Planification
Chaque date liée à un dossier, une veillée le jeudi, une crémation le vendredi, provient du même endroit : les services et les rendez-vous inscrits sur ce dossier. Cette page explique comment les ajouter et ce qui se passe une fois qu’ils y sont.
Les services
Section intitulée « Les services »Un service est une chose qui se déroule à une heure et à un endroit : Inhumation, Crémation, Crémation directe, Service commémoratif, Service au cimetière, Veillée, Célébration de la vie, ou Autre. Un dossier en compte souvent plusieurs, et chacun s’ajoute depuis l’onglet Services et tâches avec sa propre date, heure et durée.
Ajoutez le lieu, l’officiant, le cimetière et la concession, le cercueil ou l’urne, et toute demande particulière au fur et à mesure que vous les apprenez. Tout reste replié derrière un bouton Afficher les détails pour garder la fiche lisible même chargée, et tout reste modifiable plus tard en rouvrant le même formulaire.
Rendez-vous internes au calendrier
Section intitulée « Rendez-vous internes au calendrier »En plus des services, un dossier peut aussi contenir des rendez-vous calendrier réservés à votre propre équipe : réunions internes, appels, ou toute chose méritant une heure fixée qui ne fait pas partie des funérailles elles-mêmes. Chaque rendez-vous a un titre, un type (réunion, appel ou autre), une date, une heure, une durée, un lieu et une description libre.
Ces rendez-vous sont internes. Ils servent à votre équipe pour suivre ce qui se passe sur un dossier, pas à informer la famille, et n’apparaissent jamais dans le portail familial.
Créer et modifier
Section intitulée « Créer et modifier »Depuis l’onglet Services et tâches, utilisez Ajouter un service pour tout ce que la famille doit voir, et le formulaire de rendez-vous pour tout ce qui est purement interne. Les deux s’ouvrent de la même façon : remplissez les champs, enregistrez, et l’élément apparaît sous forme de fiche. Cliquez sur le crayon d’une fiche pour la modifier, ou sur l’icône poubelle pour la supprimer.
Lier un rendez-vous à des notes
Section intitulée « Lier un rendez-vous à des notes »Un rendez-vous au calendrier ou un appel consigné peut être lié directement à des notes de réunion depuis sa fiche. Si vous êtes sur le point de rencontrer une famille, ou que vous venez de raccrocher, utilisez Transcrire et noter pour démarrer un enregistrement déjà lié à ce rendez-vous, ou Lier une note existante pour en rattacher une déjà rédigée. Voir Notes de réunion pour comprendre le fonctionnement de l’enregistrement lui-même.
Ce que voit la famille
Section intitulée « Ce que voit la famille »Dans le portail familial, l’onglet Planning liste chaque service ayant une date, dans l’ordre, avec son heure, son lieu et son adresse. Les familles peuvent en ajouter n’importe lequel à leur propre calendrier en un geste, ce qui télécharge un fichier calendrier standard sans nécessiter de compte auprès d’un fournisseur de calendrier particulier.
Le portail affiche aussi une ligne « prochaine étape » sur l’onglet détails principal du dossier, le service à venir le plus proche, pour qu’une famille qui consulte le dossier n’ait pas à chercher dans tout le planning ce qu’elle est venue vérifier.
Enregistrer et organiser ce qu’une famille vous dit : Notes de réunion.