Planning

Elke datum die aan een dossier hangt, een plechtigheid op donderdag, een crematie op vrijdag, komt uit dezelfde plek: de diensten en agenda-items op dat dossier. Deze pagina legt uit hoe u ze toevoegt en wat er daarna mee gebeurt.

Diensten

Een dienst is iets dat op een tijdstip en een plaats plaatsvindt: Begrafenis, Crematie, Directe crematie, Herdenkingsdienst, Dienst aan het graf, Plechtigheid, Viering van het leven, of Andere. Een dossier heeft er vaak meerdere, en elke wordt toegevoegd vanuit het tabblad Diensten en taken met een eigen datum, tijd en duur.

Voeg de locatie, de officiant, het kerkhof en het perceel, de kist of urn, en eventuele bijzondere verzoeken toe naarmate u ze te weten komt. Alles blijft ingeklapt achter een knop Details tonen, zodat de kaart leesbaar blijft ook als er veel op staat, en alles blijft later aanpasbaar door hetzelfde formulier opnieuw te openen.

Opgepast

Alleen diensten met een datum en plaats worden aan de familie getoond. Als een plechtigheid geen tijdstip heeft op het dossier, heeft ze dat ook niet in het portaal.

Interne kalenderafspraken

Naast diensten kan een dossier ook kalenderafspraken bevatten voor uw eigen team: interne vergaderingen, telefoongesprekken, of iets anders dat een tijdstip verdient maar geen deel uitmaakt van de uitvaart zelf. Elke afspraak heeft een titel, een type (vergadering, gesprek of andere), een datum, tijd, duur, locatie en een vrije beschrijving.

Deze afspraken zijn intern. Ze helpen uw team bij te houden wanneer er iets gebeurt op een dossier, niet om de familie iets te vertellen, en verschijnen nooit in het familieportaal.

Aanmaken en wijzigen

Gebruik vanuit het tabblad Diensten en taken Dienst toevoegen voor alles wat de familie moet zien, en het afsprakenformulier voor alles wat puur intern is. Beide openen op dezelfde manier: vul de velden in, sla op, en het item verschijnt als kaart. Klik op het potloodicoon van een kaart om te wijzigen, of op het prullenbakicoon om te verwijderen.

Een afspraak koppelen aan notities

Een kalenderafspraak of een vastgelegd gesprek kan rechtstreeks vanaf de kaart gekoppeld worden aan vergadernotities. Staat u op het punt een familie te ontmoeten, of hebt u net opgehangen, gebruik dan Transcriberen en noteren om een opname te starten die al aan die afspraak gekoppeld is, of Bestaande notitie koppelen om er een te koppelen die u al schreef. Zie Vergadernotities voor hoe de opname zelf werkt.

Wat de familie ziet

In het familieportaal toont het tabblad Planning elke dienst met een datum, op volgorde, met tijd, locatie en adres. Families kunnen elk item met één tik aan hun eigen agenda toevoegen: dit downloadt een standaard agendabestand, zonder dat er een account bij een specifieke agendaprovider nodig is.

Het portaal toont ook een “wat komt eraan”-regel op het hoofdtabblad met details van het dossier, de eerstvolgende dienst, zodat een familie die even komt kijken niet door de hele planning hoeft te zoeken naar waarvoor ze eigenlijk kwam.

Volgende

Wat een familie u vertelt vastleggen en ordenen: Vergadernotities.