De AI-telefonistenlijn

Lethra kan de telefoonlijn van uw onderneming beantwoorden met een AI- telefoniste, gebouwd op een live spraakverbinding (Twilio voert het gesprek, het realtime spraakmodel van OpenAI voert het gesprek zelf). Ze neemt op zodra er een oproep binnenkomt, spreekt in real time met de beller, en zet wat ze te weten komt op het juiste dossier.

Wanneer ze opneemt

De telefoniste neemt op binnen uw ingestelde openingsuren, en erbuiten als u dekking buiten de kantooruren heeft ingeschakeld. Komt een oproep binnen terwijl geen van beide van toepassing is, dan wordt ze doorgeschakeld naar uw ingesteld nummer, of speelt er een kort gesloten-bericht als er geen nummer is ingesteld.

U kunt haar ook een doorschakelnummer geven, zodat ze een live oproep rechtstreeks kan doorgeven aan een persoon wanneer dat de juiste keuze is.

Wat ze tijdens een gesprek kan doen

Wat de telefoniste aanbiedt, hangt af van wat u heeft ingeschakeld in haar instellingen. Alle drie kunnen samen werken, en ze wisselt binnen één gesprek vloeiend tussen die paden, zonder de beller te dwingen te kiezen.

Intake. Als iemand overleden is, verzamelt ze rustig naam en terugbelnummer, stelt de persoon gerust dat het team verwittigd is, en neemt het bericht op als urgent. Ze stapt op dit pad niet over naar een planningsgesprek, zelfs als planning ook is ingeschakeld.
Vragen en antwoorden. Ze antwoordt op basis van de kennisbank van uw onderneming en de gegevens op uw bedrijfsprofiel: adres, telefoonnummer, diensten, team. Weet ze het niet, dan biedt ze aan een boodschap te noteren in plaats van te gokken.
Vooraf plannen. Voor een beller die zijn eigen uitvaart vooraf regelt, overloopt ze wat belangrijk is, begraven of cremeren, het soort plechtigheid, muziek of lezingen, wie betrokken moet worden, één onderwerp tegelijk, en legt dit vast als lead zodat uw team kan opvolgen.

Voor alles wat urgent is of een menselijke beslissing vereist, inclusief complexe prijszetting of een klacht, schakelt ze door naar een mens als er een doorschakelnummer is ingesteld, en neemt ze anders een bericht op.

Wat ze op het dossier vastlegt

Elke oproep wordt een gesprek in de inbox, gekoppeld aan het nummer van de beller. Tijdens het gesprek houdt ze een lopende transcriptie bij, en afhankelijk van hoe het gesprek verliep, legt ze vast:

Een boodschap, met de naam van de beller indien gegeven, een terugbelnummer, de reden van het gesprek en een urgentieniveau. Een boodschap met hoge urgentie, zoals een gemeld overlijden, verwittigt uw team onmiddellijk, zonder te wachten tot iemand de inbox controleert.
Een lead voor vooraf plannen, wanneer de beller zijn eigen regelingen vooraf trof, met zijn wensen en contactgegevens.
Een doorschakeling, wanneer ze het gesprek doorgeeft aan een mens.

Alles wat ze vastlegt, komt terecht op het gesprek, op dezelfde plek als uw e-mails en chats, zodat de context er staat wanneer iemand het gesprek de volgende keer opent.

Wat ze nooit belooft

Ze verzint geen antwoord. Staat iets niet in uw kennisbank of bedrijfsgegevens, dan zegt ze dat en biedt ze aan een boodschap te noteren in plaats van te gokken.
Ze noemt of onderhandelt geen prijzen.
Ze verbindt uw onderneming niet aan een datum, leverancier of dienst waarover ze niet is ingelicht.
Ze handelt niet op basis van iets buiten het gesprek dat ze zelf afhandelt. Heeft een familie iets al gemeld tijdens een ander gesprek of per e-mail, dan weet de telefoniste dat pas zodra het op het dossier staat.

Waar elk gesprek terechtkomt: De inbox, in detail.