De inlichtingenfiche en socio-economische gegevens

Een eLys-dossier koppelen verbindt het met het dossier in Lethra. Pas het indienen van de inlichtingenfiche claimt het dossier effectief in eLys: de officiële verklaring van hoe de overledene wordt begraven of gecremeerd.

Opstellen

Het paneel voor de inlichtingenfiche opent als formulier bij een gekoppeld dossier. Het staat standaard ingeklapt, want het claimen van een dossier is een bewuste stap, geen handeling die u zomaar in het voorbijgaan doet.

U kunt de fiche op elk moment bewaren zonder ze in te dienen. Bewaren is vrijblijvend en omkeerbaar: het houdt enkel uw voortgang bij op het dossier en raakt eLys niet aan.

• Type uitvaart: begraving of crematie, wat de rest van het formulier bepaalt.
• Verwerkingstermijn: standaard, of versneld met een toelichting waarom.
• Begravingsgegevens: de gemeente, of de begraafplaats beheerd wordt door de gemeente, een crematorium of privaat is, en de naam of een buitenlandse locatie.
• Crematiegegevens: het crematorium en wat er met de as gebeurt, inclusief waar deze naartoe gaat en, waar van toepassing, aan wie de as wordt toevertrouwd.

Het paneel toont wat nog ontbreekt voor het dossier ingediend kan worden, zodat u dit altijd weet in plaats van het pas te merken bij het indienen.

Wat de agent mag voorinvullen

Zodra een dossier gekoppeld is, vult Lethra het type uitvaart, begraving of crematie, in op basis van het type dienst op het dossier, als dat vaststaat. Dat gebeurt eenmalig per dossier, en een type dat al in het ontwerp staat wordt nooit overschreven.

De agent kan ook andere velden invullen op basis van wat hij over het dossier te weten komt: de diensten, vergadernotities of gesprekken met de familie. Hij gokt niet naar wat de familie of uw onderneming nog niet beslist heeft. Ontbreken er nog velden, dan vraagt hij precies die aan uw team, en is het ontwerp volledig, dan laat hij weten dat het klaar is om in te dienen.

Indienen, bijwerken, vrijgeven en afhandelen

Opgepast

Het indienen van de inlichtingenfiche is wat het dossier claimt in eLys. Deze stap, en elke wijziging daarna, doet altijd iemand van uw onderneming zelf, nooit de agent op eigen initiatief.

• Versturen en dossier opnemen: de fiche voor het eerst indienen claimt het dossier. Indienen kan pas wanneer de verplichte velden ingevuld zijn.
• Correctie versturen: eenmaal geclaimd, werkt verder bewaren en versturen dezelfde inlichtingenfiche in eLys bij.
• Dossier vrijgeven: geeft de claim op, zodat een andere uitvaartonderneming het dossier kan claimen. Bijvoorbeeld wanneer het door de verkeerde onderneming of voor het verkeerde dossier geclaimd werd.
• Als behandeld markeren: sluit het dossier af in eLys zodra alles in orde is.

Die laatste drie verschijnen pas nadat de inlichtingenfiche ingediend is. Vrijgeven en als behandeld markeren vragen eerst om een bevestiging.

Het paneel toont de actuele status van de inlichtingenfiche: ontwerp, verstuurd, vrijgegeven of behandeld, zodat wie het dossier opent in één oogopslag ziet waar ze staat.

Socio-economische gegevens

Naast de inlichtingenfiche vraagt eLys socio-economische gegevens over de overledene voor Statbel, en optioneel over de moeder en de vader of meemoeder. Deze staan in een apart luik bij het gekoppelde dossier: opleiding, beroepstoestand, sociale staat, woonsituatie en gezinstoestand, telkens genoteerd per persoon waar eLys erom vraagt.

Zoals bij de inlichtingenfiche worden deze gegevens pas naar eLys bewaard wanneer u op Opslaan in eLys klikt; er wordt niets verstuurd terwijl u typt. De agent kan lezen wat eLys al bijhoudt en ontbrekende antwoorden verzamelen bij de familie of in vergadernotities, maar enkel iemand van uw onderneming bewaart ze. Het luik toont hoeveel van de gegevens van de overledene al ingevuld zijn, en wanneer ze het laatst bewaard werden.

Daarna

Terug naar hoe de verbinding werkt: eLys verbinden.