Delen met de familie

Het familieportaal geeft een familie haar eigen kijk op het dossier: wat geregeld is, wanneer het plaatsvindt, en de documenten die haar aanbelangen. Het bestaat om te vermijden dat dezelfde drie vragen op dinsdagnamiddag telefonisch binnenkomen.

Het is een andere deur dan die voor medewerkers, en ze is bewust smal. Een familie ziet haar dossier, en niets anders.

Een familie uitnodigen

Gebruik vanuit het dossier Familie uitnodigen. De knop verschijnt pas als het portaal aanstaat voor uw onderneming, in de instellingen van het familieportaal.

Heeft het primair contact van het dossier een e-mailadres, dan stuurt Lethra de uitnodiging meteen. Is er nog geen e-mailadres, dan kopieert Lethra een uitnodigingslink, die u zelf verstuurt in een bericht dat u al geschreven hebt. Daarom telt het contact-e-mailadres zo zwaar bij het aanmaken van het dossier.

Het familielid maakt vervolgens een eigen account met een eigen wachtwoord, of meldt zich aan met een link die per e-mail komt.

Opgepast

Het portaal is een andere aanmelding dan de uwe. Zegt een familielid dat de site het niet binnenlaat, dan is de gewone oorzaak dat het de medewerkersaanmelding probeert. Stuur het portaaladres opnieuw door.

U kunt meer dan één persoon uitnodigen. In het portaal is elke persoon de Beslisser of een Familielid. Iedereen kan gedachten en documenten delen. De beslisser bevestigt de keuzes. U duidt die aan op het tabblad Familieschrift van het dossier, met Maak beslisser, wat handig is wanneer degene die beslist niet degene is met wie u het meest spreekt.

Wat de familie ziet

Eenmaal aangemeld komt een familielid op Uw dierbaren, waar het dossier onder Lopende regelingen staat. Daarnaast staat Uw planning, een private plek voor de eigen wensen.

Binnen een dossier zijn er vijf tabbladen.

Tabblad	Wat erop staat
Overzicht	Waar alles staat: de volgende dienst, tot drie dingen die op haar antwoord wachten, wat nieuw is sinds het laatste bezoek, de planning, de mensen in het portaal, en een vak om u een bericht te sturen.
Het afscheid	Een gedeelde afscheidsnotitie, per onderwerp zoals muziek, teksten en bloemen, met hoe ver elk onderdeel staat. Proeven van de rouwbrief en het drukwerk om na te kijken, condoleances, en de diensten die u aanbiedt.
Gegevens	De gegevens van de overledene, die de familie mee kan aanvullen: familie, gekende wensen en praktische zaken.
Documenten	Wat u van haar nodig hebt, wat u voor haar klaarmaakte, en wat ze zelf nog toevoegt.
Gesprekken	Opgenomen gesprekken en familieoverleg, en wat eruit gehaald werd.

Wat de familie niet ziet

Dit verdient precisie, want het is de eerste vraag van elke uitvaartondernemer.

Ze ziet nooit:

• Uw andere dossiers, of enige andere familie
• Uw inbox, of een gesprek dat u haar niet stuurde
• Uw interne notities
• Prijzen
• Iets uit Groei, Leads, Advertenties of Oproepen

Een familie ziet haar eigen dossier, en niets anders.

Wat de familie kan doen

De planning bekijken. Diensten met datum en plaats, ergens waar ze het om middernacht kan nakijken zonder u te bellen. Aan agenda toevoegen zet een dienst in haar eigen agenda.

Gedachten delen. Een lied dat ze graag hoorde, wie spreekt, de bloemen. Lethra zet elke gedachte bij het juiste onderwerp. U antwoordt en zet hoe ver elk onderdeel staat op het tabblad Familieschrift van het dossier.

Proeven nakijken. Wanneer u de rouwbrief of ander drukwerk deelt, kan ze het goedkeuren of een aanpassing vragen.

Documenten lezen en uploaden. Ze ziet wat u deelde en wat u haar vroeg. U vraagt dat vanuit het tabblad Familieschrift, bijvoorbeeld met Standaard documentenlijst toevoegen, en keurt daarna goed wat binnenkomt of vraagt een nieuwe kopie. Dit vervangt de lus “kunt u het opnieuw sturen, het is niet doorgekomen”.

Een gesprek opnemen. Een familieoverleg of een gesprek kan opgenomen worden, of geüpload als spraakmemo. Lethra haalt er de wensen, beslissingen en open vragen uit, en de familie kijkt ze na voor er iets wordt toegevoegd.

U een bericht sturen. Wat ze stuurt, komt in uw inbox als bericht van de familie.

Vragen naar diensten. Ze kan interesse tonen in een dienst die u aanbiedt. U ziet de vraag in het dossier.

Vooruit plannen. In Uw planning kan iemand de eigen wensen vastleggen in een begeleid gesprek, en vertrouwenspersonen uitnodigen om te helpen. Dat staat los van een lopend dossier, en van de chat op uw website: wie daar kiest om vooruit te plannen, wordt doorverwezen naar Uw planning (zie First Call).

Uw planning

Uw planning is een rustig, privé gesprek met de planningsgids van uw uitvaartcentrum. Het overloopt uw Planningsvragen een voor een, op het tempo van de persoon zelf, en bewaart elk antwoord in de eigen woorden. Wat al bewaard is, staat naast het gesprek, zodat ze kunnen meelezen en iets kunnen verbeteren.

Bewaarde wensen zijn hun wensen, geen reservaties: niets wordt besteld of bevestigd doordat het bewaard is. Gebeurt er iets dringends terwijl ze plannen, dan geeft Nu hulp nodig? bovenaan uw telefoonnummer en een rechtstreekse manier om u te verwittigen, via het dringende pad van First Call.

Er het meeste uit halen

• Nodig vroeg uit. Het portaal is het nuttigst in de eerste dagen, wanneer de familie de meeste vragen heeft en u de minste tijd.
• Voeg diensten toe zodra ze vastliggen. De planning stelt enkel gerust als ze actueel is, en een lege planning lokt een telefoontje uit.
• Zeg waarvoor het dient. Eén zin bij het versturen van de uitnodiging, dat ze er de regelingen kan zien en foto’s kan toevoegen, doet veel meer families het portaal gebruiken dan een uitnodiging zonder uitleg.

Waar u verder leest

Dit is het einde van de eerste stappen. De rest van dit helpcentrum gaat dieper in op de instellingen, het dagelijkse werk, communicatie, documenten, groei en de eLys-integratie voor Vlaanderen.

Zit u vast, vraag het dan aan de Assistent in Lethra, of antwoord op een e-mail van ons.