Questions fréquentes

Des réponses courtes aux questions qu’on nous pose le plus souvent. Chacune renvoie vers le guide qui l’explique en détail.

Premiers pas

Comment mes collègues obtiennent-ils l’accès à Lethra ?

Sur invitation. Sous Votre entreprise, ouvrez l’onglet Membres et facturation et, sous Invitations en attente, envoyez une invitation par e-mail ou choisissez Créer un lien d’invitation pour envoyer le lien vous-même. Voir Équipe et accès.

Je rejoins une entreprise qui utilise déjà Lethra. Dois-je m’inscrire ?

Non. Attendez l’invitation de votre entreprise. Si vous vous inscrivez quand même, vous vous retrouvez dans un espace de travail séparé, rien qu’à vous. Voir Connexion et espace de travail.

J’ai choisi Terminer plus tard pendant la mise en place. Comment la reprendre ?

La mise en place ne revient pas d’elle-même. Reprenez-la depuis Votre compte avec Reprendre la configuration. Voir Configurer votre maison funéraire.

Quelle différence entre un dossier, un prospect et un contact ?

Un dossier est une fiche par défunt, rangée sous Dossiers dans la barre latérale. Un prospect est une famille qui vous a contacté ou a commencé un plan : vous la trouvez dans Croissance, onglet Prospects, et vous en faites un dossier avec Créer un dossier quand vous prenez en charge les funérailles. Contacts est la liste de toutes les personnes avec qui votre maison est en relation, qu’elles figurent sur un dossier, soient un prospect ou abonnées à la newsletter. Voir Ce qu’est Lethra et Contacts.

Que dois-je remplir pour ouvrir un dossier ?

Seuls le prénom et le nom sont obligatoires. Ajoutez dès que possible l’e-mail du contact principal : c’est là que part l’invitation au portail familial, et c’est l’adresse à laquelle l’agent écrit. Voir Créer votre premier dossier.

L’agent et les validations

L’agent peut-il écrire à une famille sans mon accord ?

Pas par défaut. L’agent rédige, une personne valide. Une entreprise peut le laisser écrire seul aux familles avec l’interrupteur E-mails à la famille, dans la section E-mail de l’agent de l’onglet Société, sous Votre entreprise. Il est désactivé par défaut. Voir Travailler avec l’agent.

De quelle adresse partent les e-mails de l’agent ?

Soit de votre propre Gmail, une fois connecté sous Votre compte avec Activer l’envoi d’e-mails, soit de la boîte de l’agent. Chaque brouillon indique laquelle il utilisera, et vous pouvez changer avec Utiliser mon Gmail ou Utiliser la boîte de l’agent. Enregistrer comme règle retient votre choix pour ce type d’e-mail. Voir Travailler avec l’agent.

Un e-mail n’est pas parti. Que faire ?

Il revient dans la boîte de réception sous E-mail non envoyé, avec la raison. Choisissez Réessayer pour un nouvel essai. S’il est revenu non distribué, l’adresse est probablement fausse : vérifiez-la sur le dossier, puis demandez à l’agent de le renvoyer. Voir La boîte de réception, en détail.

Comment éviter que deux personnes appellent la même famille ?

Sur l’élément de la boîte de réception, choisissez Je m’en occupe. Votre nom apparaît sur l’élément pour tout le monde, et Libérer le retire. Voir La boîte de réception.

Les familles et le portail

Que voit une famille dans le portail ?

Uniquement son propre dossier, et seulement les parties que vous partagez. Elle ne voit jamais vos autres dossiers, votre boîte de réception, vos notes internes, les prix, ni rien de Croissance, Prospects, Publicités ou Appels. Voir Partager avec la famille.

Pourquoi je ne vois pas le bouton Inviter la famille ?

Il n’apparaît qu’une fois le portail activé pour votre entreprise. Sous Votre entreprise, ouvrez l’onglet Portail et actionnez l’interrupteur Activer le Portail Familial. Voir Paramètres du portail familial.

La famille n’a pas encore d’adresse e-mail. Puis-je quand même l’inviter ?

Oui. Sans e-mail sur le contact principal, Inviter la famille copie un lien d’invitation, que vous envoyez vous-même dans votre propre message. Voir Partager avec la famille.

Un proche dit qu’il n’arrive pas à se connecter. Que se passe-t-il ?

En général, il essaie l’espace professionnel. Le portail a sa propre adresse : renvoyez-la-lui. Voir Partager avec la famille.

Puis-je retirer l’accès d’un membre de la famille ?

Il n’existe pas encore de bouton pour cela. Désactiver le portail empêche les nouvelles invitations, mais ne retire pas l’accès de quelqu’un qui l’a déjà. Demandez à Lethra de le retirer. Voir Paramètres du portail familial.

First Call et le téléphone

La réceptionniste téléphonique répond-elle en dehors des heures d’ouverture ?

Seulement si vous avez activé la couverture après les heures ouvrables. Sinon, un appel en dehors de vos heures est transféré vers votre numéro configuré, ou entend un court message de fermeture si aucun numéro n’est défini. Voir La réceptionniste téléphonique IA.

First Call peut-il donner nos prix aux visiteurs ?

Oui, si vos prix ou vos formules figurent dans les connaissances de votre entreprise ou sur votre site, et il ajoute que votre équipe établit un devis exact. Il n’invente, n’estime et ne négocie jamais un prix. Voir First Call, le chat du site.

Que se passe-t-il quand quelqu’un signale à First Call qu’un proche vient de décéder ?

Il demande tout de suite si votre équipe doit rappeler, et donne votre numéro. Si la famille laisse un numéro ou un e-mail, votre équipe est alertée immédiatement et un élément urgent apparaît en haut de la boîte de réception pour tout le monde dans l’entreprise. Voir First Call, le chat du site.

Documents

Comment partager un document avec la famille ?

Dans l’onglet Documents du dossier, activez l’interrupteur de partage à côté du fichier. Une coche signifie que la famille le voit. Un document n’est jamais visible simplement parce que l’agent l’a préparé. Voir Documents.

Puis-je importer nos documents Word existants ?

Oui. Utilisez Importer un fichier Word sur la page Documents et choisissez Un nouveau document ou Un modèle réutilisable. Les fichiers peuvent aller jusqu’à 15 Mo. Voir Documents.

Croissance et eLys

Lethra peut-il dépenser de l’argent en publicités sans moi ?

Non. Une campagne ne dépense rien tant qu’elle est un brouillon, et elle arrive sur la plateforme en pause même après sa publication. Elle ne commence à dépenser qu’une fois que vous cliquez sur Démarrer la diffusion et que vous confirmez. L’agent ne met jamais une campagne en ligne. Voir Publicités.

Pourquoi je ne vois pas eLys ?

eLys n’apparaît que pour les entreprises enregistrées en Région flamande, et seulement une fois que Lethra l’a activé pour votre entreprise. Si vous ne le voyez pas, demandez à Lethra de l’activer. Voir Connecter eLys.

Lethra soumet-il l’inlichtingenfiche à ma place ?

Non. Lethra recherche, lie, compare et importe en votre nom, et peut préremplir le brouillon. La soumission de l’inlichtingenfiche, et toute modification ultérieure, est toujours faite par une personne de votre entreprise. Voir eLys pour la Flandre.