Dossiers en taken
Een dossier is waar het dagelijkse werk zich afspeelt. Zodra de eerste twee velden zijn ingevuld en de fiche bestaat, komt u er telkens op terug: diensten toevoegen, taken afvinken, controleren wat de agent heeft opgemerkt. Deze pagina behandelt dat routinewerk.
Door de statussen bewegen
Section titled “Door de statussen bewegen”Elk dossier heeft een status, weergegeven als badge naast de naam. Die start op Eerste contact en doorloopt de fasen die een dossier natuurlijk doorloopt: Regelingsgesprek, Regelingen bevestigd, In zorg, Documenten in afwachting, Dienst gepland, Dienst afgerond, Nazorg, en Afgesloten.
De status is niet zomaar een label. De familie ziet hem in haar portaal als “waar de zaken staan”, dus hem actueel houden is onderdeel van de familie informeren zonder daar apart over te moeten schrijven.
De tabbladen
Section titled “De tabbladen”Zodra een dossier open staat, is het werk verdeeld over tabbladen: Overzicht, Diensten en taken, Documenten, Notities, Agent en Assistent. Het grootste deel van uw dagelijkse werk speelt zich af in Diensten en taken, waar deze pagina zich op richt.
Taken vormen de to-dolijst van een dossier: dingen die iemand moet doen, met een optionele deadline en een eigenaar. Ze staan onder de diensten van het dossier, op het tabblad Diensten en taken, verdeeld in een open lijst en een afgewerkte lijst.
- Snel toevoegen. Typ een titel in het veld bovenaan en druk op Enter. De taak verschijnt meteen, zonder apart formulier.
- Inline bewerken. Klik op de titel van een taak om die ter plekke te wijzigen. Druk op Enter om op te slaan, of op Escape om te annuleren.
- Slepen om te herordenen. Grijp de greep links van een taak en versleep hem naar boven of onder. De volgorde die u instelt, houdt de lijst aan.
- Een taak afvinken verplaatst die van de open lijst naar de afgewerkte lijst, doorgestreept, in plaats van hem te verwijderen.
Deadlines en toewijzing
Section titled “Deadlines en toewijzing”Als u over een taak hovert, verschijnen de instellingen voor deadline en toewijzing.
- Vervaldatum en -tijd. Klik op het kalenderpictogram om een datum te kiezen, en eventueel een tijdstip uit een reeks snelkeuzes of een eigen keuze. Een taak waarvan de deadline verstreken is, wordt in het rood als achterstallig gemarkeerd.
- Toegewezene. Klik op het toewijzingspictogram om de taak aan een collega te geven, of aan de familie. Bij taken zonder toegewezene verschijnt het pictogram pas bij hoveren.
Een taak delen met de familie
Section titled “Een taak delen met de familie”Een taak kan met de familie worden gedeeld zodat ze als to-do verschijnt in haar portaal, voor zaken zoals “toestemmingsformulier ondertekenen” of “stuur ons de foto’s voor de diavoorstelling”. Delen gebeurt via het pictogram naast de toegewezene: het wordt gevuld zodra een taak gedeeld is, en de familie ziet hem, met vinkje en al, op het detailtabblad van haar portaal.
De tijdlijn
Section titled “De tijdlijn”Elk dossier houdt een tijdlijn bij: een overzicht van de gesprekken, e-mails en berichten die erop betrekking hebben, gegroepeerd in threads. Elke thread toont zijn kanaal, wanneer hij voor het laatst actief was, en hoeveel gebeurtenissen hij bevat. Een thread openklappen toont elk bericht of gesprek in volgorde, met eventuele bijlagen.
De tijdlijn onderhoudt u niet zelf. Hij vult zich terwijl het dossier bewerkt wordt: een e-mail die de agent opstelt en die u verstuurt, een antwoord dat binnenkomt, een gesprek dat u vastlegt. Het is de plek om te raadplegen wanneer u moet reconstrueren wat er precies gezegd is en wanneer, in plaats van te vertrouwen op uw geheugen of te zoeken in een verspreide mailbox.
Volgende
Section titled “Volgende”Diensten en afspraken in de kalender plaatsen: Planning.