net overleden** en "Voor later plannen"
toont de kaart **Verder in mijn planningsruimte**.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/first-call/

---

# Contacten

> Eén lijst van iedereen met wie uw uitvaartonderneming contact heeft, hoe mensen erin komen, dubbels samenvoegen, toestemming voor nieuws en uitnodigingen, bewaarde lijsten en iemands gegevens verwijderen.

**Contacten** is één lijst van iedereen met wie uw uitvaartonderneming contact
heeft: de families die u begeleidde, mensen die vooruit plannen en de
naasten die ze uitnodigen, aanvragen via de website, abonnees op de
nieuwsbrief, en mensen die een rouwbetuiging schreven of een formulier
invulden. Open de lijst via **Contacten** in de zijbalk.

(Schermafbeelding: De pagina Contacten: filters voor families, planners, aanvragen, abonnees en gemeenschap, een bewaarde lijst, een zoekveld en een lijst van mensen met hun rol, dossier en het nieuws waarmee ze instemden.)

Elke uitvaartonderneming heeft haar eigen lijst. Beheert u meerdere
ondernemingen, dan ziet u de lijst van de onderneming waarin u werkt.

## Hoe mensen in uw contacten komen

U voegt zelden iemand met de hand toe. Lethra voegt een persoon toe zodra die
u voor het eerst bereikt, waar dat ook is:

- iemand op de contactlijst van een dossier,
- iemand die vooruit plant, en de naasten die die persoon uitnodigt,
- een terugbelverzoek, een gesprek met First Call of een inschrijving op de
  nieuwsbrief op uw website,
- een antwoord op een formulier op uw website,
- een rouwbetuiging of een antwoord op een uitnodiging voor een uitvaart,
- een e-mail of gesprek dat in de inbox binnenkomt.

Lethra herkent dezelfde persoon aan het e-mailadres of telefoonnummer, hoe het
nummer ook getypt werd (`0475 12 34 56` en `+32 475 12 34 56` zijn hetzelfde).
Komt iemand terug, bijvoorbeeld wanneer een aanvraag een dossier wordt, dan
komt alles bij hetzelfde contact.

Twee mensen kunnen een e-mailadres of vaste lijn delen, zoals een koppel.
Verschillen de namen duidelijk, dan houdt Lethra ze als twee contacten en
vraagt u of het om dezelfde persoon gaat (zie verder).

Leveranciers en uw eigen team horen niet bij Contacten. Zij blijven zoals
vroeger in de inbox.

Wilt u zelf iemand toevoegen, klik dan op **Contact toevoegen**. Is het
e-mailadres of telefoonnummer al bekend, dan opent Lethra het bestaande
contact in plaats van een tweede te maken.

## Mensen terugvinden

Gebruik de filters bovenaan: **Families**, **Planners**, **Aanvragen**,
**Abonnees** en **Gemeenschap** (mensen die u alleen kent van een
rouwbetuiging, een uitnodiging voor een uitvaart of een formulier). Zoek op
naam, e-mail, telefoon of de naam van de overledene, en sorteer op recente
activiteit, naam of datum toegevoegd. **CSV exporteren** downloadt de mensen
in de huidige weergave.

Het label **Rustperiode** betekent dat de persoon op een dossier staat waarvan
het overlijden of de uitvaart recent is. Zie
[de rustperiode](#de-rustperiode-na-een-overlijden).

## De pagina van een contact

Klik op een persoon om de pagina te openen. U ziet de gegevens en notities, de
toestemming, alles waaraan de persoon gekoppeld is (dossiers met de relatie,
plannen, aanvragen via de website, rouwbetuigingen) en een tijdlijn van de
e-mails en gesprekken. Klik op een item in de tijdlijn om het te openen in het
dossier of in de inbox.

(Schermafbeelding: De pagina van een contact: gegevens en notities, toestemming per doel, het dossier waarop de persoon staat en een tijdlijn van e-mails.)

Klik op **Bewerken** om de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de taal
of de notities te wijzigen. De contactlijst van een dossier bewaart de
gegevens die voor dat dossier gegeven werden; de pagina van het contact toont
de laatste.

U komt ook op de pagina van een persoon via **Contact openen** in de inbox, op
de contactlijst van een dossier en bij een lead.

## Mogelijke dubbels

Zijn twee contacten mogelijk dezelfde persoon, dan toont een balk bovenaan
Contacten hoeveel het er zijn. Klik op **Bekijken** om ze naast elkaar te
vergelijken.

(Schermafbeelding: Het venster met mogelijke dubbels: twee contacten met hetzelfde telefoonnummer naast elkaar, één gekozen om te behouden, met de knoppen Niet dezelfde persoon en Samenvoegen.)

Kies het contact dat u wilt behouden en klik op **Samenvoegen**: alles wat aan
het andere gekoppeld was, gaat mee, en lege velden worden aangevuld. Gaat het
om verschillende mensen, klik dan op **Niet dezelfde persoon**. Wilt u twee
contacten samenvoegen die Lethra niet voorstelde, open dan een van beide,
klik op het menu **...** en kies **Samenvoegen met een ander contact**.

## Toestemming voor nieuws en uitnodigingen

In uw contacten staan betekent niet dat u iemand nieuws of uitnodigingen mag
sturen. Alleen toestemming geeft dat recht. De kaart **Toestemming** op de
pagina van een contact toont, voor e-mail en sms, of de persoon instemde met
de **Nieuwsbrief**, **Activiteiten** en **Nazorg**.

Toestemming wordt op vier manieren geregistreerd:

- **Inschrijving op de nieuwsbrief op uw website.** Het formulier toont
  waarmee mensen instemmen. Ze krijgen daarna een e-mail met een link, en pas
  als ze die openen en op **Inschrijving bevestigen** klikken, wordt de
  toestemming geregistreerd.
- **Een formulier op uw website.** Een vakje voor toestemming kan gelden als
  akkoord voor de nieuwsbrief, activiteiten of nazorg. Vraag het aan de
  website-assistent wanneer u het formulier toevoegt. Een aangevinkt vakje
  wordt geregistreerd met de tekst ervan.
- **Het familieportaal.** Families kunnen bij hun dossier **Hou me op de
  hoogte** aanzetten om te horen over herdenkingsmomenten en nazorg na de
  uitvaart.
- **Door u.** Stemt iemand in op een papieren formulier, persoonlijk of
  telefonisch, klik dan naast het doel op **Toestemming registreren**, kies hoe
  de persoon instemde en noteer waarmee.

(Schermafbeelding: Het venster Toestemming registreren: hoe de persoon instemde, en een vak voor waarmee.)

