Een dossier koppelen

Zodra uw onderneming verbonden is, heeft elk dossier een eLys-sectie. Voor er een eLys-dossier gekoppeld is, biedt ze een zoekfunctie aan; daarna toont ze het eLys-dossier zelf.

Een dossier zoeken

eLys aanvaardt drie manieren van zoeken, en de sectie biedt precies die drie aan:

• Rijksregisternummer, een exacte match en de betrouwbaarste manier om het juiste dossier te vinden. Kent het dossier in Lethra al een rijksregisternummer, dan wordt dit automatisch gebruikt en opent dit tabblad als eerste.
• Dossiernummer, als u dat al kent.
• Achternaam, NIS-code van de gemeente en overlijdensdatum, samen. De naam en de datum worden overgenomen van het dossier in Lethra, en een voornaam is optioneel. eLys vergelijkt deze exact, dus een kleine schrijffout of een verkeerde datum kan betekenen dat er geen resultaat komt, ook al bestaat het dossier wel.

Resultaten tonen het dossiernummer, de status, of het al geclaimd is en of er nog openstaande acties zijn.

Vergelijken voor u koppelt

Opent u een resultaat, dan ziet u de naam van de overledene, de overlijdensdatum, de huidige eigenaar van het eLys-dossier en het rijksregisternummer, naast wat het dossier in Lethra al bevat. Dit is het moment om een afwijking op te merken: een andere schrijfwijze van de naam of een overlijdensdatum die niet overeenkomt met het dossier in Lethra, voor beide aan elkaar worden gekoppeld.

Koppelen en ontkoppelen

Koppelen legt vast welk eLys-dossier bij dit dossier hoort: klik op Koppelen aan dit dossier. Eenmaal gekoppeld, wordt het rijksregisternummer waarmee het gevonden werd bewaard op het dossier voor de volgende keer, en start de documentimport.

De agent kan ook zelf een eLys-dossier zoeken en koppelen, maar enkel wanneer het duidelijk bij het dossier past. Zijn er meerdere kandidaten, of wijkt de naam of de overlijdensdatum af, dan vraagt hij het aan uw team en koppelt hij niets.

Ontkoppelen maakt die koppeling ongedaan. U vindt Ontkoppelen onder Meer acties (de drie puntjes), naast Een ander dossier zoeken. Dit raakt niets aan in eLys zelf: het eLys-dossier blijft ongewijzigd, enkel het dossier in Lethra verwijst er niet meer naar. Gebruik dit als een eLys-dossier per vergissing aan het verkeerde dossier gekoppeld werd.

Documentimport

Zodra een eLys-dossier gekoppeld is, importeert Lethra de documenten die eLys al bijhoudt automatisch naar het dossier in Lethra, zodat ze samen liggen met alles wat u al voor de familie verzamelde. Elk document wordt eenmalig geïmporteerd: een document dat al bewaard is bij het dossier wordt niet opnieuw geïmporteerd, en de sectie toont hoeveel documenten van het eLys-dossier al bewaard zijn en hoeveel er nog ontbreken.

U kunt de import van wat nog ontbreekt ook op elk moment zelf opstarten met Ontbrekende bewaren, en een document rechtstreeks vanuit het eLys-dossier downloaden zonder het eerst bij het dossier te bewaren. Een document dat Athumi gearchiveerd heeft, staat gemarkeerd als Gearchiveerd en kan niet meer gedownload of geïmporteerd worden.

Hoe herchecks verlopen

De eLys-sectie bevraagt niet voortdurend op de achtergrond. Ze controleert een gekoppeld dossier opnieuw wanneer daar aanleiding toe is: u opent of ververst de sectie zelf, of de agent komt terug op het dossier tijdens een van zijn eigen ingeplande momenten, op dezelfde manier waarop hij ook op andere zaken terugkomt waarop hij wacht. Tussen die momenten in toont Lethra de laatst opgehaalde toestand, dus gebruik de vernieuwknop als u onmiddellijk de actuele stand wilt zien.

Daarna

Het dossier claimen: De inlichtingenfiche en socio-economische gegevens.