L'inlichtingenfiche et les données socio-économiques

Lier un dossier eLys le connecte au dossier Lethra. C’est la soumission de l’inlichtingenfiche qui réclame véritablement le dossier dans eLys : la déclaration officielle de la manière dont le défunt sera inhumé ou incinéré.

Rédiger le brouillon

Le panneau de l’inlichtingenfiche s’ouvre sous forme de formulaire sur un dossier lié. Il reste replié par défaut, car réclamer un dossier est une étape délibérée, pas un geste à poser en passant.

Vous pouvez enregistrer le brouillon à tout moment sans le soumettre. Enregistrer est sans conséquence et réversible : cela conserve simplement votre progression sur le dossier, sans toucher à eLys.

• Type de funérailles : inhumation ou crémation, ce qui détermine le reste du formulaire.
• Verwerkingstermijn (le délai de traitement) : standard, ou accéléré avec une note expliquant pourquoi.
• Détails d’inhumation : la commune, si le cimetière est géré par la commune, un crématorium ou est privé, ainsi que son nom ou un lieu étranger.
• Détails de crémation : le crématorium et le devenir des cendres, notamment leur destination et, le cas échéant, à qui elles sont confiées.

Le panneau liste ce qu’il manque encore avant que le dossier ne puisse être soumis, afin que vous le sachiez toujours au lieu de le découvrir au moment de soumettre.

Ce que l’agent peut préremplir

Une fois un dossier lié, Lethra remplit le type de funérailles, inhumation ou crémation, à partir du type de service du dossier, s’il est fixé. Il le fait une seule fois par dossier et n’écrase jamais un type déjà présent dans le brouillon.

L’agent peut aussi remplir d’autres champs à partir de ce qu’il apprend sur le dossier : ses services, les notes de réunion ou les échanges avec la famille. Il ne devine pas ce que la famille ou votre entreprise n’a pas encore décidé. Lorsque des champs manquent encore, il demande précisément ceux-là à votre équipe, et lorsque le brouillon est complet, il vous signale qu’il est prêt à être soumis.

Soumettre, mettre à jour, libérer et clôturer

Attention

Soumettre l’inlichtingenfiche est ce qui réclame le dossier dans eLys. Cette étape, et toute modification ultérieure, est toujours effectuée par une personne de votre entreprise, jamais par l’agent de sa propre initiative.

• Envoyer et attribuer le dossier : soumettre le brouillon pour la première fois réclame le dossier. La soumission n’est possible qu’une fois les champs obligatoires remplis.
• Envoyer une correction : une fois réclamé, enregistrer d’autres modifications puis les envoyer met à jour la même inlichtingenfiche dans eLys.
• Libérer le dossier : abandonne la revendication, afin qu’une autre entreprise de pompes funèbres puisse le réclamer. Par exemple s’il a été réclamé par la mauvaise entreprise ou pour le mauvais dossier.
• Marquer comme traité : clôture le dossier dans eLys une fois tout terminé.

Ces trois dernières actions n’apparaissent qu’une fois l’inlichtingenfiche soumise. Libérer et marquer comme traité demandent d’abord une confirmation.

Le panneau affiche le statut actuel de l’inlichtingenfiche : brouillon, envoyée, libérée ou traitée, afin que quiconque ouvre le dossier voie immédiatement où elle en est.

Données socio-économiques

Outre l’inlichtingenfiche, eLys demande des données socio-économiques sur le défunt pour Statbel, et facultativement sur la mère et le père ou la co-mère. Elles se trouvent dans une section distincte du dossier lié : niveau d’instruction, situation professionnelle, état social, situation de logement et situation familiale, consignés pour chaque personne lorsque eLys le demande.

Comme pour l’inlichtingenfiche, ces données ne sont enregistrées dans eLys que lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans eLys ; rien n’est envoyé pendant la saisie. L’agent peut lire ce qu’eLys contient déjà et recueillir les réponses manquantes auprès de la famille ou dans les notes de réunion, mais seule une personne de votre entreprise les enregistre. La section indique la part déjà remplie des informations du défunt, ainsi que la date du dernier enregistrement.

Ensuite

Retour au fonctionnement de la connexion : Connecter eLys.