(Schermafbeelding: De schakelaar Hou me op de hoogte in het familieportaal, met de tekst waarmee de familie instemt.)

Klik op **Intrekken** wanneer iemand van gedachten verandert. Elke e-mail die
Lethra over nieuws of activiteiten stuurt, bevat een uitschrijflink: één klik
trekt alle toestemmingen van die persoon voor e-mail in. **Geschiedenis** op de
kaart toont elke wijziging, met de herkomst en de exacte tekst.

## De rustperiode na een overlijden

Families blijven op hun lijsten, maar komen een tijd na een overlijden of uitvaart niet in aanmerking voor marketing, ook als ze instemden om van u te horen. De periode
is 8 weken, tenzij u ze aanpast: klik op de knop met instellingen naast
**CSV exporteren** op de pagina Contacten.

## Lijsten

Open **Lijsten**, kies **Lijst maken** en geef een naam. Een lijst bevat de mensen die u kiest, ongeacht hun categorie of marketingtoestemming. Medewerkers van de actieve onderneming delen de lijsten.

(Schermafbeelding: Lijsten en hun aantal contacten.)

### Contacten kiezen

Vink in **Alle contacten** personen aan, of gebruik het vakje boven de resultaten. Dit selecteert alleen de getoonde resultaten. De balk toont het aantal: kies **Toevoegen aan lijst** of **Lijst maken**.

(Schermafbeelding: Geselecteerde contacten en lijstacties.)

Op de contactpagina toont **Lijsten** de lidmaatschappen. **Toevoegen aan lijst** laat u een bestaande lijst kiezen of een nieuwe maken. De X verwijdert alleen dat lidmaatschap.

(Schermafbeelding: Een lijst kiezen op de contactpagina.)

### Leden beheren

Open een lijst om alle leden te zien, ook zonder toestemming of tijdens de rustperiode. Zoeken beperkt de getoonde leden. **CSV exporteren** downloadt die personen, geen goedgekeurde marketingdoelgroep.

(Schermafbeelding: Een handmatige lijst met gekozen contacten.)

Via **Contacten toevoegen** zoekt u personen en vinkt u hen aan. Iemand kan op meerdere lijsten staan; opnieuw toevoegen maakt geen dubbel.

(Schermafbeelding: Contacten zoeken om toe te voegen.)

Vink leden aan en kies **Uit lijst verwijderen**. **Lijst hernoemen** verandert de naam. **Lijst verwijderen** vraagt bevestiging en bewaart alle contacten. Samenvoegen behoudt lijsten zonder dubbele leden; iemands gegevens verwijderen verwijdert de lidmaatschappen. De persoonlijke export bevat deze ook.

Toevoegen geeft nooit toestemming en omzeilt de rustperiode niet. Categorie, taal of toestemming wijzigen verandert de lijsten niet. Hier is geen nieuwsbriefeditor of verzending van bulkuitnodigingen.

Oude **Bewaarde filters** blijven dynamisch en staan los van handmatige lijsten.

## Iemands gegevens verwijderen

Vraagt iemand om zijn of haar gegevens te verwijderen, open dan de pagina,
klik op het menu **...** en kies **Contact verwijderen**. Lethra toont eerst
wat verdwijnt en wat blijft:

- **Wordt verwijderd:** contactgegevens, toestemmingen, nieuwsbrief- en
  terugbelverzoeken, antwoorden op formulieren, en de naam bij rouwbetuigingen
  en antwoorden op uitnodigingen voor een uitvaart.
- **Blijft bewaard:** vermeldingen op de contactlijst van een dossier en in
  vooruitplanningen. Die horen bij het dossier of het plan.

**Gegevens exporteren** in hetzelfde menu downloadt alles wat Lethra over de
persoon bewaart, voor wie om een kopie vraagt.

Source: https://lethra.ai/docs/nl/communication/contacts/

---

# Wat een groep is

> Hoe Lethra omgaat met een hoofdkantoor dat meerdere uitvaartcentra heeft, wie de groepswerkruimte ziet, en hoe u wisselt tussen de groep en elk merk.

Sommige ondernemingen hebben meerdere uitvaartcentra, elk met een eigen naam,
website en team. Lethra noemt elk uitvaartcentrum een merk, en het
hoofdkantoor dat ze bezit een groep. In de groepswerkruimte ziet het personeel
van het hoofdkantoor alle merken op één plek.

Elk merk blijft in Lethra werken als een eigen onderneming, met eigen
dossiers, inbox, website, advertenties en team. De groepswerkruimte staat
daarboven. Ze vervangt de dashboards van de merken niet, ze geeft u toegang
tot allemaal.

## Hoe een groep wordt opgezet

Lethra maakt de groep voor u aan en voegt de eerste leden toe. Een
uitvaartcentrum dat Lethra al gebruikt, kan door Lethra aan uw groep worden
gekoppeld. Daarna voegt uw groep zelf nieuwe merken toe en nodigt ze zelf
collega's uit. Zie [Merken en websites](/docs/nl/groups/brands-and-websites/)
en [Het groepsteam](/docs/nl/groups/group-team/).

Een merk koppelen is definitief. Merken kunnen een groep niet verlaten en niet
naar een andere groep verhuizen.

## Wie de groepswerkruimte ziet

Groepsleden komen bij het aanmelden in de groepswerkruimte terecht. Het team
van één uitvaartcentrum ziet ze nooit. Zij werken zoals voorheen in hun eigen
merk.

Alle groepsleden hebben dezelfde rechten. Een lid kan elk merk openen, alle
dossiers zien, merken toevoegen, advertentiebudgetten instellen, de
facturatiegegevens wijzigen en andere leden uitnodigen of verwijderen.

> **Let op:** Een groepslid kan elk merk in de groep openen, inclusief alle dossiers. Geef
> alleen groepstoegang aan mensen die het dossier van elke familie in elk merk
> mogen zien.
## De weg vinden

De zijbalk van de groepswerkruimte heeft zeven pagina's:

- **Overzicht**: de cijfers van de hele groep en wat aandacht vraagt. Zie [Het
  groepsoverzicht](/docs/nl/groups/group-overview/).
- **Merken**: elk merk, met leads, dossiers en advertentie-uitgaven.
- **Websites**: de status van de website van elk merk.
- **Advertentiebudgetten**: een maandplafond per merk. Zie
  [Advertentiebudgetten](/docs/nl/groups/ad-budgets/).
- **Facturatie** en **Instellingen**: het overzicht van deze maand en de
  gegevens van de groep. Zie [Facturatie en
  instellingen](/docs/nl/groups/billing-and-settings/).
- **Team**: de mensen met groepstoegang.

