De Assistent

Elk dossier heeft een eigen Assistent-tabblad dat beperkt is tot dat dossier. Daarnaast staat Assistent in de zijbalk, niet gekoppeld aan één familie: die kan gericht worden op één dossier, op uw hele onderneming, of bevraagd worden zonder enig dossier in gedachten.

Wat hij kan zien

Elk gesprek met de Assistent heeft een context, getoond naast het berichtenveld, en u kunt die op elk moment wijzigen:

• Algemeen, voor alles over uw uitvaartonderneming: vragen over al uw dossiers, uw team en de werklast, of iets zonder dossier. Nieuwe gesprekken beginnen hier.
• Een specifiek dossier, wanneer u wilt dat hij alleen over één familie redeneert.

Het wijzigen van de context van een bestaand gesprek verandert waarop hij vanaf dat moment kan steunen; een nieuw gesprek starten laat u de context kiezen voordat u iets vraagt.

Wat hij kan doen

Stel vragen in gewone taal, zoals u dat bij een collega zou doen:

• Vragen over een dossier: wat nog ontbreekt, wat is afgesproken, wat er hierna komt.
• Opstellen: een antwoord aan een familielid, een notitie voor het dossier.
• Vragen over uw hele onderneming, in de context Algemeen.

Hij antwoordt op basis van wat werkelijk op het dossier staat. Staat er niet in waar een dienst plaatsvindt, dan zal hij dat niet gokken.

U kunt ook bestanden bij een bericht voegen (tot vijf, elk tot 20 MB), dicteren met de microfoon, of overschakelen naar spraakmodus en gewoon praten. Deelt u een bestand dat bij een dossier hoort, dan kan de Assistent het bij dat dossier bewaren en toont hij waar het terechtkwam.

Er met het toetsenbord bij komen

U hoeft de Assistent-pagina niet te openen om iets te vragen.

• Typen om te focussen. Op de Assistent-pagina, en op elk tabblad van een dossier, begint u gewoon te typen en neemt het berichtenveld het over. Op een dossier staat er Vraag de agent om het even wat…, en versturen opent het eigen Assistent-tabblad van het dossier.
• Het opdrachtenpaneel. Druk op Cmd+K (of Ctrl+K) waar u ook bent in Lethra om het te openen. Het typen van een vraag in plaats van een naam wordt herkend als een vraag, en op Enter drukken stuurt die rechtstreeks naar de Assistent, met als context het dossier dat u bekeek toen u het paneel opende. Hetzelfde paneel vindt dossiers, gesprekken, documenten en leads op naam, en biedt snelkoppelingen zoals een e-mail opstellen of een notitie toevoegen voor het dossier waarin u zich bevindt.
• Cmd+N (of Ctrl+N) op de Assistent-pagina start een nieuw gesprek in Algemeen. Van elders gebruikt u Nieuw gesprek in het opdrachtenpaneel.

Recente gesprekken worden bewaard, zodat u ze kunt hervatten in plaats van de draad kwijt te raken.

De grens van goedkeuring

De Assistent beantwoordt vragen en stelt teksten op wanneer u dat vraagt. Hij stuurt niets naar een familie, dient niets officieels in, en onderneemt geen actie op een dossier op eigen initiatief: dat doet de agent op de achtergrond, en dezelfde regel geldt voor beide.

Opgepast

Alles wat de Assistent namens u opstelt, doorloopt dezelfde goedkeuring als elk ander concept. Hem vragen iets te schrijven is niet hetzelfde als het versturen ervan.

Geplande check-ins

U kunt de Assistent vragen om zelf op iets terug te komen, eenmalig of volgens een schema: “Bekijk onze advertenties elke maandag om 8 uur en mail me wat er beter kan”, of “Kijk op de 1e van elke maand naar de blog en stel drie nieuwe berichten voor”.

• Hij herhaalt het schema in gewone woorden voordat hij het opslaat.
• Terugkerende check-ins lopen dagelijks, wekelijks op gekozen dagen of maandelijks, op een tijdstip in de tijdzone van uw uitvaartcentrum. Maximaal 10 actief.
• Elke check-in heeft een eigen gesprek, dus elk nieuw verslag staat onder het vorige. Koos u voor e-mail, dan komt het verslag ook uit de assistent-mailbox van uw uitvaartcentrum, en antwoorden zet het gesprek voort.
• Uw check-ins staan onder Gepland in de zijbalk, waar u ze kunt pauzeren, hervatten of verwijderen. U kunt het ook gewoon vragen: “stop de wekelijkse advertentiecheck”.

Tijdens een check-in leest en adviseert de Assistent alleen. Hij publiceert niets, wijzigt geen budgetten, mailt geen families en past niets aan; budget- of publicatiewijzigingen worden enkel klaargezet voor uw goedkeuring. Mislukt een check-in drie keer na elkaar, dan pauzeert hij en legt hij uit waarom.

Daarna

Hoe concepten op uw goedkeuring wachten en hoe u ze goedkeurt: De inbox, in detail.