Planification

Chaque date liée à un dossier, une visite le jeudi, une crémation le vendredi, provient du même endroit : les services et les rendez-vous inscrits sur ce dossier. Cette page explique comment les ajouter et ce qui se passe une fois qu’ils y sont.

Les services

Un service est une chose qui se déroule à une heure et à un endroit : Inhumation, Crémation, Crémation directe, Service commémoratif, Service au cimetière, Visite, Célébration de la vie, ou Autre. Votre maison peut modifier cette liste dans Votre entreprise, sous Workflow & Types. Un dossier en compte souvent plusieurs, et chacun s’ajoute depuis l’onglet Services & Tâches avec sa propre date, heure et durée.

Pour voir ce qui arrive dans tous les dossiers, passez la page Dossiers en vue Calendrier. Elle montre le prochain service de chaque dossier, jour par jour.

Ajoutez le lieu, l’officiant, le cimetière et la concession, le cercueil ou l’urne, et toute demande particulière au fur et à mesure que vous les apprenez. Tout reste replié derrière un bouton Afficher les détails pour garder la fiche lisible même chargée, et tout reste modifiable plus tard en rouvrant le même formulaire.

Chaque fiche de service comporte aussi un interrupteur Inscription des invités. Activez-le pour ouvrir les inscriptions à ce service. La fiche indique combien de réponses sont arrivées.

Attention

La famille voit tous les services du dossier, avec la date, l’heure et le lieu que vous avez renseignés. Si une visite n’a pas son heure sur le dossier, elle ne l’aura pas non plus dans le portail.

Services prévus

En haut de l’onglet Services & Tâches, Services prévus liste ce qui a été prévu pour le dossier à partir du catalogue de services de votre maison, avec la quantité, le prix et un total. Utilisez son bouton Ajouter un service pour choisir un élément du catalogue, ou ajoutez une ligne libre avec votre propre description et votre prix.

Quand une famille s’intéresse à un service depuis son portail, la demande apparaît aussi ici. Choisissez Ajouter au dossier pour le prévoir, ou Ignorer. Les familles voient dans leur portail ce qui est prévu, mais jamais les prix.

Rendez-vous internes

En plus des services, un dossier peut aussi contenir des rendez-vous réservés à votre propre équipe : réunions internes, appels, ou toute chose méritant une heure fixée qui ne fait pas partie des funérailles elles-mêmes. Chaque rendez-vous a un titre, un type (réunion, appel ou autre), une date, une heure, une durée, un lieu et une description libre. Les appels consignés sur le dossier apparaissent dans la même liste Réunions & appels.

Ces rendez-vous sont internes. Ils servent à votre équipe pour suivre ce qui se passe sur un dossier, pas à informer la famille, et n’apparaissent jamais dans le portail familial.

Créer et modifier

Depuis l’onglet Services & Tâches, utilisez Ajouter un service sous Services pour tout ce que la famille doit voir, et Ajouter une réunion sous Réunions & appels pour tout ce qui est purement interne. Les deux s’ouvrent de la même façon : remplissez les champs, enregistrez, et l’élément apparaît sous forme de fiche. Cliquez sur le crayon d’une fiche pour la modifier, ou sur l’icône poubelle pour la supprimer.

Lier un rendez-vous à des notes

Un rendez-vous ou un appel consigné peut être lié directement à des notes de réunion depuis sa fiche. Si vous êtes sur le point de rencontrer une famille, ou que vous venez de raccrocher, utilisez Transcrire & noter pour démarrer un enregistrement déjà lié à ce rendez-vous, ou Lier une note existante pour en rattacher une déjà rédigée. Une fois une note liée, Voir les notes l’ouvre. Voir Notes de réunion pour comprendre le fonctionnement de l’enregistrement lui-même.

Ce que voit la famille

Dans le portail familial, l’onglet Aperçu comporte une section Programme qui liste les services du dossier, avec leur date, leur heure et leur lieu. Les familles peuvent ajouter n’importe quel service daté à leur propre agenda avec Ajouter à l’agenda, ce qui télécharge un fichier d’agenda standard sans nécessiter de compte auprès d’un fournisseur d’agenda particulier.

Plus haut, sous « Où en sont les choses », le portail affiche le service à venir le plus proche, pour qu’une famille qui consulte le dossier n’ait pas à chercher dans tout le programme ce qu’elle est venue vérifier. Tant qu’aucune date n’est fixée, il lui indique que la maison funéraire communiquera bientôt la date.

Ensuite

Enregistrer et organiser ce qu’une famille vous dit : Notes de réunion.