(Schermafbeelding: De zijbalk van de groepswerkruimte: Overzicht, Merken, Websites, Advertentiebudgetten, Facturatie, Team en Instellingen, met Merk openen onderaan.)

Hoort u bij meer dan één groep, klik dan op de naam van de groep bovenaan de
zijbalk om naar een andere groep te gaan.

## Werken in een merk

Klik ergens in de groepswerkruimte op een merk om het dashboard te openen. U
werkt dan in dat merk precies zoals het eigen team.

Om meteen naar één pagina van een merk te gaan, gebruikt u het pijltje naast
**Openen** op de rij van het merk. Het opent het dashboard, de leads, de
dossiers, de inbox, de website-editor, de advertenties, de First
Call-instellingen of het team van het merk.

**Merk openen**, onderaan de zijbalk van de groep, toont uw merken zodat u er
meteen in kunt. Het toont er tien. Hebt u er meer, gebruik dan de pagina
**Merken**, met een zoekveld.

In een merk zijn er twee wegen terug:

- De merkwisselaar bovenaan de zijbalk toont eerst **Groepswerkruimte**, en
  daarna elk merk dat u kunt openen. Kies een ander merk om te wisselen zonder
  langs de groep te gaan.
- **Groepswerkruimte**, onderaan de zijbalk, brengt u terug naar het overzicht.

## Daarna

Bekijk wat de eerste pagina u vertelt: [Het
groepsoverzicht](/docs/nl/groups/group-overview/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/what-a-group-is/

---

# Het groepsoverzicht

> De vier cijfers voor de hele groep, de lijst Vraagt aandacht, snelle acties, de startlijst en de tabel met merken.

Het overzicht is de eerste pagina die u ziet als u zich aanmeldt als groepslid.
Het beantwoordt één vraag: doet elk merk wat het moet doen?

(Schermafbeelding: Het groepsoverzicht: leads, actieve dossiers, live websites en advertentiebudget over drie merken, de lijst Vraagt aandacht, snelle acties en de tabel met merken.)

## De vier cijfers

- **Leads, laatste 30 dagen**: nieuwe leads over alle merken, op dezelfde
  manier geteld als op het tabblad **Leads** in een merk. Het percentage
  vergelijkt ze met de 30 dagen ervoor. Een nieuwe groep ziet "Nog geen eerdere
  gegevens" zolang er niets te vergelijken is.
- **Actieve dossiers**: openstaande dossiers over alle merken. Afgesloten en
  gearchiveerde dossiers tellen niet mee, volgens de dossierstatussen van elk
  merk.
- **Live websites**: hoeveel merken een gepubliceerde website hebben, van al
  uw merken.
- **Vastgelegd advertentiebudget**: wat de campagnes van alle merken deze
  maand mogen uitgeven, naast het totaal van uw maandplafonds. Zie
  [Advertentiebudgetten](/docs/nl/groups/ad-budgets/).

## Vraagt aandacht

Deze lijst toont wat u moet bekijken, het dringendste eerst. Elke regel noemt
het merk en heeft een knop die u naar de juiste plek brengt.

| Wat u ziet | De knop |
| --- | --- |
| Campagnes zitten boven het maandplafond | **Budget bekijken** opent Advertentiebudgetten |
| Campagnes naderen het maandplafond (85% of meer) | **Budget bekijken** opent Advertentiebudgetten |
| Geen nieuwe leads in 30 dagen, terwijl er in de 30 dagen ervoor wel waren | **Leads openen** opent de leads van dat merk |
| Nog geen website | **Website maken** opent de website-editor van dat merk |
| Website is nog niet gepubliceerd | **Editor openen** opent de website-editor van dat merk |
| Eigen domein is nog niet gekoppeld | **Domein koppelen** opent de website-editor van dat merk |
| First Call staat uit, families kunnen het merk online niet bereiken | **Aanzetten** opent de First Call-instellingen van dat merk |

De lijst toont eerst zes regels. Met **Alles tonen** ziet u de rest. Vraagt er
niets uw aandacht, dan meldt de lijst dat alle merken er goed uitzien.

## Snelle acties

Snelkoppelingen naar wat het hoofdkantoor het vaakst doet: **Merk toevoegen**,
**Collega uitnodigen**, **Advertentiebudgetten instellen** en **Overzicht van
deze maand**.

## Stel uw groep in

Een nieuwe groep ziet boven de cijfers ook een korte startlijst, met vier
stappen:

1. **Voeg uw merken toe**: klaar zodra de groep twee merken of meer heeft.
2. **Nodig uw team uit**: klaar zodra de groep twee leden of meer heeft.
3. **Vul de facturatiegegevens in**: klaar zodra het facturatie-e-mailadres en
   het adres onder **Instellingen** zijn ingevuld.
4. **Lanceer een eerste website**: klaar zodra één merk een gepubliceerde
   website heeft.

Elke open stap heeft een knop die u erheen brengt. De lijst verdwijnt als alle
vier de stappen klaar zijn. U kunt ook op **Verbergen** klikken. Dat wordt
alleen in deze browser onthouden, dus op een andere computer kan de lijst
terugkomen.

## De tabel met merken

Onderaan staan de vijf merken met de meeste leads in de laatste 30 dagen. Klik
op een merk om het te openen. Met meer dan vijf merken opent **Alle merken
bekijken** de volledige lijst. De kolommen worden uitgelegd in [Merken en
websites](/docs/nl/groups/brands-and-websites/).

## Daarna

Voeg merken toe en houd hun websites bij: [Merken en
websites](/docs/nl/groups/brands-and-websites/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/group-overview/

---

# Merken en websites

> De pagina Merken, een nieuw uitvaartcentrum aan de groep toevoegen en instellingen van een ander merk kopiëren, de status van de website van elk merk, en het eigen websitesjabloon van de groep.

De pagina **Merken** toont elk uitvaartcentrum in de groep. De pagina
**Websites** toont hoe ver de website van elk merk staat. Beide brengen u
meteen in het merk als er iets te doen is.

## De pagina Merken

(Schermafbeelding: De pagina Merken met drie merken, hun leads, actieve dossiers, advertentie-uitgaven, First Call en Receptionist, en het menu Openen van één merk met zijn snelkoppelingen.)

