Documenten

Elk bestand dat bij een dossier hoort, staat op een van twee plaatsen: de bedrijfsbrede Documenten-pagina in het hoofdmenu, of het tabblad Documenten van het dossier zelf. Beide tonen dezelfde onderliggende bestanden; het tabblad van het dossier filtert enkel op die ene familie.

De Documenten-pagina

De hoofdpagina Documenten toont alle documenten die uw onderneming heeft opgesteld, verdeeld over twee tabbladen:

• Alle toont elk document, ongeacht of het aan een dossier gekoppeld is.
• Sjablonen toont uw herbruikbare sjablonen, behandeld in Documentsjablonen.

Van hieruit kunt u een leeg document starten, een bestaand .docx-bestand importeren, of iets openen dat u al heeft. Gebruik de zoekbalk om een document op titel terug te vinden.

Opmerking

Het importeren van een .docx-bestand werkt zowel als eenmalig document als als nieuw sjabloon, tot 15 MB. U kiest dit op het moment van importeren.

Het tabblad Documenten van het dossier

Open een dossier en ga naar het tabblad Documenten om alles voor die familie op één plek te vinden. Het is verdeeld in twee secties.

• Concepten zijn documenten aangemaakt in de editor van Lethra, leeg of vanuit een sjabloon, en gekoppeld aan dit dossier. Erop klikken opent ze in de documenteditor.
• Uploads zijn bestanden die u aan het dossier heeft toegevoegd: gescande attesten, ondertekende formulieren, foto’s, alles wat niet in Lethra is ontstaan.

Uploads worden gegroepeerd per documenttype (overlijdensakte, begrafenisvergunning, dienstcontract, enzovoort), volgens de types die voor uw onderneming zijn ingesteld.

Een bestand uploaden

Kies in de sectie Uploads het documenttype uit de vervolgkeuzelijst, en sleep vervolgens een bestand naar de dropzone of klik om er een te kiezen van uw computer. De upload toont zijn voortgang en verschijnt in de bijbehorende groep zodra hij klaar is.

Bekijken zonder de app te verlaten

Klik op een geüpload bestand om het te openen in een voorbeeldvenster. PDF’s worden rechtstreeks in het venster weergegeven, zodat u een bestand niet hoeft te downloaden om de inhoud te controleren. Kan een bestand niet worden bekeken, dan meldt Lethra dat in plaats van een leeg scherm te tonen.

Gebruik de downloadknop naast een bestand als u er een kopie van nodig heeft op uw eigen computer.

Een document delen met de familie

Elk geüpload bestand heeft een deelschakelaar. Deze aanzetten maakt dat bestand zichtbaar voor de familie in het familieportaal; uitzetten verwijdert het opnieuw. Het icoon toont de status in één oogopslag: een deel-icoon betekent dat de familie het nog niet ziet, een vinkje betekent dat ze het wel ziet.

Opgepast

Delen gebeurt per bestand en is altijd uw keuze. Een document is nooit zichtbaar voor een familie omdat de agent het heeft voorbereid, enkel omdat u het delen voor dat bestand heeft aangezet.

De opgeslagen-indicator

Concepten aangemaakt in de documenteditor worden automatisch opgeslagen terwijl u werkt. De kop van de editor toont wanneer het document voor het laatst is opgeslagen, zodat u weet of wat op het scherm staat ook effectief bewaard is, zonder naar een opslaan-knop te zoeken.

Verwijderen

Zowel concepten als uploads kunnen worden verwijderd via hun prullenbak-icoon. Lethra vraagt om bevestiging, want het verwijderen van een concept verwijdert het document zelf, en het verwijderen van een upload verwijdert het bestand uit de opslag. Geen van beide kan ongedaan worden gemaakt.

Daarna

Herbruikbare documenten opbouwen: Documentsjablonen.