Uw eerste dossier aanmaken
Een dossier is één fiche voor één overledene, en al de rest hangt eraan vast: de familie, de plechtigheden, de documenten, de e-mails. De eerste velden goed invullen kost twee minuten en scheelt later veel, want bijna alles wat Lethra automatisch doet vertrekt van deze fiche.
Open Cliënten en maak er een aan.
De velden
Section titled “De velden”Slechts twee velden zijn verplicht. De rest vult u aan naarmate u het verneemt, en het meeste weet u nog niet tijdens het eerste telefoontje.
Gegevens van de overledene
Section titled “Gegevens van de overledene”| Veld | Verplicht | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Voornaam | Ja | |
| Achternaam | Ja | |
| Geboortedatum | Nee | |
| Overlijdensdatum | Nee | Bepaalt de termijnen: vul ze in zodra u ze kent. |
| Plaats van overlijden | Nee | Het ziekenhuis, de woning of het woonzorgcentrum. |
| Rijksregisternummer | Nee | Nodig voor de meeste officiële documenten. |
Dossierstatus
Section titled “Dossierstatus”Waar het dossier staat. Het begint op Eerste oproep, wat bijna altijd juist is voor een nieuwe fiche. De volledige lijst met statussen en hun betekenis staat in Wat Lethra is.
Hoofdcontact (nabestaande)
Section titled “Hoofdcontact (nabestaande)”De persoon met wie u echt zult werken. Naam, band met de overledene (echtgenoot, zoon, dochter), telefoon en e-mail.
Het e-mailadres telt zwaarder dan de rest. Het is het adres waar de uitnodiging voor het familieportaal naartoe gaat, en het adres waaraan de agent schrijft. Een dossier zonder contact-e-mail is een dossier waarin Lethra u niet kan helpen met correspondentie.
U bent niet beperkt tot één persoon. Zodra het dossier bestaat, kunt u meer contacten toevoegen en er één als hoofdcontact aanduiden, wat handig is wanneer twee kinderen allebei op de hoogte willen blijven.
Wat de agent nodig heeft
Section titled “Wat de agent nodig heeft”De agent werkt met wat op de fiche staat. Hij gokt niet en verzint niets. In de praktijk wordt hij nuttig zodra hij beschikt over:
- De naam en het e-mailadres van het contact. Zonder deze kan hij niemand schrijven.
- De overlijdensdatum. De meeste termijnen worden eruit berekend.
- De taal van de familie, om in de juiste taal te schrijven.
- Het type plechtigheid, zodra beslist, zodat hij weet waarrond hij regelt.
U hoeft dit niet allemaal in te vullen voor u begint. De agent doet gewoon meer naarmate de fiche vollediger wordt.
De zes tabbladen
Section titled “De zes tabbladen”Zodra een dossier openstaat, is het werk verdeeld over tabbladen.
| Tabblad | Wat er staat |
|---|---|
| Overzicht | De fiche: gegevens van de overledene, de contacten, de status. |
| Diensten en taken | Wat geregeld wordt en alles wat nog moet gebeuren. |
| Documenten | Bestanden verzameld en aangemaakt voor dit dossier. |
| Notities | Interne notities, ook die van vergaderingen. |
| Agent | Wat de agent opmerkte, en wat hij als volgende stap voorstelt. |
| Assistent | Vragen stellen over dit specifieke dossier. |
Het grootste deel van uw dag speelt zich af in Overzicht en Diensten en taken.
Plechtigheden
Section titled “Plechtigheden”Een plechtigheid is iets dat plaatsvindt op een tijdstip en een plaats: begrafenis, crematie, directe crematie, herdenkingsdienst, dienst aan het graf, groet, viering van het leven of andere. Een dossier bevat er vaak meerdere, bijvoorbeeld een groet op donderdag en een crematie op vrijdag.
Plechtigheden met een datum en plaats zijn wat de familie in haar portaal ziet. Ze goed invullen is precies wat de telefoontjes “hoe laat was het ook alweer?” voorkomt.
Later aanpassen
Section titled “Later aanpassen”Bijna elk veld op het tabblad Overzicht past u ter plaatse aan: klikken, wijzigen, opgeslagen. Geen apart bewerkingsscherm, geen bewaarknop om te zoeken.
Daarna
Section titled “Daarna”Laat de agent nu het administratieve werk oppikken: Werken met de agent.