Elke rij toont:

- **Merk**: de naam, met de website eronder. U ziet het eigen domein zodra het
  gekoppeld is, anders **Live**, **Concept** of **Geen website**.
- **Leads, 30 dagen**: nieuwe leads in de laatste 30 dagen, met de verandering
  tegenover de 30 dagen ervoor.
- **Actieve dossiers**: dossiers die niet afgesloten of gearchiveerd zijn.
- **Advertentie-uitgaven**: wat de huidige campagnes van het merk tot nu toe
  hebben uitgegeven.
- **First Call**: aan als families het merk online kunnen bereiken.
- **Receptionist**: aan als de telefonische receptionist aanstaat en een
  telefoonnummer heeft.

Klik op een kolomtitel om erop te sorteren. Klik nog eens om de volgorde om te
keren. Met meer dan vijf merken verschijnt boven de lijst een zoekveld.

Klik op een rij om het dashboard van het merk te openen. **Openen** doet
hetzelfde. Het pijltje ernaast opent meteen één pagina van het merk: dashboard,
leads, dossiers, inbox, website-editor, advertenties, First Call-instellingen
of het team van het merk.

## Een merk toevoegen

**Merk toevoegen**, bovenaan de pagina Merken of het overzicht, maakt een
nieuw uitvaartcentrum aan in de groep.

(Schermafbeelding: Het formulier Merk toevoegen: naam, adres, telefoon, taal, merkkleur, logo-URL, en Instellingen kopiëren van met vier opties.)

1. Vul de **Naam van het merk** in. Dat is het enige verplichte veld.
2. Vul het **Adres**, de **Telefoon**, de **Taal**, de **Merkkleur** en de
   **Logo-URL** in als u ze hebt. De taal staat eerst op die van de groep.
3. Kies onder **Instellingen kopiëren van** een bestaand merk, of **Leeg
   beginnen**. Het eerste merk in de lijst is vooraf gekozen.
4. Kies wat u wilt kopiëren en klik op **Merk aanmaken**.

Kopieert u van een merk, dan neemt het nieuwe merk ook de tijdzone, de regio
en het abonnement over. Daarna kunt u aanvinken:

- **Werkwijzen en diensten**: diensten en werkwijzen, openingsuren,
  dossierstatussen, soorten diensten en documenten, en de instellingen voor
  leads en de planner.
- **Documentsjablonen**: elk sjabloon dat niet gearchiveerd is.
- **First Call-instellingen**: hoe First Call zich op de website gedraagt.
- **Logo en kleuren**: staat standaard uit. Een logo of kleur die u in het
  formulier invult, gaat voor op de gekopieerde.

Telefoonnummers worden nooit gekopieerd, en ook het urgente contact en het
escalatie-e-mailadres niet. Elk merk heeft zijn eigen nodig. Controleer ze in
de First Call-instellingen van het nieuwe merk.

Het nieuwe merk opent in de website-editor, zodat u een sjabloon kunt kiezen
en aan de website kunt beginnen. Heeft uw groep een eigen sjabloon, dan
staat dat eerst. Zie [Het websitesjabloon van uw
groep](#het-websitesjabloon-van-uw-groep).

> **Opmerking:** Een uitvaartcentrum dat Lethra al gebruikt, kunt u niet op deze manier
> toevoegen. Vraag Lethra om het aan uw groep te koppelen. Dat is definitief:
> merken kunnen niet van groep wisselen.
## Websites

(Schermafbeelding: De pagina Websites: het eigen websitesjabloon van de groep bovenaan, dan de filters Alle, Live, Concept en Geen website, en één rij per merk met de status, First Call, Website bekijken en Editor openen.)

De filters bovenaan tonen hoeveel merken **Live** zijn, een **Concept** hebben
of **Geen website** hebben. Elke rij toont:

- wanneer de website gepubliceerd is, of bij een concept, wanneer ze voor het
  laatst bewerkt is
- het eigen domein of de status
- **Domein niet gekoppeld**, als een eigen domein ingesteld is maar nog niet
  werkt
- of First Call aanstaat voor dat merk

**Website bekijken** opent een live website in een nieuw tabblad. **Editor
openen**, of **Website maken** voor een merk zonder website, opent de
website-editor van dat merk. Hoe u een website bouwt en publiceert, leest u in
[Website](/docs/nl/growth/website/).

## Het websitesjabloon van uw groep

Een groep kan een eigen websitesjabloon hebben, ontworpen in de huisstijl van
de groep. Dan staat het bovenaan de pagina Websites onder
**Websitesjabloon**, met de naam en een korte beschrijving.

- **Nieuwe merken starten ermee.** Bouwt een merk in de groep zijn website,
  dan staat het groepssjabloon eerst, en wordt de website ingevuld met de
  eigen naam, het adres en het telefoonnummer van dat merk.
- **Het blijft binnen de groep.** Alleen merken in uw groep kunnen het zien
  of gebruiken. Uitvaartcentra buiten de groep zien het nooit.
- **Merken kunnen nog kiezen.** De gedeelde sjablonen blijven ernaast
  beschikbaar, voor een merk dat een andere stijl nodig heeft.

Klik op het sjabloon, of op **Verken**, om het voorbeeld te openen. Het
toont het sjabloon zoals een nieuw merk het krijgt, met de naam van uw groep
ingevuld.

(Schermafbeelding: Het voorbeeld van het sjabloon op desktop: de lijst Stijl op het sjabloon van de groep, de knoppen Desktop en Mobiel, en de startpagina met het menu, een omkaderde foto en een knop om online te plannen.)

Gebruik het menu in het voorbeeld om elke pagina te bekijken, zoals een
bezoeker dat zou doen. Schakel naar **Mobiel** om dezelfde pagina's op een
telefoon na te kijken.

(Schermafbeelding: Hetzelfde sjabloon op Mobiel: de startpagina in een kader zo groot als een telefoon, met het menu achter een knop en de knop om online te plannen over de volle breedte.)

Het voorbeeld is alleen-lezen. Wilt u het sjabloon zelf aanpassen, of er een
laten maken voor uw groep, neem dan contact op met Lethra.

## Daarna

Houd de advertentie-uitgaven van de hele groep onder controle:
[Advertentiebudgetten](/docs/nl/groups/ad-budgets/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/brands-and-websites/

---

# Advertentiebudgetten

> Stel per merk een maandplafond in voor advertenties, zie hoeveel er vastgelegd is, en verdeel één totaal over alle merken.

Elk merk voert zijn eigen advertentiecampagnes. Onder
**Advertentiebudgetten** bepaalt het hoofdkantoor hoeveel elk merk per maand
mag vastleggen. Lethra houdt een merk tegen dat meer wil vastleggen.

