La réceptionniste téléphonique IA

Lethra peut répondre à la ligne téléphonique de votre entreprise avec une réceptionniste IA construite sur une liaison vocale en direct (Twilio achemine l’appel, le modèle vocal en temps réel d’OpenAI tient la conversation). Elle décroche à l’arrivée d’un appel, parle avec l’appelant en temps réel, et inscrit ce qu’elle apprend sur le bon dossier.

Quand elle répond

La réceptionniste répond pendant vos heures d’ouverture configurées, et en dehors de celles-ci si vous avez activé la couverture après les heures ouvrables. Si un appel arrive alors qu’aucune de ces conditions n’est remplie, il est transféré vers votre numéro configuré, ou un court message de fermeture est joué si aucun numéro n’est défini.

Vous pouvez aussi lui donner un numéro de transfert afin qu’elle puisse passer un appel en direct à une personne quand c’est la meilleure chose à faire.

Ce qu’elle peut faire pendant un appel

Ce que propose la réceptionniste dépend de ce que vous avez activé dans ses réglages. Les trois peuvent fonctionner ensemble, et elle passe de l’un à l’autre en douceur au sein d’un même appel, sans forcer l’appelant à choisir.

Intake. Si quelqu’un est décédé, elle recueille calmement son nom et un numéro de rappel, rassure la personne en lui disant que l’équipe a été prévenue, et prend le message en urgent. Elle n’entre pas dans une conversation de planification sur ce chemin, même si la planification est aussi activée.
Questions et réponses. Elle répond à partir de la base de connaissances de votre entreprise et des informations de votre profil : adresse, numéro de téléphone, services, équipe. Si elle ne sait pas, elle propose de prendre un message plutôt que de deviner.
Planifier à l’avance. Pour un appelant qui organise ses propres funérailles à l’avance, elle passe en revue ce qui compte, inhumation ou crémation, le type de cérémonie, musique ou lectures, qui doit être impliqué, un sujet à la fois, et l’enregistre comme piste pour que votre équipe assure le suivi.

Pour tout ce qui est urgent ou nécessite une décision humaine, y compris une tarification complexe ou une plainte, elle transfère vers une personne si un numéro de transfert est configuré, et prend un message sinon.

Ce qu’elle enregistre sur le dossier

Chaque appel devient une conversation dans la boîte de réception, rattachée au numéro de l’appelant. Pendant l’appel, elle tient une transcription en continu, et selon la tournure de la conversation, elle enregistre :

Un message, avec le nom de l’appelant s’il l’a donné, un numéro de rappel, la raison de son appel et un niveau d’urgence. Un message à urgence élevée, comme un décès signalé, alerte votre équipe immédiatement plutôt que d’attendre qu’un membre consulte la boîte de réception.
Une piste de préplanification, quand l’appelant organisait ses propres dispositions à l’avance, avec ses souhaits et ses coordonnées.
Un transfert, quand elle passe l’appel à une personne.

Tout ce qu’elle enregistre atterrit sur la conversation, au même endroit que vos e-mails et vos chats, pour que le contexte soit là la prochaine fois que quelqu’un l’ouvre.

Ce qu’elle ne promet jamais

Elle n’invente pas de réponse. Si quelque chose ne figure pas dans votre base de connaissances ou vos informations d’entreprise, elle le dit et propose de prendre un message plutôt que de deviner.
Elle ne communique ni ne négocie de tarifs.
Elle n’engage pas votre entreprise sur une date, un fournisseur ou un service dont elle n’a pas été informée.
Elle n’agit pas sur ce qui dépasse l’appel qu’elle traite. Si une famille a déjà indiqué quelque chose à votre entreprise lors d’un autre appel ou par e-mail, la réceptionniste ne le sait qu’une fois que c’est inscrit au dossier.

Ensuite

Où atterrit chaque appel : La boîte de réception, en détail.