Lier un dossier

Une fois votre entreprise connectée, chaque cas en Flandre dispose d’une section eLys. Avant qu’un dossier ne soit lié, elle propose une recherche ; ensuite, elle affiche le dossier lui-même.

Retrouver un dossier

eLys accepte trois façons de rechercher, et la section propose exactement ces trois options :

• Numéro de registre national, une correspondance exacte et la manière la plus fiable de retrouver le bon dossier. Si le cas possède déjà un numéro national, il est utilisé automatiquement et cet onglet s’ouvre en premier.
• Numéro de dossier, si vous le connaissez déjà.
• Nom de famille, code NIS de la commune et date de décès, ensemble. eLys compare ces éléments de manière exacte, de sorte qu’une légère différence d’orthographe ou une date erronée peut signifier qu’aucun résultat n’apparaît, même si le dossier existe.

Les résultats affichent le numéro de dossier, son statut, s’il a déjà été réclamé et s’il comporte des actions en attente.

Comparer avant de lier

Ouvrir un résultat affiche le nom du défunt, la date de décès, le propriétaire actuel du dossier et son numéro de registre national, à côté de ce que le dossier du cas contient déjà. C’est le moment de repérer un écart, une orthographe différente du nom ou une date de décès qui ne correspond pas au cas, avant que les deux ne soient liés.

Lier et délier

Lier enregistre quel dossier eLys correspond à ce cas. Une fois lié, le numéro de registre national utilisé pour le retrouver est enregistré sur le cas pour la prochaine fois, et l’importation des documents du cas démarre.

Délier supprime cette association. Cela ne touche à rien dans eLys même : le dossier reste inchangé, seul le cas cesse d’y pointer. Utilisez cette option si un dossier a été lié au mauvais cas.

Importation des documents

Une fois un dossier lié, Lethra importe automatiquement dans le dossier du cas les documents déjà détenus par eLys pour ce dossier, afin qu’ils rejoignent tout ce que vous avez déjà rassemblé pour la famille. Chaque document n’est importé qu’une fois : un document déjà enregistré sur le cas n’est pas réimporté, et la section indique combien de documents du dossier sont déjà enregistrés et combien manquent encore.

Vous pouvez aussi déclencher vous-même l’importation de ce qui manque encore à tout moment, et télécharger un document directement depuis le dossier sans d’abord l’enregistrer sur le cas.

Comment fonctionnent les revérifications

La section eLys n’interroge pas en continu en arrière-plan. Elle revérifie un dossier lié lorsqu’une raison s’y prête : vous rouvrez ou actualisez la section, ou l’agent revient sur le cas lors d’un de ses propres moments planifiés, de la même manière qu’il revient sur toute autre chose qu’il attend. Entre ces moments, ce que vous voyez correspond au dernier état récupéré ; utilisez l’action d’actualisation si vous avez besoin de la situation actuelle immédiatement.

Suite

Réclamer le dossier : L’inlichtingenfiche et les données socio-économiques.