Werken met de agent

De agent is de collega die de administratieve helft van een dossier overneemt. Hij leest de fiche, merkt op wat ontbreekt, bereidt het werk voor en komt bij u terug wanneer een beslissing of een handtekening nodig is.

De belangrijkste regel verdient het om eerst genoemd te worden.

Wat hij zelf doet

Dit gebeurt zonder dat u erom vraagt.

Hij leest het dossier en houdt bij wat nog openstaat.
Hij stelt e-mails aan de familie op, in de taal van de familie, op basis van wat het dossier al zegt.
Hij bereidt documenten voor uit uw sjablonen, en vult in wat hij weet.
Hij noteert wat hij verneemt. Meldt een familie een wijziging in een antwoord, dan komt dat op het dossier terecht, niet enkel in een mailbox.
Hij denkt eraan terug te komen. Wacht hij op een document of een antwoord, dan plant hij zelf zijn opvolging in plaats van het te vergeten.

Wat altijd op u wacht

E-mails aan families worden opgesteld, nooit automatisch verzonden. Ze wachten in het postvak onder Needs your approval.
Documenten worden voorbereid, niet ingediend. Alles wat officieel is, blijft aan u om na te kijken en door te sturen.
Er wordt niets met een familie gedeeld tot u haar uitnodigt en kiest wat ze ziet.

De briefing

Elk dossier heeft een tabblad Agent, en bovenaan staat de briefing. Het is het antwoord van de agent op “waar staat dit dossier, en wat nu?”, telkens opnieuw geschreven in plaats van uit een lijstje gehaald.

Ze bestaat uit twee delen:

Wat er nu toe doet: de stand van het dossier in enkele regels. Wat ongewoon, laat of in afwachting is.
Volgende stappen: wat de agent hierna zou doen, in volgorde.

Is er echt niets open, dan zegt hij dat in plaats van werk te verzinnen. De briefing toont wanneer ze bijgewerkt werd, zodat u weet of u iets leest van voor of na het telefoontje van vanmorgen.

Het is de snelste manier om terug in een dossier te komen dat u enkele dagen niet hebt aangeraakt, en het loont om ze te lezen voor u een familie terugbelt.

Hem rechtstreeks iets vragen

Elk dossier heeft een tabblad Assistent met de prompt Ask the agent anything. Hij heeft het hele dossier voor zich, dus u kunt gewoon in gewone taal vragen in plaats van het zelf op te zoeken.

Nuttige vragen:

Wat ontbreekt er nog in dit dossier?
Stel een antwoord op voor de dochter over de groet van donderdag.
Wat hadden we afgesproken over de bloemen?
Welke documenten hebben we nog nodig voor de crematie?

Er is ook Assistent in het hoofdmenu. Die is niet aan één dossier gekoppeld: gebruik hem voor vragen over de hele onderneming.

Uit welke mailbox hij verzendt

Lethra kan vanuit twee plaatsen verzenden, en dat verrast mensen, dus het loont om het te begrijpen.

Uw Gmail, zodat de familie het bericht persoonlijk van u ziet komen.
De mailbox van de agent, een apart adres van de onderneming.

Voor u een ontwerp goedkeurt, ziet u vanuit welke het vertrekt, en u kunt het voor dat bericht wisselen.

Wisselt u, dan biedt Lethra aan er een regel van te maken. Aanvaardt u, dan volgt de agent dezelfde voorkeur voortaan voor dat soort e-mail: u leert het hem één keer aan in plaats van het wekelijks te verbeteren. De meeste ondernemingen sturen familiecorrespondentie uiteindelijk vanuit een persoonlijke Gmail, en leveranciers- of administratieve e-mail vanuit de mailbox van de agent.

Wat hij niet doet

Duidelijk zijn over de grenzen is precies wat toelaat hem de rest toe te vertrouwen.

Hij verzint geen feiten. Staat er niet in het dossier waar de plechtigheid doorgaat, dan gokt het ontwerp niet.
Hij stuurt uit zichzelf niets naar een familie.
Hij bepaalt geen prijzen en verbindt uw onderneming niet aan een leverancier.
Hij handelt niet op een telefoontje dat hij niet opnam. Sprak u iets af op uw gsm, dan weet de agent het pas als het in het dossier staat.

Daarna

Goedkeuren wat hij schrijft: Het postvak.