Bedrijfsinstellingen
Alles wat voor de hele onderneming geldt, in plaats van voor één persoon, staat onder Uw bedrijf. Het loont om dit in te richten voordat u uw eerste dossier opent, want verschillende tabbladen voeden rechtstreeks hoe de agent werkt.
De tabbladen
Section titled “De tabbladen”Uw bedrijf is opgedeeld in tabbladen, elk met een eigen functie.
| Tabblad | Wat erin staat |
|---|---|
| Bedrijf | Bedrijfsgegevens, agent-e-mail, kennis |
| Leveranciers | Uw leveranciers, plus uitgaande oproepen en e-mails |
| Concierge | De schakelaar voor het familieportaal en de conciërge-instellingen |
| Advertenties | De marketingconnecties |
| Team | Teamleden en workflow |
| Integraties | Regio-specifieke integraties, zoals eLys, wanneer uw regio er een ontgrendelt |
Bedrijfsgegevens
Section titled “Bedrijfsgegevens”Het tabblad Bedrijf begint met de identiteit van uw uitvaartonderneming: naam, adres, telefoon, website, tijdzone en regio. U kunt het grootste deel hiervan importeren vanaf uw website met Website importeren, in plaats van alles zelf in te typen.
- Naam, adres, telefoon, website. De basisgegevens waarop de agent en uw documenten zich baseren.
- Tijdzone. Gebruikt voor planning en om te bepalen wanneer de agent iets als “vandaag” of “morgen” beschouwt.
- Openingsuren en -dagen. De uren waarop uw onderneming open is, gebruikt om te bepalen of een oproep of bericht buiten de openingsuren is binnengekomen.
- E-mailadres voor escalatie. Waarnaar dringende zaken worden doorgestuurd als er niemand beschikbaar is om ze rechtstreeks op te vangen.
Agent-e-mail
Section titled “Agent-e-mail”Onder de bedrijfsgegevens staat het eigen e-mailadres van de agent, het postvak van waaruit hij namens de onderneming kan verzenden in plaats van namens een individu. Zie Werken met de agent voor hoe Lethra kiest tussen dit adres en uw persoonlijke Gmail voor een bepaald bericht.
Kennis
Section titled “Kennis”De sectie Kennis is de plek waar u informatie bewaart die de agent over uw onderneming moet weten, los van een specifiek dossier, zodat hij vragen kan beantwoorden en consistent kan opstellen zonder dat u zich herhaalt.
Workflow
Section titled “Workflow”Onder het tabblad Team bepaalt u in het Workflow-paneel de fasen waar een dossier doorheen gaat, het label voor elke fase, en in welke categorie een aangepaste fase valt. Dit is wat de status van een dossier kleurt naarmate het vordert, en het loont om dit in te richten zoals uw onderneming daadwerkelijk werkt, in plaats van de standaardinstellingen te laten staan als uw proces eigen stappen kent.
Wat de agent hieruit gebruikt
Section titled “Wat de agent hieruit gebruikt”- Bedrijfsgegevens onderbouwen feiten die de agent in ontwerpen en documenten opneemt: uw adres, telefoonnummer en openingsuren.
- Openingsuren bepalen wat als buiten de kantooruren telt voor oproepen en berichten.
- Workflowfasen zijn wat de agent bijwerkt naarmate een dossier vordert, en waarnaar de briefing van elk dossier verwijst.
Volgende stap
Section titled “Volgende stap”Nodig uw collega’s uit: Team en toegang.