(Schermafbeelding: De pagina Advertentiebudgetten: totaal aan plafonds, vastgelegd deze maand en nog beschikbaar, een plafond per merk met een voortgangsbalk, en het formulier Een totaalbudget verdelen.)

## Wat als vastgelegd telt

Een campagne legt haar dagbudget vast voor elke dag van de maand. Een campagne
van €10 per dag in een maand van 31 dagen legt €310 vast. Campagnes die live
staan of ter beoordeling liggen, tellen mee. Concepten, en campagnes die
goedgekeurd maar nog niet live zijn, gepauzeerd of afgerond, tellen niet mee.

Het gaat om wat een merk heeft toegezegd uit te geven, niet om wat al
uitgegeven is.

## Een plafond instellen

Typ een bedrag in euro naast een merk, en druk op Enter of klik ergens anders.
Het plafond wordt meteen opgeslagen.

- **Een plafond blijft gelden.** Het geldt voor deze maand en elke maand
  daarna, tot u het wijzigt. "Sinds september 2026" onder een merk betekent dat
  het plafond toen is ingesteld en nog altijd geldt.
- **Wijzigingen gelden vanaf deze maand.** Vorige maanden blijven ongewijzigd.
- **Geen plafond.** Maak het veld leeg, of klik op het kruisje ernaast. Het
  merk kan dan vanaf deze maand elk bedrag vastleggen.

## Wat er gebeurt aan het plafond

Wil een merk een campagne live zetten, ter beoordeling indienen of het
dagbudget verhogen, dan telt Lethra dat op bij wat het merk al heeft
vastgelegd. Komt het totaal boven het plafond, dan wordt de wijziging
geweigerd. Een dagbudget verlagen kan altijd.

Een merk kan toch boven zijn plafond uitkomen, bijvoorbeeld als u een plafond
verlaagt tot onder wat al vastgelegd is. Er wordt dan niets stopgezet. Het merk
toont **Boven plafond** en verschijnt op het overzicht onder **Vraagt
aandacht**.

## De pagina lezen

De vier cijfers bovenaan zijn het totaal aan plafonds, wat deze maand
vastgelegd is, wat er onder de plafonds nog beschikbaar is, en hoeveel merken
een plafond hebben.

Elk merk toont het vastgelegde bedrag, een balk tegenover het plafond, het
aantal live campagnes, en een van deze vier statussen:

- **Geen plafond**
- **Binnen plafond**
- **Bijna aan plafond**: 85% van het plafond of meer
- **Boven plafond**

## Een totaalbudget verdelen

Om één maandbedrag over alle merken te verdelen, vult u het in onder **Een
totaalbudget verdelen** en klikt u op **Gelijk verdelen**. Elk merk krijgt
hetzelfde bedrag in hele euro's. Gaat het bedrag niet precies op, dan krijgen
de eerste merken een euro meer. Stel daarna afzonderlijke merken bij.

Verdelen vervangt het plafond van elk merk, ook van merken die er geen hadden.
Het formulier verschijnt alleen als de groep twee merken of meer heeft.

## Daarna

Bekijk wat de groep betaalt en vul de facturatiegegevens in: [Facturatie en
instellingen](/docs/nl/groups/billing-and-settings/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/ad-budgets/

---

# Facturatie en instellingen

> Het maandoverzicht van de groep, hoe het is opgebouwd, en de naam, het logo, de taal en de facturatiegegevens van de groep.

Een groep krijgt één factuur voor al haar merken. **Facturatie** toont hoe die
factuur er deze maand uitziet. **Instellingen** bevat de gegevens die erop
staan.

## Het maandoverzicht

(Schermafbeelding: Het maandoverzicht: één regel per merk, de platformbeheervergoeding, het totaal per maand, en de factuurgegevens met de link Facturatiegegevens wijzigen.)

Het overzicht bevat:

- **Eén regel per merk**, aan uw tarief per merk per maand.
- **Platformbeheervergoeding**: een centrale vergoeding per begonnen blok van
  25 merken. Een groep met 1 tot 25 merken betaalt ze één keer, een groep met
  26 tot 50 merken twee keer, enzovoort.
- **Totaal** per maand.

Onder het totaal staat uw tarief per merk. Dat tarief daalt naarmate de groep
groeit. Geldt er vanaf een bepaald aantal merken een lager tarief, dan staat
erbij vanaf hoeveel merken en tegen welk tarief.

Het overzicht is gebaseerd op de merken in uw groep vandaag. De factuur van
Lethra is bindend.

Met **Afdrukken of opslaan als pdf** bewaart u een kopie. De zijbalk en de
knoppen komen niet op de afgedrukte pagina.

## Facturatiegegevens

**Factureren aan**, rechtsboven op het overzicht, toont de naam van de groep,
het facturatieadres en het facturatie-e-mailadres. Ontbreekt het e-mailadres
of het adres, dan meldt het overzicht dat. **Facturatiegegevens toevoegen** of
**Facturatiegegevens wijzigen** brengt u naar **Instellingen**.

## Instellingen van de groep

Onder **Instellingen** kan elk groepslid wijzigen:

- **Naam van de groep**: staat in de zijbalk, op het overzicht en op het
  maandoverzicht.
- **Logo-URL**: een link naar het logo van de groep. Een vierkant logo werkt
  het best. Het staat in de zijbalk en op het maandoverzicht.
- **Taal voor overzichten en e-mails**: Engels, Frans of Nederlands. Een nieuw
  merk start ook in deze taal.
- **Facturatie-e-mail**: waar de factuur naartoe gaat.
- **Facturatieadres**: de bedrijfsnaam, het btw-nummer en het adres, zoals ze
  op de factuur moeten staan.

Klik op **Wijzigingen opslaan** om ze te bewaren.

(Schermafbeelding: De pagina Instellingen van de groep: naam, logo-URL en taal onder Algemeen, en facturatie-e-mail en -adres onder Facturatiegegevens, met Wijzigingen opslaan rechtsboven.)

Instellingen van één uitvaartcentrum, zoals de eigen naam, het logo of de
openingsuren, wijzigt u in dat merk zelf. Zie
[Bedrijfsinstellingen](/docs/nl/setup/company-settings/).

## Daarna

Geef collega's op het hoofdkantoor toegang: [Het
groepsteam](/docs/nl/groups/group-team/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/billing-and-settings/

---

# Het groepsteam

> Collega's uitnodigen in de groepswerkruimte, zien wie zich heeft aangemeld, leden verwijderen of de groep verlaten, en het verschil tussen groepstoegang en het team van een merk.

