Werken met de agent

De agent is de collega die de administratieve helft van een dossier overneemt. Hij leest de fiche, merkt op wat ontbreekt, bereidt het werk voor en komt bij u terug wanneer een beslissing of een handtekening nodig is.

De belangrijkste regel verdient het om eerst genoemd te worden.

Opgepast

Standaard bereikt niets een familie zonder dat een mens het heeft goedgekeurd. De agent stelt op, u keurt goed. Een onderneming kan ervoor kiezen de agent zelf naar families te laten schrijven, met E-mails aan familie in de sectie Agent e-mail van het tabblad Bedrijf, onder Uw bedrijf. Zolang niemand dat aanzet, bereikt geen enkele e-mail een familie omdat de agent dat zo besliste.

Wat hij zelf doet

Dit gebeurt zonder dat u erom vraagt.

• Hij leest het dossier en houdt bij wat nog openstaat.
• Hij stelt e-mails aan de familie op, in de taal van de familie, op basis van wat het dossier al zegt.
• Hij bereidt documenten voor uit uw sjablonen, en vult in wat hij weet.
• Hij noteert wat hij verneemt. Meldt een familie in een antwoord een wijziging aan de plechtigheid, dan komt dat op het dossier terecht, niet enkel in een mailbox.
• Hij denkt eraan terug te komen. Wacht hij op een document of een antwoord, dan plant hij zelf zijn opvolging in plaats van het te vergeten.

Wat altijd op u wacht

• E-mails aan families worden opgesteld voor uw goedkeuring. Ze wachten in de inbox tot iemand ze goedkeurt, tenzij uw onderneming ervoor koos de agent zelf te laten verzenden.
• E-mails aan leveranciers wachten ook. Tenzij uw onderneming automatisch verzenden voor hen aanzet onder Uw bedrijf, Leveranciers, Uitgaande e-mails.
• Beslissingen blijven bij u. Stuit de agent op iets wat hij niet alleen mag beslissen, dan stelt hij u een vraag in de inbox en wacht hij op het antwoord.
• Documenten worden voorbereid, niet ingediend. Alles wat officieel is, blijft aan u om na te kijken en door te sturen.
• Er wordt niets met een familie gedeeld tot u haar uitnodigt en kiest wat ze ziet.

De briefing

Elk dossier heeft een tabblad Agent, en bovenaan staat de briefing. Het is het antwoord van de agent op “waar staat dit dossier, en wat nu?”, telkens opnieuw geschreven in plaats van uit een lijstje gehaald.

Ze bestaat uit twee delen:

• Wat nu belangrijk is: de stand van het dossier in enkele regels. Wat ongewoon, laat of in afwachting is.
• Volgende stappen: wat de agent hierna zou doen, in volgorde.

Is er echt niets open, dan zegt hij dat in plaats van werk te verzinnen. De briefing toont wanneer ze bijgewerkt werd, zodat u weet of u iets leest van voor of na het telefoontje van vanmorgen.

Het is de snelste manier om terug in een dossier te komen dat u enkele dagen niet hebt aangeraakt, en het loont om ze te lezen voor u een familie terugbelt.

Hem rechtstreeks iets vragen

Zodra een dossier een eigen agentmailbox heeft, die Lethra voor u aanmaakt, staat onderaan elk tabblad een balk met Vraag de agent om het even wat…. Wat u typt, opent in het tabblad Assistent van het dossier, waar het gesprek verdergaat. U kunt ook met uw stem praten. Hij heeft het hele dossier voor zich, dus u kunt gewoon in gewone taal vragen in plaats van het zelf op te zoeken.

Nuttige vragen:

• Wat ontbreekt er nog in dit dossier?
• Stel een antwoord op voor de dochter over het rouwbezoek van donderdag.
• Wat hadden we afgesproken over de bloemen?
• Welke documenten hebben we nog nodig voor de crematie?

Er is ook Assistent in de zijbalk. Die is niet aan één dossier gekoppeld: gebruik hem voor vragen over de hele onderneming.

Uit welke mailbox hij verzendt

Lethra kan vanuit twee plaatsen verzenden, en dat verrast mensen, dus het loont om het te begrijpen.

• Uw Gmail, zodat de familie het bericht persoonlijk van u ziet komen. Koppel die één keer onder Uw account, met E-mails verzenden inschakelen.
• De agentmailbox, een apart adres dat de agent per dossier gebruikt, op het domein van uw onderneming als u er een instelde onder Uw bedrijf.

Voor u een concept goedkeurt, ziet u vanuit welke het vertrekt, en u kunt het voor dat bericht wisselen met Gebruik mijn Gmail of Gebruik agentmailbox.

Opslaan als regel leert de agent die voorkeur aan voor dat soort e-mail: u leert het hem één keer aan in plaats van het wekelijks te verbeteren. Uw bewaarde voorkeuren staan onder Uw account, waar u ze ook in gewone woorden kunt schrijven. De meeste ondernemingen sturen familiecorrespondentie uiteindelijk vanuit een persoonlijke Gmail, en leveranciers- of administratieve e-mail vanuit de agentmailbox.

Wat hij niet doet

Duidelijk zijn over de grenzen is precies wat toelaat hem de rest toe te vertrouwen.

• Hij verzint geen feiten. Staat er niet in het dossier waar de dienst doorgaat, dan gokt het concept niet.
• Hij stuurt uit zichzelf niets naar een familie, tenzij uw onderneming dat heeft aangezet.
• Hij bepaalt geen prijzen en verbindt uw onderneming niet aan een leverancier.
• Hij handelt niet op een telefoontje dat hij niet opnam. Sprak u iets af op uw gsm, dan weet de agent het pas als het in het dossier staat.

Daarna

Goedkeuren wat hij schrijft: De inbox.