Delen met de familie

Het familieportaal geeft een familie haar eigen kijk op het dossier: wat geregeld is, wanneer het plaatsvindt, en de documenten die haar aanbelangen. Het bestaat om te vermijden dat dezelfde drie vragen op dinsdagnamiddag telefonisch binnenkomen.

Het is een andere deur dan die voor medewerkers, en ze is bewust smal. Een familie ziet haar dossier, en niets anders.

Een familie uitnodigen

Gebruik vanuit het dossier Invite Family. U kunt de uitnodiging per e-mail versturen, of de link kopiëren en zelf versturen als u liever hebt dat ze aankomt in een bericht dat u al geschreven hebt.

De uitnodiging vertrekt naar het contact-e-mailadres van het dossier, en daarom telt dat veld zo zwaar bij het aanmaken van het dossier.

Het familielid maakt vervolgens een eigen account met een eigen wachtwoord.

Opgepast

Het portaal is een andere aanmelding dan de uwe. Zegt een familielid dat de site het niet binnenlaat, dan is de gewone oorzaak dat het de medewerkersaanmelding probeert. Stuur het portaaladres opnieuw door.

U kunt meer dan één persoon uitnodigen. Nabestaanden kunnen verschillende rollen hebben, zoals executeur of vertrouwenspersoon, wat handig is wanneer degene die het papierwerk regelt niet degene is met wie u het meest spreekt.

Wat de familie ziet

Eenmaal aangemeld komt een familielid op Start, met haar dossier. Is ze op meerdere uitgenodigd, dan kiest ze.

Binnen een dossier zijn er drie tabbladen.

Tabblad	Wat erop staat
Details	De gegevens van de overledene en het hoofdcontact.
Documenten	Bestanden die u deelde, en wat zij zelf toevoegt.
Agenda	De plechtigheden, met datum en plaats.

Daarnaast is er Hoe het ervoor staat, een eenvoudige samenvatting van de huidige fase, zodat een familie de voortgang ziet zonder iets te moeten interpreteren.

Wat de familie niet ziet

Dit verdient precisie, want het is de eerste vraag van elke uitvaartondernemer.

Ze ziet nooit:

• Uw andere dossiers, of enige andere familie
• Uw postvak, of een gesprek dat u haar niet stuurde
• Uw interne notities
• Iets uit Groei, Leads, Advertenties of Oproepen

Een familie ziet de Details, de Documenten en de Agenda van haar eigen dossier. Dat is alles.

Wat de familie kan doen

De agenda bekijken. Plechtigheden met datum en plaats, ergens waar ze het om middernacht kan nakijken zonder u te bellen.

Documenten lezen die u deelde.

Bestanden toevoegen. Foto’s voor een presentatie, een gescand document dat u vroeg, een afscheidswoord. Dit deel bespaart het meeste tijd, want het vervangt de lus “kunt u het opnieuw sturen, het is niet doorgekomen”.

Vooruit plannen. Het portaal draagt ook planning: iemand kan er de eigen wensen vastleggen in een begeleid gesprek, en een naaste kan erbij gehaald worden om te helpen. Dat staat los van een lopend dossier.

Er het meeste uit halen

• Nodig vroeg uit. Het portaal is het nuttigst in de eerste dagen, wanneer de familie de meeste vragen heeft en u de minste tijd.
• Voeg plechtigheden toe zodra ze vastliggen. Het tabblad Agenda stelt enkel gerust als het actueel is, en een lege agenda lokt een telefoontje uit.
• Zeg waarvoor het dient. Eén zin bij het versturen van de uitnodiging, dat ze er de regelingen kan zien en foto’s kan toevoegen, doet veel meer families het portaal gebruiken dan een uitnodiging zonder uitleg.

Waar u verder leest

Dit is het einde van de eerste stappen. De overige modules, de agenda in detail, documenten en sjablonen, groei en de eLys-integratie voor Vlaanderen, worden nu geschreven.

Zit u intussen vast, vraag het dan aan de Assistent in Lethra, of antwoord op een e-mail van ons.