Planning

Elke datum die aan een dossier hangt, een rouwbezoek op donderdag, een crematie op vrijdag, komt uit dezelfde plek: de diensten en agenda-items op dat dossier. Deze pagina legt uit hoe u ze toevoegt en wat er daarna mee gebeurt.

Diensten

Een dienst is iets dat op een tijdstip en een plaats plaatsvindt: Begrafenis, Crematie, Directe crematie, Herdenkingsdienst, Grafzijde dienst, Rouwbezoek, Viering van het leven, of Overig. Uw onderneming kan deze lijst aanpassen onder Uw bedrijf, bij Workflow & Types. Een dossier heeft er vaak meerdere, en elke wordt toegevoegd vanuit het tabblad Diensten & Taken met een eigen datum, tijd en duur.

Om te zien wat er in alle dossiers aankomt, zet u de pagina Dossiers op Tijdlijn. Die toont de volgende dienst van elk dossier, per dag.

Voeg de locatie, de officiant, het kerkhof en het perceel, de kist of urn, en eventuele bijzondere verzoeken toe naarmate u ze te weten komt. Alles blijft ingeklapt achter een knop Details tonen, zodat de kaart leesbaar blijft ook als er veel op staat, en alles blijft later aanpasbaar door hetzelfde formulier opnieuw te openen.

Elke dienstkaart heeft ook een schakelaar Gastenregistratie. Zet die aan om de registratie voor die dienst te openen. De kaart toont hoeveel reacties er al binnen zijn.

Opgepast

De familie ziet elke dienst op het dossier, met de datum, het tijdstip en de plaats die u hebt ingevuld. Als een rouwbezoek geen tijdstip heeft op het dossier, heeft het dat ook niet in het portaal.

Geregelde diensten

Bovenaan het tabblad Diensten & Taken toont Geregelde diensten wat er voor het dossier geregeld is uit de dienstencatalogus van uw onderneming, met aantal, prijs en een totaal. Gebruik de knop Dienst toevoegen daar om een item uit de catalogus te kiezen, of voeg een vrije regel toe met uw eigen omschrijving en prijs.

Vraagt een familie vanuit haar portaal naar een dienst, dan verschijnt die vraag hier ook. Kies Aan dossier toevoegen om de dienst te regelen, of Negeren. Families zien in hun portaal wat er geregeld is, maar nooit de prijzen.

Interne afspraken

Naast diensten kan een dossier ook afspraken bevatten voor uw eigen team: interne vergaderingen, telefoongesprekken, of iets anders dat een tijdstip verdient maar geen deel uitmaakt van de uitvaart zelf. Elke afspraak heeft een titel, een type (vergadering, gesprek of andere), een datum, tijd, duur, locatie en een vrije beschrijving. Gesprekken die op het dossier vastgelegd zijn, staan in dezelfde lijst Vergaderingen & gesprekken.

Deze afspraken zijn intern. Ze helpen uw team bij te houden wanneer er iets gebeurt op een dossier, niet om de familie iets te vertellen, en verschijnen nooit in het familieportaal.

Aanmaken en wijzigen

Gebruik vanuit het tabblad Diensten & Taken Dienst toevoegen onder Diensten voor alles wat de familie moet zien, en Vergadering toevoegen onder Vergaderingen & gesprekken voor alles wat puur intern is. Beide openen op dezelfde manier: vul de velden in, sla op, en het item verschijnt als kaart. Klik op het potloodicoon van een kaart om te wijzigen, of op het prullenbakicoon om te verwijderen.

Een afspraak koppelen aan notities

Een afspraak of een vastgelegd gesprek kan rechtstreeks vanaf de kaart gekoppeld worden aan vergadernotities. Staat u op het punt een familie te ontmoeten, of hebt u net opgehangen, gebruik dan Transcriberen & notitie om een opname te starten die al aan die afspraak gekoppeld is, of Bestaande notitie koppelen om er een te koppelen die u al schreef. Is er een notitie gekoppeld, dan opent Notities bekijken ze. Zie Vergadernotities voor hoe de opname zelf werkt.

Wat de familie ziet

In het familieportaal heeft het tabblad Overzicht een sectie Planning met de diensten op het dossier, met hun datum, tijd en locatie. Families kunnen elke dienst met een datum aan hun eigen agenda toevoegen met Aan agenda toevoegen: dit downloadt een standaard agendabestand, zonder dat er een account bij een specifieke agendaprovider nodig is.

Daarboven, onder “Waar alles staat”, toont het portaal de eerstvolgende dienst, zodat een familie die even komt kijken niet door de hele planning hoeft te zoeken naar waarvoor ze eigenlijk kwam. Zolang er nog geen datum is, meldt het dat de uitvaartonderneming de datum binnenkort deelt.

Daarna

Wat een familie u vertelt vastleggen en ordenen: Vergadernotities.