Partager avec la famille

Le portail familial donne à une famille sa propre vue du dossier : ce qui est organisé, quand cela a lieu, et les documents qui la concernent. Il existe pour éviter que les trois mêmes questions arrivent par téléphone un mardi après-midi.

C’est une porte distincte de l’espace professionnel, et elle est volontairement étroite. Une famille voit son dossier, et rien d’autre.

Inviter une famille

Depuis le dossier, utilisez Inviter la famille. Le bouton n’apparaît que si le portail est activé pour votre entreprise, dans les réglages du portail familial.

Si le contact principal du dossier a une adresse e-mail, Lethra lui envoie l’invitation tout de suite. S’il n’y a pas encore d’e-mail, Lethra copie un lien d’invitation, que vous envoyez vous-même dans un message déjà écrit. C’est ce qui explique l’importance de l’e-mail de contact au moment de créer le dossier.

Le proche crée ensuite son propre compte avec son propre mot de passe, ou se connecte avec un lien reçu par e-mail.

Attention

Le portail est une connexion différente de la vôtre. Si un proche dit que le site ne le laisse pas entrer, la cause habituelle est qu’il essaie l’espace professionnel. Renvoyez-lui l’adresse du portail.

Vous pouvez inviter plusieurs personnes. Dans le portail, chacune est soit la Personne qui décide, soit un Membre de la famille. Tout le monde peut partager des pensées et des documents. La personne qui décide confirme les choix. Vous la désignez dans l’onglet Carnet de la famille du dossier, avec Désigner comme personne qui décide, ce qui est utile quand celle qui décide n’est pas celle à qui vous parlez le plus.

Ce que la famille voit

Une fois connecté, un proche arrive sur Vos proches, où son dossier figure sous Dispositions en cours. À côté se trouve Votre planification, un espace privé pour ses propres volontés.

Dans un dossier, il y a cinq onglets.

Onglet	Ce qu’on y trouve
Aperçu	Où en sont les choses : le prochain service, jusqu’à trois éléments qui attendent sa réponse, ce qui est nouveau depuis sa dernière venue, le programme, les personnes du portail, et un champ pour vous écrire.
Les adieux	Une note des adieux partagée, classée par sujet (musique, lectures, fleurs…), avec l’avancement de chaque partie. Les épreuves du faire-part et des imprimés à relire, les condoléances, et les services que vous proposez.
Informations	Les données du défunt, que la famille peut aider à compléter : famille, volontés connues et aspects pratiques.
Documents	Ce dont vous avez besoin, ce que vous avez préparé pour elle, et tout ce qu’elle dépose en plus.
Conversations	Les entretiens et discussions familiales enregistrés, et ce qui en a été retenu.

Ce que la famille ne voit pas

Cela mérite d’être précis, parce que c’est la première question de tout directeur d’entreprise funéraire.

Elle ne voit jamais :

• Vos autres dossiers, ni aucune autre famille
• Votre boîte de réception, ni aucune conversation que vous ne lui avez pas envoyée
• Vos notes internes
• Les prix
• Rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels

Une famille voit son propre dossier, et rien d’autre.

Ce que la famille peut faire

Consulter le programme. Les services avec dates et lieux, quelque part où elle peut vérifier à minuit sans vous appeler. Ajouter à l’agenda place un service dans son propre agenda.

Partager ses pensées. Une chanson qu’elle aimait, qui prendra la parole, les fleurs. Lethra classe chaque pensée sous le bon sujet. Vous répondez et indiquez où en est chaque partie dans l’onglet Carnet de la famille du dossier.

Relire les épreuves. Quand vous partagez le faire-part ou d’autres imprimés, elle peut les approuver ou demander une correction.

Lire et déposer des documents. Elle voit ce que vous avez partagé et ce que vous lui avez demandé. Vous faites la demande depuis l’onglet Carnet de la famille, par exemple avec Ajouter la liste de documents standard, puis vous approuvez ce qui arrive ou demandez une nouvelle copie. Cela remplace la boucle « pouvez-vous me le renvoyer, ce n’est pas passé ».

Enregistrer une conversation. Une discussion familiale ou un entretien peut être enregistré, ou envoyé sous forme de mémo vocal. Lethra en relève les souhaits, les décisions et les questions ouvertes, et la famille les relit avant que quoi que ce soit soit ajouté.

Vous écrire. Ce qu’elle envoie arrive dans votre boîte de réception comme message de la famille.

Se renseigner sur vos services. Elle peut marquer son intérêt pour un service que vous proposez. Vous voyez la demande dans le dossier.

Anticiper. Votre planification permet à une personne de consigner ses propres volontés dans une conversation guidée, et d’inviter des personnes de confiance à l’aider. C’est distinct d’un dossier en cours, et du chat de votre site : quelqu’un qui choisit d’y prévoir à l’avance est orienté vers Votre planification (voir First Call).

Votre planification

Votre planification est une conversation calme et privée avec le guide de planification de votre entreprise. Elle passe vos Questions de planification une à une, au rythme de la personne, et enregistre chaque réponse avec ses propres mots. Ce qui est déjà enregistré s’affiche à côté de la conversation, pour qu’elle puisse le relire et le corriger.

Les souhaits enregistrés sont ses souhaits, pas des réservations : rien n’est commandé ni confirmé du fait d’être enregistré. Si quelque chose d’urgent arrive pendant qu’elle planifie, Besoin d’aide maintenant ? en haut lui donne votre numéro et un moyen direct de vous prévenir, par le parcours urgent de First Call.

En tirer le meilleur

• Invitez tôt. Le portail est le plus utile dans les premiers jours, quand la famille a le plus de questions et vous le moins de temps.
• Ajoutez les services dès qu’ils sont fixés. Le programme ne rassure que s’il est à jour, et un programme vide provoque un appel.
• Dites à quoi il sert. Une phrase au moment d’envoyer l’invitation, expliquant qu’ils peuvent y voir les arrangements et déposer des photos, fait bien plus utiliser le portail qu’une invitation sans explication.

Par où continuer

C’est la fin de la prise en main. Le reste de ce centre d’aide détaille la configuration, le travail quotidien, la communication, les documents, la croissance et l’intégration eLys pour la Flandre.

Si vous bloquez, posez votre question à l’Assistant dans Lethra, ou répondez à l’un de nos e-mails.