Bedrijfsinstellingen

Alles wat voor de hele onderneming geldt, in plaats van voor één persoon, staat onder Uw bedrijf. Het loont om dit in te richten voordat u uw eerste dossier opent, want verschillende tabbladen voeden rechtstreeks hoe de agent werkt.

De tabbladen

Uw bedrijf is opgedeeld in tabbladen, elk met een eigen functie.

Tabblad	Wat erin staat
Bedrijf	Bedrijfsinformatie, agent-e-mail, kennis, en workflow met uw dienstencatalogus
Huisstijl	Uw logo, kleuren en teksten voor First Call en het familieportaal
Leveranciers	Uw leveranciers, plus uitgaande oproepen en e-mails
Eerste contact	De website-assistent en de telefonische receptionist
Portaal	De schakelaar voor het familieportaal
Verbindingen	Uw advertentieaccounts, en regio-specifieke integraties zoals eLys, wanneer uw regio er een ontgrendelt
Leden en facturatie	Teamleden, en een link om betalingen, facturen en abonnementen te beheren

Huisstijl bepaalt hoe families u zien. Voeg uw logo toe voor een lichte en een donkere achtergrond, kies uw kleuren, en pas de teksten van First Call aan als u uw eigen woorden wilt.

Leveranciers is de lijst met leveranciers naar wie de agent mag schrijven: het crematorium, de bloemist, de drukker. Komt de agent op een dossier een nieuwe leverancier tegen, dan stelt hij die hier voor zodat u ze kunt bevestigen. Onder de lijst kiest u of zijn e-mails aan leveranciers op uw goedkeuring wachten.

Bedrijfsinformatie

Het tabblad Bedrijf begint met de identiteit van uw uitvaartonderneming: naam, adres, telefoon, website, taal, tijdzone en regio. U kunt het grootste deel hiervan importeren vanaf uw website met Importeren van website, in plaats van alles zelf in te typen. Wilt u uw site later opnieuw laten inlezen, gebruik dan het vernieuwicoon naast het websiteveld.

• Naam, adres, telefoon, website. De basisgegevens waarop de agent en uw documenten zich baseren.
• Tijdzone. Gebruikt voor planning en om te bepalen wanneer de agent iets als “vandaag” of “morgen” beschouwt.
• Openingsuren en -dagen. De uren waarop uw onderneming open is, gebruikt om te bepalen of een oproep of bericht buiten de openingsuren is binnengekomen.
• E-mail voor urgente meldingen. Waarnaar Lethra een e-mail stuurt zodra een familie een dringende situatie meldt.

Opmerking

Wijzigingen hier gelden voor iedereen bij uw onderneming, niet alleen voor u. Uw aanmeld-e-mailadres en uw eigen verbindingen staan onder Uw account. Zie Aanmelden en uw werkomgeving.

Agent-e-mail

Onder de bedrijfsinformatie staat de sectie Agent e-mail. Elk dossier krijgt een eigen agentadres. Standaard verzenden die vanaf @mail.lethra.ai. Onder Verzenddomein kunt u uw eigen domein toevoegen, zodat de agent verzendt vanaf het adres van uw uitvaartonderneming. Zie Werken met de agent voor hoe Lethra kiest tussen deze mailbox en uw persoonlijke Gmail voor een bepaald bericht.

Dezelfde sectie bevat:

• Assistent-mailbox, een adres dat uw team kan mailen zoals een collega: vraag een stand van zaken over dossiers heen, stuur informatie door, of antwoord op alles wat Lethra u stuurt.
• E-mails aan familie, de schakelaar waarmee de agent families kan schrijven zonder op goedkeuring te wachten. Hij staat standaard uit, en de meeste ondernemingen laten dat zo.

Kennis

De sectie Kennis is de plek waar u informatie bewaart die de agent over uw onderneming moet weten, los van een specifiek dossier, zodat hij vragen kan beantwoorden en consistent kan opstellen zonder dat u zich herhaalt.

Eén item is bijzonder. Noem een item Standaard taken en schrijf één taak per opsommingsteken: elk nieuw dossier start dan met die taken.

Workflow

Onderaan het tabblad Bedrijf bepaalt u in het Workflow-paneel de fasen waar een dossier doorheen gaat, het label voor elke fase, en in welke categorie een aangepaste fase valt. Dit is wat de status van een dossier kleurt naarmate het vordert, en het loont om dit in te richten zoals uw onderneming daadwerkelijk werkt, in plaats van de standaardinstellingen te laten staan als uw proces eigen stappen kent. Hetzelfde paneel bevat uw diensttypes en documenttypes.

Daaronder staat de Dienstencatalogus: de diensten die uw uitvaartonderneming aanbiedt. Medewerkers voegen ze toe aan dossiers, en families zien de diensten die gemarkeerd zijn als Zichtbaar voor families. De interne prijs dient enkel voor uw dossiers. Families zien nooit prijzen.

Wat de agent hieruit gebruikt

• Bedrijfsinformatie onderbouwt feiten die de agent in concepten en documenten opneemt: uw adres, telefoonnummer en openingsuren.
• Openingsuren bepalen wat als buiten de openingsuren telt voor oproepen en berichten.
• Workflowfasen zijn wat de agent bijwerkt naarmate een dossier vordert, en waarnaar de briefing van elk dossier verwijst.

Daarna

Nodig uw collega’s uit: Team en toegang.