La boîte de réception, en détail

L’aperçu de la boîte de réception couvre la mise en page et les filtres. Cet article détaille ce qu’il faut savoir une fois que vous l’utilisez au quotidien : comment les conversations sont intitulées, ce qui se passe réellement quand vous approuvez un brouillon, et comment fonctionne le choix de la boîte mail en arrière-plan.

Le titre des conversations

Chaque conversation est intitulée d’après son interlocuteur, pas d’après l’objet du premier message. Une conversation avec une famille affiche son nom, une conversation avec un fournisseur affiche le nom du fournisseur. C’est voulu : vous cherchez des personnes, pas des objets d’e-mail, et un dossier peut générer plusieurs conversations avec des objets différents au fil du temps.

Tant qu’une conversation n’est pas rattachée à un dossier ou une piste, elle apparaît sans ce contexte et se retrouve dans Unattached, jusqu’à ce que vous l’y rattachiez.

Approuver ou modifier un brouillon

Un brouillon rédigé par l’agent reste sous Needs your approval jusqu’à ce que vous agissiez. En l’ouvrant, vous voyez toute la conversation, avec le brouillon en bas et l’adresse à laquelle il sera envoyé.

Approuver et envoyer si le brouillon est correct tel quel.
Modifier, puis approuver si le texte doit changer avant. Vous modifiez directement dans la même zone, et le message envoyé est exactement ce que vous voyez. Cela vaut la peine plutôt que de tout recommencer : cela prend quelques secondes, et l’agent apprend votre style au fil du temps.
Rejeter si le brouillon est faux ou que la situation a évolué. Rien n’est envoyé, et la conversation reste ouverte pour que l’agent réessaie quand il en saura plus.

Les pièces jointes peuvent être ajoutées ou retirées avant l’approbation. Si un document a été régénéré depuis la rédaction du brouillon, vérifiez que la bonne version est jointe avant l’envoi.

Depuis quelle boîte un message est envoyé

Chaque brouillon destiné à une famille ou un fournisseur part de l’un de ces deux endroits, et vous choisissez lequel avant d’approuver.

Votre Gmail, pour que le message arrive comme venant de vous personnellement.
La boîte de l’agent, une adresse distincte appartenant à l’entreprise plutôt qu’à une personne.

La boîte que le brouillon utilisera est indiquée avant l’approbation. Si ce n’est pas la bonne pour ce message, changez-la à cet endroit, avant l’envoi.

Enregistrer votre choix comme règle

Quand vous changez la boîte sur un brouillon, Lethra propose d’en faire une règle. En acceptant, l’agent utilisera la même boîte pour ce type d’e-mail la prochaine fois : vous corrigez le schéma une fois plutôt que chaque semaine. La plupart des entreprises finissent par envoyer la correspondance familiale depuis un Gmail personnel, et les e-mails aux fournisseurs ou administratifs depuis la boîte de l’agent, mais il n’y a pas de règle fixe : cela suit ce que vous lui enseignez.

Les réponses reviennent vers la boîte d’où le message d’origine est parti, et Lethra lit les réponses liées à un dossier dans les deux cas, pour que le dossier reste à jour quelle que soit la boîte utilisée.

Votre connexion Gmail et le miroir des brouillons

Connecter votre compte Gmail est ce qui permet d’envoyer depuis votre propre adresse. Une fois connecté, un brouillon réglé pour partir depuis votre Gmail est aussi reproduit dans vos vrais brouillons Gmail, afin que vous puissiez le relire ou le modifier depuis l’un ou l’autre endroit : la boîte de réception dans Lethra, ou Gmail lui-même. L’approuver dans Lethra l’envoie ; le modifier dans Gmail le garde synchronisé jusqu’à l’envoi.

Connectez ou déconnectez Gmail depuis les paramètres de votre compte. Sans cette connexion, les brouillons peuvent toujours être approuvés et envoyés depuis la boîte de l’agent, mais l’option « votre Gmail » n’est pas disponible.

Les destinataires internes

Tout ce qui figure dans une conversation ne vient pas de l’extérieur de l’entreprise. Les notes que vous ou un collègue ajoutez à une conversation, ainsi que les actions menées par l’agent sur celle-ci, apparaissent en ligne comme des entrées internes, aux côtés des e-mails, appels et messages de chat. Elles conservent l’historique complet d’une conversation au même endroit, sans jamais être envoyées à la famille ni à l’autre partie.

Ensuite

La règle que l’agent respecte toujours avant tout envoi : Travailler avec l’agent.