Het groepsteam zijn de mensen op het hoofdkantoor die elk merk kunnen zien.
Wie in één uitvaartcentrum werkt, hoort hier niet. Die mensen worden in hun
eigen merk uitgenodigd.

(Schermafbeelding: De pagina Team: Collega uitnodigen met een e-mailveld en Uitnodiging versturen, en de lijst met leden met hun laatste aanmelding, één openstaande uitnodiging, en de knoppen Verwijderen en Groep verlaten.)

## Een collega uitnodigen

Vul onder **Team** het e-mailadres van uw collega in en klik op **Uitnodiging
versturen**.

- **Iemand zonder Lethra-account** krijgt een uitnodiging per e-mail. De link
  erin brengt hem of haar naar de groepswerkruimte.
- **Iemand die al een account heeft**, bijvoorbeeld in het team van een van uw
  merken, wordt meteen toegevoegd. Die persoon ziet de groepswerkruimte bij de
  volgende aanmelding.

Elk lid heeft dezelfde toegang. Er zijn geen rollen om te kiezen.

> **Let op:** Een groepslid kan elk merk in de groep openen en elk dossier zien. Nodig
> alleen mensen uit die het dossier van elke familie in elk merk mogen zien.
## De ledenlijst

Bij elk lid staan de naam, het e-mailadres en de laatste aanmelding.
**Uitnodiging openstaand** betekent dat de persoon zich nog niet heeft
aangemeld. **U** staat bij uw eigen account.

## Een lid verwijderen of de groep verlaten

Klik op **Verwijderen** naast een lid en bevestig. Die persoon verliest de
toegang tot de groepswerkruimte en tot elk merk erin, tenzij hij of zij ook in
het team van een merk zit. Dan blijft die persoon in dat ene merk werken.

Om zelf de groep te verlaten, klikt u op **Groep verlaten** op uw eigen rij. U
gaat dan naar het dashboard van uw eigen merk, als u er een hebt.

Een groep houdt altijd minstens één lid. Bent u het enige lid, dan staan de
knoppen er niet.

## Groepsleden en het team van een merk

| | Groepslid | Team van een merk |
| --- | --- | --- |
| Uitgenodigd via | **Team** in de groepswerkruimte | **Uw bedrijf**, tabblad **Leden en facturatie**, in het merk |
| Ziet | Elk merk en elk dossier in de groep | Eén merk en zijn dossiers |
| Komt na het aanmelden op | Het groepsoverzicht | Het dashboard van het merk |

Om iemand die in één uitvaartcentrum werkt uit te nodigen of te verwijderen,
opent u dat merk en gaat u naar **Uw bedrijf**, tabblad **Leden en facturatie**. De
snelkoppeling **Team van het merk** in het menu **Openen** brengt u daar. Zie
[Team en toegang](/docs/nl/setup/team-and-access/).

## Daarna

Terug naar het begin van dit onderdeel: [Wat een groep
is](/docs/nl/groups/what-a-group-is/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/groups/group-team/

---

# eLys voor Vlaanderen

> Wat eLys is, waarom het voor uw onderneming geldt en wat Lethra ermee doet.

eLys is het digitale platform voor overlijdensadministratie van Athumi voor
het Vlaamse Gewest. Sinds 1 januari 2026 is het het verplichte kanaal voor de
inlichtingenfiche, het document waarmee uitvaartondernemers vastleggen hoe een
overledene wordt begraven of gecremeerd, samen met de bijbehorende
socio-economische gegevens.

Als uw onderneming dossiers in Vlaanderen behandelt, is dit geen bijkomstige
administratie: het is de registratie die het gewest voor elk dossier
verwacht.

> **Opmerking:** De eLys-sectie verschijnt enkel wanneer uw onderneming geregistreerd is in
> het Vlaamse Gewest en Lethra eLys voor haar heeft ingeschakeld. Ze staat dan
> bij uw dossiers. Ondernemingen buiten Vlaanderen zien ze nooit.
## Wat Lethra ermee doet

Lethra verbindt zich namens uw onderneming met eLys, zodat het dossier in
Lethra en het dossier in eLys dicht bij elkaar blijven, zonder dat u gegevens
handmatig tussen twee systemen overtypt.

(Schermafbeelding: Het eLys-blok op een dossier, met een gekoppeld dossier: de naam van de overledene, Open en Geclaimd, de overlijdensdatum, de uitvaartonderneming, het rijksregisternummer, en de secties Documenten, Inlichtingenfiche en Socio-economische gegevens.)

- **Het zoekt** in eLys naar het eLys-dossier dat bij een dossier hoort, en
  gebruikt daarbij het rijksregisternummer wanneer dat op het dossier gekend
  is.
- **Het koppelt** een eLys-dossier aan een dossier, zodat beide met elkaar
  verbonden blijven zolang u dat nodig heeft.
- **Het importeert documenten** die eLys al voor dat dossier bijhoudt naar het
  dossier in Lethra, zodat ze samen liggen met de rest van wat u over de
  familie heeft.
- **Het vult voor** waar mogelijk de inlichtingenfiche in op basis van wat het
  dossier al weet, zoals het feit dat het om een begrafenis of een crematie
  gaat.
- **Het vergelijkt** het eLys-dossier met het dossier. Velden van het dossier die nog
  leeg zijn, zoals de overlijdensdatum, worden aangevuld vanuit eLys. Een
  afwijkende naam of overlijdensdatum wordt in de inbox aan uw team
  voorgelegd in plaats van stilzwijgend overschreven.

## Wat altijd op u wacht

> **Let op:** Lethra dient nooit uit eigen beweging iets in bij eLys, en werkt, geeft vrij
> of sluit nooit zelfstandig een eLys-dossier af. Zoeken, koppelen, vergelijken en
> importeren gebeurt namens u, maar het claimen van een eLys-dossier door de
> inlichtingenfiche in te dienen, en elke wijziging daarna, doet altijd iemand
> van uw onderneming bewust.
Dit sluit aan bij hoe de rest van de agent werkt: hij bereidt voor en
verzamelt, en iemand van uw onderneming beslist wanneer iets klaar is om door
te gaan.

## Daarna

De verbinding instellen: [eLys verbinden](/docs/nl/elys/connecting/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/elys/overview/

---

# eLys verbinden

> Hoe u de eLys-integratie instelt, waarvoor uw KBO-nummer wordt gebruikt en hoe u de verbinding controleert.

De eLys-verbinding vindt u onder **Uw bedrijf > Verbindingen**, onder uw
advertentieplatformen. Ze verschijnt enkel voor ondernemingen geregistreerd
in het Vlaamse Gewest, aangezien eLys elders niets is om mee te verbinden, en
pas nadat Lethra eLys voor uw onderneming heeft ingeschakeld. Ziet u ze niet,
vraag Lethra dan om ze in te schakelen.

