La réceptionniste téléphonique IA

Lethra peut répondre à la ligne téléphonique de votre entreprise avec une réceptionniste IA qui mène une vraie conversation vocale, en direct. Elle décroche à l’arrivée d’un appel, parle avec l’appelant en temps réel, et inscrit ce qu’elle apprend sur le bon dossier.

Quand elle répond

La réceptionniste répond pendant vos heures d’ouverture configurées, et en dehors de celles-ci si vous avez activé la couverture après les heures ouvrables. Si un appel arrive alors qu’aucune de ces conditions n’est remplie, il est transféré vers votre numéro configuré, ou un court message de fermeture est joué si aucun numéro n’est défini.

Vous pouvez aussi lui donner un numéro de transfert afin qu’elle puisse passer un appel en direct à une personne quand c’est la meilleure chose à faire.

Ce qu’elle peut faire pendant un appel

Les trois peuvent fonctionner ensemble, et la réceptionniste passe de l’un à l’autre en douceur au sein d’un même appel, sans forcer l’appelant à choisir.

• Un proche vient de décéder. Si quelqu’un est décédé, elle recueille calmement son nom et un numéro de rappel, rassure la personne en lui disant que l’équipe a été prévenue, et prend le message en urgent. Elle n’entre pas dans une conversation de planification sur ce chemin, même si la planification est aussi activée.
• Questions et réponses. Elle répond à partir de la base de connaissances de votre entreprise et des informations de votre profil : adresse, numéro de téléphone, services, équipe. Si elle ne sait pas, elle propose de prendre un message plutôt que de deviner.
• Prévoir à l’avance. Pour un appelant qui organise ses propres funérailles à l’avance, elle passe en revue ce qui compte, inhumation ou crémation, le type de cérémonie, musique ou lectures, qui doit être impliqué, un sujet à la fois, et l’enregistre comme prospect pour que votre équipe assure le suivi.

Pour tout ce qui est urgent ou nécessite une décision humaine, y compris une tarification complexe ou une plainte, elle transfère vers une personne si un numéro de transfert est configuré, et prend un message sinon.

Ce qu’elle enregistre

Chaque appel est consigné avec le numéro de l’appelant et une transcription en continu. Selon la tournure de la conversation, elle enregistre aussi :

• Un message, avec le nom de l’appelant s’il l’a donné, un numéro de rappel, la raison de son appel et un niveau d’urgence. Le message devient un élément À rappeler dans votre boîte de réception. Un message à urgence élevée, comme un décès signalé, arrive en haut de la boîte de réception comme urgent et alerte votre équipe immédiatement.
• Un prospect en préplanification, quand l’appelant organisait ses propres dispositions à l’avance, avec ses souhaits et ses coordonnées. Il devient lui aussi un élément À rappeler, pour que quelqu’un assure le suivi.
• Un transfert, quand elle passe l’appel à une personne.

Tout au long de l’appel, la réceptionniste reste attentive à un décès, ou à un décès attendu prochainement. Dès qu’elle en entend un, elle alerte votre équipe en urgence, avec le numéro de l’appelant à rappeler, sans attendre la fin de l’appel.

Ce qu’elle ne promet jamais

• Elle n’invente pas de réponse. Si quelque chose ne figure pas dans votre base de connaissances ou vos informations d’entreprise, elle le dit et propose de prendre un message plutôt que de deviner.
• Elle ne communique ni ne négocie de tarifs.
• Elle n’engage pas votre entreprise sur une date, un fournisseur ou un service dont elle n’a pas été informée.
• Elle n’agit pas sur ce qui dépasse l’appel qu’elle traite. Si une famille a déjà indiqué quelque chose à votre entreprise lors d’un autre appel ou par e-mail, la réceptionniste ne le sait qu’une fois que c’est inscrit au dossier.

Note

L’interrupteur de la réceptionniste, le message d’accueil, le numéro de transfert et le mode hors heures se configurent tous sous Votre entreprise, dans l’onglet Premier contact, sous Réceptionniste téléphonique, et prennent effet dès l’appel suivant. Les heures d’ouverture se règlent dans l’onglet Société.

Ensuite

Où arrivent les messages et les demandes de rappel : La boîte de réception, en détail.