Veelgestelde vragen

Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Bij elk antwoord staat een link naar de gids die het volledig uitlegt.

Aan de slag

Hoe krijgen mijn collega’s toegang tot Lethra?

Via een uitnodiging. Open onder Uw bedrijf het tabblad Leden en facturatie en stuur onder Openstaande uitnodigingen een uitnodiging per e-mail, of kies Uitnodigingslink maken om de link zelf te versturen. Zie Team en toegang.

Ik sluit aan bij een onderneming die Lethra al gebruikt. Moet ik me registreren?

Nee. Wacht op de uitnodiging van uw onderneming. Registreert u zich toch, dan komt u in een aparte werkomgeving van uzelf terecht. Zie Aanmelden en uw werkomgeving.

Ik koos Later afronden tijdens de opstart. Hoe ga ik verder?

De opstart komt niet vanzelf terug. U hervat ze via Uw account met Instellen hervatten. Zie Uw uitvaartonderneming instellen.

Wat is het verschil tussen een dossier, een lead en een contact?

Een dossier is één fiche per overledene, te vinden onder Dossiers in de zijbalk. Een lead is een familie die contact opnam of een plan begon: u vindt ze in Groei, op het tabblad Leads, en u maakt er een dossier van met Dossier aanmaken zodra u de uitvaart op zich neemt. Contacten is de lijst van iedereen met wie uw onderneming te maken heeft, of ze nu op een dossier staan, een lead zijn of op de nieuwsbrief geabonneerd zijn. Zie Wat Lethra is en Contacten.

Wat moet ik invullen om een dossier te openen?

Alleen de voornaam en de achternaam zijn verplicht. Voeg zo snel mogelijk het e-mailadres van het primair contact toe: daar gaat de uitnodiging voor het familieportaal naartoe, en daaraan schrijft de agent. Zie Uw eerste dossier aanmaken.

De agent en goedkeuringen

Mailt de agent een familie zonder mijn goedkeuring?

Standaard niet. De agent stelt op, een mens keurt goed. Een onderneming kan de agent zelf naar families laten schrijven met de schakelaar E-mails aan familie, in de sectie Agent e-mail van het tabblad Bedrijf onder Uw bedrijf. Die staat standaard uit. Zie Werken met de agent.

Vanuit welk adres vertrekken de e-mails van de agent?

Vanuit uw eigen Gmail, zodra u die koppelt onder Uw account met E-mails verzenden inschakelen, of vanuit de agentmailbox. Elk concept toont welke het gebruikt, en u wisselt met Gebruik mijn Gmail of Gebruik agentmailbox. Opslaan als regel onthoudt uw keuze voor dat soort e-mail. Zie Werken met de agent.

Een e-mail is niet vertrokken. Wat nu?

Hij komt terug in de inbox als E-mail niet verstuurd, met de reden erbij. Kies Opnieuw om het opnieuw te proberen. Kwam hij terug als onbestelbaar, dan klopt het adres waarschijnlijk niet: kijk het na op het dossier en vraag de agent om hem opnieuw te verzenden. Zie De inbox, in detail.

Hoe vermijden we dat twee mensen dezelfde familie bellen?

Kies op het item in de inbox Ik neem het op me. Uw naam verschijnt voor iedereen op het item, en Loslaten haalt hem er weer af. Zie De inbox.

Families en het portaal

Wat ziet een familie in het portaal?

Enkel haar eigen dossier, en enkel de delen die u deelt. Ze ziet nooit uw andere dossiers, uw inbox, uw interne notities, prijzen, of iets uit Groei, Leads, Advertenties of Oproepen. Zie Delen met de familie.

Waarom zie ik de knop Familie uitnodigen niet?

Die verschijnt pas als het portaal aanstaat voor uw onderneming. Open onder Uw bedrijf het tabblad Portaal en zet Familieportaal inschakelen aan. Zie Instellingen voor het familieportaal.

De familie heeft nog geen e-mailadres. Kan ik ze toch uitnodigen?

Ja. Zonder e-mailadres bij het primair contact kopieert Familie uitnodigen een uitnodigingslink, die u zelf verstuurt in uw eigen bericht. Zie Delen met de familie.

Een familielid zegt dat aanmelden niet lukt. Wat loopt er mis?

Meestal probeert het de aanmelding voor medewerkers. Het portaal heeft een eigen adres, dus stuur dat opnieuw door. Zie Delen met de familie.

Kan ik de toegang van een familielid intrekken?

Daar is nog geen knop voor. Het portaal uitschakelen stopt nieuwe uitnodigingen, maar neemt geen toegang af die iemand al heeft. Vraag Lethra om de toegang in te trekken. Zie Instellingen voor het familieportaal.

First Call en de telefoon

Neemt de telefonische receptionist ook buiten de openingsuren op?

Alleen als u dekking buiten de kantooruren hebt ingeschakeld. Anders wordt een oproep buiten uw uren doorgeschakeld naar uw ingesteld nummer, of hoort de beller een kort gesloten-bericht als er geen nummer is ingesteld. Zie De telefonische AI-receptionist.

Kan First Call bezoekers onze prijzen geven?

Ja, als uw prijzen of formules in uw bedrijfskennis of op uw website staan, en het zegt erbij dat uw team een exacte offerte maakt. Het verzint, schat of onderhandelt nooit een prijs. Zie First Call, de websitechat.

Wat gebeurt er als iemand First Call meldt dat er net iemand overleden is?

Het vraagt meteen of uw team mag bellen, en geeft uw telefoonnummer. Laat de familie een telefoonnummer of e-mail achter, dan krijgt uw team meteen een melding en verschijnt er een dringend item bovenaan de inbox, voor iedereen in de onderneming. Zie First Call, de websitechat.

Documenten

Hoe deel ik een document met de familie?

Zet op het tabblad Documenten van het dossier de deelschakelaar naast het bestand aan. Een vinkje betekent dat de familie het ziet. Een document is nooit zichtbaar alleen omdat de agent het heeft voorbereid. Zie Documenten.

Kan ik onze bestaande Word-documenten importeren?

Ja. Gebruik Word-bestand importeren op de pagina Documenten en kies Een nieuw document of Een herbruikbaar sjabloon. Bestanden mogen tot 15 MB groot zijn. Zie Documenten.

Groei en eLys

Kan Lethra zonder mij geld uitgeven aan advertenties?

Nee. Een campagne geeft niets uit zolang ze een concept is, en komt ook na het publiceren gepauzeerd op het platform aan. Ze begint pas uit te geven wanneer u op Levering starten klikt en bevestigt. De agent zet een campagne nooit live. Zie Advertenties.

Waarom zie ik eLys niet?

eLys verschijnt enkel voor ondernemingen die geregistreerd zijn in het Vlaamse Gewest, en pas nadat Lethra het voor uw onderneming heeft ingeschakeld. Ziet u het niet, vraag Lethra dan om het in te schakelen. Zie eLys verbinden.

Dient Lethra de inlichtingenfiche voor mij in?

Nee. Lethra zoekt, koppelt, vergelijkt en importeert namens u, en kan het ontwerp voorinvullen. Het indienen van de inlichtingenfiche, en elke wijziging daarna, doet altijd iemand van uw onderneming. Zie eLys voor Vlaanderen.