Créer votre premier dossier

Un dossier est une fiche pour un défunt, et tout le reste s’y rattache : la famille, les services, les documents, les e-mails. Bien remplir les premiers champs prend deux minutes et fait gagner beaucoup ensuite, parce que presque tout ce que Lethra fait automatiquement part de cette fiche.

Ouvrez Dossiers et cliquez sur Nouveau dossier.

Les champs

Deux champs seulement sont obligatoires. Tout le reste peut être complété au fur et à mesure, et vous ne connaîtrez pas la plupart de ces informations lors du premier appel.

Informations du défunt

Champ	Obligatoire	Remarques
Prénom	Oui
Nom	Oui
Date de naissance	Non
Date de décès	Non	Elle détermine les délais : ajoutez-la dès que vous la connaissez.
Lieu de décès	Non	L’hôpital, le domicile ou la maison de repos.
Numéro de registre national	Non	Le numéro d’identification national. Nécessaire pour la plupart des documents officiels.

Statut du dossier

Où en est le dossier. Il démarre sur Premier appel, ce qui convient presque toujours pour une nouvelle fiche. La liste complète des statuts et leur signification se trouve dans Ce qu’est Lethra.

Contact principal (Proche parent)

La personne avec qui vous traiterez réellement. Nom, lien avec le défunt (époux, fils, fille), téléphone et e-mail.

L’adresse e-mail compte plus que le reste. C’est celle qui reçoit l’invitation au portail familial, et celle à laquelle l’agent écrit. Un dossier sans e-mail de contact est un dossier où Lethra ne peut pas vous aider sur la correspondance.

Vous n’êtes pas limité à une personne. Une fois la fiche créée, vous pouvez ajouter d’autres contacts et désigner celui qui est principal, ce qui est utile quand deux enfants veulent tous les deux être tenus au courant.

Ce dont l’agent a besoin

L’agent travaille à partir de ce qui figure sur la fiche. Il ne devine pas et n’invente pas. En pratique, il devient utile dès qu’il dispose de :

• Le nom et l’e-mail du contact. Sans cela, il ne peut écrire à personne.
• La date de décès. La plupart des délais en découlent.
• Le type de service, une fois décidé, pour savoir autour de quoi il organise.

Vous n’avez pas à tout remplir avant de commencer. L’agent en fait simplement davantage à mesure que la fiche se complète.

Les sept onglets

Une fois le dossier ouvert, le travail se répartit en onglets.

Onglet	Ce qu’on y trouve
Aperçu	La fiche : les données du défunt, les contacts, le statut.
Services & Tâches	Ce qui est organisé et tout ce qu’il reste à faire.
Documents	Les fichiers rassemblés et générés pour ce dossier.
Carnet de la famille	Ce que la famille a partagé dans le portail familial, les documents que vous lui avez demandés, et qui a accès au portail.
Notes	Les notes internes, y compris celles des réunions.
Agent	Ce que l’agent a remarqué, et ce qu’il propose ensuite.
Assistant	Poser des questions sur ce dossier précis. Apparaît dès que l’agent dispose d’une boîte mail propre à ce dossier.

L’essentiel de votre journée se passe dans Aperçu et Services & Tâches.

La rangée de statuts en haut indique où en est le dossier. Cliquez sur l’un d’eux pour y placer directement le dossier : c’est plus rapide que d’ouvrir le formulaire.

Les services

Un service est quelque chose qui a lieu à une heure et à un endroit : Inhumation, Crémation, Crémation directe, Service commémoratif, Service au cimetière, Visite, Célébration de la vie ou Autre. Un dossier en comporte souvent plusieurs, par exemple une visite le jeudi et une crémation le vendredi.

Les services avec une date et un lieu sont ceux que la famille voit dans son portail : bien les renseigner, c’est ce qui évite les appels « c’était à quelle heure déjà ? ».

Les tâches se trouvent dans le même onglet, sous les services : les tâches ouvertes d’abord, les tâches terminées repliées en dessous.

Modifier ensuite

Presque tous les champs de l’onglet Aperçu se modifient sur place : cliquez, changez, c’est enregistré. Pas d’écran d’édition séparé, pas de bouton enregistrer à chercher.

Attention

La suppression d’un dossier est définitive. Elle efface la fiche et tout ce qui s’y rattache, y compris les services, les documents et les notes liées, et elle est irréversible. Si un dossier a été ouvert par erreur, le supprimer est le bon geste. Si une famille est simplement partie ailleurs, passer le statut à Clôturé conserve l’historique.

Ensuite

Laissez maintenant l’agent reprendre l’administratif : Travailler avec l’agent.