## Activatie aanvragen

U logt nooit zelf in eLys in. Lethra verbindt namens uw onderneming, met
toegangsgegevens die Athumi uitreikt. De instellingenkaart zet de stappen op
een rij onder **Hoe de verbinding werkt**:

1. **Uw onderneming is geregistreerd bij Athumi**, met het recht "Athumi eLys
   Gebruiker". De kaart linkt naar de documentatie van Athumi als u dat nog
   moet doen.
2. **U vult het KBO-nummer van uw onderneming in** en klikt op
   **eLys-toegang aanvragen**. U kunt een opmerking toevoegen, bijvoorbeeld
   uw contact bij Athumi. Lethra maakt daarna uw eLys API-client aan.
3. **Uw API-beheerder aanvaardt die** in het beheerportaal Vlaanderen. Ook
   daarnaar linkt de kaart.
4. **Lethra test de verbinding**, daarna verschijnt eLys in uw dossiers.

Voor uw aanvraag toont de kaart **Niet verbonden**. Zolang een aanvraag in
behandeling is, toont ze **Activatie aangevraagd**. Zodra de
toegangsgegevens klaarstaan, springt de status naar **Verbonden**, en
verschijnt de eLys-sectie bij uw dossiers.

(Schermafbeelding: De eLys-kaart voor activatie: Niet verbonden, het KBO-nummer ingevuld, een optionele notitie, Hoe de verbinding werkt, en eLys-toegang aanvragen.)

> **Opmerking:** Wijzigt u uw KBO-nummer later, klik dan op **Aanvraag bijwerken**; ze
> vervangt de eerder ingediende aanvraag.
## De verbinding controleren

De instellingenkaart toont wanneer de verbinding voor het laatst is
gecontroleerd, samen met een eventuele fout uit die controle. Meldt de
eLys-sectie bij een dossier dat de onderneming niet verbonden is, dan brengt
de knop **eLys instellen in instellingen** u hierheen terug: ofwel moet het
KBO-nummer nog worden ingediend, ofwel staat de activatie nog in behandeling.

(Schermafbeelding: De eLys-instellingen onder Uw bedrijf, met eLys gemarkeerd als Verbonden en het KBO-nummer ingevuld.)

## Daarna

Werken met een gekoppeld dossier: [Een dossier
koppelen](/docs/nl/elys/linking-a-dossier/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/elys/connecting/

---

# Een dossier koppelen

> Een dossier in eLys terugvinden, vergelijken met het dossier in Lethra, koppelen en ontkoppelen, en hoe documentimport en herchecks daarna verlopen.

Zodra uw onderneming verbonden is, heeft elk dossier een **eLys**-sectie.
Voor er een eLys-dossier gekoppeld is, biedt ze een zoekfunctie aan; daarna
toont ze het eLys-dossier zelf.

## Een dossier zoeken

eLys aanvaardt drie manieren van zoeken, en de sectie biedt precies die drie
aan:

- **Rijksregisternummer**, een exacte match en de betrouwbaarste manier om
  het juiste dossier te vinden. Kent het dossier in Lethra al een
  rijksregisternummer, dan wordt dit automatisch gebruikt en opent dit
  tabblad als eerste.
- **Dossiernummer**, als u dat al kent.
- **Achternaam, NIS-code van de gemeente en overlijdensdatum**, samen. De
  naam en de datum worden overgenomen van het dossier in Lethra, en een
  voornaam is optioneel. eLys vergelijkt deze exact, dus een kleine
  schrijffout of een verkeerde datum kan betekenen dat er geen resultaat komt,
  ook al bestaat het dossier wel.

(Schermafbeelding: Het eLys-blok op een dossier dat nog niet gekoppeld is: zoeken op rijksregisternummer, met één gevonden dossier.)

Resultaten tonen het dossiernummer, de status, of het al geclaimd is en of
er nog openstaande acties zijn.

## Vergelijken voor u koppelt

Opent u een resultaat, dan ziet u de naam van de overledene, de
overlijdensdatum, de huidige eigenaar van het eLys-dossier en het
rijksregisternummer, naast wat het dossier in Lethra al bevat. Dit is het
moment om een afwijking op te merken: een andere schrijfwijze van de naam of
een overlijdensdatum die niet overeenkomt met het dossier in Lethra, voor
beide aan elkaar worden gekoppeld.

(Schermafbeelding: Een zoekresultaat geopend in het eLys-blok: de naam van de overledene, Open en Niet geclaimd, de overlijdensdatum en het rijksregisternummer, de documenten in eLys, en Koppelen aan dit dossier.)

## Koppelen en ontkoppelen

**Koppelen** legt vast welk eLys-dossier bij dit dossier hoort: klik op
**Koppelen aan dit dossier**. Eenmaal gekoppeld, wordt het
rijksregisternummer waarmee het gevonden werd bewaard op het dossier voor de
volgende keer, en start de documentimport.

De agent kan ook zelf een eLys-dossier zoeken en koppelen, maar enkel wanneer
het duidelijk bij het dossier past. Zijn er meerdere kandidaten, of wijkt de
naam of de overlijdensdatum af, dan vraagt hij het aan uw team en koppelt hij
niets.

**Ontkoppelen** maakt die koppeling ongedaan. U vindt **Ontkoppelen** onder
**Meer acties** (de drie puntjes), naast **Een ander dossier zoeken**. Dit
raakt niets aan in eLys zelf: het eLys-dossier blijft ongewijzigd, enkel het
dossier in Lethra verwijst er niet meer naar. Gebruik dit als een eLys-dossier
per vergissing aan het verkeerde dossier gekoppeld werd.

(Schermafbeelding: Het menu Meer acties bij een gekoppeld dossier, met Een ander dossier zoeken en Ontkoppelen.)

## Documentimport

Zodra een eLys-dossier gekoppeld is, importeert Lethra de documenten die eLys
al bijhoudt automatisch naar het dossier in Lethra, zodat ze samen liggen met
alles wat u al voor de familie verzamelde. Elk document wordt eenmalig
geïmporteerd: een document dat al bewaard is bij het dossier wordt niet
opnieuw geïmporteerd, en de sectie toont hoeveel documenten van het
eLys-dossier al bewaard zijn en hoeveel er nog ontbreken.

