Het postvak
Het postvak brengt alle gesprekken met families, prospecten en leveranciers samen, of ze nu per e-mail, per telefoon of via de website binnenkwamen. Het is ook waar u goedkeurt wat de agent heeft geschreven.
Leert u na de dossierfiche maar één scherm, leer dan dit.
Hoe het is opgebouwd
Section titled “Hoe het is opgebouwd”Links staan de gesprekken, rechts het volledige verloop.
De lijst valt uiteen in twee delen, en de volgorde is bewust.
- Needs your approval staat bovenaan: ontwerpen die de agent voorbereidde en die op u wachten. Er is nog niets verzonden.
- All conversations daaronder: al de rest, meest recente eerst.
Is Needs your approval leeg, dan wacht er niets op u.
De labels
Section titled “De labels”| Label | Betekenis |
|---|---|
| Draft | De agent schreef iets. Het is nergens naartoe. |
| Awaiting you | Dit gesprek wacht op een beslissing van uw kant. |
| Sent | Dit bericht is vertrokken. |
Een ontwerp goedkeuren
Section titled “Een ontwerp goedkeuren”Open een gesprek vanuit Needs your approval en u krijgt het hele verloop, met het ontwerp onderaan. U hebt drie keuzes.
Goedkeuren en verzenden. Het ontwerp klopt. Het vertrekt meteen.
Aanpassen, dan goedkeuren. Verbeter eerst de formulering ter plaatse. Dit is het normale geval, en het is beter dan weggooien: verbeteren kost seconden, en de agent leert uw manier van schrijven na verloop van tijd.
Weggooien. Verkeerd bericht, of een situatie die de agent verkeerd las. Het verdwijnt en er wordt niets verzonden.
Neem die paar extra seconden bij alles wat gevoelig ligt. De agent schrijft goed, maar hij weet niet dat het net deze familie was die vorig jaar ruzie maakte.
Bijlagen
Section titled “Bijlagen”Ontwerpen kunnen bijlagen dragen, en u kunt ze toevoegen of verwijderen voor u goedkeurt. Kijk na wat er hangt aan alles wat naar een familie vertrekt, zeker wanneer een document opnieuw werd aangemaakt sinds het ontwerp geschreven werd.
Iets terugvinden
Section titled “Iets terugvinden”Het zoekveld bovenaan doet twee dingen. U kunt een gesprek op de gewone manier zoeken, en u kunt ook in gewone taal iets over uw gesprekken vragen in plaats van naar trefwoorden te gissen.
Daaronder staan de filters, in drie groepen.
Status
- All
- Pending approval, dezelfde reeks als het deel bovenaan
- Needs reply, waar de andere partij op u wacht
Onderwerp
- Leads, mensen die nog geen cliënt zijn
- Cases, gesprekken die aan een dossier hangen
- Vendors, leveranciers
- Unattached, wat nog niet aan een dossier of lead gekoppeld is
Kanaal
- Calls
- Chat, vanaf de website
Filters combineren: Cases plus Needs reply geeft elke familie die op een antwoord van u wacht. Die combinatie is een goede ochtendgewoonte.
Unattached is het bekijken waard. Een gesprek belandt daar wanneer Lethra niet kon bepalen bij welk dossier het hoort, meestal omdat een familielid schreef vanaf een adres dat niet op de fiche staat. Het koppelen zet de geschiedenis terug op haar plaats.
Uit welke mailbox een bericht vertrekt
Section titled “Uit welke mailbox een bericht vertrekt”Elk ontwerp toont of het vanuit uw Gmail of vanuit de mailbox van de agent vertrekt voor u goedkeurt, en u kunt het voor dat bericht wisselen.
Wisselt u, dan biedt Lethra aan er een regel van te maken, zodat de agent voortaan dezelfde keuze maakt voor dat soort e-mail. Zo wordt het postvak stiller met de tijd: verbeter het één keer, en het is geen beslissing meer.
Antwoorden komen terug in de mailbox waaruit het bericht vertrok, en Lethra leest de dossiergerelateerde zodat de fiche in beide gevallen bijblijft.
Een zinnige routine
Section titled “Een zinnige routine”- Werk eerst Needs your approval weg. Dat zijn families die wachten.
- Filter op Cases en Needs reply en behandel waarvoor de agent niets opstelde.
- Kijk Unattached na en zet verdwaalde gesprekken op hun dossier.
Daarna
Section titled “Daarna”Geef de familie haar eigen kijk op het dossier: Delen met de familie.