Een dossier koppelen

Zodra uw onderneming verbonden is, heeft elk dossier in Vlaanderen een eLys-sectie. Voor er een dossier gekoppeld is, biedt ze een zoekfunctie aan; daarna toont ze het eLys-dossier zelf.

Een dossier zoeken

eLys aanvaardt drie manieren van zoeken, en de sectie biedt precies die drie aan:

• Rijksregisternummer, een exacte match en de betrouwbaarste manier om het juiste dossier te vinden. Kent de zaak al een rijksregisternummer, dan wordt dit automatisch gebruikt en opent dit tabblad als eerste.
• Dossiernummer, als u dat al kent.
• Achternaam, NIS-code van de gemeente en overlijdensdatum, samen. eLys vergelijkt deze exact, dus een kleine schrijffout of een verkeerde datum kan betekenen dat er geen resultaat komt, ook al bestaat het dossier wel.

Resultaten tonen het dossiernummer, de status, of het al geclaimd is en of er nog openstaande acties zijn.

Vergelijken voor u koppelt

Opent u een resultaat, dan ziet u de naam van de overledene, de overlijdensdatum, de huidige eigenaar van het dossier en het rijksregisternummer, naast wat het dossier in Lethra al bevat. Dit is het moment om een afwijking op te merken: een andere schrijfwijze van de naam of een overlijdensdatum die niet overeenkomt met de zaak, voor beide aan elkaar worden gekoppeld.

Koppelen en ontkoppelen

Koppelen legt vast welk eLys-dossier bij deze zaak hoort. Eenmaal gekoppeld, wordt het rijksregisternummer waarmee het gevonden werd bewaard op de zaak voor de volgende keer, en start de documentimport voor de zaak.

Ontkoppelen maakt die koppeling ongedaan. Dit raakt niets aan in eLys zelf: het dossier blijft ongewijzigd, enkel de zaak in Lethra verwijst er niet meer naar. Gebruik dit als een dossier per vergissing aan de verkeerde zaak gekoppeld werd.

Documentimport

Zodra een dossier gekoppeld is, importeert Lethra de documenten die eLys al voor dat dossier bijhoudt automatisch naar het dossier, zodat ze samen liggen met alles wat u al voor de familie verzamelde. Elk document wordt eenmalig geïmporteerd: een document dat al bewaard is bij de zaak wordt niet opnieuw geïmporteerd, en de sectie toont hoeveel documenten van het dossier al bewaard zijn en hoeveel er nog ontbreken.

U kunt de import van wat nog ontbreekt ook op elk moment zelf opstarten, en een document rechtstreeks vanuit het dossier downloaden zonder het eerst bij de zaak te bewaren.

Hoe herchecks verlopen

De eLys-sectie bevraagt niet voortdurend op de achtergrond. Ze controleert een gekoppeld dossier opnieuw wanneer daar aanleiding toe is: u opent of ververst de sectie zelf, of de agent komt terug op de zaak tijdens een van zijn eigen ingeplande momenten, op dezelfde manier waarop hij ook op andere zaken terugkomt waarop hij wacht. Tussen die momenten in toont Lethra de laatst opgehaalde toestand, dus gebruik de vernieuwknop als u onmiddellijk de actuele stand wilt zien.

Volgende stap

Het dossier claimen: De inlichtingenfiche en socio-economische gegevens.