U kunt de import van wat nog ontbreekt ook op elk moment zelf opstarten met
**Ontbrekende bewaren**, en een document rechtstreeks vanuit het eLys-dossier
downloaden zonder het eerst bij het dossier te bewaren. Een document dat
Athumi gearchiveerd heeft, staat gemarkeerd als **Gearchiveerd** en kan niet
meer gedownload of geïmporteerd worden.

(Schermafbeelding: De sectie Documenten van een gekoppeld dossier: 0 van 2 in dossier, Ontbrekende bewaren, en elk document met In dossier bewaren en downloaden.)

## Hoe herchecks verlopen

De eLys-sectie bevraagt niet voortdurend op de achtergrond. Ze controleert
een gekoppeld dossier opnieuw wanneer daar aanleiding toe is: u opent of
ververst de sectie zelf, of de agent komt terug op het dossier tijdens een van
zijn eigen ingeplande momenten, op dezelfde manier waarop hij ook op andere
zaken terugkomt waarop hij wacht. Tussen die momenten in toont Lethra de
laatst opgehaalde toestand, dus gebruik de vernieuwknop als u onmiddellijk de
actuele stand wilt zien.

## Daarna

Het dossier claimen: [De inlichtingenfiche en socio-economische
gegevens](/docs/nl/elys/inlichtingenfiche-and-socio-economic/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/elys/linking-a-dossier/

---

# De inlichtingenfiche en socio-economische gegevens

> Een dossier claimen, de inlichtingenfiche opstellen, wat de agent mag voorinvullen, indienen, bijwerken, vrijgeven en afhandelen, en de socio-economische gegevens.

Een eLys-dossier koppelen verbindt het met het dossier in Lethra. Pas het indienen van de
inlichtingenfiche claimt het dossier effectief in eLys: de officiële
verklaring van hoe de overledene wordt begraven of gecremeerd.

## Opstellen

Het paneel voor de inlichtingenfiche opent als formulier bij een gekoppeld
dossier. Het staat standaard ingeklapt, want het claimen van een dossier is
een bewuste stap, geen handeling die u zomaar in het voorbijgaan doet.

(Schermafbeelding: De sectie Inlichtingenfiche geopend in het eLys-blok, gemarkeerd als Ontwerp en Klaar om op te nemen, met het type uitvaart, de verwerkingstermijn, de velden voor de begraafplaats en de knoppen Fiche opslaan en Versturen en dossier opnemen.)

U kunt de fiche op elk moment bewaren zonder ze in te dienen. Bewaren is
vrijblijvend en omkeerbaar: het houdt enkel uw voortgang bij op het dossier
en raakt eLys niet aan.

- **Type uitvaart**: begraving of crematie, wat de rest van het formulier
  bepaalt.
- **Verwerkingstermijn**: standaard, of versneld met een toelichting waarom.
- **Begravingsgegevens**: de gemeente, of de begraafplaats beheerd wordt door
  de gemeente, een crematorium of privaat is, en de naam of een buitenlandse
  locatie.
- **Crematiegegevens**: het crematorium en wat er met de as gebeurt, inclusief
  waar deze naartoe gaat en, waar van toepassing, aan wie de as wordt
  toevertrouwd.

Het paneel toont wat nog ontbreekt voor het dossier ingediend kan worden, zodat
u dit altijd weet in plaats van het pas te merken bij het indienen.

## Wat de agent mag voorinvullen

Zodra een dossier gekoppeld is, vult Lethra het type uitvaart, begraving of
crematie, in op basis van het type dienst op het dossier, als dat vaststaat.
Dat gebeurt eenmalig per dossier, en een type dat al in het ontwerp staat
wordt nooit overschreven.

De agent kan ook andere velden invullen op basis van wat hij over het dossier
te weten komt: de diensten, vergadernotities of gesprekken met de familie.
Hij gokt niet naar wat de familie of uw onderneming nog niet beslist heeft.
Ontbreken er nog velden, dan vraagt hij precies die aan uw team, en is het
ontwerp volledig, dan laat hij weten dat het klaar is om in te dienen.

## Indienen, bijwerken, vrijgeven en afhandelen

> **Let op:** Het indienen van de inlichtingenfiche is wat het dossier claimt in eLys. Deze
> stap, en elke wijziging daarna, doet altijd iemand van uw onderneming zelf,
> nooit de agent op eigen initiatief.
- **Versturen en dossier opnemen**: de fiche voor het eerst indienen claimt
  het dossier. Indienen kan pas wanneer de verplichte velden ingevuld zijn.
- **Correctie versturen**: eenmaal geclaimd, werkt verder bewaren en
  versturen dezelfde inlichtingenfiche in eLys bij.
- **Dossier vrijgeven**: geeft de claim op, zodat een andere
  uitvaartonderneming het dossier kan claimen. Bijvoorbeeld wanneer het door
  de verkeerde onderneming of voor het verkeerde dossier geclaimd werd.
- **Als behandeld markeren**: sluit het dossier af in eLys zodra alles in
  orde is.

Die laatste drie verschijnen pas nadat de inlichtingenfiche ingediend is.
Vrijgeven en als behandeld markeren vragen eerst om een bevestiging.

Het paneel toont de actuele status van de inlichtingenfiche: ontwerp,
verstuurd, vrijgegeven of behandeld, zodat wie het dossier opent in één
oogopslag ziet waar ze staat.

## Socio-economische gegevens

Naast de inlichtingenfiche vraagt eLys socio-economische gegevens over de
overledene voor Statbel, en optioneel over de moeder en de vader of
meemoeder. Deze staan in een apart luik bij het gekoppelde dossier:
opleiding, beroepstoestand, sociale staat, woonsituatie en gezinstoestand,
telkens genoteerd per persoon waar eLys erom vraagt.

(Schermafbeelding: De sectie Socio-economische gegevens, drie van de vier ingevuld voor de overledene: opleiding, beroepstoestand en sociale staat, met moeder en vader als optionele secties en Opslaan in eLys.)

Zoals bij de inlichtingenfiche worden deze gegevens pas naar eLys bewaard
wanneer u op **Opslaan in eLys** klikt; er wordt niets verstuurd terwijl u
typt. De agent kan lezen wat eLys al bijhoudt en ontbrekende antwoorden
verzamelen bij de familie of in vergadernotities, maar enkel iemand van uw
onderneming bewaart ze. Het luik toont hoeveel van de gegevens van de overledene al ingevuld
zijn, en wanneer ze het laatst bewaard werden.

## Daarna

Terug naar hoe de verbinding werkt: [eLys verbinden](/docs/nl/elys/connecting/).

Source: https://lethra.ai/docs/nl/elys/inlichtingenfiche-and-socio-economic/