Vergadernotities

Gesprekken met een familie bevatten informatie die u nergens anders vindt: wat ze echt willen, in hun eigen woorden. Het tabblad Notities bestaat zodat dat gesprek niet enkel in uw geheugen blijft zitten.

Een opname starten

Klik vanuit het tabblad Notities van een dossier, of vanuit Vergadernotities in het hoofdmenu, op Nieuwe opname. Die begint meteen met opnemen: een live geluidsgolf toont dat de microfoon actief is, en een lopende transcriptie bouwt zich in real time op terwijl mensen spreken.

U kunt ook een opname starten die al gekoppeld is aan een specifieke afspraak of een gesprek. Gebruik vanuit een kalenderafspraak of een vastgelegd gesprek op het tabblad Diensten en taken Transcriberen en noteren: de opname opent al gekoppeld aan die afspraak, met titel en aanwezigen al ingevuld.

Tijdens het opnemen kunt u:

Meetypen. Naast de transcriptie staat een notitieveld voor alles wat u in uw eigen woorden wilt noteren terwijl het gesprek loopt.
Een titel geven, of leeg laten en er een laten genereren zodra er inhoud is.
Stoppen en later verder gaan. De opname verlaten bewaart wat u hebt als notitie, tenzij die volledig leeg is.

Diarisatie en transcriptie

De live transcriptie die u tijdens het opnemen ziet, is een eerste doorgang. Wanneer u Lethra vraagt de notitie te ordenen, laat het de opgenomen audio door een tweede, zorgvuldigere transcriptie lopen die sprekers uit elkaar haalt, zodat het verslag “Spreker A” en “Spreker B” kan zeggen in plaats van één doorlopend blok tekst. Mislukt die stap om welke reden dan ook, dan valt het terug op de live transcriptie in plaats van de opname te verliezen.

Wat de agent eruit haalt

Zodra er een transcriptie, getypte notities, of beide zijn, klikt u op Ordenen met AI om er een gestructureerde notitie van te maken. Die wordt geschreven in de taal van de familie en volgt altijd dezelfde opbouw:

Samenvatting, enkele zinnen over waar het gesprek over ging.
Aanwezigen, wie erbij was.
Belangrijke beslissingen, wat er echt is afgesproken.
Actiepunten, wat er nog moet gebeuren, en door wie als dat gezegd is.
Volgende stappen, en Overige notities voor de rest.

Deze gestructureerde notitie wordt de hoofdinhoud van de notitie. De ruwe transcriptie en uw getypte notities blijven ernaast bewaard, zodat u altijd kunt teruggaan naar wat er echt gezegd is als de samenvatting iets mist.

Een bestaande opname hervatten

Open een notitie en kies Opname hervatten om het gesprek verder op te pakken: de microfoon start opnieuw, de vorige transcriptie blijft bewaard, en nieuwe audio wordt eraan toegevoegd in plaats van ze te vervangen. Zo handelt u een vergadering af die pauzeert en later verdergaat, of een vervolggesprek over hetzelfde onderwerp, zonder met twee losse notities te eindigen.

De notitie-editor

Elke notitie opent in een editor waar de hoofdtekst, welke versie er ook getoond wordt, rechtstreeks bewerkt kan worden zoals elk ander document. Gebruik het menu van een notitie om te wisselen tussen de gestructureerde versie, de ruwe transcriptie en uw getypte notities, om Ordenen met AI opnieuw uit te voeren, of om de notitie helemaal te verwijderen.

Een notitie kan op elk moment aan een dossier gekoppeld worden, of ze daar nu rechtstreeks is aangemaakt of via de algemene pagina Vergadernotities. Eenmaal gekoppeld verschijnt ze bij de andere notities van dat dossier, en kan ze teruggekoppeld worden aan de afspraak of het gesprek waaruit ze ontstond.

Waar een taak of dienst uit een gesprek terechtkomt: Dossiers en taken.