Notes de réunion

Les réunions avec une famille contiennent des informations qu’on ne peut obtenir autrement : ce qu’elle veut réellement, dans ses propres mots. L’onglet Notes existe pour que cette conversation ne reste pas uniquement dans votre mémoire.

Démarrer un enregistrement

Depuis l’onglet Notes d’un dossier, ou depuis Notes de réunion dans le menu principal, cliquez sur Nouvel enregistrement. La capture démarre immédiatement : une forme d’onde en direct montre que le microphone est actif, et une transcription en cours de constitution s’affiche en temps réel au fur et à mesure que les personnes parlent.

Vous pouvez aussi démarrer un enregistrement déjà lié à un rendez-vous ou un appel précis. Depuis un rendez-vous au calendrier ou un appel consigné dans l’onglet Services et tâches, utilisez Transcrire et noter : l’enregistreur s’ouvre déjà rattaché à cet élément, avec le titre et les participants déjà renseignés.

Pendant l’enregistrement, vous pouvez :

Taper en parallèle. Un champ de notes se trouve à côté de la transcription, pour tout ce que vous voulez écrire dans vos propres mots pendant que la conversation se déroule.
Donner un titre, ou le laisser vide et laisser un titre se générer une fois qu’il y a du contenu.
Arrêter et revenir plus tard. Quitter l’enregistreur enregistre ce que vous avez comme une note, sans le perdre, sauf si elle est totalement vide.

Diarisation et transcription

La transcription en direct que vous voyez pendant l’enregistrement est une première passe. Lorsque vous demandez à Lethra d’organiser la note, elle repasse l’audio enregistré dans une seconde transcription, plus soignée, qui sépare les intervenants, afin que le compte-rendu puisse dire « Intervenant A » et « Intervenant B » plutôt qu’un seul bloc continu. Si cette étape échoue pour une raison quelconque, elle revient à la transcription en direct plutôt que de perdre l’enregistrement.

Ce que l’agent en extrait

Une fois qu’il y a une transcription, des notes tapées, ou les deux, cliquez sur Organiser avec l’IA pour la transformer en note structurée. Elle est rédigée dans la langue de la famille et suit toujours le même plan :

Résumé, quelques phrases sur l’objet de la réunion.
Participants, qui était présent.
Décisions clés, ce qui a réellement été convenu.
Actions à mener, ce qu’il reste à faire, et par qui si cela a été précisé.
Prochaines étapes, et Autres notes pour tout le reste.

Cette note structurée devient le contenu principal de la note. La transcription brute et vos notes tapées restent disponibles à côté, pour pouvoir toujours revenir sur ce qui a réellement été dit si le résumé oublie quelque chose.

Reprendre un enregistrement existant

Ouvrez n’importe quelle note et choisissez Reprendre l’enregistrement pour poursuivre la conversation : le microphone redémarre, la transcription précédente est conservée, et le nouvel audio s’y ajoute plutôt que de la remplacer. C’est la façon de gérer une réunion qui se met en pause et reprend plus tard, ou un appel de suivi sur le même sujet, sans se retrouver avec deux notes disjointes.

L’éditeur de notes

Chaque note s’ouvre dans un éditeur où le texte principal, quelle que soit la version affichée, peut être modifié directement comme n’importe quel document. Utilisez le menu d’une note pour basculer entre la version structurée, la transcription brute et vos notes tapées, pour relancer Organiser avec l’IA, ou pour supprimer la note purement et simplement.

Une note peut être rattachée à un dossier à tout moment, qu’elle y ait été créée directement ou depuis la page générale Notes de réunion. Une fois rattachée, elle apparaît parmi les autres notes de ce dossier, et peut être reliée au rendez-vous ou à l’appel dont elle provient.

Ensuite

Où finit une tâche ou un service évoqué en réunion : Dossiers et tâches.