Uw eerste dossier aanmaken

Een dossier is één fiche voor één overledene, en al de rest hangt eraan vast: de familie, de diensten, de documenten, de e-mails. De eerste velden goed invullen kost twee minuten en scheelt later veel, want bijna alles wat Lethra automatisch doet vertrekt van deze fiche.

Open Dossiers en klik op Nieuw dossier.

De velden

Slechts twee velden zijn verplicht. De rest vult u aan naarmate u het verneemt, en het meeste weet u nog niet tijdens het eerste telefoontje.

Informatie overledene

Veld	Verplicht	Opmerkingen
Voornaam	Ja
Achternaam	Ja
Geboortedatum	Nee
Overlijdensdatum	Nee	Bepaalt de termijnen: vul ze in zodra u ze kent.
Plaats van overlijden	Nee	Het ziekenhuis, de woning of het woonzorgcentrum.
Rijksregisternummer	Nee	Het nationale identificatienummer. Nodig voor de meeste officiële documenten.

Dossierstatus

Waar het dossier staat. Het begint op Eerste oproep, wat bijna altijd juist is voor een nieuwe fiche. De volledige lijst met statussen en hun betekenis staat in Wat Lethra is.

Primair contact (Naaste familie)

De persoon met wie u echt zult werken. Naam, band met de overledene (echtgenoot, zoon, dochter), telefoon en e-mail.

Het e-mailadres telt zwaarder dan de rest. Het is het adres waar de uitnodiging voor het familieportaal naartoe gaat, en het adres waaraan de agent schrijft. Een dossier zonder contact-e-mail is een dossier waarin Lethra u niet kan helpen met correspondentie.

U bent niet beperkt tot één persoon. Zodra het dossier bestaat, kunt u meer contacten toevoegen en er één als primair aanduiden, wat handig is wanneer twee kinderen allebei op de hoogte willen blijven.

Wat de agent nodig heeft

De agent werkt met wat op de fiche staat. Hij gokt niet en verzint niets. In de praktijk wordt hij nuttig zodra hij beschikt over:

• De naam en het e-mailadres van het contact. Zonder deze kan hij niemand schrijven.
• De overlijdensdatum. De meeste termijnen worden eruit berekend.
• Het type dienst, zodra beslist, zodat hij weet waarrond hij regelt.

U hoeft dit niet allemaal in te vullen voor u begint. De agent doet gewoon meer naarmate de fiche vollediger wordt.

De zeven tabbladen

Zodra een dossier openstaat, is het werk verdeeld over tabbladen.

Tabblad	Wat er staat
Overzicht	De fiche: gegevens van de overledene, de contacten, de status.
Diensten & Taken	Wat geregeld wordt en alles wat nog moet gebeuren.
Documenten	Bestanden verzameld en aangemaakt voor dit dossier.
Familieschrift	Wat de familie deelde in het familieportaal, de documenten die u haar vroeg, en wie in het portaal zit.
Notities	Interne notities, ook die van vergaderingen.
Agent	Wat de agent opmerkte, en wat hij als volgende stap voorstelt.
Assistent	Vragen stellen over dit specifieke dossier. Verschijnt zodra het dossier een eigen agentmailbox heeft.

Het grootste deel van uw dag speelt zich af in Overzicht en Diensten & Taken.

De rij statussen bovenaan is de status van het dossier. Klikt u op een status, dan staat het dossier er meteen, wat sneller gaat dan het formulier openen.

Diensten

Een dienst is iets dat plaatsvindt op een tijdstip en een plaats: Begrafenis, Crematie, Directe crematie, Herdenkingsdienst, Grafzijde dienst, Rouwbezoek, Viering van het leven of Overig. Een dossier bevat er vaak meerdere, bijvoorbeeld een rouwbezoek op donderdag en een crematie op vrijdag.

Diensten met een datum en plaats zijn wat de familie in haar portaal ziet. Ze goed invullen is precies wat de telefoontjes “hoe laat was het ook alweer?” voorkomt.

De taken staan op hetzelfde tabblad, onder de diensten: eerst de open taken, daaronder de afgewerkte, ingeklapt.

Later aanpassen

Bijna elk veld op het tabblad Overzicht past u ter plaatse aan: klikken, wijzigen, opgeslagen. Geen apart bewerkingsscherm, geen bewaarknop om te zoeken.

Opgepast

Een dossier verwijderen is definitief. Het wist de fiche en alles wat eraan hangt, inclusief diensten, documenten en gekoppelde notities, en het kan niet ongedaan gemaakt worden. Werd een dossier per vergissing geopend, dan is verwijderen juist. Ging een familie gewoon elders, dan bewaart de status Afgesloten de geschiedenis.

Daarna

Laat de agent nu het administratieve werk oppikken: Werken met de agent.