De inbox, in detail

Het overzicht van de inbox behandelt de indeling en de filters. Dit artikel gaat dieper in op wat handig is om te weten zodra u de inbox dagelijks gebruikt: hoe gesprekken een titel krijgen, wat er echt gebeurt wanneer u een concept goedkeurt, en hoe de keuze van mailbox eronder werkt.

Titels van gesprekken

Elk gesprek krijgt een titel op basis van met wie het is, niet op basis van het onderwerp van het eerste bericht. Een gesprek met een familie toont hun naam, een gesprek met een leverancier toont de naam van de leverancier. Dat is bewust: u zoekt naar mensen, niet naar e-mailonderwerpen, en een dossier kan in de loop van de tijd meerdere gesprekken met verschillende onderwerpen opleveren.

Zolang een gesprek nog niet gekoppeld is aan een dossier of een lead, verschijnt het zonder die context en komt het in Unattached terecht, totdat u het koppelt.

Een concept goedkeuren of bewerken

Een concept dat de agent heeft geschreven, blijft onder Needs your approval staan totdat u er iets mee doet. Als u het opent, ziet u het hele gesprek met het concept onderaan, en het adres waarnaar het gestuurd wordt.

Goedkeuren en versturen als het concept correct is zoals het er staat.
Bewerken, dan goedkeuren als de formulering eerst moet veranderen. U bewerkt rechtstreeks in hetzelfde vak, en het bericht dat wordt verstuurd is precies wat u ziet. Dit is de moeite waard in plaats van te verwerpen en opnieuw te beginnen: het kost enkele seconden, en de agent leert uw stijl na verloop van tijd.
Verwerpen als het concept fout is, of de situatie veranderd is. Er wordt niets verstuurd, en het gesprek blijft open zodat de agent het opnieuw kan proberen zodra er meer bekend is.

Bijlagen kunnen worden toegevoegd of verwijderd voordat u goedkeurt. Als een document opnieuw is gegenereerd sinds het concept werd geschreven, controleer dan of de juiste versie is bijgevoegd voordat het wordt verstuurd.

Vanuit welke mailbox een bericht wordt verstuurd

Elk concept aan een familie of leverancier vertrekt vanuit een van deze twee plaatsen, en u kiest welke voordat u goedkeurt.

Uw Gmail, zodat het bericht aankomt alsof het van u persoonlijk komt.
De mailbox van de agent, een apart adres dat toebehoort aan de onderneming in plaats van aan één persoon.

De mailbox die het concept zal gebruiken, wordt getoond voordat u goedkeurt. Is dat niet de juiste voor dat bericht, wissel dan daar, voordat u verstuurt.

Uw keuze opslaan als regel

Wanneer u de mailbox op een concept wisselt, biedt Lethra aan om dit als regel op te slaan. Als u dat accepteert, gebruikt de agent de volgende keer dezelfde mailbox voor dat soort e-mail: u corrigeert het patroon eenmaal in plaats van elke week. De meeste ondernemingen sturen familiecorrespondentie uiteindelijk vanuit een persoonlijke Gmail, en leveranciers- of administratieve e-mail vanuit de mailbox van de agent, maar er is geen vaste regel: het volgt wat u het aanleert.

Antwoorden komen terug bij de mailbox waarvandaan het oorspronkelijke bericht is verstuurd, en Lethra leest dossiergerelateerde antwoorden in beide gevallen, zodat het dossier hoe dan ook up-to-date blijft.

Uw Gmail-koppeling en het spiegelen van concepten

Door uw Gmail-account te koppelen, kunt u vanaf uw eigen adres versturen. Eenmaal gekoppeld, wordt een concept dat is ingesteld om vanuit uw Gmail te vertrekken, ook weerspiegeld in uw echte Gmail-concepten, zodat u het vanuit beide plekken kunt bekijken of aanpassen: de inbox in Lethra, of Gmail zelf. Het goedkeuren in Lethra verstuurt het; het bewerken in Gmail houdt het gesynchroniseerd tot het wordt verstuurd.

Koppel of ontkoppel Gmail vanuit uw accountinstellingen. Zonder die koppeling kunnen concepten nog steeds worden goedgekeurd en verstuurd vanuit de mailbox van de agent, maar de optie “uw Gmail” is dan niet beschikbaar.

Interne ontvangers

Niet alles in een gesprek komt van buiten de onderneming. Notities die u of een collega aan een gesprek toevoegt, en acties die de agent daarop onderneemt, verschijnen inline als interne items naast de e-mails, gesprekken en chats. Ze houden het volledige verhaal van een gesprek op één plek, zonder ooit naar de familie of de andere partij te worden verstuurd.

De regel die de agent altijd volgt voordat er iets wordt verstuurd: Werken met de agent.