Documents
Chaque fichier lié à un dossier se trouve à l’un de ces deux endroits : la page Documents de l’entreprise, dans le menu principal, ou l’onglet Documents du dossier lui-même. Les deux affichent les mêmes fichiers sous-jacents ; l’onglet du dossier ne fait que filtrer sur cette famille.
La page Documents
Section intitulée « La page Documents »La page Documents principale liste tous les documents rédigés par votre entreprise, répartis en deux onglets :
- Tous affiche tous les documents, qu’ils soient liés ou non à un dossier.
- Modèles affiche vos modèles réutilisables, traités dans Modèles de documents.
Depuis cette page, vous pouvez créer un document vierge, importer un fichier
.docx existant, ou ouvrir un document déjà présent. Utilisez la barre de
recherche pour retrouver un document par son titre.
L’onglet Documents du dossier
Section intitulée « L’onglet Documents du dossier »Ouvrez un dossier et allez dans son onglet Documents pour retrouver tout ce qui concerne cette famille au même endroit. Il est réparti en deux sections.
- Brouillons sont les documents créés dans l’éditeur de Lethra, vierges ou issus d’un modèle, et liés à ce dossier. Cliquer dessus les ouvre dans l’éditeur.
- Fichiers envoyés sont les fichiers que vous avez ajoutés au dossier : certificats scannés, formulaires signés, photos, tout ce qui n’a pas été créé dans Lethra.
Les fichiers envoyés sont regroupés par type de document (certificat de décès, permis d’inhumation, contrat de service, etc.), selon les types configurés pour votre entreprise.
Envoyer un fichier
Section intitulée « Envoyer un fichier »Dans la section des fichiers envoyés, choisissez le type de document dans le menu déroulant, puis déposez un fichier sur la zone prévue ou cliquez pour en choisir un depuis votre ordinateur. L’envoi affiche sa progression et le fichier apparaît dans le groupe correspondant dès qu’il est terminé.
Aperçu sans quitter l’application
Section intitulée « Aperçu sans quitter l’application »Cliquez sur un fichier envoyé pour l’ouvrir dans une fenêtre d’aperçu. Les PDF s’affichent directement dans la fenêtre, sans besoin de télécharger le fichier pour en vérifier le contenu. Si un fichier ne peut pas être prévisualisé, Lethra vous le signale plutôt que d’afficher un écran vide.
Utilisez le bouton de téléchargement à côté d’un fichier si vous en avez besoin d’une copie sur votre ordinateur.
Partager un document avec la famille
Section intitulée « Partager un document avec la famille »Chaque fichier envoyé dispose d’un interrupteur de partage. L’activer rend ce fichier visible pour la famille dans le portail famille ; le désactiver le retire à nouveau. L’icône indique l’état d’un coup d’œil : une icône de partage signifie que la famille ne le voit pas encore, une coche signifie qu’elle le voit.
L’indicateur d’enregistrement
Section intitulée « L’indicateur d’enregistrement »Les brouillons créés dans l’éditeur de documents s’enregistrent automatiquement au fil de votre travail. L’en-tête de l’éditeur indique quand le document a été enregistré pour la dernière fois, ce qui vous permet de savoir si ce qui est affiché a bien été conservé, sans chercher un bouton d’enregistrement.
Supprimer
Section intitulée « Supprimer »Les brouillons comme les fichiers envoyés peuvent être supprimés depuis leur icône de corbeille. Lethra vous demande de confirmer, car supprimer un brouillon retire le document lui-même et supprimer un fichier envoyé le retire du stockage. Aucune des deux actions ne peut être annulée.
Créer des documents réutilisables : Modèles de documents.