Partager avec la famille
Le portail famille donne à une famille sa propre vue du dossier : ce qui est organisé, quand cela a lieu, et les documents qui la concernent. Il existe pour éviter que les trois mêmes questions arrivent par téléphone un mardi après-midi.
C’est une porte distincte de l’espace professionnel, et elle est volontairement étroite. Une famille voit son dossier, et rien d’autre.
Inviter une famille
Section intitulée « Inviter une famille »Depuis le dossier, utilisez Invite Family. Vous pouvez envoyer l’invitation par e-mail, ou copier le lien et l’envoyer vous-même si vous préférez qu’il arrive dans un message que vous avez déjà écrit.
L’invitation part vers l’e-mail de contact du dossier, ce qui explique l’importance de ce champ au moment de créer le dossier.
Le proche crée ensuite son propre compte avec son propre mot de passe.
Vous pouvez inviter plusieurs personnes. Les proches peuvent avoir des rôles différents, par exemple exécuteur testamentaire ou personne de confiance, ce qui est utile quand celui qui gère les papiers n’est pas celui à qui vous parlez le plus.
Ce que la famille voit
Section intitulée « Ce que la famille voit »Une fois connecté, un proche arrive sur Accueil, avec son dossier. S’il a été invité sur plusieurs, il choisit.
Dans un dossier, il y a trois onglets.
| Onglet | Ce qu’on y trouve |
|---|---|
| Détails | Les données du défunt et le contact principal. |
| Documents | Les fichiers que vous avez partagés, et ceux qu’elle dépose. |
| Agenda | Les cérémonies, avec dates et lieux. |
Il y a aussi Où en sont les choses, un résumé simple de l’étape en cours, pour qu’une famille voie l’avancement sans avoir à interpréter quoi que ce soit.
Ce que la famille ne voit pas
Section intitulée « Ce que la famille ne voit pas »Cela mérite d’être précis, parce que c’est la première question de tout directeur d’entreprise funéraire.
Elle ne voit jamais :
- Vos autres dossiers, ni aucune autre famille
- Votre boîte de réception, ni aucune conversation que vous ne lui avez pas envoyée
- Vos notes internes
- Rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels
Une famille voit les Détails, les Documents et l’Agenda de son propre dossier. C’est tout.
Ce que la famille peut faire
Section intitulée « Ce que la famille peut faire »Consulter l’agenda. Les cérémonies avec dates et lieux, quelque part où elle peut vérifier à minuit sans vous appeler.
Lire les documents que vous avez partagés.
Déposer des fichiers. Des photos pour un diaporama, un document scanné que vous avez demandé, un éloge funèbre. C’est la partie qui fait gagner le plus de temps, parce qu’elle remplace la boucle « pouvez-vous me le renvoyer, ce n’est pas passé ».
Anticiper. Le portail porte aussi la planification : une personne peut y consigner ses propres volontés dans une conversation guidée, et un proche peut être associé pour l’aider. C’est distinct d’un dossier en cours.
En tirer le meilleur
Section intitulée « En tirer le meilleur »- Invitez tôt. Le portail est le plus utile dans les premiers jours, quand la famille a le plus de questions et vous le moins de temps.
- Ajoutez les cérémonies dès qu’elles sont fixées. L’onglet Agenda ne rassure que s’il est à jour, et un agenda vide provoque un appel.
- Dites à quoi il sert. Une phrase au moment d’envoyer l’invitation, expliquant qu’ils peuvent y voir les arrangements et déposer des photos, fait bien plus utiliser le portail qu’une invitation sans explication.
Par où continuer
Section intitulée « Par où continuer »C’est la fin de la prise en main. Les autres modules, l’agenda en détail, les documents et les modèles, la croissance et l’intégration eLys pour la Flandre, sont en cours de rédaction.
En attendant, posez votre question à l’Assistant dans Lethra, ou répondez à l’un de nos e-mails.