De telefonische AI-receptionist

Lethra kan de telefoonlijn van uw onderneming beantwoorden met een AI-receptionist die live een echt gesprek voert. Ze neemt op zodra er een oproep binnenkomt, spreekt in real time met de beller, en zet wat ze te weten komt op het juiste dossier.

Wanneer ze opneemt

De receptionist neemt op binnen uw ingestelde openingsuren, en erbuiten als u dekking buiten de kantooruren heeft ingeschakeld. Komt een oproep binnen terwijl geen van beide van toepassing is, dan wordt ze doorgeschakeld naar uw ingesteld nummer, of speelt er een kort gesloten-bericht als er geen nummer is ingesteld.

U kunt haar ook een doorschakelnummer geven, zodat ze een live oproep rechtstreeks kan doorgeven aan een persoon wanneer dat de juiste keuze is.

Wat ze tijdens een gesprek kan doen

Alle drie kunnen samen werken, en de receptionist wisselt binnen één gesprek vloeiend tussen die paden, zonder de beller te dwingen te kiezen.

• Iemand is net overleden. Als iemand overleden is, verzamelt ze rustig naam en terugbelnummer, stelt de persoon gerust dat het team verwittigd is, en neemt het bericht op als dringend. Ze stapt op dit pad niet over naar een planningsgesprek, zelfs als planning ook is ingeschakeld.
• Vragen en antwoorden. Ze antwoordt op basis van de kennisbank van uw onderneming en de gegevens op uw bedrijfsprofiel: adres, telefoonnummer, diensten, team. Weet ze het niet, dan biedt ze aan een boodschap te noteren in plaats van te gokken.
• Vooruit plannen. Voor een beller die zijn eigen uitvaart vooraf regelt, overloopt ze wat belangrijk is, begraven of cremeren, het soort plechtigheid, muziek of lezingen, wie betrokken moet worden, één onderwerp tegelijk, en legt dit vast als lead zodat uw team kan opvolgen.

Voor alles wat dringend is of een menselijke beslissing vereist, inclusief complexe prijszetting of een klacht, schakelt ze door naar een mens als er een doorschakelnummer is ingesteld, en neemt ze anders een bericht op.

Wat ze vastlegt

Elke oproep wordt vastgelegd met het nummer van de beller en een lopende transcriptie. Afhankelijk van hoe het gesprek verliep, legt ze ook vast:

• Een boodschap, met de naam van de beller indien gegeven, een terugbelnummer, de reden van het gesprek en een urgentieniveau. De boodschap wordt een item Terugbellen in uw inbox. Een boodschap met hoge urgentie, zoals een gemeld overlijden, komt als dringend bovenaan de inbox en verwittigt uw team onmiddellijk.
• Een lead voor vooruit plannen, wanneer de beller zijn eigen regelingen vooraf trof, met zijn wensen en contactgegevens. Ook die wordt een item Terugbellen, zodat iemand opvolgt.
• Een doorschakeling, wanneer ze het gesprek doorgeeft aan een mens.

Tijdens het hele gesprek let de receptionist op een overlijden, of een overlijden dat binnenkort verwacht wordt. Zodra ze dat hoort, verwittigt ze uw team als dringend, met het nummer van de beller om terug te bellen, zonder het einde van het gesprek af te wachten.

Wat ze nooit belooft

• Ze verzint geen antwoord. Staat iets niet in uw kennisbank of bedrijfsgegevens, dan zegt ze dat en biedt ze aan een boodschap te noteren in plaats van te gokken.
• Ze noemt of onderhandelt geen prijzen.
• Ze verbindt uw onderneming niet aan een datum, leverancier of dienst waarover ze niet is ingelicht.
• Ze handelt niet op basis van iets buiten het gesprek dat ze zelf afhandelt. Heeft een familie iets al gemeld tijdens een ander gesprek of per e-mail, dan weet de receptionist dat pas zodra het op het dossier staat.

Opmerking

De aan/uit-schakelaar van de receptionist, de begroeting, het doorschakelnummer en de modus buiten de openingsuren worden allemaal ingesteld vanuit Uw bedrijf, in het tabblad Eerste contact, onder Telefonische receptionist, en gelden vanaf het volgende gesprek. De openingsuren stelt u in op het tabblad Bedrijf.

Daarna

Waar boodschappen en terugbelverzoeken terechtkomen: De inbox, in detail.