Lier un dossier

Une fois votre entreprise connectée, chaque dossier dispose d’une section eLys. Avant qu’un dossier eLys ne soit lié, elle propose une recherche ; ensuite, elle affiche le dossier eLys lui-même.

Retrouver un dossier

eLys accepte trois façons de rechercher, et la section propose exactement ces trois options :

• Numéro de registre national, une correspondance exacte et la manière la plus fiable de retrouver le bon dossier. Si le dossier Lethra possède déjà un numéro national, il est utilisé automatiquement et cet onglet s’ouvre en premier.
• Numéro de dossier, si vous le connaissez déjà.
• Nom de famille, code NIS de la commune et date de décès, ensemble. Le nom et la date sont repris du dossier Lethra, et le prénom est facultatif. eLys compare ces éléments de manière exacte, de sorte qu’une légère différence d’orthographe ou une date erronée peut signifier qu’aucun résultat n’apparaît, même si le dossier existe.

Les résultats affichent le numéro de dossier, son statut, s’il a déjà été réclamé et s’il comporte des actions en attente.

Comparer avant de lier

Ouvrir un résultat affiche le nom du défunt, la date de décès, le propriétaire actuel du dossier eLys et son numéro de registre national, à côté de ce que le dossier Lethra contient déjà. C’est le moment de repérer un écart, une orthographe différente du nom ou une date de décès qui ne correspond pas au dossier Lethra, avant que les deux ne soient liés.

Lier et délier

Lier enregistre quel dossier eLys correspond à ce dossier : cliquez sur Lier à ce dossier. Une fois lié, le numéro de registre national utilisé pour le retrouver est enregistré sur le dossier pour la prochaine fois, et l’importation des documents démarre.

L’agent peut aussi rechercher et lier un dossier eLys de lui-même, mais seulement lorsqu’il correspond clairement au dossier. S’il y a plusieurs candidats, ou si le nom ou la date de décès diffèrent, il interroge votre équipe et ne lie rien.

Délier supprime cette association. Vous trouvez Délier sous Autres actions (les trois points), à côté de Rechercher un autre dossier. Cela ne touche à rien dans eLys même : le dossier eLys reste inchangé, seul le dossier Lethra cesse d’y pointer. Utilisez cette option si un dossier eLys a été lié au mauvais dossier.

Importation des documents

Une fois un dossier eLys lié, Lethra importe automatiquement dans le dossier Lethra les documents déjà détenus par eLys, afin qu’ils rejoignent tout ce que vous avez déjà rassemblé pour la famille. Chaque document n’est importé qu’une fois : un document déjà enregistré sur le dossier n’est pas réimporté, et la section indique combien de documents du dossier eLys sont déjà enregistrés et combien manquent encore.

Vous pouvez aussi déclencher vous-même l’importation de ce qui manque encore à tout moment avec Enregistrer les manquants, et télécharger un document directement depuis le dossier eLys sans d’abord l’enregistrer sur le dossier. Un document archivé par Athumi est marqué Archivé et ne peut plus être téléchargé ni importé.

Comment fonctionnent les revérifications

La section eLys n’interroge pas en continu en arrière-plan. Elle revérifie un dossier lié lorsqu’une raison s’y prête : vous rouvrez ou actualisez la section, ou l’agent revient sur le dossier lors d’un de ses propres moments planifiés, de la même manière qu’il revient sur toute autre chose qu’il attend. Entre ces moments, ce que vous voyez correspond au dernier état récupéré ; utilisez l’action d’actualisation si vous avez besoin de la situation actuelle immédiatement.

Ensuite

Réclamer le dossier : L’inlichtingenfiche et les données socio-économiques.