Wat Lethra is

Lethra brengt een volledig uitvaartdossier samen in één werkomgeving: de familie, het papierwerk, de agenda en de tientallen kleine opvolgingen daartussen. In plaats van verspreid te zitten over een notitieboek, een gedeelde mailbox en drie mappen op een computer, leeft alles in één fiche die iedereen in uw onderneming kan zien.

Deze pagina is de kaart. Ze legt het verloop van een dossier uit, benoemt elk onderdeel van het platform en verwijst naar de bijhorende gids.

Het verloop van een dossier

Bijna elk dossier volgt hetzelfde pad, wat de familie ook kiest.

1. Er komt een telefoontje. Vaak buiten de uren. Lethra kan opnemen, het essentiële noteren en een fiche openen zodat er niets verloren gaat voor u het overneemt.
2. U opent een dossier. Eén fiche voor de overledene, met de contactpersonen, de belangrijke data en de dienst die u regelt.
3. Het administratieve werk begint. Documenten verzamelen, aangiften indienen, leveranciers bevestigen. Lethra maakt daar een lijst van echte taken van in plaats van een geheugenoefening.
4. De familie schrijft u. Meestal per e-mail. Elk bericht blijft bij het dossier, zodat wie het overneemt het volledige gesprek ziet.
5. De dienst wordt gepland. Rouwbezoek, plechtigheid, begrafenis of crematie, met de personen en plaatsen eraan gekoppeld.
6. Het dossier sluit. Alles blijft doorzoekbaar, zodat een vraag twee jaar later een minuut kost in plaats van een namiddag.

De negen statussen

Elk dossier draagt een status, waardoor u en uw collega’s in één oogopslag zien waar het staat. Dit zijn de statussen die een dossier doorloopt.

Status	Wat het betekent
Eerste oproep	Het overlijden is bij u gemeld. Vaak enkel een naam en een nummer.
Afspraak bespreking	U zit samen met de familie (het regelingsgesprek) om het verloop te bepalen.
Afspraken bevestigd	De familie heeft beslist. De vorm van de uitvaart ligt vast.
In verzorging	De overledene is in uw zorg.
Documenten in afwachting	U wacht op papieren voor er iets anders verder kan.
Dienst gepland	Datum, uur en plaats liggen vast.
Dienst voltooid	De uitvaart heeft plaatsgevonden.
Nazorg	De dienst is voorbij, het dossier niet. As, opvolging.
Afgesloten	Alles is klaar. De fiche blijft doorzoekbaar.

U bepaalt de status zelf, en u kunt even makkelijk terug als vooruit. Niets ligt vast. De lijst met statussen van uw onderneming hoort bij haar instellingen: als uw eigen werkwijze andere namen gebruikt, kunnen de statussen die volgen.

De onderdelen van het platform

Links op het scherm staan zeven plaatsen. Dat is de volledige navigatie, en ze is voor elke onderneming dezelfde.

• Assistent: waar u binnenkomt. Het gesprek met Lethra, voor een vraag over een dossier of over de onderneming.
• Dossiers: uw dossiers. Eén fiche per overledene. Hier zit u het vaakst.
• Inbox: alles waar een mens voor nodig is. Concepten om goed te keuren, vragen van de agent, families om terug te bellen. De gesprekken zelf staan op elk dossier.
• Contacten: één lijst van iedereen met wie uw onderneming te maken heeft, families, mensen die vooruit plannen, aanvragen en abonnees op de nieuwsbrief.
• Vergadernotities: notities van regelingsgesprekken en andere afspraken.
• Groei: het commerciële luik, wie contact opnam, waar ze vandaan komen en wat er loopt.
• Documenten: uw sjablonen en de documenten die eruit gemaakt worden.

Daaronder staan Uw bedrijf, voor de instellingen van het huis en uw team, en Uw account, voor uw aanmeld-e-mailadres en uw eigen verbindingen, zoals uw agenda en uw Gmail.

Telefoongesprekken, leads en campagnes bestaan wel, maar u bereikt ze vanuit Groei en vanuit de dossiers waar ze bij horen, niet via een eigen plaats in de zijbalk.

Opmerking

Een woordje uitleg. Een dossier is één fiche per overledene: de uitvaart die u regelt. Een lead is een familie die contact opnam of een plan begon, te vinden onder Groei, en wordt een dossier zodra u de uitvaart op zich neemt. Contacten is de lijst van iedereen met wie uw onderneming te maken heeft, wat hun rol ook is.

Wie ziet wat

Er zijn twee volledig gescheiden ingangen.

Uw team meldt zich aan bij de professionele omgeving en ziet alles hierboven. Collega’s komen erbij via een uitnodiging.

Families melden zich aan bij het familieportaal, een andere deur. Een familie ziet enkel haar eigen dossier, en enkel de delen die u hebt gedeeld. Nooit uw inbox, uw andere dossiers, uw interne notities of uw cijfers. Zie Delen met de familie.

Waar u verder leest

Bent u nieuw, lees dan in deze volgorde.

1. Aanmelden en uw werkomgeving
2. Uw eerste dossier aanmaken
3. Werken met de agent
4. De inbox
5. Delen met de familie