Paramètres de l'entreprise

Tout ce qui concerne toute l’entreprise, plutôt qu’une seule personne, se trouve sous Votre entreprise. Il est utile de le configurer avant votre premier dossier, car plusieurs onglets alimentent directement le travail de l’agent.

Les onglets

Votre entreprise est organisée en onglets, chacun avec son propre rôle.

Onglet	Ce qu’il contient
Société	Informations de l’entreprise, e-mail de l’agent, connaissances, et workflow avec votre catalogue de services
Marque et style	Votre logo, vos couleurs et vos textes pour First Call et le portail familial
Fournisseurs	Vos fournisseurs, ainsi que les appels et e-mails sortants
Premier contact	L’assistant du site web et la réceptionniste téléphonique
Portail	L’interrupteur du portail familial
Connexions	Vos comptes publicitaires, et les intégrations propres à votre région, comme eLys, lorsque votre région en propose une
Membres et facturation	Les membres de l’équipe, et un lien pour gérer paiements, factures et abonnements

Marque et style, c’est la façon dont les familles vous voient. Ajoutez votre logo pour fond clair et fond foncé, choisissez vos couleurs, et adaptez les textes de First Call si vous voulez les vôtres.

Fournisseurs est la liste des fournisseurs auxquels l’agent peut écrire : le crématorium, le fleuriste, l’imprimeur. Quand l’agent rencontre un nouveau fournisseur dans un dossier, il le propose ici pour que vous le confirmiez. Sous la liste, vous choisissez si ses e-mails aux fournisseurs attendent votre accord.

Informations de l’entreprise

L’onglet Société commence par l’identité de votre maison funéraire : nom, adresse, téléphone, site web, langue, fuseau horaire et région. Vous pouvez importer la plupart de ces informations depuis votre site web avec Importer depuis le site web plutôt que de tout saisir manuellement. Pour relire votre site plus tard, utilisez l’icône d’actualisation à côté du champ du site web.

• Nom, adresse, téléphone, site web. Les bases sur lesquelles s’appuient l’agent et vos documents.
• Fuseau horaire. Utilisé pour la planification et pour déterminer si l’agent considère qu’un événement se passe « aujourd’hui » ou « demain ».
• Heures et jours d’ouverture. Les horaires d’ouverture de votre entreprise, utilisés pour juger si un appel ou un message est arrivé en dehors des heures d’ouverture.
• E-mail d’alerte urgente. L’adresse à laquelle Lethra envoie un e-mail dès qu’une famille signale une situation urgente.

Note

Modifier quoi que ce soit ici concerne toute votre entreprise, pas seulement vous. Votre e-mail de connexion et vos propres connexions se trouvent sous Votre compte. Voir Connexion et espace de travail.

E-mail de l’agent

Sous les informations de l’entreprise se trouve la section E-mail de l’agent. Chaque dossier reçoit sa propre adresse d’agent. Par défaut, elles envoient depuis @mail.lethra.ai. Sous Domaine d’envoi, vous pouvez ajouter votre propre domaine, pour que l’agent envoie depuis l’adresse de votre maison funéraire. Voir Travailler avec l’agent pour savoir comment Lethra choisit entre cette boîte et votre Gmail personnel pour un message donné.

La même section contient :

• Boite de l’assistant, une adresse à laquelle votre équipe peut écrire comme à un collègue : demander un point sur plusieurs dossiers, transférer une information, ou répondre à tout ce que Lethra vous envoie.
• E-mails à la famille, l’interrupteur qui permet à l’agent d’écrire aux familles sans attendre de validation. Il est désactivé par défaut, et la plupart des entreprises le laissent ainsi.

Connaissances

La section Connaissances est l’endroit où vous conservez les informations que l’agent doit connaître sur votre entreprise, indépendamment de tout dossier particulier, afin qu’il puisse répondre aux questions et rédiger de façon cohérente sans que vous ayez à vous répéter.

Une entrée est particulière. Nommez une entrée Tâches standard et écrivez une tâche par puce : chaque nouveau dossier commence alors avec ces tâches.

Workflow

En bas de l’onglet Société, le panneau Workflow est l’endroit où vous définissez les étapes que traverse un dossier, les libellés de chacune, et la catégorie dans laquelle se range une étape personnalisée. C’est ce qui colore le statut d’un dossier au fil de son avancement, et il vaut la peine de le paramétrer selon la façon dont votre entreprise travaille réellement plutôt que de garder les valeurs par défaut si votre processus comporte ses propres étapes. Le même panneau contient vos types de services et de documents.

En dessous se trouve le Catalogue de services : les services que propose votre maison funéraire. L’équipe les ajoute aux dossiers, et les familles voient ceux marqués Visible par les familles. Le prix interne ne sert que dans vos dossiers. Les familles ne voient jamais les prix.

Ce que l’agent utilise dans ces paramètres

• Les informations de l’entreprise fournissent des faits que l’agent intègre dans ses brouillons et documents : votre adresse, votre numéro de téléphone et vos horaires.
• Les heures d’ouverture déterminent ce qui est considéré comme en dehors des heures pour les appels et messages.
• Les étapes de workflow sont ce que l’agent met à jour au fur et à mesure de l’avancement d’un dossier, et ce à quoi se réfère le briefing de chaque dossier.

Ensuite

Invitez vos collègues : Équipe et accès.